Логика: СЭД на IBM Notes/Domino (экс БОСС-Референт)

«Логика: СЭД» на платформе IBM Notes/Domino упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Продукт обеспечивает повышение эффективности работы за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов. Информационная система была создана в 1996 году и долгое время продавалась под именем «БОСС-Референт».

Решаемые задачи

• Документы не теряются: все документы (входящие и исходящие) регистрируются в «Логике: СЭД» и хранятся в ней в электронных версиях.
• Создается единое хранилище документов: найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском; даже находясь вне офиса можно найти все необходимые документы.
• Документы согласуются быстро: процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный документ оперативно попадет ко всем согласующим и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии.
• Обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление сотрудников с документами: при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом.
• Соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов: можно получить информацию о том, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию.

Целевая аудитория

Пользователи системы электронного документооборота «Логика: СЭД» на платформе IBM Notes/Domino — органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие структуры, представляющие собой как холдинги с разветвленной филиальной структурой, так и небольшие компактные организации.

Автоматизация управления документами с помощью «Логики: СЭД» приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, а значит, к общему повышению качества управления.

Преимущества

Преимущества «Логики: СЭД» определяются широкими возможностями платформы IBM Notes/Domino, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения.

• Обеспечение максимально безбумажного внутрикорпоративного документооборота с помощью одного продукта.
• Подходит для автоматизации документооборота органов власти федерального или регионального уровня, создания основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, электронные административные регламенты, архивы, порталы госуслуг).
• Быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов.
• Легкое освоение пользователями основ работы с продуктом благодаря удобному и интуитивно понятному интерфейсу.
• Возможность полноценной работы пользователей с продуктом как через клиент IBM Notes, так и через веб-браузер.
• Адаптация продукта под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика.
• Возможность построения единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру.
• Масштабируемость: по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов.
• Снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы».
• Обеспечение надежности и отказоустойчивости системы в формате 24x7.
• Простое сопровождение системы и возможность ее администрирования из одной точки.
• Обеспечение высокой степени безопасности данных.
• Собственный транспортный механизм, гарантирующий целостное перемещение пакетов документов.

Архитектура решения

Система электронного документооборота, построенная на основе «Логики: СЭД», состоит из нескольких уровней:

• «железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети и пр.) и платформа (операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), объединяющая все «железо» в единый комплекс;
• технологическая платформа IBM Notes/Domino, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая серверный компонент Domino и клиентский Notes;
• «Логика: СЭД», представляющая собой Domino-приложение, состоящее из модулей — баз данных (БД) формата nsf;
• клиентские места пользователей, которые могут работать как с помощью клиента IBM Notes, так и веб-браузера.

IBM Notes/Domino представляет собой документоориентированную платформу, что делает ее более предпочтительной для решения задач СЭД, нежели реляционные СУБД.

Сервер IBM Domino

Система электронного документооборота «Логика: СЭД» построена на платформе IBM Notes/Domino и использует в работе сервер IBM Domino.

Сервер Domino является основой инфраструктуры для совместной работы сотрудников предприятия и платформой для приложений, реализующих разнообразные бизнес-функции. Создание системы электронного документооборота на платформе IBM Notes/Domino дает возможность использовать сразу все основные компоненты, которые объединяет в себе уникальная технология Domino:

• средства электронной почты;
• документоориентированные базы данных;
• средства разработки приложений;
• систему репликации баз данных;
• средства защиты информации;
• средства календарного планирования;
• веб-технологии;
• средства интеграции с приложениями сторонних разработчиков.

IBM Domino работает под управлением различных серверных операционных систем, включая Windows, Linux, Solaris, AIX.

Модули

«Логика: СЭД» имеет модульную архитектуру. Входящие в состав продукта модули представляют собой взаимосвязанные базы данных, работающие в среде IBM Notes/Domino.

Функциональные модули:

• канцелярия;
• принятие решений;
• совещания;
• поручения;
• оперативное хранение;
• архивное хранение;
• нормативные документы.

Общесистемные словари и справочники:

• справочник организации;
• физические лица;
• внешние адресаты;
• словари.

Общесистемные сервисы:

• коммутатор;
• кабинет;
• поиск;
• регистратор;
• оперативное хранение документов;
• архивное хранение документов;
• архив поручений;
• типовые маршруты;
• протокол;
• транспорт;
• шаблоны;
• электронные образы;
• адаптер МЭДО;
• администрирование;
• восстановление пароля;
• журнал обмена;
• инструменты;
• интеграция;
• интеграция с LDAP;
• инфографика;
• кэш файлов;
• личные папки;
• мастер обновления;
• мобильный интерфейс;
• новости;
• обработка запросов;
• обсуждения;
• определение процессов;
• параметры;
• потоковое сканирование;
• репозиторий;
• связки;
• сервисный слой mobile;
• справочная система;
• центр отчетов.

Функциональные возможности

Функциональные модули

Предназначены для обработки управленческой информации и принятия решений.

Канцелярия обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами (в том числе, обращениями граждан и ответами на обращения) на основе сформированных и настраиваемых типовых маршрутов обработки документов.

• ввод электронных документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов;
• возможность сканирования в веб-интерфейсе с использованием браузерного плагина;
• автоматическое формирование вложений исходящего документа на основании заполненных полей регистрационной карточки;
• предварительный просмотр файлов вложений в карточках документов (при работе через веб-интерфейс);
• регистрация корреспонденции с автоматической нумерацией документов;
• резервирование номеров для исходящих документов и отмена зарезервированного номера;
• ручная регистрация корреспонденции с возможностью использования освобожденных регистрационных номеров документов;
• потоковая регистрация входящих документов;
• переход входящего документа в стадию ожидания ввода вложений посредством потокового сканирования;
• проверка на повторность номера и даты исходящего документа, указанных в карточке входящего;
• регистрация проектов исходящих документов при их отправке по маршруту;
• резервирование номеров для договоров и организационно-распорядительных документов, возможность отмены резервирования;
• ручная регистрация организационно-распорядительных документов и договоров с возможностью использования освобожденных регистрационных номеров документов;
• отправка ОРД и произвольного документа по спискам рассылки, как для сведения, так и с подтверждением ознакомления;
• контроль исполнения договоров и дополнительных соглашений по созданным этапам, контроль планируемых платежей по финансовым документам;
• аннулирование проектов договоров, расторжение, приостановление и возобновление исполнения договоров и дополнительных соглашений;
• передача договоров и договорных документов в модуль «Канцелярия», а также отправка договоров и договорных документов контрагентам по электронной почте;
• потоковый ввод документов в систему («ретроконверсия»);
• создание поручений по документам с использованием шаблонов резолюций/поручений до и после регистрации документа;
• контроль по документу в целом (постановка документов на общий контроль) и по пунктам резолюции/ поручениям;
• изменение срока исполнения документов;
• автоматическое снятие документов с контроля (без участия контролера по документу);
• помещение оригиналов документов в дело на любой стадии обработки документа (после их регистрации) с участием ответственного за ведение делопроизводства сотрудника или автоматически;
• помещение копий документов в дело на любой стадии обработки документа (после их отправки по маршруту);
• автоматическое помещение документов на оперативное хранение (при этом доступна гибкая настройка автоматического архивирования);
• принудительное завершение процесса по документам администратором системы;
• печать карточек документов и других печатных форм по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word;
• печать штрихкодов на принтере наклеек и на самом документе, а также настройка автоматической печати штрихкода на ОРД и договорах при их регистрации;
• организация обсуждений по документам;
• организация наблюдения за документом (подписка на события по документу);
• ввод аудио-комментария на всех стадиях принятия решения, где требуется ввод комментария;
• помещение документов в личные папки;
• поиск документов;
• визуализация связей между документами СЭД;
• возможность добавления ссылок на ресурсы в сети интернет;
• возможность блокирования создания новых документов в модуле;
• создание отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно распорядительным документам» и т.д.).

Принятие решений. Модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в виде «процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов: карточки документа и маршрута движения документа. В поставку продукта входят преднастроенные «процессы принятия решения» для типовых документов (договоров, организационно-распорядительных документов (ОРД), служебных записок, заявок, произвольных документов. Процессы для специализированных документов (например, кредитных заявок) можно быстро настроить дополнительно. Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 7.2 т

Функциональные возможности модуля «Принятие решений»:

• создание и хранение документов/проектов документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов;
• автоматическое формирование вложений документов на основании заполненных полей регистрационной карточки;
• предварительный просмотр файлов вложений в карточках документов (при работе через вебинтерфейс);
• сравнение документов MS Word (либо несколько документов MS Word, объединенных в один документ) с любым файлом (формата .pdf, .img, MS Word, кроме .txt) непосредственно из карточки Договора и ОРД;
• обработка документов в соответствии с предопределенными процессами, которые могут включать такие стадии, как подготовка, согласование (в том числе дополнительное), подписание, утверждение, регистрация документов, доработка и обработка замечаний по документу;
• вынесение решения по документу в уведомлении, поступившем в почтовый клиент пользователя;
• фиксирование ответственным сотрудником данных о подписании договоров и договорных документов контрагентом;
• принятие служебной записки адресатом, формирование ответа-комментария, создание ответной служебной записки;
• отмена ОРД, а также отзыв отмененного ОРД;
• возврат документов исполнителем со стадий согласования, подписания и утверждения (а также администратором системы со стадии регистрации) на стадию подготовки;
• регистрация документов с использованием автоматической нумерации;
• регистрация проектов документов при их отправке по маршруту;
• резервирование номеров для договоров и организационно-распорядительных документов, возможность отмены резервирования;
• ручная регистрация организационно-распорядительных документов и договоров с возможностью использования освобожденных регистрационных номеров документов;
• отправка ОРД и произвольного документа по спискам рассылки, как для сведения, так и с подтверждением ознакомления;
• контроль исполнения договоров и дополнительных соглашений по созданным этапам, контроль планируемых платежей по финансовым документам;
• аннулирование проектов договоров, расторжение, приостановление и возобновление исполнения договоров и дополнительных соглашений;
• передача договоров и договорных документов в модуль «Канцелярия», а также отправка договоров и договорных документов контрагентам по электронной почте;
• потоковый ввод документов в систему («ретроконверсия»);
• создание поручений по документам с использованием шаблонов резолюций/поручений до и после регистрации документа;
• контроль по документу в целом (постановка документов на общий контроль) и по пунктам резолюции/ поручениям;
• изменение срока исполнения документов;
• автоматическое снятие документов с контроля (без участия контролера по документу);
• помещение оригиналов документов в дело на любой стадии обработки документа (после их регистрации) с участием ответственного за ведение делопроизводства сотрудника или автоматически;
• помещение копий документов в дело на любой стадии обработки документа (после их отправки по маршруту);
• автоматическое помещение документов на оперативное хранение (при этом доступна гибкая настройка автоматического архивирования);
• принудительное завершение процесса по документам администратором системы;
• печать карточек документов и других печатных форм по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word;
• печать штрихкодов на принтере наклеек и на самом документе, а также настройка автоматической печати штрихкода на ОРД и договорах при их регистрации;
• организация обсуждений по документам;
• организация наблюдения за документом (подписка на события по документу);
• ввод аудио-комментария на всех стадиях принятия решения, где требуется ввод комментария;
• помещение документов в личные папки;
• поиск документов;
• визуализация связей между документами СЭД;
• возможность добавления ссылок на ресурсы в сети интернет;
• возможность блокирования создания новых документов в модуле;
• создание отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно распорядительным документам» и т.д.).

Совещания. Позволяет осуществлять и контролировать весь бизнес-процесс подготовки и проведения совещания, формирование протоколов совещаний и контроль исполнения решений по протоколам.

Функциональные возможности модуля «Совещания»:

Планирование совещания:

• задание параметров совещания, выработка повестки дня совещания и определение списка участников (внутренних — из числа сотрудников организации, внешних — из числа внешних адресатов);
• согласование и утверждение пунктов повестки совещания. Ввод материалов к совещанию к пунктам повестки, либо ко всему совещанию в целом, на этапе подготовки, согласования и утверждения повестки;
• утверждение пунктов повестки совещания председателем (утверждающим);
• отмена совещания;
• автоматическая регистрация карточки совещания в момент утверждения;
• отправка совещания по спискам рассылки как для сведения, так и с подтверждением ознакомления;
• рассылка уведомлений (приглашений) предполагаемым участникам совещания.

Подготовка к совещанию:

• получение приглашения участниками совещания;
• принятие решения по полученному приглашению внутренними участниками совещания: подтверждение/отклонение участия в совещании с возможностью ввода комментария, делегирование участия в совещании другому сотруднику;
• подготовка внутренними участниками совещания материалов по пунктам повестки, либо ко всему совещанию в целом;
• перенос и отмена совещания;
• вывод на печать автоматически сформированных печатных форм: повестка дня и список участников совещания.

Проведение совещания:

• регистрация присутствующих участников;
• протоколирование выступлений и особых мнений в ходе проведения совещания и фиксирование принятых решений;
• автоматическое формирование протокола совещания на основании заполненных полей карточки совещания и принятых решений;
• добавление решений в карточку протокола, проведение его согласования и подписания;
• автоматическая регистрация протокола (в момент подписания);
• отправка протокола по спискам рассылки для сведения и с подтверждением ознакомления.

Контроль исполнения принятых решений:

• формирование поручений по принятым решениям и отправка их на исполнение;
• осуществление контроля по всему протоколу в целом и по пунктам протокола;
• автоматическое снятие протоколов с контроля (без участия контролера по документу).

Общие функции:

• формирование независимого протокола совещания;
• регистрация проектов документов при их отправке по маршруту;
• вынесение решения по документу в уведомлении, поступившем в почтовый клиент пользователя;
• помещение в дело оригиналов протоколов на любой стадии обработки документа (после их регистрации) с участием ответственного за ведение делопроизводства сотрудника или автоматически;
• помещение копий протоколов в дело на любой стадии обработки документа (после их отправки по маршруту);
• печать карточек документов и других печатных форм по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word;
• организаций обсуждений по документам;
• ввод аудио-комментария на всех стадиях принятия решения, где требуется ввод комментария;
• ввод электронных документов с использованием шаблонов, готовых документов, созданных в других приложениях (МS Word, Excel, PowerPoint и т.д.), а также сканирование бумажного оригинала;
• предварительный просмотр файлов вложений в карточках документов (при работе через вебинтерфейс);
• помещение документов в личные папки;
• поиск документов;
• визуализация связей между документами СЭД;
• возможность добавления ссылок на ресурсы в сети интернет;
• возможность блокирования создания новых документов в модуле.

Поручения. Позволяет в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам путем создания поручений по документам или независимых поручений и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, и контролировать их исполнение.

Поручения могут выдавать руководители всех уровней. Исполнители сохраняют отчеты о проделанной работе в модуле «Поручения». Модуль тесно связан с другими базами системы («Принятие решений», «Канцелярия», «Совещания», а также «Оперативное хранение»). Поручения могут создаваться как в самой базе данных «Поручения», так и в других модулях системы («Принятие решений», «Канцелярия», «Совещания»), при этом все поручения хранятся в модуле «Поручения». Функциональные возможности модуля «Поручения»:

• подготовка проекта поручения, в том числе на основе шаблонов;
• создание «мультипоручений»;
• формирование периодических поручений;
• регистрация поручений;
• отражение в системе сведений о ходе исполнения поручения;
• автоматическое оповещение о созданном поручении, о принятии поручений в работу, об истечении срока исполнения поручения и о выполнении поручения;
• создание промежуточных отчетов в ходе исполнения поручения;
• формирование запроса исполнителями на изменение сроков исполнения поручения;
• изменение срока исполнения основного поручения, а также срока дочернего поручения в рамках срока исполнения основного;
• изменение ответственного исполнителя поручения. Возврат поручения на доработку;
• утверждение результатов выполнения контрольных поручений;
• задание и контроль срока исполнения поручений в часах;
• отмена поручений;
• ввод аудио-комментария на всех стадиях принятия решения, где требуется ввод комментария;
• визуализация связей между поручениями, а также между поручениями и документами СЭД;
• визуальное выделение основного и связанного поручений в представлениях и карточках;
• ввод электронных документов с использованием шаблонов, готовых документов, созданных в других приложениях (МS Word, Excel, PowerPoint и т.д.), а также сканирование бумажного оригинала;
• предварительный просмотр файлов вложений в карточках документов (при работе через вебинтерфейс);
• поиск поручений;
• организаций обсуждений по поручениям;
• организация видеоконференции из карточки документа с помощью приложения «Видеомост»;
• возможность блокирования создания новых документов в модуле.

Оперативное хранение. Входит в состав подсистемы Оперативного и Архивного хранения. Предназначен для организации оперативного хранения документов, помещенных в дело, ведения номенклатуры дел, ведения дел, формирования описей для передачи дел в модуль «Архивное хранение», а также контроля срока хранения документов. Содержит ссылки на документы, хранящиеся в модуле «Оперативное хранение документов».

При необходимости для каждого функционального модуля может быть создано несколько модулей «Оперативное хранение документов».

У пользователя есть возможность создания поручений по документам, а также создания договорных документов по договорам, находящимся на оперативном хранении. Также можно осуществить отмену ОРД и отзыв отмененного ОРД, находящегося на оперативном хранении.

Архивное хранение. Входит в состав подсистемы Оперативного и Архивного хранения. Предназначен для приема дел по описи на архивное хранение, топографирования дел, выдачи дел во временное пользование и возврата дел на архивное хранение, а также контроля истечения сроков хранения. Содержит ссылки на документы, хранящиеся в модуле «Архивное хранение документов».

При необходимости для каждого функционального модуля может быть создано несколько модулей «Архивное хранение документов».

Нормативные документы. В модуле реализована работа с нормативными документами, которые могут быть опубликованы непосредственно в модуле или из функциональных модулей («Принятие решений», «Канцелярия», «Совещания»).

Функциональные возможности модуля «Нормативные документы»:

• публикация документов функциональных баз, прошедших обработку в системе, а именно: ОРД, Произвольный документ, Входящий документ, Протокол;
• публикация документов, не прошедших обработку в СЭД, то есть создание карточки нормативного документа непосредственно в модуле «Нормативные документы»;
• создание категорий документов (папок) в модуле «Нормативные документы». Возможность создания многоуровневых категорий и привязки нормативных документов как к одной, так и нескольким категориям одновременно с целью разграничения доступа к документу;
• публикация изменений действующего документа (новых версий документа) как из функциональных баз, так и непосредственно в модуле «Нормативные документы»;
• отмена нормативного документа;
• отслеживание истечения сроков действия нормативного документа и перевод документа в статус «Утратил силу»;
• изменение нормативного документа (перевод в статус «Изменен»);
• визуализация связей между нормативными документами и другими документами функциональных модулей системы;
• организация обсуждений по нормативным документам;
• наблюдение (подписка) за событиями по нормативным документам;
• ввод аудио-комментария на всех стадиях принятия решения, где требуется ввод комментария;
• поиск документов.

Общесистемные словари и справочники

Предназначены для хранения нормативно-справочной информации.

Справочник организации. Предназначен для хранения и обновления данных о структуре и сотрудниках предприятия. В базе данных содержится информация о подразделениях и филиалах, которые входят в состав организации, их взаимной подчиненности, а также о сотрудниках организации, в том числе информация по совмещению должностей, делегированию полномочий и ролям по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.). Здесь же хранится служебная информация: о сайтах (серверах, на которых ведется работа), соединениях, узлах, именах канцелярий и т.д. Данные из модуля «Справочник организации» используются большинством модулей системы «Логика: СЭД».

• Ввод и хранение информации о структуре организации в виде иерархического дерева. В случае если структура организации включает самостоятельные подразделения (филиалы), возможно разграничение прав доступа к информации о подразделениях и сотрудниках разных организаций в едином справочнике.
• Хранение служебных и личных данных по каждому сотруднику (ФИО, должность, номера телефонов, сертификаты ключей электронной подписи и др.).
• Создание общих и личных списков рассылки, которые используются для рассылки входящих документов, ОРД, информации о совещаниях, протоколов и произвольных документов.
• Поддержка совмещения должностей, перевода сотрудника в другое подразделение, увольнения и восстановления в должности.
• Передача документов между сотрудниками и передача прав в справочных базах при увольнении.
• Назначение ролей по обработке документов для пользователей системы.
• Настройка механизма делегирования полномочий для передачи в случае необходимости прав на работу в системе другим сотрудникам — отдельно для основной и совмещаемой должности.
• Поддержка групп пользователей и их использование при предоставлении группового доступа подразделениям организации, а также при заполнении других полей карточек документов функциональных модулей системы. Группы могут создаваться вручную или автоматически (динамические группы). В динамических группах при отправке документа по спискам рассылки состав группы формируется на момент отправки, т.е. он всегда актуальный.
• Возможность формирования штатного расписания (привязка сотрудников к должностям).
• Поддержка общесистемных настроек: хранение лицензионных ключей, регистрация пользователей и их групп, поддержка работы с несколькими канцеляриями.
• Настройка производственных календарей сотрудников в привязке к сайтам с возможностью указания рабочего времени, обеденного перерыва, праздничных и выходных дней.
• Создание персонального модуля «Кабинет» для каждого сотрудника.
• Обновление информации о подразделениях и организациях, об имени сотрудника и его должности в карточках маршрутов в модуле «Типовые маршруты», а также доступа к карточкам.
• Отправка сообщений сотрудникам, как на Главную страницу, так и на электронную почту.
• Интеграции модуля со внешними учетными системами – 1С, SAP R/3 и др. с помощью модуля «Интеграция».
• Изменение выбранных параметров личных настроек Главной страницы, а также настроек карточки сотрудника, сразу для нескольких пользователей.

Внешние адресаты. Модуль предназначен для хранения данных об организациях-контрагентах (заказчиках, партнерах, клиентах) и их представителях. В модуле «Внешние адресаты» может храниться самая разнообразная информация — от банковских реквизитов организации до мобильного телефона ее представителя. В модуле реализован функционал проверки благонадежности контрагентов, ведения «стоп-листа», реестра контрагентов с высоким риском совместной деятельности.

В системе данные из модуля «Внешние адресаты» используются везде, где требуется указывать контрагентов, например, при работе с договорными документами, произвольными документами, входящими и исходящими документами.

В модуле есть возможность создания списков рассылки, используемых при указании адресатов исходящего документа, а также личного списка контрагентов, которые используются при указании адресатов исходящего документа, отправителя входящего документа, а также контрагентов в договорных документах.

Система обеспечивает интеграцию модуля со внешними учетными системами – 1С, SAP R/3 и др. с помощью модуля «Интеграция».

Физические лица. Содержит информацию об адресатах и отправителях входящей и исходящей корреспонденции, контрагентах при заключении договоров, создании заявок на оплату и произвольных документов.

При работе с карточкой документа пользователь может формировать/редактировать запись о физическом лице, которая фиксируется в модуле «Физические лица», а также использовать поиск среди имеющихся записей данного модуля.

Словари. Предназначен для создания и хранения списков ключевых слов, используемых для заполнения полей ввода в карточках баз данных системы. Используется большинством модулей «Логики: СЭД» в качестве справочника словарных значений. Добавление новых записей и редактирование старых осуществляется администраторами или специально выделенными сотрудниками.

В системе реализован механизм импорта (выгрузки из системы) и экспорта (загрузки в модуль «Словари») многоуровневых словарей.

В модуле «Словари» существует возможность создания пользовательских словарей, которые могут быть использованы при заполнении дополнительных полей карточки документа функционального модуля системы (данные поля настраиваются в типовом маршруте обработки документа).

Общесистемные сервисы

Это модули, позволяющие осуществлять гибкие настройки функциональных подсистем и обеспечивающие поддержку вспомогательных функций.

Коммутатор. Является центральной базой, с помощью которой производится настройка приложения. В ней содержится технологическая информация о расположении других баз данных «Логики: СЭД» на серверах.

Назначение модуля «Коммутатор»:

• навигация пользователей — модуль обеспечивает навигацию по базам данных, выступает единой точкой входа в систему для пользователей;
• коммутация модулей системы — устанавливает связи между базами данных системы и со словарно-справочными модулями;
• конфигурация рабочих мест пользователей.

«Главная страница» модуля «Коммутатор» служит точкой входа пользователей в систему и предоставляет ему следующие возможности:

• поиск документов в функциональных модулях «Принятие решений», «Канцелярия», «Совещания», а также в модулях «Справочник организации» и «Внешние адресаты»; • просмотр системных уведомлений, возможность их фильтрации;
• переход в функциональные модули системы или в их представления;
• переход в почтовый ящик пользователя, справочные базы данных, БД «Поиск», БД «Центр отчетов», БД «Инфографика» и личные папки пользователя;
• переход в новый интерфейс;
• создание новых документов в функциональных модулях системы;
• отображение оперативной информации о количестве неисполненных поручений, назначенных текущим пользователем, а также о количестве неисполненных поручений, назначенных текущему пользователю с возможностью перехода к спискам указанных поручений в модуле «Поручения»;
• просмотр бегущей строки с анонсами новостей из БД «Новости»;
• отображение информации о контактах службы технической поддержки (ТП) системы с возможностью отправки сообщения на адрес ТП;
• настройка вида Главной страницы для текущего пользователя.

Функциональные возможности модуля «Коммутатор» (для администраторов):

• навигация по базам данных системы;
• регистрация баз данных определенной конфигурации;
• привязка рабочей станции к базе данных «Коммутатор»;
• добавление в рабочее пространство пользователя значка базы данных;
• обновление структуры баз данных приложения;
• открытие баз данных;
• перенос приложения на другой сервер;
• переименование баз данных;
• удаление из базы данных «Коммутатор» ссылки на базы данных;
• настройка адресов баз данных системы;
• задание/изменение индекса базы данных;
• категоризация базы данных;
• синхронизация баз данных «Коммутатор» в кластере IBM Domino.

Кабинет. Предназначен для информирования пользователей об их задачах. Все задачные и информационные уведомления системы доставляются также на Главную страницу системы, возможно дублирование в почтовый ящик пользователя. Является технологическим модулем и не предназначен для непосредственной работы пользователей с ним.

В «Логике: СЭД» есть возможность создать персональный модуль «Кабинет» для каждого пользователя системы.

Поиск. Вспомогательный модуль, позволяющий производить поиск по набору атрибутов карточек документов функциональных модулей системы и их архивных модулей, а также поиск по вложениям карточек документов.

Пользователю предоставляется возможность выполнения личных настроек поиска – списка параметров поиска, списка параметров результатов поиска.

В модуле существует возможность вывода на печать результатов поиска, а также возможность хранения параметров поисковых запросов. Результаты поиска можно экспортировать в файл MS Excel и MS Word.

В модуле реализована возможность поиска по документам без учета прав доступа (при наличии определенной роли, назначаемой пользователю администратором системы).

Регистратор. Содержит набор нумераторов (программных счетчиков), генерирующих регистрационные номера документов, и форматов нумераторов. Позволяет гибко настраивать различные форматы нумератора в соответствии с принятым в организации порядком формирования регистрационных номеров для документов различного типа. Кроме «счетчика», формат может содержать различные параметры, например, ФИО подписанта, дата регистрации, разделители, индекс дела и т.п. Для одного нумератора можно создать несколько форматов.

Архив поручений. Предназначен для хранения архивных поручений из модуля «Поручения».

Типовые маршруты. Предназначен для настройки параметров типовых процессов – маршрутов, по которым будут обрабатываться документы в модулях «Принятие решений», «Канцелярия» и «Совещания». В карточке типового процесса задаются стадии и этапы обработки документов, настройки значений полей документов по умолчанию, дополнительные поля карточки документа, сотрудники, участвующие в обработке (согласующие, подписанты, утверждающие, регистраторы), и т.п.

В карточке типового маршрута есть возможность установить ограничения его использования, а именно: доступ маршрута в обычном интерфейсе, доступ в новом интерфейсе, а также доступ сотрудников, имеющих право на создание документов по данному типовому маршруту.

Для произвольных документов имеется возможность настроить состав стадий обработки документов: потоковый ввод («ретроконверсия»), согласование, подписание и т.п., а также их очередность.

В модуле также осуществляется настройка профайлов экспертизы, которые представляют собой режим экспертизы, установленный по потребностям организации, с возможностью настройки действий, доступных пользователю на этапе экспертизы документа (в зависимости от компетенции сотрудника и типового процесса обработки документа).

Протокол. Используется для протоколирования действий пользователей в системе (в случае включения функции протоколирования в настройках модулей), хранения истории изменения полей в карточках документов (при включении данной настройки), хранения информации об ошибках пользователей при работе с системой, ошибках работы агентов, хранения уведомлений об ошибках в работе системы. В базе данных централизованно фиксируется информация о создании, чтении, редактировании и удалении документов в системе. По информации из данного модуля можно сформировать отчет по действиям пользователей в системе с помощью модуля «Центр отчетов».

Транспорт. Относится к технологическим сервисам и представляет собой вспомогательный модуль, применяемый для обмена документами между серверами при работе системы в распределенной среде. В этой базе данных формируются запросы, транспортные документы и уведомления о прохождении по маршруту транспортных документов.

Шаблоны. Хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, шаблоны резолюций/поручений, шаблоны конвертов, шаблоны реестров различных типов документов, шаблоны уведомлений, формируемых в системе, а также шаблоны печатных форм, создаваемых в Microsoft Word и использующихся для печати документов различных баз данных, шаблоны файлов, используемые при добавлении вложения в карточки документа с помощью конструктора документов FreshDoc.

Модуль также предназначен для настройки атрибутов (полей) документов, которые используются при настройке профайлов экспертизы.

В модуле осуществляется настройка динамических списков с целью определения абстрактных сущностей для указания читателей документа.

В системе «логика: СЭД» существует возможность запуска заданного кода для обработки указанного типа документов при наступлении ряда событий в системе, таких как подписание, согласование документов и т.п. Настройка данного функционала выполняется в модуле «Шаблоны».

Электронные образы. Предназначен для хранения электронных образов документов (вложений) отдельно от самих документов модулей «Канцелярия», «Принятие решений», «Совещания» и «Поручения», а также модулей архивного и оперативного хранения. Для каждого модуля может создаваться отдельная база данных «Электронные образы».

Адаптер МЭДО (межведомственного электронного документооборота). Обеспечивает механизм взаимодействия «Логики: СЭД» с системой межведомственного электронного документооборота с целью обмена электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота по защищенным каналам связи. Предназначен для преобразования передаваемых или получаемых данных, входящих в состав электронных сообщений, в формат представления данных, используемый в системе электронного документооборота или в стандартный формат данных при обмене электронными сообщениями.

Администрирование. Предназначен для хранения общесистемных настроек и документов настроек для всех модулей системы, документов личных настроек Главной страницы всех пользователей системы, правил для блокировки уведомлений, а также ресурсов (файлов, требующих установки и необходимых для обеспечения выполнения определенных функций системы).

Функционал блокировки уведомлений используется в том случае, если пользователь системы не хочет получать определенные уведомления, либо нужно блокировать поступление определенных уведомлений в почтовый ящик или на Главную страницу. В системе существует возможность определения правил блокировки уведомлений для каждого пользователя. Правила настраиваются Администратором системы при редактировании личных настроек Главой страницы пользователя, пользователю правила доступны только в режиме чтения.

В модуле имеется возможность изменения выбранных параметров личных настроек Главной страницы сразу для нескольких пользователей.

Восстановление пароля. Предназначен для обработки запросов на смену пароля, которые могут создаваться пользователями при работе через веб-интерфейс.

Журнал обмена. Вспомогательный модуль, предназначенный для протоколирования операций обмена в системе «Логика: ЮЗЭДО» (набор атрибутов по событию обмена и его результат).

Инструменты. Модуль содержит набор инструментов для администратора, который по мере необходимости пополняется, и предназначена для выполнения служебных низкоуровневых процедур по проверке и исправлению данных, например, для поиска невостребованных документов и последующего удаления.

Интеграция. Является служебным модулем, в котором реализован универсальный настраиваемый механизм обмена атрибутами между «Логикой: СЭД» и внешними системами (1С, SAP R/3 и другими). В комплекте поставляются настроечные документы для интеграции с основными справочными модулями «Справочник организации» и «Внешние адресаты». Созданы механизмы настройки на импорт\экспорт атрибутов любой сущности «Логики: СЭД».

Интеграция с LDAP. Является служебным модулем, с помощью которого осуществляется синхронизация модуля «Справочник организации» и внешнего LDAP-источника.

Инфографика. Модуль имеет две реализации. Первая предназначена для графического отображения данных по исполнению поручений сотрудниками на основании модуля «Поручения». Вторая обеспечивает формирование в виде диаграмм данных по задачам сотрудника (-ов) на основании модуля «Кабинет».

Кэш файлов. Используется для хранения запросов на перенос вложений документов во внешнее хранилище (используется при интеграции системы с электронными архивами).

Личные папки. Модуль относится к служебным базам данных и предназначен для управления личными папками пользователей и хранения ссылок на документы, помещенные в папки.

Возможность создания личных папок пользователями и добавления в них ссылок на документы реализована для всех функциональных модулей, кроме модуля «Поручения». Созданные папки доступны из функциональных баз, что позволяет в нужный момент открыть необходимый документ.

Работа с личными папками обеспечивается выполнением следующих функций: создание, просмотр, редактирование, удаление личной папки; добавление ссылок на документы в папки; объединение личных папок.

Мастер обновления. Предназначен для самостоятельного обновления системы с одной из предыдущих версий до актуальной. Представляет из себя мастер с набором шагов по обновлению.

Мобильный интерфейс. Ориентирован на работу на мобильных устройствах с использованием вебинтерфейса. Новый интерфейс пока содержит только простой функционал, которого, тем не менее, будет вполне достаточно для большинства пользователей организации.

Новости. Предназначен для хранения новостных сообщений, отображаемых в «бегущей строке» на Главной странице системы, агрегации новостей и источников RSS.

Обработка запросов. Модуль относится к служебным базам и предназначена для хранения и запуска запросов. В базе данных хранятся и выполняются запросы, запускаемые в разных модулях системы.

Обсуждения. Предназначен для создания связанных с документом и не связанных (свободных) обсуждений. Фактически представляет собой стандартный форум с древовидной структурой веток обсуждения.

Пользователь имеет возможность создавать темы обсуждения как связанные с документом (из карточек документов функциональных модулей и контрагентов), так и свободных обсуждений (непосредственно в модуле «Обсуждения»). При создании темы обсуждения из карточки документа выбор адресатов осуществляется среди числа пользователей, имеющих доступ к данному документу.

В карточках темы обсуждения и связанных с ней ответов у пользователя есть возможность подписаться на тему с целью получения уведомлений по созданным ответам на данную тему обсуждения, а позднее, отказаться от подписки по данной теме.

Пользователь, работающий с документом в функциональных модулях («Канцелярия», «Принятие решений», «Совещания», «Нормативные документы»), а также в модуле «Поручения», имеет возможность отправить краткое сообщение с прикрепленными вложениями по этому документу другому сотруднику, таким образом создать тему обсуждения и предоставить адресату сообщения доступ на чтение данного документа.

Определение процессов. Служебный модуль LotusWorkflow, необходимый для корректного функционирования системы.

Параметры. Служебный модуль LotusWorkflow, необходимый для корректного функционирования функциональных модулей системы: «Принятие решений», «Канцелярия», «Совещания».

Потоковое сканирование. Предназначен для временного хранения и обработки отсканированных образов документов, предназначенных для распознавания с помощью ABBYY Recognition Server, а также для обработки запросов на конвертацию файлов в формат pdf.

Репозиторий. Служебный модуль LotusWorkflow, необходимый для корректного функционирования функциональных модулей системы: «Принятие решений», «Канцелярия», «Совещания».

Связки. Вспомогательный модуль, предназначенный для хранения связок между документами функциональных модулей системы.

Справочная система. Предназначен для хранения информации по работе с системой, ссылок на рекомендуемые дополнительные материалы, различных статей, книг, видеороликов, обучающих курсов и других материалов. Все разделы в модуле можно сделать доступными для комментирования и редактирования пользователями (настраивается администратором).

Модуль используется для контекстной справки, вызываемой в ходе работы с системой.

Центр отчетов. Предназначен для формирования различных управленческих отчетов по имеющимся в системе данным. В базе имеется около 30 отчетов различных категорий.

Модуль позволяет осуществлять выгрузку сформированных отчетов в формат MS Excel или HTML с последующей распечаткой, а также сохранить заполненные настройки отчета в качестве шаблона, который может использоваться в дальнейшей работе.

В модуле существует возможность отложенного формирования отчетов, а также формирование отчетов по расписанию (к заданному времени).

Также имеется возможность создания документа любого типа на основании сформированного отчета. В карточку созданного документа отчет, сформированный в выбранном формате, помещается в область вложений.

Автоматизируемые процессы

Поддержка процессов согласования:

• использование типовых и создание специализированных процессов;
• возможность изменения списка согласующих, типа и сроков согласования;
• организация дополнительного согласования;
• контроль процесса согласования;
• поддержка версионности документов и истории согласования;
• экспертиза документов, на основе настраиваемых профайлов экспертизы и компетенций сотрудников;
• возможность организации альтернативного согласования, при котором документ отправляется на согласование группе рецензентов. При этом любой из рецензентов может фактически вынести решение;
• возможность наследования решений рецензентов и пропуск их при повторном запуске документа в цикл согласования с рассылкой уведомлений пропущенным рецензентам.

Контроль исполнения поручений:

• учет всех выданных поручений;
• отслеживание своевременности выполнения поручений и загрузки специалистов; • статистика по выполнению поручений и отработке документов.

Контроль исполнения договоров:

• контроль сроков исполнения договоров и дополнительных соглашений;
• возможность фиксировать этапы по договорам и контролировать сроки начала и окончания этапов;
• учет, согласование, подписание финансовых документов, созданных по договорам;
• фиксация в системе факта приостановления исполнения договора, возобновления исполнения, расторжения и аннулирования договора, а также завершение исполнения.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией:

• регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах;
• поддержка регистрационных номеров любой сложности;
• формирование связей документов между собой;
• возможность накладывать резолюции и готовить проекты резолюций;
• поддержка многоступенчатого рассмотрения;
• обеспечение работы нескольких канцелярий в рамках единого информационного пространства.

Планирование и проведение совещаний:

• планирование совещаний;
• подготовка материалов к совещанию;
• проведение совещаний, ведение протоколов в онлайн-режиме; • контроль исполнения решений по протоколам совещаний.

Организация оперативного и архивного хранения документов:

• автоматическое помещение документов на оперативное хранение по окончанию срока хранения, указанного в настройках функциональных баз, и при выполнении условий переноса в оперативный архив, индивидуальных для каждого типа документов;
• контроль истечения сроков хранения, а также формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• ведение номенклатуры дел, формирование описей для передачи документов на архивное хранение, принятие документов на архивное хранение;
• выдача дел из архива и возврат на архивное хранение.

Функциональные возможности системы могут быть расширены за счет решений наших партнеров и интеграции с другими системами.

Поддержка процессов согласования

В «Логике: СЭД» согласование документов происходит в рамках «Процесса принятия решения». Таких процессов в системе может существовать множество для различных типов документов.

По своей сути «Процесс принятия решения» представляет собой электронный регламент или автоматизированный бизнес-процесс. Свойства процесса определяются двумя его элементами: карточкой документа и маршрутом движения документа.

«Процесс принятия решения» настраивается для типа документов (например, для договора, ОРД). Некоторые типы документов могут проходить согласование в одном модуле, либо для каждого типа документов могут быть настроены отдельные модули.

Параметры согласования. Стадия «согласование» может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап имеет тип согласование или экспертиза.

Согласование между участниками обычного согласования может быть:

• параллельное;
• последовательное;
• с переходами по условиям (условия задаются с помощью средств Lotus WorkFlow);
• альтернативное — возможность принятия в работу документа одним из участников согласования.

В рамках этапа экспертизы согласование всегда происходит последовательно. По сравнению с обычным согласованием участники этапа экспертизы могут получить дополнительные возможности: редактирование определенных полей карточек документов, редактирование и добавление вложений, изменение маршрута согласования.

Этапы согласования реализованы в системе в виде «кубиков» для конструирования, то есть для настройки процесса требуется «сложить» эти «кубики» в необходимом порядке.

Маршрут документа может быть жестким (когда пользователи не имеют возможности вносить в него изменения) или допускающим внесение изменений при создании документа по этому маршруту. «Логика: СЭД» допускает изменение пользователем (при наличии такой возможности) следующих параметров:

• пропуск стадии согласования в целом;
• добавление нового этапа с возможностью выбора его типа (согласование, экспертиза);
• способ получения уведомлений о ходе согласования – о каждом решении или по завершению стадии согласования в целом;
• возврат документа автору на доработку при получении первой отрицательной рецензии (как для всей стадии согласования в целом, там и в рамках отдельного этапа);
• подписание документа с отрицательными визами;
• пропуск согласующих, вынесших определенное решение, на последующих итерациях согласования;
• тип согласования — пользователь может изменить тип этапа согласования, выбрав одно из доступных значений, – последовательное или параллельное;
• срок согласования (основной и дополнительный) — задается при настройке маршрута для каждого этапа согласования, однако инициатор согласования может изменять сроки для конкретного этапа;
• автоматическое завершение согласования предполагает автоматический перевод документа на следующий этап (другому согласующему, на подписание) в случае, если согласующий не принял решение по документу в отведенный срок, параметр может быть изменен пользователем при создании документа для каждого этапа согласования;
• список согласующих — задается при настройке маршрута для каждого этапа согласования, однако для конкретного этапа при создании документа может быть расширен, сокращен, согласующие могут быть заменены.

Контроль согласования. Инициатор процесса согласования имеет возможность контролировать ход согласования с помощью:

• просмотра информации о вынесенных визах в карточке документа;
• просмотра сформированных системой уведомлений о действиях участников согласования, поступающих в почту и на Главную страницу.

При необходимости инициатор согласования может внести изменения в маршрут документа и список согласующих, а также отменить согласование на любом из этапов, если это разрешено настройками маршрута.

Для соблюдения установленных сроков согласования может использоваться автоматическое завершение согласования документа, описанное выше.

При расчете срока согласования документа используется минимальное время исполнения задачи, указанное в настройках функционального модуля. Если время поступления документа больше, чем время, рассчитанное как (конец_рабочего_дня - минимальное_время_исполнения), то срок исполнения задачи увеличивается на 1 день.

Дополнительное согласование. Функция дополнительного согласования позволяет руководителю, к которому документ поступил на согласование, утверждение или подписание, запросить рецензии своих подчиненных (одного или нескольких). При этом он фактически запускает дополнительную ветвь согласования, получает от своих сотрудников комментарии по документу, которые может учесть при вынесении своей рецензии по согласуемому документу либо вынести свое решение по документу, не дожидаясь решения дополнительных согласующих.

Исход дополнительного согласования не влияет на ход основного — если дополнительное согласование завершилось отрицательно, то основное согласование не прекращается.

Иерархия дополнительных согласований не ограничена — каждый дополнительный согласующий также может организовать свое дополнительное согласование.

Дополнительные возможности «процесса принятия решения». Назначение ответственных исполнителей (согласующих, подписантов, утверждающих, регистраторов, рассматривающих, контролеров).

Ответственные исполнители могут быть определены маршрутом для типа документов («процессом принятия решения») либо добавлены инициатором проекта документа в маршрут конкретного документа. Ответственные исполнители могут назначаться по следующим признакам:

• ФИО — выбирается конкретный сотрудник, при его смене потребуется внести изменение в маршрут;
• должности — ответственным исполнителем выступает должностное лицо, и при замещении должности другим лицом не требуется изменения маршрута;
• роли — определяются в системе и могут быть статичными (то есть не зависящими от контекста документа, например, «юрист по договорам аренды» и «юрист по договорам подряда») и динамическими (зависят от содержания полей карточки документа, например, «руководитель подразделения» и «непосредственный руководитель»);
• компетенции – в зависимости от компетенции согласующий сотрудник на этапе экспертизы может редактировать атрибуты документа, маршрут обработки и добавлять новые версии вложенных файлов.

В случае если документ «завис» на одной из стадий обработки документа в связи с тем, что кого-то из ответственных лиц (согласующих, подписантов, утверждающих, регистраторов) нет на месте (например, сотрудник заболел или уехал в командировку), то инициатор документа может произвести замену ответственного исполнителя.

Делегирование полномочий на выполнение операций над документами. Исполнитель может передать права по согласованию (а также подписанию и утверждению) документа одному из своих сотрудников. В таком случае решение по документу будет вынесено от имени того сотрудника, которому были делегированы права. Для делегирования прав используется кнопка «Делегировать» в карточке документа, поступившего на согласование (подписание, утверждение). После вынесения решения сотрудником, которому было делегировано выполнение операции, основной сотрудник (делегировавший операцию) уже не может вынести решение по документу.

Назначение исполняющих обязанности и доверенных лиц на время отсутствия сотрудников, участвующих в процессе обработки документов, могут быть назначены исполняющие обязанностей или доверенные лица (доверенные лица назначаются без указания срока делегирования). Таким образом, если документ был направлен на согласование специалисту, который находится в отпуске, то в случае, если назначен исполняющий обязанности или доверенное лицо, система предоставит доступ к документу и им.

Система предоставляет возможность назначать доверенных лиц в расширенном режиме, а именно, – создавать определенные правила отбора документов для доверенных лиц.

Осуществление общего контроля по документу и выдача поручений. При установленной настройке в системе предусмотрена возможность постановки любого типа документа на общий контроль с указанием контролеров, срока исполнения документа и типа контроля.

Создание поручений по документу возможно на любой стадии обработки документа. Поручение создается непосредственно из модуля, где происходит согласование и подписание (утверждение) документов. После регистрации документа созданные поручения отправляются на исполнение, а указанные контролеры получают уведомления о постановке документа на общий контроль. Система автоматически отслеживает сроки и уведомляет контролера о том, что срок исполнения документа истекает.

Снятие с контроля документа возможно как самим контролером (как до, так и после завершения исполнения поручений), так и автоматически (после исполнения поручений по документу).

Поддержка итераций согласования и версий документа. При согласовании документов часто возникает необходимость проходить несколько кругов (итераций) согласования, что приводит к возникновению нескольких версий согласуемого документа. «Логика СЭД» позволяет отслеживать полную, со всеми итерациями, историю согласования и сохранять все версии и редакции документа, возникшие в ходе согласования.

Версии согласования возникают, когда документ проходит несколько кругов согласования. Например, после первой итерации согласования он возвращается на доработку и после изменения отправляется на рассмотрение согласующих лиц второй раз. Для этих случаев в системе предусмотрена возможность посмотреть результаты всех предыдущих согласований документа с вынесенными визами. Окно истории согласований открывается прямо из карточки повторно согласуемого документа.

Версии документов (речь идет о вложениях) сохраняются в карточке документа. Если в рамках «процесса принятия решения» в документ вносятся изменения автором или подписывающим лицом, то измененный вариант будет сохранен в виде версии документа. Например, если после первой итерации согласования документ возвращается на доработку, то новый вариант документа будет сохранен в системе как «версия 2».

Редакции документов могут создаваться участниками процесса согласования. Если вместо визы согласующий берет исходный документ (вложение) и вносит в него правки, то он сохраняется в карточке документа как редакция исходного документа. При этом оригинал остается без изменений. Инициатор согласования может взять редакцию документа с исправлениями и далее работать с ней, что гораздо быстрее и удобнее, чем переносить правки в оригинал документа из комментариев согласующих.

Сервис консолидации редакций. Существует возможность создания консолидированной редакции по окончанию согласования, то есть при возврате документа на доработку, либо при переходе далее на подписание, утверждение. При этом в область вложений добавляется автоматически сгенерированная консолидированная редакция, объединяющая в себе исправления и комментарии согласующих из всех имеющихся редакций файла вложения.

Сервис сравнения. В системе также имеется возможность сравнения документов MS Word (либо несколько документов MS Word, объединенных в один документ) с любым файлом (формата .pdf, .img, MS Word, кроме .txt) непосредственно из карточки Договора и ОРД с помощью сервиса ABBYY ScanDifFinder SDK.

Система предоставляет возможность выбрать параметры сравнения, такие как, язык сравнения, необходимость учета однобуквенных символьных нецифровых изменений или изменений в пунктуации, необходимость использования при сравнении текстового слоя PDF, необходимость сравнения цветных объектов. Подробно параметры сравнения описаны в документации по ABBYY ScanDifFinder SDK.

После выполнения операции сравнения формируется файл, в котором отображаются все изменения, которые были выполнены в копии документа. Файл с результатами сравнения добавляется в область вложений карточки документа в виде архива .zip, либо в виде ссылки на файл в сервисе сравнения (в зависимости от установленных настроек).

Ознакомление и рассылка. «Логика: СЭД» позволяет осуществлять рассылку документов, а также ознакомление сотрудников с документами «под роспись». Данная функция используется традиционно для организационно-распорядительных документов, прошедших стадии согласования, утверждения и регистрации. Кроме этого, можно осуществлять рассылку входящих и произвольных документов, а также протоколов совещаний.

Рассылка документа используется, когда требуется уведомить группу сотрудников или всех пользователей системы «Логика: СЭД» о новом документе. Список рассылки можно задать в типовом маршруте или непосредственно в карточке документа.

Ознакомление с документом используется, когда необходимо, чтобы сотрудники подтвердили факт своего ознакомления с документом. При этом документ рассылается по списку рассылки с подтверждением, после его получения и прочтения сотрудники обязаны нажать в карточке документа кнопку «Ознакомился», тем самым подтвердив факт прочтения документа. Все подтверждения ознакомления фиксируются в системе.

В системе реализована возможность дополнительной рассылки документа, например, руководителем своим подчиненным сотрудникам.

Система позволяет распечатывать сформированные листы ознакомления и листы рассылки документов.

Ввод аудио-комментария. На всех стадиях принятия решения, где вводится комментарий (например, возврат на доработку документа согласующим, подписантом, утверждающим, исполнение поручения и т.п.), у ответственного за стадию принятия решения есть возможность ввести аудио-комментарий.

Файл с аудиозаписью отображается в карточке документа. Добавленный комментарий можно прослушать, нажав на соответствующую иконку, а также скачать в указанное местоположение.

Вынесение решения по документам в почтовом клиенте. Пользователь имеет возможность вынести решение по документу (согласование, подписание, утверждение, ознакомление, принятие служебной записки и создание ответа по ней) непосредственно в теле письма почтового клиента, куда ему поступило уведомление.

В теме почтового сообщения указан заголовок уведомления, сформированного в системе, добавлены ссылки на документ в системе, в тело письма могут быть добавлены вложения из области вложений карточки документа СЭД (либо ссылки на вложения), а также содержательная часть документа.

Наблюдение за документом (подписка на события по документу). Функционал наблюдения за документом заключается в возможности для любого пользователя, имеющего доступ к документу, установить подписку на события по документу функционального модуля («Канцелярия», «Принятие решений», «Нормативные документы») и получать копии уведомлений, создающихся по документу во время его жизненного цикла.

Уведомления по документам, на которые установил подписку пользователь, поступают на Главную страницу системы. В функциональных модулях существует отдельное представление для отображения документов, на которые подписался текущий пользователь. Можно также отказаться от подписки, в результате чего пользователю больше не будут поступать уведомления по документу.

Использование ЭП. Электронная подпись может использоваться для подписания документов в электронном виде при вынесении решения сотрудником на следующих стадиях обработки документа: отправка по маршруту, подписание, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, подписание у контрагента (для договоров). ЭП придает юридическую значимость документам и позволяет организациям не дублировать в бумажном виде даже особенно важные документы внутреннего документооборота.

Работа с документами с грифом «Коммерческая тайна». В системе предусмотрено наложение на документ грифа «Коммерческая тайна» с целью ограничения доступа к документу сотрудниками, обладающими соответствующей ролью.

Установка грифа КТ (коммерческая тайна) предусмотрена для следующих типов документов: входящий, исходящий, ОРД, служебная записка, заявка и договор.

Контроль исполнения поручений

«Логика: СЭД» позволяет в масштабах всей организации:

• ставить задачи (формировать поручения) сотрудникам;
• исполнять поручения;
• отслеживать их выполнение;
• формировать статистику и отчеты по исполнительской дисциплине в модуле «Центр ответов»; • визуализировать отчеты по исполнительской дисциплине в модуле «Инфографика».

Работа с поручениями осуществляется через специальный модуль «Поручения», при этом поручения могут быть выданы также на основании документов из функциональных модулей «Канцелярия», «Принятие решений», «Совещания», а также по документам в модуле «Оперативное хранение».

Под поручением в системе понимается документ, в котором одному или нескольким сотрудникам организации ставится задача достичь определенного результата к заданному сроку. Срок исполнения поручения можно задать и контролировать в днях или часах.

Формирование поручения. Поручения могут быть созданы как независимые, так и по документу — если поручение создано на основании документа, то оно содержит ссылку на документ-основание. Особо важные поручения можно поставить на контроль, указав контролирующего сотрудника. Система автоматически отслеживает сроки и при необходимости уведомляет заинтересованных лиц о том, что срок исполнения истекает.

Исполнителем поручения может быть выбран один или несколько специалистов.

Система позволяет создавать «мультипоручения», т.е. с одинаковыми атрибутами сразу нескольким сотрудникам. В этом случае система создаст несколько одинаковых поручений разным исполнителям. В системе можно сформировать поручение, в выполнении которого будут участвовать специалисты разных подразделений.

Автор поручения может либо сразу указать всех исполнителей и соисполнителей, либо сформировать поручение ответственному исполнителю, который, в свою очередь, создаст связанные поручения своим подчиненным.

Связанные поручения образуют «дерево» поручений. Например, руководитель организации дает поручение своему заместителю (создает поручение первого уровня), а тот перепоручает выполнение задачи начальнику отдела (создает поручение второго уровня), который, в свою очередь, указывает непосредственного исполнителя из числа своих сотрудников (создает поручение третьего уровня). Для создания поручения могут быть использованы хранящиеся в системе общие и личные шаблоны. Личные шаблоны создаются при подготовке карточки поручения сотрудником.

При установленной настройке можно указывать срок исполнения поручения в часах, то есть задать не только дату, но и точное время исполнения поручения.

При создании поручения осуществляется проверка указанного срока исполнения. Если указанное время исполнения поручения попадает на нерабочее время, система автоматически рассчитывает и предлагает выбрать ближайшее время исполнения поручения, как до, так и после указанного срока (при необходимости можно оставить текущее значение). Производственный календарь сотрудников задается в модуле «Справочник организации».

При отправке на исполнение поручения по служебной записке адресатом система автоматически фиксирует факт принятия СЗ данным адресатом.

Исполнение поручения. Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

• исполнитель может отправить запрос на изменение срока исполнения поручения;
• автор или контролер может изменить срок исполнения поручения;
• автор и подписант могут изменить ответственного исполнителя или отменить поручение (последнее может сделать и контролер);
• исполнителями создаются промежуточные отчеты, либо отчеты по результатам исполнения;
• автор и контролер имеют возможность возвращать поручение на доработку и утверждать результаты исполнения.

Исполнение поручения завершается проставлением отметки о выполнении. При необходимости добавляется комментарий об исполнении, ссылка на подготовленный документ.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель и контролер (если поручение ставилось на контроль). Контролер может принять либо отправить на доработку отчет по поручению. Ответственный исполнитель формирует на основании полученных отчетов единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль выполнения поручений. Сотрудник может получить полную информацию по поручениям, в которых он является автором, исполнителем, соисполнителем или контролирующим лицом. Данные выводятся на экран в виде соответствующих отчетов.

На главной странице отображается количество поручений, выданных сотрудником, а также количество поручений, назначенных данному сотруднику. Это помогает сотрудникам планировать свою работу и следить за своевременным исполнением задач.

Отчеты по исполнительской дисциплине формируются в модуле «Центр отчетов», который уже содержит набор встроенных отчетов.

Модуль «Инфографика» позволяет в веб-интерфейсе визуализировать отчеты по исполнительской дисциплине в виде графиков и диаграмм.

Контроль исполнения договоров

Система позволяет осуществлять контроль исполнения по этапам, созданным по договорам и дополнительным соглашениям – ответственные по этапу сотрудники уведомляются о сроках по данным этапам. По каждому этапу в системе можно отметить факт его исполнения, а также создать финансовый документ (на основе произвольного документа).

Состав атрибутов финансового документа настраивается в типовых маршрутах обработки.

По созданным финансовым документам можно запланировать платеж, осуществлять контроль по запланированным платежам, а также отмечать факт оплаты с указанием фактической суммы оплаты по документу, а также типа операции: расход/приход и пр. На основе этих данных производится подсчет сумм по этапу, а далее, общей сумма по договору.

В зависимости от сроков договора (дополнительного соглашения) и его фактического исполнения, договор (дополнительное соглашение) приобретает соответствующий признак в системе: действует, приостановлен, расторгнут, исполнен, аннулирован.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

«Логика: СЭД» позволяет реализовать в организации полный цикл работы с корреспонденцией, в том числе осуществлять:

• регистрацию и хранение входящих и исходящих документов, обращений и ответов на обращения граждан (в виде карточек документов с вложенными электронными образами оригиналов);
• отправку документов на рассмотрение, исполнение и ознакомление;
• помещение документов «в дело»;
• управление регистрационными номерами, их резервирование, использование сложных форматов номеров;
• создание и применение шаблонов типовых документов организации.

Ввод документа в систему. При обработке документа и заведении его в систему создается карточка документа, в которую заносятся необходимые реквизиты — основные атрибуты документа. Часть полей карточки может заполняться автоматически на основании данных связанного документа, личных настроек регистратора и т.д.

Бумажный оригинал документа переводится в электронный вид путем сканирования, электронный образ оригинала вносится в систему, а в карточку документа помещается ссылка на него (сами отсканированные образы документов хранятся в отдельном модуле). Если документ был создан внутри компании, то при регистрации исходящего документа к карточке прикрепляется его электронный оригинал.

Также в карточке может быть указано местоположение бумажного оригинала документа.

Далее документ подлежит регистрации — «Логика: СЭД» позволяет использовать регистрационные номера любой сложности. Формат номеров задается в специальном модуле «Регистратор». Возможно также резервирование номеров и регистрация исходящей корреспонденции по зарезервированным номерам. Резервирование номеров осуществляет уполномоченный сотрудник канцелярии.

Если по каким-либо причинам поступивший в канцелярию документ не полежит регистрации, то в регистрации документа можно отказать. В результате документ переходит в статус «Отказано в регистрации», и удаляется из модуля по истечению срока хранения, указанного в настройках системы.

Потоковый ввод документов. В организациях с большим документопотоком обработку корреспонденции и внесение документов в систему осуществляет служба экспедиции, задача которой зарегистрировать как можно быстрее наибольшее количество документов. Сотрудники службы экспедиции работают в системе с упрощенными карточками, требующими заведения только самых основных атрибутов документов.

Также для массовой обработки входящей корреспонденции (автоматизации обработки документов в больших объемах) используются технологии потокового сканирования и штрихкодирования. Система потокового сканирования представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий внесение в систему сразу большого количества электронных образов документов. Использование технологии штрихкодирования дает возможность еще более ускорить процесс регистрации входящей корреспонденции: отсканированные потоком электронные образы автоматически прикрепляются к карточкам документов в соответствии с номерами штрих-кодов.

Ожидание ввода вложений. Во входящем документе можно установить признак ожидания ввода вложений посредством потокового сканирования с указанием количества вложений, ожидаемых с потокового сканера.

После регистрации входящий документ будет находиться в стадии ожидания ввода вложений до тех пор, пока по нему не будут добавлены вложения с потокового сканера в количестве, указанном в карточке документа. Регистратор документа также может принудительно отправить документ далее по маршруту, не дожидаясь ввода указанного количества вложений.

Обработка электронной почты. Документы, поступившие в организацию по электронной почте, можно автоматически преобразовывать в формат «Логики: СЭД». При этом в карточке документа автоматически заполняется корреспондент и содержание документа, включая приложенные файлы. Регистратору остается только ввести недостающую информацию и зарегистрировать документ.

Обработка факсов. Интеграция «Логики: СЭД» с факс-серверами (например, ExtraFax) позволяет отправлять и принимать факсы. Принятые факсы в системе регистрируются как входящий документ.

Связывание документов. Зарегистрированные в системе документы могут быть связаны между собой. «Логика: СЭД» предлагает использовать один из наиболее распространенных типов связи: «повторный на», «сопроводительный к», «в ответ на» или ввести свой тип связи. Наличие связей между документами позволяет легко проследить историю переписки по определенному вопросу. Можно связать как создаваемые документы, так и уже существующие в системе.

Автоматизация работы нескольких канцелярий. При децентрализованной форме организации документооборота, а также в территориально распределенных организациях средствами «Логики: СЭД» можно поддержать согласованную работу нескольких канцелярий. Иерархия канцелярий будет соответствовать структуре организации. Обмен документами между канцеляриями осуществляется в рамках системы.

Формирование резолюций. Резолюция представляет собой поручение, выданное по документу, поэтому работа с ними осуществляется аналогично работе с поручениями.

Отправляемый на рассмотрение документ может сопровождаться проектом резолюции, который руководитель может принять «как есть» или откорректировать.

При создании резолюции можно использовать шаблоны типовых резолюций, хранящиеся в системе. В системе также предусмотрена возможность печати резолюций по документу. Кроме этого, возможно создание «мультипоручений» по резолюциям руководителя.

Действия с зарегистрированным документом

Ознакомление и рассылка. «Логика: СЭД» позволяет осуществлять рассылку документов по спискам рассылки с подтверждением ознакомления и для сведения. Рассылка для сведения документа используется, когда требуется уведомить группу сотрудников или всех пользователей системы «Логика: СЭД» о новом документе.

Рассылка с подтверждением ознакомления используется, когда необходимо, чтобы сотрудники подтвердили факт своего ознакомления с документом. При этом после получения и прочтения документа сотрудники обязаны нажать в карточке документа кнопку «Ознакомился», тем самым подтвердив факт прочтения документа. Все подтверждения ознакомления фиксируются в системе.

Сотрудники, получившие входящий документ на ознакомление, могут создать по нему поручения. Система позволяет распечатать лист ознакомления и лист рассылки.

Отправка документа на рассмотрение. После того как входящий документ зарегистрирован, он может быть отправлен на рассмотрение. До отправки на рассмотрение руководителю в документ может быть внесен проект резолюции.

В системе существует возможность создания нескольких последовательных этапов рассмотрения. При этом у рассматривающего сотрудника есть возможность отправки входящего документа на следующий этап рассмотрения без вынесения резолюции (продолжить рассмотрение).

Если документ уже отправлен на исполнение, то перенаправить его на рассмотрение уже невозможно. Есть возможность только вернуть на стадию подготовки.

Отправка документа на исполнение. На исполнение можно отправить только зарегистрированный документ, по которому сформирован хотя бы один пункт резолюции. Отправить входящий документ на исполнение может только сотрудник, которому документ отправлен на рассмотрение, или сотрудник, зарегистрировавший документ.

Поручения, созданные по исходящему документу до его регистрации, отправляются на исполнение после регистрации документа.

После отправки документа на исполнение все резолюции по нему в виде поручений поступают исполнителям. Ход исполнения документа автоматически фиксируется в карточке этого документа.

Завершение работы по документу и снятие с контроля. Завершить работу по входящему документу (если документ не требует дальнейшего исполнения) может регистратор документа, а также рассматривающий сотрудник.

Снять документ с контроля может контролер контрольного документа.

При этом закрываются неисполненные поручения по документу.

После исполнения неконтрольных (а также утверждения контрольных) поручений, созданных по контрольному документу, контролеру документа поступает задачное уведомление о необходимости снятия документа с контроля. Возможно также автоматическое снятие документа с контроля без участия контролера.

Организация оперативного и архивного хранения документов

Организация оперативного и архивного хранения документов реализована в модулях «Оперативное хранение» и «Архивное хранение». В модуле «Оперативное хранение» ведется номенклатура дел организации, создаются дела, в которые помещаются документы в функциональных базах. Чтобы большой объем документов не приводил к снижению быстродействия системы и ее модулей, предусмотрено перемещение списанных в дела документов на оперативное хранение. Настройки архивирования задаются администратором системы. При архивировании документы помещаются в модуль «Оперативное хранение документов» и остаются доступными для поиска и просмотра. Кроме этого, в модуле «Оперативное хранение» можно создавать поручения по архивным документам, по договорам — связанные договорные документы, любые типы связанных документов, отменять ОРД и осуществлять отзыв отмененного ОРД.

«Ретроконверсия» или потоковый ввод вложений

Система позволяет осуществлять ввод старых документов в систему («ретроконверсия») с помощью произвольного документа со стадией «Потоковый ввод». Подобного рода документы не предусматривают прохождение других стадий обработки (хотя такая возможность в системе существует).

Документы могут ожидать ввода вложений, либо сразу переходить в конечный статус обработки (при добавленных вложениях). Оператору потокового ввода поступают уведомления о необходимости добавления вложений, если срок ожидания поступления вложений в документ истек.

Дополнительные функции

«Логика: СЭД» предоставляет широкие возможности для своего качественного развития — добавления новых функций. Использование вместе с «Логикой: СЭД» продуктов, разработанных нашими партнерами или сторонними разработчиками, позволит решать специализированные задачи, не реализованные в базовой версии системы «Логика: СЭД».

Интеграция с учетными системами

В «Логика: СЭД» реализован универсальный настраиваемый механизм обмена атрибутами между СЭД и внешними учетными системами (1С, SAP R/3 и другими). В комплекте поставляются настроечные документы для интеграции с основными справочными базами «Справочник организации» и «Внешние адресаты». Кроме этого, созданы механизмы настройки на импорт/экспорт атрибутов любого типа документа СЭД.

Интеграция с системой «ВидеоМост»

Система предоставляет возможность организации веб-видеоконференций при работе с системой из карточек документов функциональных модулей системы, а также из карточек контрагентов (модуля «Внешние адресаты») и сотрудников (модуля «Справочник организации») с помощью сервиса «ВидеоМост».

Выбор участников конференции осуществляется из числа читателей и внешних контрагентов, указанных в карточке документа. Пользователь может запустить конференцию сразу, либо запланировать на определенное время.

Сервис «ВидеоМост» обладает стандартным функционалом видеоконференций. В чат запланированной конференции будет добавлена ссылка на карточку документа в виде URL–ссылки. Инициатор конференции может средствами самого сервиса конференции добавить любые материалы для обсуждения, включая файлы из карточки документа.

Интеграция с календарями

Пользователю системы предоставлена возможность автоматического формирования записей в календаре (Domino/MS Exchange) на основании задачных уведомлений системы, формируемых в ходе обработки документов.

В календаре в поле, соответствующей дате выполнения действия в системе (исполнение документа, поручения), отображается запись задачного уведомления. По ссылке в записи можно перейти в карточку документа, при необходимости отметить задачу как выполненную или удалить эту запись средствами календаря.

Работа с облачным MS Office

В системе в веб-интерфейсе реализована возможность создания и редактирования файлов вложений форматов MS Word, MS Excel, PowerPoint и текстового документа с помощью сервиса MS Office 365. При наличии нескольких ответственных за этап пользователей (например, при параллельном согласовании) сервис поддерживает совместное редактирование документа, что позволяет нескольким пользователям одновременно работать над документом, не мешая друг другу. Для работы в онлайн редакторе пользователю необходимо иметь аккаунт Microsoft. В случае отсутствия аккаунта необходимо выполнить регистрацию на сайте https://www.microsoft.com/ru-ru/account.

Интеграция с сервисом FreshDoc

Система предоставляет возможность добавления в карточку документа, сформированного средствами сервиса FreshDoc. FreshDoc – автоматизированный сервис для создания и хранения юридически грамотных документов. При работе с шаблоном пользователь выбирает ответы на вопросы в опросном листе. В соответствии с выбранными ответами изменяется текст в документе. Таким образом, пользователь получает документ, адаптированный под его индивидуальные условия.

Интеграция с ЮЗ ЭДО

Взаимодействие системы «Логика: СЭД» с операторами ЮЗ ЭДО реализовано через специализированный программный комплекс «Логика: ЮЗ ЭДО». Система обеспечивает создание и отправку исходящего документа в АРМ ЮЗ ЭДО, в рамках которого налагается ЭП, а также прием и обработку поступившего из АРМ ЮЗ ЭДО входящего документа.

В рамках текущей версии обеспечивается взаимодействие с федеральными операторами ЮЗ ЭДО «Диадок», «Калуга-Астрал», а также с внутренним оператором для построения собственной «доверенной» сети.

Системы сканирования

Потоковое сканирование и штрихкодирование. В организациях с большими объемами документооборота для упрощения учета и поиска документов рекомендуется применение штрихкодирования и потокового сканирования. Сервисы штрихкодирования и потокового сканирования включены в комплект базовой поставки системы «Логика: СЭД».

При использовании механизма штрихкодирования карточка документа и сам документ получают единый штрихкод, который может быть распечатан либо на наклейке (для поступающих документов), либо на самом документе (для издаваемых в организации и отправляемых документов). Он содержит UNID (уникальный идентификационный номер) документа, что позволяет быстро найти документ в системе. При потоковом сканировании штрихкод с регистрируемого документа считывается потоковым сканером, после чего образ документа автоматически прикрепляется к соответствующей карточке. Для поиска в системе электронного документа по имеющемуся на оригинале документа штрихкоду используется ручной сканер штрихкодов.

Распознавание кодов и самих документов реализуется с помощью решения ABBYY Recognition Server, обеспечивающего быструю обработку большого массива документов. Интеграция с Recognition Server встроена в базовый функционал «Логики: СЭД».

Ручное сканирование и распознавание документов. В организациях с небольшим объемом входящих документов рекомендуется использование настольных сканеров для организации индивидуального сканирования. Для преобразования документов в электронный вид может применяться решение ABBYY FineReader Engine. Оно позволяет осуществлять распознавание отсканированных документов (поставляется только в комплекте с «Логикой: СЭД»).

Факс-сервер

«Логика: СЭД» имеет встроенные средства интеграции с основными известными факс-серверами, в частности, ExtraFax. Интеграция с факс-сервером позволяет:

• отправлять и принимать факсы с использованием клиента IBM Notes;
• регистрировать полученные факсы как входящие документы в «Логика: СЭД»;
• маршрутизировать полученные документы на рассмотрение;
• осуществлять «печать документов на факс» из любого Windows-приложения;
• использовать шаблоны для документов, отправляемых по факсу, выбирать «шапки» факсов.

Программа предоставляет возможность разграничить права доступа: на работу с факсами (создание, чтение, удаление, пересылка и пр.) и на отправку факсов по междугородним или международным линиям.

История развития

2019: Интеграция с «МойОфис»

18 сентября 2019 года «Логика бизнеса» сообщила, что совместно с «Новыми облачными технологиями» интегрировали свои решения. Подробнее здесь.

2018

Совместимость с Postgres Pro 10

Компании «Логика бизнеса» 21 ноября 2018 года объявила о том, что компания Postgres Professional подтвердила технологическую совместимость продуктов «Логика: ЮЗ ЭДО» и «Логика: СЭД» с системами управления базами данных (СУБД) Postgres Pro 10 и Postgres Pro Certified 10 (версией, сертифицированной ФСТЭК). Подробнее здесь.

Возможности и дополнительные модули «Логики СЭД»

Автоматизация управления документами с помощью «Логики СЭД» приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, а значит, к общему повышению качества управления, утверждают разработчики.

На октябрь 2018 года система позволяет решать следующие управленческие задачи:

• Организация эффективной работы с договорами
• Автоматизация документооборота органов власти федерального или регионального уровня
• Повышение эффективности работы с заявками
• Автоматизация процессов подготовки и проведения совещаний
• Максимально безбумажный вид внутрикорпоративного документооборота
• Реализация проектного документооборота и возможности коллективной работы
• Обеспечение актуальности нормативных документов
• Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей
• Управление документами в рамках системы менеджмента качества
• Организация оперативного и архивного хранения документов

Эффекты от внедрения «Логики СЭД»:

• В органах власти:
  • Повышение качества оказания государственных услуг
  • Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости
  • Повышение прозрачности и открытости деятельности
  • Снижение расходов на обеспечение работы органов власти
  • Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАР, архивы, порталы госуслуг)

• В коммерческой компании:
  • Улучшает управляемость
  • Позволяет оперативное реагировать на изменения
  • Повышает конкурентоспособность компании на рынке

Дополнительные модули

• Модуль «Совещания»
  • При помощи модуля по работе с совещаниями можно будет полностью автоматизировать процессы планирования, подготовки и проведения совещаний, составления протоколов совещаний и контроля исполнения решений, принятых на совещаниях. Начать работу в модуле можно будет как с самого первого этапа — подготовки совещания, так и с этапа составления протокола совещания.

• Модуль «Нормативные документы»
  • При помощи модуля по работе с нормативными документами можно организовать хранение и предоставление доступа сотрудникам к актуальной нормативно-справочной информации организации.

• Обновленный интерфейс
  • Модуль обеспечивает работу с новым мобильным интерфейсом.

• Модуль «Адаптер МЭДО»
  • Адаптер МЭДО предназначен для подключения системы электронного документооборота к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Адаптер МЭДО преобразует передаваемые или получаемые данные, входящие в состав электронных сообщений МЭДО, в формат представления данных, используемый в решении «Логика СЭД». Помимо обмена документами, модуль организует обмен уведомлениями о ходе исполнения документов.

• Модуль «Коннектор к внешним хранилищам»
  • Модуль относится к технологическим сервисам и представляет собой вспомогательную базу данных, применяемую для обработки запросов по передаче вложений во внешнее хранилище и запросов по работе с вложениями, которые хранятся во внешнем хранилище.

• Подсистема «Оперативное и архивное хранение документов»
  • Подсистема оперативного и архивного хранения документов в организации предназначена для учета, использования и хранения документов, образовавшихся в деятельности организации и составляющих ее документальный и архивный фонд в соответствии с нормативными требованиями и существующей в Российской Федерации практикой ведения делопроизводства и архивного дела.

• Модуль «Инфографика»
  • Модуль имеет две реализации. Первая предназначена для графического отображения данных по исполнению поручений сотрудниками на основании БД Поручения. Вторая обеспечивает формирование в виде диаграмм данных по задачам сотрудника (-ов) на основании БД Кабинет.

2017

Интеграция с Information Leak Detection

8 августа компания «Логика бизнеса» объявила об интеграции в систему электронного документооборота «Логика СЭД» решения Information Leak Detection (ILD) компании «ЭвриТег», позволяющего контролировать утечки конфиденциальных документов.

По данным компании «ЭвриТег», до 20% всех случаев утечки происходит именно через бумажные носители. Если цифровые данные защищены системами DLP (Data Leak Prevention), то уязвимость бумажных документов сохраняется. Их можно незаконно скопировать и передать третьим лицам, что ударит по репутации компании или приведет к финансовым потерям.

Система ILD помогает гарантированно определить источник утечки конфиденциальной информации на бумажных носителях. Алгоритм работы решения заключается в создании индивидуальных копий документа, с которым сотрудники работают в системе электронного документооборота. ILD запоминает несколько параметров документа: алгоритм преобразования, дату и время выдачи копии, а также идентификационные данные сотрудника. В случае утечки сведений ILD достоверно определяет сотрудника, по чьей вине она произошла.

Интеграция системы ILD с нашим решением «Логика СЭД» позволяет по максимуму защитить работу пользователей с бумажными конфиденциальными документами от потенциальных утечек, — заявил коммерческий директор «Логики бизнеса» Георгий Подбуцкий. — Интерфейс работы с документами, в том числе механизм расследования выявленных утечек, полностью встраивается в инфраструктуру СЭД. Это позволяет пользователям не менять привычный порядок работы с информацией внутри СЭД, а служба безопасности получает инструмент для расследования несанкционированных действий с бумажными копиями документов.

Использование ILD значительно сокращает количество утечек ценной информации, даже если раньше это случалось регулярно. В случае же произошедшей утечки руководство сможет быстро и точно определить нарушителя, — подчеркнул технический директор компании «ЭвриТег» Андрей Заикин. — Теперь заказчики «Логики СЭД» смогут обеспечить полный контур защиты конфиденциальных данных, включив в него бумажные документы.

"Логика СЭД" 3.6

24 января 2016 года компания «Логика бизнеса» сообщила о выпуске релиза версии «Логика СЭД 3.6» на платформе IBM Notes/Domino. В составе продукта функционал расширения возможностей и повышения производительности пользователей СЭД.

В состав этой версии вошли 94 функциональных доработки, внесено 53 исправления. Среди них:

• Реализована возможность консолидации изменений в документе на этапе согласования
• Создан новый механизм сравнения документа в графическом и текстовом форматах с помощью «движка» ABBYY ScanDifFinder (SDK)
• Улучшенная система оповещения уведомит пользователя о получении нового задания, даже если СЭД не запущена
• Доработан новый интерфейс мобильной версии СЭД

Действие сервиса сравнения оригинала документа и его копии в «Логика СЭД», (2016)

Консолидация изменений

В жизненном цикле обработки документа, например, на этапе его согласования, участвует большое количество рецензентов, каждый из которых вносит свои изменения. Новая функциональность позволяет автоматически объединить все изменения в один файл.

Сравнение документов

Модуль «Сравнение документов» на базе технологии ABBYY ScanDifFinder (SDK) автоматически находит различия в версиях документа и выделяет все изменения в тексте. Использование такой функциональности снижает риски подписания некорректной версии документа и упрощает работу всех сотрудников, взаимодействующих с контрагентами — юристов, финансистов, менеджеров по продажам и др.

Пользователь может сопоставить оригиналы и копии документов в любой комбинации поддерживаемых форматов, как текстовых, так и графических (например, *.doc и *.jpeg, *.tiff, *.pdf), и получить список всех найденных отличий в удобном представлении. Сотрудники компании избавляются от необходимости полностью и «вручную» проверять договоры, счета-фактуры и другие документы, за счет чего скорость обработки документов повышается в несколько раз, а ошибки, неизбежно возникающие при ручной проверке, исключаются.

Система оповещений

Оперативное информирование пользователя о заданиях в системе электронного документооборота повышает эффективность работы. Теперь пользователь получит уведомление о новой задаче, даже если СЭД не открыта.

Интерфейс мобильной версии СЭД Модернизирован функционал мобильной версии:

• Обсуждения
• Дополнительное согласование
• Делегирование
• Подписка на документ
• Кнопки вынесения решений
• Типовой этап исполнения для всех типов документов

Новая функциональность реализована в соответствии с пожеланиями заказчиков и направлена в основном на улучшение взаимодействия системы с пользователем. Мы надеемся, что эти изменения значительно упростят работу с документами тысячам пользователей нашей СЭД. Кирилл Соколов, руководитель практики IBM Notes/Domino «Логики бизнеса»

2016

Модуль «Сравнение документов»

14 декабря 2016 года компания «Логика бизнеса» сообщила о совместной с компанией ABBYY разработке для сравнения различных версий документов в системе электронного документооборота «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino.

Модуль «Сравнение документов» на «движке» ABBYY ScanDifFinder (SDK) автоматически находит различия в версиях документа и выделяет все изменения в тексте. Использование такой функциональности снижает риски подписания некорректной версии документа и упрощает работу всех сотрудников, взаимодействующих с контрагентами, — юристов, финансистов, менеджеров по продажам и др.

Пользователь может сопоставить оригиналы и копии документов в любой комбинации поддерживаемых форматов, как текстовых, так и графических (например, *.doc и *.jpeg, *.tiff, *.pdf), и получить список всех найденных отличий в удобном представлении. Сотрудники компании избавляются от необходимости полностью и «вручную» проверять договоры, счета-фактуры и другие документы, за счет чего скорость обработки документов повышается в несколько раз, а ошибки, неизбежно возникающие при ручной проверке, исключаются.

В ближайшее время функциональность автоматического сравнения документов будет доступна в системах «Логика СЭД» на СПО-платформах — Alfresco / МСВСфера Инфооборот и JBoss.

Согласно исследованию ABBYY, около 40% офисных сотрудников периодически сталкиваются с необходимостью сравнивать различные версии юридически значимых документов. При этом любая ошибка может дорого обойтись компании — от потери времени до судебных исков. С помощью нового инструмента проверка документа займет всего несколько минут, а контрагенты могут быть полностью уверены в корректности подписанного договора. Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора ABBYY Россия

Технологии ABBYY, предназначенные для интеллектуальной обработки и анализа документов, хорошо дополняют основную функциональность системы "Логика СЭД" и позволяют нашим заказчикам решать специализированные задачи на новом уровне. Решение будет особенно полезным для организаций с большим объемом документооборота, для них эффективность управления версиями документов на всех этапах согласования существенно повысится. Георгий Подбуцкий, коммерческий директор "Логики бизнеса"

Удаление оболочек

В июне 2016 года из Реестра отечественного ПО, курируемого Минкомсвязи, без привлечения внимания к ситуации были удалены программные продукты, оказавшиеся на поверку оболочками для платформ IBM и EMC^[1].

Релиз версии "Логика СЭД" 3.5.1

В начале 2016 года вышла версия «Логика СЭД 3.5.1» на IBM Notes/Domino, в которой реализовано 14 новых функциональных возможностей и внесено 53 исправления.

В части доработки нового интерфейса:

• Реализована функция утверждения
• Реализованы тикеры в верхней панели для показа ключевых количественных параметров: сколько уведомлений задачный, сколько информационных
• Реализован конвертер файлов других форматов в формат pdf для просмотра
• На стадии обработки замечаний реализованы функции [Продолжить] и [Вернуть]
• Для адресата служебной записки добавлена функция [Ответить]
• В карточках документов добавлена вкладка «Задачи» для отображения поручений по документу

Другие функциональные возможности:

• Реализована настройка в документах настроек функциональных баз «Блокировать создание новых документов»
• Реализован функционал помещения черновиков поручений в корзину и восстановления из корзины по аналогии с функциональными базами
• Реализован поиск документов по уволенному сотруднику
• Реализована возможность увольнения сотрудника, имеющего большое количество документов в функциональных базах. По запросу без выполнения процедуры передачи прав на документы
• Реализована обработка ситуации, когда пользователь переключается на делегирующего, который не пользователь приложения
• Добавлены признаки доступности типового маршрута для создания документов в обычном и новом (облегченном) интерфейсе
• Реализован механизм очистки сохраненных отчетов
• Доработан функционал передачи документов

2015

Релиз версии "Логика СЭД" 3.4.2

16 апреля 2015 года стало известно о выходе релиза "Логика СЭД" 3.4.2. В его составе пять функциональных возможностей и сделано 93 исправления^[2].

Функциональные дополнения

• На форме резолюций и решений добавлен флаг «Получать уведомления от соисполнителей». Если флаг не установлен, то отчеты соисполнителей направляются только ответственному исполнителю поручения
• В БД Шаблоны добавлено новое представление «Шаблоны уведомлений по категории»
• Добавлен признак в заголовки карточек документов о том, что документ помещен в корзину
• В окне добавления вложений ссылка «Сканировать» заменена на кнопку
• В типовой процесс - в параметры согласования, добавлена настройка пропуска согласующих, вынесших решение «Согласен с комментариями». Настройка действует на повторных итерациях согласования для пропуска согласующих, вынесших это решение.

Релиз версии "Логика СЭД" 3.5

Компания «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»), бизнес-партнер IBM, выпустила в сентябре обнволение «Логика СЭД 3.5» на платформе IBM Notes/Domino с поддержкой мобильных устройств, новым интерфейсом и высокой скоростью работы.

С использованием новой технологии разработки IBM XPages создана новая версия `Логики СЭД` с поддержкой мобильных устройств, новым интуитивно понятным интерфейсом и высокой скоростью работы. Первые подходы к разработке нового интерфейса системы «Логика СЭД» были сделаны в 2012 г. Для этих работ привлекался созданный внутри компании «Логика бизнеса» центр проектирования интерфейсов, где работали квалифицированные проектировщики интерфейсов. Но тогда пользователи системы отдавали предпочтение, в первую очередь, функциональным требованиям. Поэтому работа над созданием нового интерфейса для системы «Логика СЭД» была приостановлена.

Она возобновилась в конце 2013 г. При разработке нового интерфейса ставились следующие задачи: создать интерфейс, в котором будет удобно работать на различных мобильных устройствах — сделать большие и удобные кнопки, надписи и использовать те приемы работы, которые привычны для мобильных устройств; интерфейс должен быть понятным и не перегруженным информацией — весь объем функциональности, который имеется в системе, нужен весьма ограниченному числу пользователей в организации, большинству же достаточно видеть свои задачи и уведомления, искать и просматривать документы, выполнять простые действия согласования, подписания, ознакомления, выдачи и исполнения поручений; у каждого сотрудника должна быть возможность настроить рабочее место в системе так, как ему удобно; у заказчика должна быть возможность стилизовать интерфейс — использовать другие шрифты, цвета, названия элементов, наборы иконок и т.п.; в перспективе сделать новый интерфейс основным в системе.

При разработке нового интерфейса использовались современные тренды в дизайне сайтов и приложений — плоский дизайн (flat design) и адаптивный дизайн (responsive design, реализуется в системе в ближайшее время). Плоский (двумерная визуализация объектов) дизайн — это минималистский подход к дизайну объектов, который подчеркивает удобство использования: отсутствие лишних эффектов, простота элементов, аккуратная работа со шрифтами, акцент на цвет, пояснили в компании. В большей степени ориентирован на конечного пользователя. Плоский дизайн начал развиваться в противовес концепции скевоморфизма и выступал против методов «реальной» визуализации объектов в пользу более упрощенных и эстетически простых решений.

В свою очередь, адаптивный дизайн — дизайн веб-страниц, обеспечивающий корректное отображение сайта на различных устройствах, подключённых к интернету, и динамически подстраивающийся под заданные размеры окна браузера. Цель адаптивного дизайна — обеспечить универсальность сайта/приложения, чтобы его можно было удобно просматривать с устройств различных разрешений и форматов. Адаптивный дизайн не предусматривает создания отдельных версий для разных видов устройств. Один и тот же сайт/приложение может работать на смартфоне, планшете, ноутбуке и телевизоре с выходом в интернет.

Помимо нового интерфейса, в новой версии «Логики СЭД» реализовано 29 функциональных доработок, а также внесены 43 исправления.

2014

«Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino интегрируется с VideoMost

В конце 2014 года компания «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») интегрировала систему «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino с продуктом VideoMost.

VideoMost — отечественный программный продукт для организации HD веб видеоконференций через браузер и на планшетах через Интернет. VideoMost создан на базе движка Российской компании SPIRIT — мирового лидера в области передачи голоса и видео по IP-каналам.

Вызов функциональности видеоконференций VideoMost (многоточечная видеосвязь, панель материалов, доска для рисования, чат) доступен из любого документа СЭД и позволяет быстро запустить конференцию среди действующих лиц контекста объекта (документа) или любого субъекта (пользователь, контрагент) СЭД. При этом участники организованной конференции получают приглашения принять участие на главную страницу СЭД и\или в почтовый ящик. Приглашение содержит ссылку на объект обсуждения.

Инициация видеоконференции происходит прямо в окне СЭД при работе с документами, поручениями, совещаниями. Приглашаемый пользователь получает соответствующее уведомление и может мгновенно войти в видеоконференцию, где он получит доступ к материалам конференции и сможет их оперативно обсудить со всеми участниками совещания.

«Быстрая и легкая коммуникации между сотрудниками в процессе согласования документов — важная составляющая эффективной работы любой организации, — комментирует директор по разработке и консалтингу „Логики бизнеса` Кислицын Алексей . — Продукт VideoMost позволят нашим заказчикам оперативно коммуницировать между собой и, следовательно, быстрее достигать результата».

Логика СЭД 3.4.1

• В данной версии реализовано 14 новых функциональных возможностей и внесено 103 исправления. В частности, обновлен дизайн главной страницы, представления, карточки документов. Обновлены иконки баз данных и функций в системе. На главную страницу добавлена ссылка на почту при установленной настройке. Добавлены настройки по расположению почтового ящика (почта Notes или URL — ссылка на внешнюю почту).
• Реализован функционал по ведению истории делегирования полномочий сотрудников и добавлены уведомления по назначению и отмене делегирования полномочий.
• При установленной настройке «Использовать делегирование» для подписантов и контролеров реализован выбор сотрудников в обе стороны.
• Реализован функционал поиска контрагентов по ИНН.
• Реализована проверка на отсутствие ИО/ДЛ при выборе не пользователя системы в качестве участника обработки документа.
• Реализован функционал по запрету работы пользователя не на своем сайте.
• В карточке поручения добавлено фиксирование даты и времени предоставления промежуточного отчета по исполнению поручения.
• Добавлено поле для ввода комментария при публикации документа.
• Реализован функционал смены статуса нормативного документа на «Изменен» на любой стадии, добавлены иконки признаков действия нормативного документа в заголовок карточек.
• Доработан веб-интерфейс системы.

Примечания