Интервью TAdviser с начальником управления информационных технологий и связи АК «АЛРОСА» Дмитрием Чибисовым

Дмитрий Чибисов: Проект организации документооборота ведет свою историю с 2007 года, когда компанией «АЛРОСА» было осуществлено внедрение системы «БОСС-Референт» в двух Аппаратах управления компании в Москве и Мирном с общим количеством до 500 пользователей. В 2010 году компания приняла решение о смене платформы для СЭД и выбрала программу от российского разработчика – Docsvision 4.5. В 2011 году новая программа была внедрена и введена в промышленную эксплуатацию. Разработка и внедрение Docsvision осуществлялись компанией Utilex (Новосибирск) на основании проведенного предпроектного обследования и подготовленных чётких функциональных требований с нашей стороны.

Дмитрий Чибисов: Задачи базового делопроизводства: автоматизировать «канцелярию» и работу с организационно-распорядительной документацией, усилить контроль исполнительской дисциплины, обеспечить электронный архив и отправку корреспонденции из СЭД, поддерживать межфилиальное/межсерверное взаимодействие.

Дмитрий Чибисов: Как раз на начальном этапе внедрения было решено сформировать собственную проектную команду из специалистов компании «АЛРОСА» и специалистов компании «ТИМЛИС-консалтинг» (Москва, партнер Docsvision), которая тогда вела на аутсорсинге общесистемное и прикладное ПО в АК «АЛРОСА». Задачей было cформировать и единую команду на территории заказчика с целью бизнес-проектирования и технического сопровождения проекта. С начала проекта в команду были привлечены сотрудники в Мирном со стороны заказчика и 2 сотрудника со стороны компании-партнера. В их обязанности входят проектирование, разработка, администрирование, 1-я и 2-я линия поддержки пользователей в Москве и на территории Якутии. Кроме того, проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы – компании «ДоксВижн».

Дмитрий Чибисов: Территориально распределенный аппарат управления располагается в Москве и Мирном. «АЛРОСА» - это 32, в большинстве своем удаленных, структурных подразделений, 17 дочерних и зависимых общества по всей России, с преобладанием дальневосточного региона.

Архитектура решения Docsvision в «АЛРОСА»

Немного цифр для понимания масштаба: сегодня в справочнике сотрудников «АЛРОСА» 6000 пользователей. За месяц осуществляется около 4500 уникальных подключений к СЭД, в пиковое время – 1200 одновременных подключений. Ежедневно создаётся 2900 документов, 2300 согласований и 8100 заданий. Через модуль межфилиального обмена передаётся порядка 500-900 карточек системы. Размеры баз данных сегодня такие: 2,1 ТБайт в Мирном и 0,4 ТБайт в Москве.

Дмитрий Чибисов: Наша управляющая компания разделена на 2 площадки – Москва и Мирный, поэтому для работы в СЭД мы используем модуль межфилиального обмена, разработанный компанией Docsvision.

Функционал нашего решения построен на стандартных возможностях системы Docsvision – это была наша исходная принципиальная установка, как и желание как можно меньше кастомизировать стандартный функционал. Все наши специфические требования удалось реализовать средствами конструирования и скриптов Docsvision. То есть, необходимая кастомизация выполнена, но на основе базовых объектов платформы, и средствами, предусмотренными для этого вендором. Это обеспечивает совместимость со следующими версиями платформы Docsvision 5.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.1 т

В 2016 году СЭД АК «АЛРОСА» перешла на версию 5.4 в полном объеме, мы постепенно вводим новые группы пользователей. Текущее состояние проекта позволяет планировать тиражирование решения на дочерние зависимые общества: 4 ДЗО - в текущем, и более 10-ти в 2017-2018 годах.

Дмитрий Чибисов: Необходимость объединить системой электронного документооборота более 2-х площадок, уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, уйти от кастомных карточек на штатный функционал и не отставать от развития платформы. Решение о полном переходе на Docsvision 5 мы приняли в июле 2015 года.

Дмитрий Чибисов: Поэтапно, с доработками функционала платформы со стороны вендора и устранением нюансов, неизбежно возникающих в масштабных ИТ-проектах. Мы выработали план перехода для отдельных групп видов документов, попутно решали имеющиеся вопросы по функционалу и по быстродействию, что удавалось успешно сделать при активном участии специалистов Docsvision. В итоге переход мы осуществили за 8 этапов и в течение 5 месяцев. До конца 2016 года Docsvision версии 4.5 остаётся доступной для использования, а далее будет выведена из эксплуатации.

Дмитрий Чибисов: Сейчас у нас действует гарантийная (корпоративная) техническая поддержка от Docsvision. В рамках отдельного рамочного договора предусмотрены платные доработки, а годовой пролонгируемый нами договор авторского надзора обеспечивает важную дополнительную консалтинговую поддержку, закрывающую основную часть наших потребностей в поддержке со стороны вендора. Для нас выделен персональный консультант-куратор от «ДоксВижн», представители вендора участвуют в наших еженедельных и внеплановых совещаниях, проводят ревью всех проектных решений, давая по ним консультации, заключения и рекомендации с точки зрения оптимального использования платформы. Техподдержка оказывается в приоритетном режиме, отдельные инциденты разбираются специалистами через удаленный доступ. Кроме того, это возможность включения запрошенного нами функционала в плановое развитие платформы.

Квалифицированная помощь и поддержка коллег сыграла немалую роль в проекте.

Дмитрий Чибисов: Основные цели, определенные в начале планирования перехода на Docsvision 5, таковыми остаются и в настоящий момент. Из новых задач, появившихся позже, можно выделить планы на юридически значимый документооборот с контрагентами. И было смещение фокуса в части мобильной работы руководителей с прежнего решения «Топ-менеджер» на платформонезависимую связку модулей «Легкий клиент» и «Почтовый клиент».

Дмитрий Чибисов: Что касается платформы, то, несмотря на имевшиеся инциденты, в текущем состоянии она показывает свою готовность к проектам такого масштаба как по функционалу, так и по производительности. Наш принцип использования базового функционала, максимально упрощающий последующую поддержку решения, был выдержан и подтвердил своё право на существование: проект реализован на базе штатных конструкторов, модулей и приложения «Управление документами». На данном жизненном цикле платформы, я считаю, важно оперативно устанавливать актуальные накопительные обновления Docsvision (это оптимизация быстродействия, исправленные ошибки, новый функционал), будем придерживаться этой позиции и далее. Привлечение вендора к участию в проектах подобного масштаба также могу смело коллегам рекомендовать.

В целом система электронного документооборота на предприятии, особенно территориально-распределенном, – это удобно и эффективно, что подтверждает многолетний опыт наших пользователей.

Дмитрий Чибисов: В планах по развитию СЭД у «АЛРОСА» - с 2016 года обеспечить мобильным доступом к СЭД руководителей всех функциональных уровней на базе продуктов Лёгкий клиент и Почтовый клиент Docsvision, в самых ближайших планах - применение усиленной квалифицированной электронной подписи для дальнейшего внутреннего ЭДО компании и обмена с внешними организациями, разработка и внедрение электронного архива на базе Docsvision для всего массива документов компании, полномасштабное внедрение СЭД в 4 дочерних и зависимых обществах компании. С 2017 года планируется включение в единый контур СЭД Группы компаний «АЛРОСА» более 10-ти обществ с тиражированием решения.