Торговая сеть «Гроздь» перевела торговые точки на ERP-систему Microsoft

2017: Перевод торговых точек на Microsoft Dynamics AX 2012

Сеть продовольственных магазинов Саратовской области «Гроздь» в феврале 2018 года объявила о переводе торговых точек на ERP-систему, построенную на базе Microsoft Dynamics AX 2012. Внедрение было реализовано при поддержке консалтинговой компании Columbus.

Предпосылки

До проекта с Columbus торговая сеть использовала несколько ИТ-решений: для ведения бухгалтерского учета, системы безопасности, POS-систему, а также решения для электронного обмена документами и управления терминалами сбора данных. Такое число разрозненных систем создавало сложности при осуществлении их поддержки, отнимало много времени и сил у сотрудников ИТ-отдела.

Задачи проекта

Руководство сети «Гроздь» искало комплексное решение с широкими возможностями по доработке и развитию функционала, исходя из будущих потребностей торговой сети. Требовалось унифицировать рабочие операции всех магазинов и подразделений торговой сети. ERP-система должна была охватить процессы финансов, логистики, управления распределительным центром и отгрузками, собственного производства, учета сырья и продукции, управления ассортиментом, электронного обмена данными с поставщиками, учета ретро-бонусов и другие.

Выбор системы

В ходе поисков системы руководство «Гроздь» изучило предложения различных вендоров и остановилось на платформе Microsoft Dynamics AX. Ключевыми критериями выбора партнера по проекту были наличие у компании готовой функциональности решения для розничной торговли, гибкость и адаптируемость системы, а также опыт проектной команды. Для поиска поставщика решения торговая сеть провела тендер с участием нескольких ИТ-консалтинговых компаний, в результате которого партнером стала Columbus.

Ход проекта

Перед проектной командой стояли следующие задачи:

• Повысить оперативность обновления в системе товарных остатков путем обработки данных по товарным чекам в течение дня;
• Обеспечить надежную интеграцию с другими системами, используемыми в компании: EDI, ЕГАИС и др.;
• Оптимизировать управление ассортиментом за счет внедрения справочника жизненного цикла товаров и хранения истории изменения ассортимента;
• Автоматизировать учет расчетов с поставщиками и формирования заявок на платежи в соответствии с коммерческими условиями соглашений.

Нам повезло с проектной командой. Консультанты Columbus досконально изучили и описали применяемые компанией операции и процессы. Это специалисты с высоким уровнем экспертизы и глубокими знаниями специфики бизнеса нашей сферы розничной торговли, — отметила Ирина Алексеева, финансовый директор торговой сети «Гроздь».

Реализация проекта шла поэтапно, за это время специалисты провели: автоматизацию процессов табельного учета, торговых и логистических процессов, настройку финансового контура и масштабное тиражирование.

Итоги проекта

Проект затронул 226 магазинов и все ключевые подразделения торговой сети. Переход на единую корпоративную ERP-систему позволил стандартизировать учет данных, оперативно получать информацию по каждому магазину и осуществлять планирование и анализ деятельности всей компании. Итогом внедрения стала унификация ранее разрозненных процессов финансов, закупок и продаж, ассортиментного планирования, управления логистикой, учета продукции и др.

Теперь мы работаем с данными совершенно иного качества — в систему заложены удобные инструменты контроля бизнес-процессов, наглядного представления информации, формирования и анализа отчетности. Все это помогает руководству нашей компании своевременно получать необходимые сведения и принимать взвешенные решения, — подвел итоги проекта Андрей Махновец, ИТ-директор торговой сети «Гроздь».

По отзыву заказчика, ERP-система позволяет получить исчерпывающий и точный свод данных по магазинам на базе осуществленных проводок и представлять полученную информацию в удобном виде. Среди ключевых результатов проекта в сети «Гроздь» отметили следующие:

• Менеджменту финансового отдела стало проще согласовывать заявки на оплату, контролировать выполнение каждой из них, анализировать финансовые показатели и график постоянных платежей, быстро находить необходимые документы по договорам с партнерами.
• В части управленческого учёта были автоматизированы процессы взаиморасчётов с контрагентами, учёта ретро-бонусов, учёта основных средств и нематериальных активов, казначейства, формирования финансовой отчётности и расчёта показателей финансового анализа.
• Осуществлен переход от кассового метода признания доходов и расходов на метод начисления. При этом внедренная система позволяет оперативно получать аналитическую отчетность как с точки зрения управления доходами и расходами, так и с точки зрения управления денежными потоками.
• Автоматизирован важнейший блок процессов управления ассортиментом. Используемое решение позволяет управлять ассортиментом с учетом этапов жизненного цикла ассортимента относительно торговых точек, сгруппированных по форматам, географии и другим аналитикам, с возможностью детализации до конкретного магазина.
• Реализован и стабильно функционирует механизм сводного планирования и автоматического формирования заказов на пополнение торговых точек с учетом прогноза спроса. Бэк-офисные процессы всех магазинов также перенесены в автоматизированную систему. Реализованы инструменты табельного учета. Коммерческая и финансовая отчетность осуществляется на базе технологий OLAP.
• Изменения коснулись и ценообразования — теперь торговая сеть осуществляет гибкое формирование цен по номенклатуре по каждому магазину и периоду.

В планах дальнейшего развития решения — применение компанией продвинутых инструментов расчета и управления ценами.

В ходе внедрения специалисты Columbus также провели настройку решения EDI для обеспечения возможности электронного обмена данными между ERP-системой и поставщиками, в результате чего «Гроздь» снизила трудозатраты персонала по работе с приходными накладными.

2016: Автоматизация табельного учета рабочего времени сотрудников

Консалтинговая компания Columbus завершила проект по автоматизации табельного учета рабочего времени сотрудников в торговой сети «Гроздь» - первым этапом внедрения отраслевого решения Columbus Food Retail на платформе Microsoft Dynamics AX 2012, сообщила пресс-служба интегратора 28 июня 2013 года.

Ход проекта

Сотрудничество «Гроздь» и Columbus направлено на оптимизацию процессов управления розничными магазинами региональной сети. Комплексное решение Columbus Food Retail разработано специалистами консалтинговой компании с учетом типовых требований продуктовой розницы и позволит решить весь спектр задач ритейлера, связанные с планированием ассортимента и организацией продаж, маркетинговой деятельностью, управлением цепочками поставок, взаимоотношениями с поставщиками, учётом продукции собственного производства.

«Ведущие розничные сети заинтересованы в комплексных решениях, тонко настраиваемых в соответствии с отраслевой спецификой и позволяющих значительно минимизировать операционные издержки. Отраслевой продукт Columbus Food Retail, разработанный нашими специалистами на платформе Microsoft Dynamics AX, полностью обеспечит потребности торговой сети «Гроздь» в дальнейшем росте», - подчеркнула Елена Карпуничева, директор по развитию бизнеса Columbus.

«Мы только приступили к внедрению системы, на текущий момент решена задача по автоматизации табельного учета, что позволяет нам формировать графики занятости для каждого сотрудника и готовить отчетность по фактически отработанному времени персонала. На основе данных рабочего времени мы можем точнее рассчитывать заработную плату работников магазинов, бонусы, отпускные и больничные, различные премии и компенсации», - отметил Андрей Махновец, директор по ИТ розничной сети «Гроздь».

Развитие проекта

19 июля 2017 года компания Columbus Russia сообщила о проекте автоматизации передачи данных в Единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС) для сети продовольственных магазинов «Гроздь». Технология создана компанией Columbus с использованием платформы Microsoft Dynamics AX 2012.

Торговой сети «Гроздь» требовалось технологическое решение, обеспечивающее регистрацию розничных продаж в ЕГАИС в соответствии с требованиями регулятора, отражающее в системе перемещения алкогольной продукции при закупке, возвратах, списании товара. «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Эксперты компании «Гроздь» искали программный продукт, который сможет свести к минимуму все сложности и особенности работы с алкогольной продукцией. Также торговая сеть ориентировалась на те решения, которые не будут требовать значительного увеличения объёма ручного труда по вводу данных и дополнительной интеграции с ERP-системой. Собственная разработка Columbus дополнила инструменты Microsoft Dynamics AX 2012 расширенным функционалом взаимодействия с ЕГАИС, адаптированным под бизнес-процессы заказчика.

Начиная проект, консультанты Columbus изучили документацию по ЕГАИС и провели анализ технических требований к передаче данных в систему. До 1 января 2016 года требовалось настроить механизмы взаимодействия со справочниками алкогольной продукции, алкогольных поставщиков и др., после чего автоматизировать основную цепочку товародвижения.

В рамках второго этапа, до 1 октября 2016 года, специалисты привели остатки алкогольной продукции в ЕГАИС в соответствие с остатками в учётной системе.

Специалисты Columbus провели консультации среди персонала центрального офиса, после чего в учебном центре компании «Гроздь» обучение прошли сотрудники магазинов.

Специалисты Columbus создали для нас оптимальное программное решение, которое позволило использовать при работе с алкогольной продукцией как можно меньше времени и ресурсов. Мы перешли на работу с системой в предусмотренные законодательством сроки и довольны профессионализмом сотрудников компании. Андрей Махновец, директор по ИТ торговой сети «Гроздь»

Итог проекта

Решена основная задача – настройка работы с ЕГАИС в рамках принятых регулятором стандартов. Торговая сеть повысила качество учета алкогольной продукции, автоматизировала цепочку товародвижения и свела к минимуму трудозатраты персонала при работе с алкоголем.

Созданное нами решение четко выполняет требования регулятора, при этом разработка с использованием привычной для торговой сети платформы Microsoft Dynamics AX 2012 позволила сэкономить ресурсы заказчика. Мы советуем всем дистрибьюторам и ритейлерам обращать внимание на объемы и сложность работы с ЕГАИС. Важно снижать трудоёмкость взаимодействия с системой и повышать качество учёта продукции. Николай Дорогов, директор практики Retail компании Columbus