Владимир Андреев: Docsvision - это интегрированная гибкая СЭД

Владимир Андреев: Представление о том, что документооборот в России чем-то принципиально отличается от западного, является не более, чем мифом. Источники мифа - в попытках сравнивать несравниваемое, а именно: российские СЭД с западными ECM. Конечно, в ECM никакой канцелярии нет, это правда. Но общее между СЭД и ECM есть, и очень существенное – это хранилище неструктурированной информации (документов) со всеми связанными вопросами – категоризация, поиск, управление доступом и т.п.

Просто в СЭД, кроме хранилища, есть еще реализованное управление бизнес-процессом (или организационным процессом - для тех, кому не нравится слово «бизнес») как потоком заданий, создающихся, управляемых и контролируемых в соответствии с определенным регламентом. Вот регламент специфичный у нас есть – канцелярский. На западе такого нет, но есть другие регламенты – например, проектный документооборот, финансовый, кадровый или сбытовой, и т.п. Учитывать надо то, что разработать такой изощренный регламент, как российская канцелярия, для западной ECM-системы будет довольно-таки дорого. И что регламенты для западных систем реализуются, как правило, в рамках других продуктов – WorkFlow или BPM (business process management). В любой известной ECM системе есть такие средства, но они отнюдь не универсальные, и отнюдь не каждая BPM или WorkFlow система интегрируется с любой ECM системой, не говоря уже об отечественных СЭД.

TAdviser: То есть СЭД и ECM все-таки неравнозначные понятия? Что же тогда предпочтительнее для российских заказчиков?

Владимир Андреев: Ориентируясь на отечественные СЭД, надо учитывать, что они, как правило, не являются открытыми хранилищами документов в смысле ECM, и что ваши регламенты вы будете реализовывать встроенными в конкретную СЭД средствами. Если у вас есть четкое представление о необходимых вам регламентах, и уверенность в том, что менять их существенно в обозримом будущем не придется – выбирайте СЭД по регламентному принципу: лучше всего подойдет та, в которой нужный вам регламент реализован «из коробки» оптимальным образом. Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Однако можно сразу сказать, что требования к современной организации (в том числе и российской, в том числе и государственной) меняются, и меняются все быстрее. Поэтому надо обязательно обращать внимание на возможность модификации регламентов, создания новых регламентов и, по возможности, без программирования. Искать баланс между готовностью нужного регламента «в коробке» и пределами необходимой гибкости покупателю во всех случаях придется самостоятельно. Очевидно, однако, что для крупных предприятий скорость изменения меньше, чем для средних и малых, зависимость от регламентов больше, а также, что у государственных организаций скорость изменений меньше, чем у коммерческих, но зависимость от регламента еще выше, чем у крупных коммерческих компаний.

Docsvision - безусловно СЭД, имеющая собственное хранилище документов, собственные базовые объекты – задания, справочники, бизнес-процессы, собственный workflow-движок и собственные инструменты быстрого создания решений – конструкторы. Можно сказать, что Docsvision – интегрированная гибкая СЭД.

TAdviser: Кто является основными пользователями вашей системы в компаниях (по опыту реализованных проектов)? Что может предложить современная СЭД различным категориям пользователей помимо непосредственно автоматизации движения электронных документов?

Владимир Андреев: В классическом случае СЭД – это автоматизация канцелярии, и ее пользователями являются пользователи канцелярии – в основном, руководство организации уровня топ-менеджмента и департаментов. Именно эти пользователи получают результаты в виде повышения эффективности своей работы. Назвать пользователями исполнителей поручений в такой конфигурации язык не поворачивается, хотя формально они, конечно, работают с системой, погружая в нее результаты своей работы.

В последние несколько лет многие говорят о «выходе СЭД за границы канцелярии», подразумевая увеличение количества пользователей СЭД внутри организации. За счет каких групп происходит это увеличение? В первую очередь, это, конечно, линейные менеджеры – от руководителей рабочих групп до руководителей структурных подразделений. Запросы линейных менеджеров на самом деле сильно отличаются от запросов руководителей – они хотят, в первую очередь, организовать свою работу в рамках подразделения. Поэтому процессная автоматизация для них вряд ли будет актуальна. Скорее, это управление частными административными микропроектами в стиле Case Management. Важным являются и интерфейсные требования. Как правило, линейный руководитель постоянно работает с каким-то корпоративным приложением – ERP-системой или EPM (Project Management), которое постоянно запущено на его компьютере и является для него главным. И он всегда будет воспринимать СЭД, как нечто вторичное, что должно быть простым, не требовать освоения и, желательно, вообще не быть отдельной программой.

Поэтому для такого пользователя лучше всего СЭД, «встроенная» либо в его «главное» приложение, либо в Microsoft Outlook, в котором многие не только работают с электронной почтой, но и ведут календари, управляя собственным расписанием. Еще один кандидат для встраивания – портальные среды групповой работы, например, SharePoint.

TAdviser: Учитываете ли вы в разработке собственной платформы эту меняющуюся парадигму использования СЭД?

Владимир Андреев: Все эти соображения подтолкнули нас несколько лет назад к тому, чтобы начать инициативу Invisible Docsvision – направление разработки встраиваемых клиентов системы. Причем полноценных клиентских мест, а не просто набора кнопок в ленте Microsoft Office. На сегодня у нас есть клиент «Менеджер для Outlook», клиент для Microsoft Office и для SharePoint. Для топ-менеджеров, которые, как правило, не имеют такой «главной» программы, мы разработали клиентское ПО для мобильных устройств – планшетов и смартфонов. Это семейство программ «Топ-Менеджер» и «Ассистент» для мобильных ОС iOS и Android.

Еще одной формой жизни СЭД за границами канцелярии являются приложения. Мы считаем, что СЭД как система управления корпоративным контентом и корпоративными задачами должна быть платформой приложений, работающих с этими базовыми объектами. Собственно канцелярия или делопроизводство – это как раз и есть приложение СЭД, причем типовое, во многом стандартизованное. Могут, и должны быть другие приложения, работающие с документами и заданиями. В нашей линейке на сегодня представлены «Обращения граждан», «Управление совещаниями», «Договоры». Это тоже типовые задачи, имеющие типовые решения.

Однако по опыту наших внедрений можно сказать, что специализированных приложений на порядок больше, чем типовых. По сути, каждое внедрение Docsvision - это одно-два типовых приложения плюс десяток специальных, причем самых разных – от процесса подключения потребителя в электросеть до претензионно-исковой работы. И это очень важно – уметь дать заказчику комплекс разных приложений, раскрывающий для него новые горизонты эффективности. Поэтому нашу работу по созданию набора конструкторов – инструментов быстрой разработки приложений – мы считаем лежащей на том же пути выхода за границы канцелярии. На сегодня у нас уже десяток конструкторов, и это не предел.

TAdviser: В мае 2013 года была выпущена новая версия платформы Docsvision - 5.1. Скажите, пожалуйста, какие нововведения, интересные конечным пользователям, появились в этой версии?

Владимир Андреев: Для конечных пользователей в версии 5.1, пожалуй, самыми важными являются новая версия встроенного приложения «Управление документами», новый «Легкий клиент», а также значительное повышение производительности системы.

Новое «Управление документами» стало проще, удобнее в работе, улучшен интерфейс приложения, добавлено новое согласование документов, поддерживающее как простой опрос, так и последовательное согласование. Сделано важное архитектурное изменение – в «Управлении документами» выделен слой базовых объектов, который можно обновлять без опасений за сделанные в приложении настройки и расширения. Это позволяет устанавливать новые, улучшенные и оптимизированные версии приложения без повторных настроек, - прозрачно для пользователя. Это последнее изменение очень важно, поскольку по концепции Docsvision 5 встроенное «Управление документами» - не только готовая к использованию типовая функциональность, но и открытая платформа для конструирования специализированных под конкретного заказчика решений.

Без преувеличений революционное событие в Docsvision 5.1 – выпуск нового легкого клиента. Это не просто веб-интерфейс к клиентской функциональности, это концептуально новое приложение – суперлегкое, очень простое и удобное, реализующее все сценарии работы для большинства пользователей. Это важный идеологический момент. Мы считаем, что новые пользователи (в первую очередь те, кто приходит «из-за границы канцелярии»), нуждаются не в универсальном клиенте с полным функциональным насыщением, а в максимально простом, интуитивно понятном и не требующем обучения инструменте, реализующем их типовые задачи, работающем на любом компьютере с любой операционной системой и без выдающегося «железа».

Профессиональному пользователю – делопроизводителю, архивариусу, контролеру, бизнес-аналитику нужно совершенно другое: универсальный мощный клиент, работающий с произвольным сценарием. Поэтому мы вовсе не стремимся сделать легкий клиент просто веб-версией тяжелого универсального клиента. Каждому свое.

Очень важно, что новый «Легкий клиент» одновременно является новой платформой для разработки силами партнеров и заказчиков новых легких приложений. В базе он работает со стандартными карточками «Управления документами», но его нетрудно расширить для работы с любыми измененными карточками системы.

Наконец, нельзя не упомянуть и новые параметры производительности. Существенно уменьшилось время открытия клиента, открытия карточки, ускорилась работа с произвольными представлениями. Это результат непрекращающейся работы по оптимизации системы, начавшейся еще с версии 4.5. В результате каждая новая версия системы – быстрее и производительнее предыдущей. 

TAdviser: Все-таки Docsvision это мощная промышленная платформа, а как быть с небольшими компаниями? Получается, что если круг задач по части документооборота у СМБ компаний не столь велик, то и СЭД им не нужна?

Владимир Андреев: Придется опять вернуться к истокам. Все-таки СЭД родилась в канцелярии. Канцелярия – это одна из форм делопроизводства, не единственная, но наиболее формализованная и стандартизированная. Потребности в документационном обеспечении управления, конечно, у малых предприятий есть, но потребностей в организации канцелярии – точно нет.

Что остается? Остается простое делопроизводство. При этом никакие специализированные решения не нужны – малое предприятие достаточно гибко и легко подстраивается под любое типовое решение. Остается поддержка управленческих процессов в рабочих группах. Это ни в коем случае не процессное управление, параметризация тут не нужна. Это просто работа по шаблонам. Причем в центре внимания в данном случае не документ, а задача – декомпозиция общей задачи на задания для исполнителей, контроль за их исполнением и главной метрикой – временем. Причем контроль вполне может быть ручным, не автоматизированным.

На наш взгляд, малые предприятия – это не потребители корпоративных приложений, развернутых на собственной инфраструктуре. Скорее, это потребители облачных решений.

Мы делали попытку создать облачный СЭД-сервис для малых предприятий www.4easyCM.com и можем по опыту сказать – заработать в этом сегменте можно только на массовости. Причем львиная доля пользователей вообще платить не хочет – готовы использовать пусть бедный, пусть небезопасный, но бесплатный сервис. Платить будут только те, для кого этот сервис станет business critical, необходимым, дающим прямые выгоды в конкурентоспособности и снижение накладных расходов. И эта ниша уже занята – есть Google Docs - бесплатный сервис (вернее, окупающийся на рекламной модели монетизации), и многие им пользуются, и есть Google Apps – сервис для меньшей части, платный, но дешевый. Дешевле, чем Google, сделать не получится. Причем в Google Apps есть и средства организации групповой работы, и поддержка мобильного офиса на планшетах, и работа с заданиями и календарями. Вот такая реклама Google получилась.

Чтобы немного разбавить этот мед дегтем, стоит подчеркнуть, что о настройках и расширениях в Google Apps говорить не приходится, т.е. для тех, кому это важно, данный сервис не подойдет.

TAdviser: Насколько активно влияет бурное развитие облачных и мобильных технологий на рынок систем СЭД? Есть ли у Docsvision версии для мобильных устройств? Часто ли заказчики просят внедрить им именно мобильные решения?

Владимир Андреев: Бурное развитие мобильных технологий влияет уже не так бурно, как пару лет назад. Бизнес-пользователи разобрались, что потребительские устройства вроде смартфонов и планшетов – для специальных применений, а в корпоративном мире в большинстве случаев ноутбук удобнее, тем более, что ноутбуки тоже не стоят на месте – появились легкие ультрабуки с тачскринами и большим временем автономной работы. И вспомнили, что ноутбук вообще-то тоже мобильное устройство.

Тем не менее, есть достаточно много сценариев, в которых планшет и смартфон удобнее. Например, работа в машине, на совещании, в метро, когда не надо работать с объемными сложными документами, а надо только просмотреть и согласовать – планшет. Когда надо посмотреть, нет ли чего нового, и согласовать, то, что можно согласовать очень быстро – смартфон. Мы придерживаемся мнения, что планшет и смартфон в бизнес-приложениях нужные, но не основные устройства, поскольку они расширяют мобильность только там, где нужно выполнить простые действия.

Для поддержки мобильных пользователей мы выпускаем целую линейку продуктов – «Топ-Менеджер», «Менеджер» и «Ассистент». Назначение понятно из названия. Эти продукты выпускаются как для планшетов, так и для смартфонов, как для iOS, так и для Android.

Мы считаем что «правильный» мобильный клиент – это нативный клиент, интегрированный в ОС и форм-фактор устройства, в его окружение (например, с функциями набора номера и мессенджерами), в обязательном порядке поддерживающий оффлайн работу.

Для тех платформ, которые мы не поддерживаем нативными клиентами (например, Windows 8 RT), остается наш «Легкий клиент».

Довольно часто заказчики интересуются наличием мобильных решений как фактором выбора платформы, однако покупают их, к сожалению, реже. Немаловажное обстоятельство при этом – осознание заказчиком, что для корпоративного использования нужны и корпоративные мобильные решения, с собственной масштабируемой и безопасной инфраструктурой. А это уже совсем другие деньги. Мы для поддержки корпоративной инфраструктуры заключили партнерский договор с SAP и предлагаем их платформу Afaria для управления всеми мобильными устройствами, в том числе и теми, на которых установлены наши решения. С Afaria они совместимы.

TAdviser: Не могли бы вы привести в пример 1-2 проекта, где наиболее ярко нашли выражение те особенности платформы Docsvision, о которых мы говорили выше?

Владимир Андреев: Вопрос непростой, потому что ответ таков: практически во всех наших проектах все эти возможности используются. Именно это и есть наше конкурентное преимущество, и именно так оно доказывается на рынке.

Однако приведу один показательный проект, чтобы ответ был конкретным. Это внедрение в Ангарской Нефте-Химической Компании, выполненное и развиваемое нашим премиум-партнером RKIT (Иркутск). Это большой проект, в котором за границами канцелярии работают сотни пользователей. Там реализовано специализированное решение на базе нашего типового «Делопроизводство», разработаны с использованием конструкторов несколько очень интересных специальных приложений, внедрены рабочие места для менеджеров «Менеджер для Outlook», сделано масштабирование и оптимизация инфраструктуры, заказчик интересуется нашими мобильными решениями для планшетов. Сильный проект для сильного заказчика, сделанный сильным партнером. Описание проекта можно найти на нашем сайте.

TAdviser: Каковы дальнейшие планы компании по развитию Docsvision и по продвижению на российском рынке?

Владимир Андреев: Вектор развития задан концепцией Docsvision 5 – гибкость, универсальность, масштабируемость, производительность. Мы будем развивать инструментальные возможности платформы, развивать ее архитектуру с учетом современных трендов, чтобы сделать ее возможности уникальными: обеспечить наших партнеров соответствующими инструментами, а заказчиков – глубоко специализированными решениями, учитывающими всю их специфику и направленными на развитие. Грядущий 2014 год принесет крупные изменения и в функциональности наших решений. Надеемся, что они будут востребованы нашими заказчиками.