«Информация правит миром»
Прежде всего, при любых обстоятельствах компании, планирующей впервые внедрять ERP-систему, необходимо провести самостоятельное исследование существующей ситуации и оценить, как уровень организации собственных бизнес процессов и их готовность к автоматизации, так и выбор систем автоматизации торгового бизнеса, а также предложение на рынке услуг бизнес-консалтинга (собственно консалтинг + внедрение). В процессе такого исследования желательно пользоваться материалами из разных источников (например, самостоятельно найденными в Интернет, полученными у коллег по бизнесу и приобретенными у аналитиков). Альтернативным вариантом является заказ услуг ИТ-консалтинга, но большинство компаний, оказывающих такие услуги, выполняют и собственно внедрение систем, а, следовательно, являются лицами заинтересованными. Компаний же, занимающихся «чистым» ИТ-консалтингом, на российском рынке весьма немного.
В результате проведенного исследования компания должна получить видение своего текущего положения и возможных путей дальнейшего развития. Желательно, также, получить оценочные суждения о косвенных потерях, которые компания несет без действующей ERP-системы, возможных выгодах от автоматизации, размере бюджета, который она готова выделить на проект (его, скорее всего, сразу нужно будет увеличить в полтора-два раза) и ожидаемом периоде окупаемости затраченных на внедрение средств.
Полученная информация, даже неполная и не абсолютно точная, позволит сделать вывод о том, нужна ли вообще компании ERP-система или можно обойтись какой-то комбинацией отдельных специализированных программных продуктов. Станет, также, понятно, требуется ли выполнять аудит и реинжиниринг бизнес-процессов, вносить какие-то изменения в бизнес-модель, организационную структуру, принципы управления компанией, чтобы стало возможно относительно «безболезненно» перейти к автоматизированной обработке деловой информации. Желательно, на этом же этапе точнее определить тип компании и ее бизнеса и выяснить, существуют ли отраслевые (они же – типовые проектные) решения для этого типа предприятий торговли или хотя бы возможность получить такое решение, скомбинировав несколько «близких» к желаемому. В результате, компания получит информацию о том, потребуется ли в ходе проекта выполнять доработки ERP-системы (или отраслевого решения на ее базе) под специфику бизнеса (что, естественно, увеличит стоимость проекта) или же существует возможность внедрить типовое решение, «привязав» его к предприятию посредством настройки нужных параметров. Кроме стоимостных характеристик проекта такая информация позволит судить и о сроках его реализации.
Определение общих требований
После ответа на вопрос «А надо ли?» необходимо подумать над вопросом «Что именно?», то есть определить общие требования к будущей системе. До того, как спускаться на уровень параметров производительности систем, объема поддерживаемых ими баз данных и т.п., необходимо согласовать на уровне руководства принципиальные вопросы. В частности, какие контуры системы управления предприятия будут реализованы, какова важность каждого из них для компании, в какой последовательности предполагается их внедрять, постепенно или сразу произойдет переход к выполнению всех операций в информационной системе, будет ли компания «подстраиваться» под ERP-систему или же ERP-система должна будет «прогнуться под компанию». Здесь же совершенно необходимо учесть стратегию развития компании. Так как после внедрения ERP-система станет информационной «нервной системой» организации, ее возможности должны обеспечивать поддержку всех запланированных изменений (роста бизнеса, выхода на новые рынки, расширения предлагаемого ассортимента и (или) способов продажи и др.). Соответственно, и при выборе решения это должно учитываться.
Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга
На базе формализованных таким образом требований на следующих этапах станет возможно разработать техническое задание, в рамках которого уже будут учитываться конкретные функциональные и технические требования к системе, вытекающие из выполненной общей постановки задачи.
Определение подхода к внедрению
Следующим вопросом, ответ на который должна дать компания, является «Кто будет внедрять?». Существует три принципиальных возможности: внедрять собственными силами, воспользоваться услугами интегратора, или сделать что-то среднее. Внедрение собственными силами часто обходится дешевле, но может длиться дольше. Собственные сотрудники несут прямую ответственность перед руководством компании, не разгласят бизнес-информацию, а также хорошо знают компанию и бизнес-процессы в ней. Однако, без опыта, который накоплен консультантами компаний-интеграторов, сотрудники компании могут неоднократно «наступать на грабли», о существовании которых не знают из-за недостаточного опыта. С другой стороны, при всем своем опыте и сотрудники интеграторов временами «успешно» проваливают проекты, им требуется время для того, чтобы разобраться в специфике конкретного предприятия и существует риск, что они станут причиной утечки важной внутренней информации. В то же время, консультанты, как правило, действуют в рамках разработанной и отлаженной методологии описания и анализа бизнес-процессов и внедрения ERP-систем, у них существуют готовые решения большинства проблем, которые могут возникнуть в ходе проекта и им можно указать достаточно жесткие сроки. Промежуточный же вариант предполагает участие в команде проекта, кроме сотрудников ИТ-службы компании, сотрудников одного из интеграторов или даже вендора ERP-системы. Работы по внедрению при этом выполняются силами самой компании, а «внешние» участники команды проекта дают консультации по повышению эффективности работы, в случае необходимости обучают сотрудников компании, а также могут участвовать в управлении проектом.
Как правило, внедрение ERP-системы собственными силами – частый выбор промышленных предприятий, где традиционно существуют довольно крупные ИТ-отделы. Что же касается предприятий торговли, весьма часто они прибегают к услугам интеграторов.
Выбор системы
Практически параллельно с принятием решения по описанному выше вопросу необходимо осуществить выбор собственно ERP-системы, которую планируется внедрять. С одной стороны, этот выбор оказывает влияние на принятие решения о (не)привлечении интегратора, с другой же стороны – сам зависит от этого решения. Все же, по нашему мнению, функциональные и технические требования к системе важнее того, есть ли у сотрудников собственной ИТ-службы или «знакомого» интегратора опыт работы с ней. То есть, желательно, в первую очередь выбирать саму систему.
Для этого необходимы данные о существующем на рынке предложении ERP-систем для торговли, рыночных позициях и потенциале их вендоров, наличии на рынке труда специалистов по каждой из предлагаемых систем, опыте внедрения этих решений, удачных и неудачных проектах, стоимостных характеристиках, принципах лицензирования и ценообразования для каждого из поставщиков, функциональных и технических возможностях доступных на рынке решений.
Получить эти данные можно либо непосредственно у поставщиков (но придется их сводить к единому оформлению, терминологии и объему, а также «отбиваться» от сотрудников отделов продаж вендоров), либо воспользовавшись услугами аналитической компании, либо приобретя один или более аналитических отчетов. В данном случае выбор будет определяться затратами времени и денежных средств на каждый из перечисленных вариантов.
На основе полученных данных строится первоначальный список ERP-систем, которые могут подойти для автоматизации бизнеса компании. Системы в списке должны удовлетворять предварительно разработанному набору критериев относительно упомянутых выше рыночных позиций вендора, функционала решения, истории внедрений и т.д. Далее необходимо запросить у поставщиков попавших в список систем дополнительную информацию (желательно с презентацией реальных возможностей систем) и конкретные бизнес-предложения. На основе анализа дополнительных данных составляется окончательный список систем-претендентов (shortlist). Выбор единственной системы из него может быть осуществлен методом экспертной оценки или в рамках тендера, по усмотрению компании-заказчика.
Если было принято решение воспользоваться услугами интегратора, то необходимо выбрать его аналогичным описанному образом.
Разработка спецификаций
Далее, независимо от того, кто именно будет заниматься внедрением, необходимо составить и согласовать техническое задание, в котором будут определены сроки выполнения работ, конфигурация аппаратных и программных средств, формы выходных и входных документов и все остальные параметры проекта. Очень желательно, чтобы указанные в техническом задании параметры были формализуемыми, то есть имели числовое значение или, по крайней мере, могли быть выражены логическим значением «да/нет», «реализовано/не реалиовано» или «присутствует/отсутствует».
Далее, ИТ-службой или интегратором будут определены даты старта и завершения проекта, построены графики работ по проекту, определены бюджеты этапов или комплексов работ, контрольные точки, резервы времени, конкретные исполнители и другие параметры проекта.
Компания обязательно должна предоставить «спонсора проекта» - представителя высшего уровня управления, который будет курировать проект и обеспечивать решение вопросов на уровне компании. Как правило, даже если внедрением занимается интегратор, назначается руководитель проекта со стороны заказчика, который обеспечивает непосредственное согласование действий сотрудников компании с командой проекта, согласовывает и утверждает полученные в контрольных точках проекта результаты и принимает участие в подготовке к сдаче проекта.
Эксплуатация
Необходимым этапом, предваряющим завершение проекта, является опытная эксплуатация развернутой системы. Она начинается после предварительной сдачи-приемки выполненных работ и предназначена для ознакомления персонала с системой, отработки навыков работы с ней, а также выявления и устранения ошибок и недоработок. Продолжительность этого этапа, как правило, определяется заказчиком и фиксируется в техническом задании.
По завершении опытной эксплуатации и устранения выявленных недоработок производится сдача-приемка внедренной системы, подписываются соответствующие документы и система вводится в промышленную эксплуатацию.
Не всегда на практике все происходит так гладко, как это изложено на бумаге, но указанные выше рекомендации, по нашему мнению, все же могут оказать определенное положительное влияние на этот процесс.
