Бюджетирование хозяйственных расходов

По мере роста, любая организация приходит к необходимости бюджетирования своей деятельности. Одно из важнейших направлений в этой работе – планирование расходов на хозяйственную деятельность. Во-первых – это существенная часть расходов, которую можно корректировать (можно, например, урезать бюджет на закупку вычислительно техники, однако расходы по уплате налогов урезать нельзя). Во-вторых, эти расходы можно четко контролировать и лимитировать (организация может отказаться от закупки вычислительной техники, если они не соответствуют бюджету, но отказаться от расходов по уплате налогов опять-таки нельзя).

Андрей Павликов, руководитель управления «Бюджетирование» компании «Диасофт»

В целом, процесс бюджетирования предполагает решение трех основных задач:

• Планирование бюджета и установка лимитов
• Контроль установленных лимитов
• Сбор информации об исполнении бюджета.

Для решения этих задач существует множество программных комплексов. Одни ориентированы на планирование, другие, наоборот, – на контроль исполнения бюджета. Поскольку исполнение бюджета формируется на основании бухгалтерского учета, такие программы можно разделить на два вида:

• Система бюджетирования, не интегрированная в систему бухгалтерского учета (СБУ)
• Система бюджетирования, интегрированная в систему бухгалтерского учета (СБУ). Каждая из специализированных систем имеет свои достоинства и недостатки. Чтобы сделать правильный выбор, рассмотрим плюсы и минусы этих систем.

Выбираем систему

Система бюджетирования, не интегрированная в систему бухгалтерского учета

Системы этого вида специализируются на решении самой задачи бюджетирования – они имеют хорошо развитый инструментарий по планированию и отлаженную систему отчетности. Однако, кроме планирования расходов, необходимо контролировать лимиты и отслеживать исполнение бюджета. С этой задачей такие системы справляются «постольку поскольку», так как сам факт исполнения в этих системах не предусмотрен. Некоторые организации решают эту проблему путем сложной интеграции с СБУ и существенного расширения плана счетов. К чему это приводит? Во-первых, к существенной загрузке СБУ: большое количество проводок и счетов снижает эффективность системы. Во-вторых, к повышению влияния «человеческого фактора»: в этом случае бухгалтер определяет, на какую статью и ЦФО относятся расходы в бюджете. И, в-третьих, к наделению сотрудников бухгалтерии несвойственными им функциями специалистов отдела бюджетирования (определять статью и ЦФО для каждого расхода), что приводит к существенному расширению штата бухгалтерии и завышенным требованиям к квалификации сотрудников. Следовательно, такой вариант нельзя назвать экономически оправданным. Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т

Плюсы:

1. Хороший инструментарий для решения задач планирования – система позволяет планировать «сверху-вниз» и «снизу-вверх», на основании данных прошлых периодов и т.д.

2. Возможность проводить анализ типа «что… если».

3. Большой набор типовых отчетов; встроенный генератор отчетов.

Минусы:

1. Невозможность полноценного контроля лимитов – система не может запретить проведение платежа в СБУ.

2. Отсутствие информации об исполнении бюджета – система не может отразить в бюджете бухгалтерскую операцию по отнесению средств на расход на основании собственных данных.

3. Завышенные требования к сотрудникам бухгалтерии и наделение их несвойственными функциями.

4. Сложная и дорогая интеграция между системой бюджетирования и СБУ.

Система бюджетирования, интегрированная с системой бухгалтерского учета

Системы этого вида обычно работают в качестве надстройки над СБУ и не являются основным продуктом компании (этим объясняется неразвитость инструментария для планирования бюджета). С другой стороны, наличие всех оперативных данных позволяет автоматически формировать исполнение бюджета, планировать и автоматически контролировать бюджет – например, в разрезе имеющихся договоров, контрагентов и т.д.

Плюсы:

1. Четкий контроль лимитов, вплоть до запрета проведения платежных документов.

2. Автоматическое формирование исполнения бюджета при отражении расходов в бухгалтерском учете.

3. Возможность детального планирования и автоматического контроля исполнения бюджета.

4. Отсутствие затрат на интеграцию систем.

Минусы:

1. Неразвитый инструментарий для планирования бюджета.

2. Недостаточное количество типовых отчетов.

Выводы

Сравнительный анализ плюсов и минусов разных типов систем позволяет сделать следующие выводы:

• Для организаций, которые не имеют территориально-разветвленной структуры, экономически оправданным является выбор системы бюджетирования, интегрированной с СБУ
• Для многофилиальных организаций предпочтительна специализированная система планирования бюджета и формирования отчетности и интегрированная система для оперативного контроля лимитов и формирования данных об исполнении бюджета.

Читайте также

• Diasoft FA# Balance