Интервью с исполнительным директором ELMA Алексеем Трефиловым

Алексей Трефилов: Я думаю, что рынок уже приспособился к новым правилам игры. С конца 2014 до середины 2015 состояние рынка можно было обозначить как «выжидательное» - было совершенно непонятно, как поведет себя экономика завтра. Однако на сегодняшний день каких-либо кризисных проявлений мы уже не наблюдаем – большинство компаний привыкли к новым неустойчивым реалиям.

Где-то в середине 2015 на фоне финансовой ситуации у нас была пара замороженных проектов, а также сорванных на поздних стадиях сделок, но характеризовать это как существенное явление я не могу – стабильный спрос на системы СЭД\BPM сохранился. Вообще, сейчас рынок перестроился, и компании учатся жить в новых условиях. Особенную активность наблюдаем в сегменте более крупных компаний, где системы автоматизации, такие, в частности, как системы электронного документооборота, воспринимаются как механизм экономии и контроля издержек. То есть как стратегический инструмент оптимизации деятельности, а не просто дорогостоящая строка в бюджете. Вообще, подход к автоматизации в кризис несколько меняет свой характер, приобретает особое значение.

Если говорить про наших клиентов в сфере внедрения электронного документооборота, то за последний год мы можем подчеркнуть продолжающийся рост размера среднего клиента. Думаю, что это обосновано не столько и только экономическими обстоятельствами, сколько технологическими аспектами. В сфере малого бизнеса сейчас представлено большое количество недорогих легковесных решений. Это всевозможные облачные решения, а также небольшие коробочные продукты. Обладая простым интерфейсом и минимум функций, они закрывают потребности небольших компаний, поэтому их интерес к более сложным и мощным системам электронного документооборота в этом сегменте угасает. Мы и ранее работали в основном с крупными компаниями, но за последние пару лет замечаем более острую сегментацию рынка и активность именно среди крупных компаний, для которых сложность и мощность системы как раз представляет ценность.

Алексей Трефилов: Подытожу ответ на предыдущий вопрос: я вижу состояние рынка СЭД как стабильное. И несмотря на откровенно суровое состояние современной российской экономики, в 2015 году мы не только не констатируем снижение спроса на BPMS и СЭД – наша компания получила серьезный рост по сравнению с предыдущим годом. Компании готовы инвестировать в свою эффективность.

Анализируя стабильный рост спроса на наши разработки, я бы не стал выделять стремление к импортозамещению как нечто ключевое в этом вопросе. За последние годы на различных конференциях и форумах я слышал достаточно о переходе на отечественные технологии и об отказе от западных решений. Однако реальная практика здесь невелика.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.1 т

Впрочем, некоторые движения все же есть. За последние полтора года был ряд обращений из крупных и особенно крупных компаний по вопросу импортозамещения. В основном это компании госсектора. Мне даже доводилось общаться с представителями департаментов импортозамещения – уникальная в своем роде структурная единица!

Что действительно сегодня сближает отечественного потребителя с отечественным разработчиком – это доступные рублевые цены. Стоимость приобретения и поддержки западных продуктов взлетели вслед за долларом и евро. Особенно остро этот вопрос стоит в небольших и средних компаниях, где финансовый аспект при выборе программного обеспечения играет большую роль, а небольшие объемы не позволяют говорить о корпоративных скидках.

Алексей Трефилов: Принципиально с точки зрения организации нашей работы и поведения на российском рынке для нас ничего не поменялось. Мы считаем выбранные ранее стратегии актуальными и правильными. И последние результаты нашей деятельности лишь подтверждают это.

Если же говорить глобально о работе компании, то мы стали больше работать за пределами Российской Федерации. В 2015 году у нас было много проектов в странах СНГ, в том числе очень крупных. Конечно работа в данных регионах имеет свою специфику и требует особого подхода.

Пожалуй, самое существенное – мы выпустили международную версию продукта. Дело не ограничилось простым переводом продукта и сайта на английский язык (к слову, английская версия продукта у нас как раз уже существовала несколько лет – наряду с украинской и казахской). Мы пошли дальше и значительно проработали подсистему интерфейсов. Теперь система полностью мультиязычна. Имеется возможность в удобном интерфейсе добавлять новые языки – дело не ограничивается только лишь наиболее популярными английским, немецким, испанским, французским языками – при желании мы можем добавить произвольный новый словарь.

Интерфейс системы поддерживает одновременную работу на нескольких языках, то есть каждый пользователь системы может выбрать представление информации на удобном и понятном ему языке. Таким образом в едином процессе мы можем организовать работу сотрудников, которые весьма вероятно даже не поняли бы друг друга, а значит, не смогли бы выполнять работу совместно.

Кстати, данная задача впервые потребовала решения именно на нашем российском проекте. Когда потребовалось организовать совместную работу русскоговорящих сотрудников и их руководства, среди которых было немало иностранцев, особенно среди топ-менеджмента. Система электронного документооборота в данном случае выполняет стратегическую задачу.

Алексей Трефилов: Разумеется, конкуренция на рынке систем электронного документооборота есть и она огромная. На сегодняшний день потребителю на выбор представлено большое количество зрелых решений, поэтому выбор этот серьезный и сложный. Конечно, конкуренция на рынке CRM-систем более ожесточенная, но в случае систем ЭДО много конкурентов занимают одну нишу. Здесь почувствовать себя уверенно позволяет только некоторое четкое позиционирование и отличие от ряда многочисленных конкурентов. В нашем случае все просто – архитектурно мы – BPM-система, поэтому система ELMA полезна в случае, когда требуется не просто внедрить «Канцелярию», а необходимо отстроить бизнес-процессы (а соответственно и документооборот, сопровождающий эти процессы). Поэтому если заказчик ищет классическую канцелярию без излишеств – скорее всего это не наш клиент, в его распоряжении есть отличные продукты конкурентов. Если же предполагается серьезный сложный проект – это наша стихия.

Отвечая на вопрос конкуренции с иностранными системами, скажу, что на рынке систем электронного документооборота она отсутствует полностью – зарубежные решения далеки от нашей российской практики, совершенно не учитывают нашего опыта и это понимается и потребителем, и вендорами. Поэтому сталкиваться на проектах автоматизации документооборота с зарубежными конкурентами не доводилось.

Совсем другое дело, когда заказчик внедряет не `классический документооборот`, например, а бизнес-процессы или CRM-систему. Здесь иногда приходится конкурировать с западными решениями, список которых на нашем российском рынке достаточно ограничен. В большинстве случаев это заказчики уровня «Enterprise», ИТ-департаменты которых изначально лояльно настроены к использованию раскрученных западных корпоративных технологий.

Алексей Трефилов: Пожалуй самое важное изменение на рынке СЭД/ECM-систем – достижение определенного уровня зрелости. В последнее время встречается все меньше компаний, в которых ELMA – первая система, при помощи которой осуществляется автоматизация документооборота. Обычно наша система ставится на место старой (или не очень) системы электронного документооборота.

То есть сейчас встречается все меньше компаний, которые к вопросу автоматизации документооборота еще не подходили. Это имеет ряд последствий при выборе новой системы – потребитель стал более опытен. Полученный ранее опыт уже формирует некоторые реальные критерии выбора нового ПО (первый выбор мог быть совершен основываясь на необъективных факторах). Теперь в компании есть понимание, что им действительно необходимо, что подходит, а что не подходит.

Вообще, для нас как для вендора – это проще с одной стороны (с таким потребителем можно почти сразу говорить на одном языке, минуя долгую стадию просвещения и объяснений), с другой стороны удовлетворять такого потребителя может быть сложнее, так как теперь у него появились привычки, сформированные предыдущим продуктом и опытом. Достаточно часто приходится сталкиваться с заказчиками, которые считают, что новая система вдобавок к своим собственным особенностям должна уметь все, что умеет старая. Иногда эти предпочтения абсурдны или несущественны по своей сути, а иногда действительно имеют глубокий смысл и определяют модель работы компании, формируют конкурентное преимущество. Поэтому зачастую на проектах приходится подстраиваться под бизнес-модель, построенную под чужую непривычную технологию. Для этого, конечно, продукт должен быть гибким. Чтобы система могла подстроиться под работу компании, а не наоборот – и при этом никто не пострадал и не появилось лишних надуманных сложностей, которые впоследствии обернутся лишними сложностями при сопровождениях и обновлениях. Более того, изменения и адаптация системы должна осуществляться быстро (что является синонимом «недорого»). Именно гибкость я вижу как одно из основных конкурентных преимуществ нашей системы ELMA – в нашем портфеле на данный момент огромное количество проектов, в которых нашим продуктом была заменена старая система электронного документооборота, морально устаревшая, ограничения которой не позволяли адаптировать систему под нужды организации. Ведь зачастую сопровождение и развитие таких решений попросту намного сложнее и дороже.

Если говорить о технологических тенденциях на рынке СЭД\ECM, то из нашего опыта могу отметить три главных тренда.

Во-первых, это повышение требований к простоте и адаптивности интерфейсов. Современный пользователь привык к удобным и современным сервисам дома, ему не понятно, зачем он должен страдать и мучиться от неудобных решений на работе. И его нельзя назвать избалованным – это реальные и понятные потребности в удобных интерфейсах для эффективной работы. От компаний крупного и среднего сегментов, где находится основная масса наших клиентов, мы достаточно часто слышим пожелания по адаптации интерфейсов и сильной кастомизации нашего решения. Опять же, чтобы обеспечить оптимально минималистичные интерфейсы конечных пользователей, но сохранить при этом серьезную функциональность, система должна обладать соответствующим уровнем гибкости. Этот тренд проявлялся плавно на протяжении последних нескольких лет, и под влиянием голоса рынка и мы в значительной степени дорабатывали нашу систему, делая ее более гибкой для быстрых модификаций.

Во-вторых, наряду с простым и понятным интерфейсом, система автоматизации электронного документооборота должна обладать серьезными функциональными возможностями. Откровенно простые решения без тысяч функций сейчас конкурентоспособны разве что в сегменте совсем небольших компаний. Огромные чеклисты от ИТ-департаментов организаций, где функциональность систем сравнивается построчно – привычное дело, отсутствие той или иной возможности воспринимается как очевидный недостаток продукта. Более того, стоит отметить, что все чаще эти функции рассматриваются не просто для галочки или отчета – они реально используются, проекты стали сложнее. У серьезных компаний есть понимание, что автоматизация – это конкурентное преимущество, которым нужно пользоваться. Однако все растущая функциональная сложность решений может вступать в противоречие с ранее обозначенным трендом на упрощение интерфейсов. В случае с ELMA мы решили задачу при помощи ролевых интерфейсов: каждый пользователь работает со своим представлением системы, в котором нет ни одного лишнего элемента управления. Необходимый и достаточный минимум функциональности системы на текущего пользователя – это условие, которое позволяет обеспечить концентрацию сотрудника на работе, а не на непонятных играх с ИТ-решением.

В-третьих, отмечу тренд, который в аналитических обзорах и статьях обозначался уже несколько последних лет, однако реальное его проявление в России я наблюдаю только сейчас – это использование мобильных технологий.

Алексей Трефилов: Да. Причем если ранее подобные решения воспринимались разве что как интересная игрушка, сегодня мобильная работа стала реальностью и абсолютно повседневным явлением.

Потребителей мобильного функционала СЭД можно условно разделить на две категории: руководители и выездные специалисты. Конечно большинство представленных на рынке систем в первую очередь ориентированы на первую категорию. Среди руководителей распространено отсутствие на рабочем месте со всеми вытекающими последствиями на качестве протекания процессов – на них скапливаются задачи, непроверенные и несогласованные документы, счета и т. д.

Я сам часто бываю в разъездах и активно пользуюсь нашим мобильным приложением. Мы ушли от концепции «предоставить в телефоне весь функционал СЭД», решив ограничиться списком конкретных кейсов, которые полезны в режиме «в пути»: никто не строит сложные сводные аналитические отчеты в аэропорту с мобильного телефона, однако потребность в быстром просмотре документов, постановке и выполнении задач критична. Интерфейсно различия между мобильным приложением и полнофункциональной версией получились достаточно большие, однако это обеспечило удобство выполнения задач на каждом конкретном устройстве. Вообще, чаще всего мобильные приложения наши клиенты используют для очень ограниченного количества задач – в основном это просмотр, согласование и ознакомление с документами, а также организация коммуникаций.

У многих уже вошло в привычку выполнять подобные задачи, например, в обеденное время, поэтому на вопрос о востребованности мобильного функционала СЭД у меня есть однозначный ответ.

По поводу второй группы пользователей мобильных приложений – выездных специалистов, то тут все несколько сложнее. Потребность в организации удобного рабочего места внеофисного сотрудника есть далеко не у каждой организации, кроме того требования здесь у каждой компании будут свои. Впрочем, с подобными задачами к нам обращаются время от времени компании, которым необходимо обеспечить работу менеджеров в режиме «в поле», когда требуется на месте организовать прием и заполнение заявок, зачастую при отсутствии подключения к Интернету. Мы реализовали возможность запуска бизнес-процессов, в которых пользователь на месте может заполнить заявку, а на сервер системы информация загрузится при наличии подключения к сети. Это может быть достаточно удобно, например, для страховых агентов, которым нужно выполнить съемку и заполнение информации по страховому случаю в отдаленных от офиса участках.

Для остальных групп потребителей мобильный функционал не столь критичен. Среди основной массы офисных сотрудников он скорее не используется, чем используется.

Алексей Трефилов: Конечно, если говорить о сильных игроках рынка, у каждого из них есть свое конкретное преимущество. Пожалуй, среди лидеров рынка систем электронного документооборота нет ни одной пары действительно похожих систем – каждая реализует некоторую свою концепцию и подход.

Особенность системы ELMA в том, что мы не являемся системой электронного документооборота в привычном понимании. Мы – BPM-система. То есть принципиально другой инструмент по своей архитектуре. А соответственно и проект внедрения системы – это не просто «внедрение канцелярии», а внедрение процессов документооборота. Аналогично мы реализуем проекты внедрения клиентских процессов и процессов управления продажами (функции CRM), процессов проектного офиса (функции систем управления проектами), ну и собственно любых других бизнес-процессов.

Это принципиальное отличие, так как полностью меняет подход к реализации задачи и ее результат. Мы можем решать те же задачи, что и классические системы электронного документооборота, однако с ELMA подход будет иной.

Алексей Трефилов: Мы рассматриваем документооборот, не просто как деятельность, а как цепочки и комплекс процессов. Здесь важно понимание того, что у любого процесса есть вход и выход (то есть некоторый результат). Любой процесс, а следовательно создание документов, их движение в компании, работа по документам, осуществляется в рамках этого процесса ради того самого результата. Зачем просто автоматизировать рутину (документооборот), когда можно автоматизировать процесс, преследующий некоторые реальные цели компании? В этом случае можно говорить о некотором реальном повышении эффективности компании.

Генерация документов сама по себе не является результатом и не приносит компании никаких выгод – это лишь фиксация фактов, деятельность, осуществляемая в рамках процесса. Договор формируется в соответствии с логикой процесса, в нужный момент, когда это действительно необходимо; в этом же процессе может также формироваться счет, лицензионное соглашение и другие документы. То есть работа с этими документами осуществляется не по-отдельности, а в соответствии с некоторой реальной процессной логикой компании.

Если же говорить про технологические преимущества, то главное наше преимущество – это гибкость, предоставленная возможностями BPM-системы, на которой базируется наш документооборот. С ELMA легко реализовать сложные маршруты движения документов – это и дает наше основное конкурентное преимущество. У нас в портфеле много проектов, которые обладают высокой сложностью, их реализация в классических системах электронного документооборота в одних случаях просто невозможна, в других – экономически нецелесообразна или занимает слишком много времени.

Еще одним нашим преимуществом является легкость интеграции в информационное пространство компании. Это преимущество также следует из наших архитектурных особенностей – для BPM-системы это одно из ключевых требований.

А еще – получаемое решение получается гибким. В соответствии с архитектурой BPM-систем мы обеспечиваем четырехфазный жизненный цикл процесса: создание, исполнение, мониторинг и улучшение. Большинство ИТ-решений ориентированы на первые два-три этапа, игнорируя этап улучшения. Это приводит к тому, что решение получается «на века», в него трудно вносить изменения и уже в скором времени оно устаревает и требует значительных ресурсов на модификацию.

Процессы документооборота в системе ELMA получаются гибкими, можно вносить изменения каждый день: после внесения изменения процесс перепубликовывается и компания с этого же момента готова работать по-новому. У нас много клиентов, у которых даже такие процессы, как обработка входящей корреспонденции и в особенности процессы договорной работы имеют сотни версий – то есть насчитывают огромное количество правок и доработок.

И говоря о негибкости других решений, я не имею в виду полную невозможность внесения изменений. В большинстве случаев это не так, речь скорее о трудозатратах. Зачастую после запуска в работу процесс периодически требует небольших изменений. И если по каждому такому изменению требуется отдельный проект – это настоящая беда. Система должна легко подстраиваться под меняющиеся условия среды.

Путь запуска в работу мелких изменений может быть коротким, а если бизнес-заказчику приходится постоянно сталкиваться с препятствиями трудоемкости этих изменений, то это конечно же скажется на работе компании негативным образом, когда ИТ-инфраструктура попросту не успевает за структурой управления и рынком.

Алексей Трефилов: На самом деле достаточно часто. Причем во всех сегментах – дело здесь не в размере компании и экономии средств. У нас есть крупные заказчики, в которых ELMA внедрялась самостоятельно. Сотрудники ИТ-отделов этих компаний внедряли продукт самостоятельно. В большинстве своем они предварительно проходят обучение у наших специалистов, однако иногда дело обходится и без обучения, когда заказчику достаточно наших самоучителей, методических пособий и собственного опыта.

Почему заказчик решает внедрять сам? Вопрос денег имеет место быть, но в случае больших и средних компаний главная причина здесь – больший контроль над системой и проектом. Когда исчезает посредник в виде стороннего консультанта или интегратора дистанция до результата сокращается. Консультант имеет опыт, может знать лучшие практики, но в конечном счете никто не знает ваш бизнес так же хорошо, как вы сами.

Главные трудности, я бы даже назвал их рисками – возможно неправильный подход к проекту, не знание особенностей продукта. Каждый ИТ-продукт уникален. Нужно понимать, в каких случаях его стоит использовать и как, в каких его использование неуместно. Опираясь на опыт внедрения других продуктов, не зная новую систему электронного документооборота, можно реализовать архитектурно неверное решение.

Ну, и разумеется может быть неверной сама технология организации проекта внедрения. При наличии достойных кадров в компании это все легко приобретается. Мы достаточно часто практикуем концепцию пилотного проекта, когда мы внедряем только часть большого проекта, то есть показываем на практике подход к внедрению ELMA, обучаем сотрудников заказчика (формируем центр компетенции) и дальше проект уже идет сам.

Что примечательно, если все было изначально сделано правильно, в долгосрочной перспективе – это самые эффективные проекты. Там где идея прорастает в головы руководителей, где находятся инициативные руки на местах – там проект живет и развивается в нужных направлениях. То есть достигается максимальный эффект от внедрения системы автоматизации.

Алексей Трефилов: За годы нашей практики мы реализовали огромное количество проектов собственными силами и силами наших партнеров. Был накоплен опыт автоматизации самых различных групп процессов множества отраслей. Вполне очевидно, что на ряде проектов решаются одни и те же задачи. Собственно, идея некоторого банка решений, который бы был доступен для всех желающих, и позволил бы уменьшить трудозатраты при внедрении системы, витала уже давно.

Конечно, у каждой компании есть свой подход и бизнес-процессы, успешно внедренные на соседнем предприятии, могут совершенно не работать у вас. Я не верю в шаблонные best practice, которые без изменений начинают работать в любой компании, обеспечивая максимальный эффект. Однако использование таких решений – уже хороший старт. Чужой опыт вполне может подойти вам сразу, либо вы со временем поймете, что нужно поменять, чтобы решение наилучшим образом подошло под особенности вашей компании.

ELMA, являясь BPM-системой – универсальный продукт, при помощи которого решается очень широкий спектр задач. Достаточно часто нас изначально приобретали как систему электронного документооборота для наведения порядка в канцелярии, но потом решение начинало расширяться за счет новых контуров: компания начинала автоматизировать процессы HR-департамента, сервисные процессы и т. д.

Во многом именно для такого случая мы запустили магазин компонентов ELMA Store, то есть сократили путь клиентов от постановки задачи до ее первой реализации. В магазине представлено большое количество готовых решений, смоделированных нами и нашими партнерами. Стоит отметить, что большинство решений мы разместили на бесплатной основе.

Сейчас сервис активно развивается, многие клиенты устанавливают решения и дорабатывают их под себя. Несколько месяцев назад у нас стали появляться первые партнерские решения. Эти решения проходят процедуру тестирования нашими специалистами в обязательном порядке. Поэтому присутствие в ELMA Store – это некоторый гарант качества решения.

В 2016 году мы совместно с партнерами представим несколько десятков новых решений различной сложности, различных отраслевых экспертиз. Первую партию решений планируем выпустить в самое ближайшее время.