ТЕЗИС Система управления документами и задачами

Основная статья: СЭД (подробнее)

СЭД ТЕЗИС — готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга бизнес-процессов. Подходит для компаний любых размеров и отраслей, государственных структур, банков, производственных предприятий, а также научных, образовательных и медицинских организаций.

Система выпущена в 2010 году российской ИТ-компанией «Хоулмонт». Общее количество внедрений СЭД ТЕЗИС превышает 600 (на октябрь 2022г.). Среди крупнейших из них можно отметить как проекты в госструктурах — МИД РФ, Правительства ЯНАО, Республики Коми, Челябинской и Тамбовской областей, Администрация губернатора Самарской области, Российский морской регистр судоходства, Госкорпорация по ОрВД, так и в коммерческом секторе — Промсвязьбанк, Ингосстрах, Росгосстрах, Nissan, NOKIA, British American Tobacco, Skyeng, ювелирная сеть 585 GOLD и т.д.

Преимущества СЭД ТЕЗИС

Широкие возможности готового решения без дополнительных затрат

СЭД ТЕЗИС — готовая программа для автоматизации документооборота с простой схемой лицензирования. Не нужно приобретать дополнительные модули, вся функциональность для цифровизации основных направлений доступна сразу:

• Контроль исполнения задач
• Автоматизация документооборота
• Электронная канцелярия
• Дизайнер бизнес-процессов, конструктор отчетов
• Автоматизация кадрового документооборота
• Квалифицированная ЭП

В системе предусмотрены возможности гибкой настройки интерфейса и бизнес-процессов без программирования за счет встроенного Low Code инструмента, матрицы подстановок, конструктора отчетов. Вдобавок к этому в числе подключаемых модулей доступны интеграция с системой ЮЗЭДО Диадок, сравнение и распознавание, онлайн-редактирование документов.

Настоящая кроссплатформенность

В СЭД ТЕЗИС можно с комфортом работать на любом устройстве без подготовки рабочего места и затрат на совместимое ПО.

• Полнофункциональный веб-клиент с поддержкой всех браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Яндекс.Браузер
• Работа в любой операционной системе: MacOS, Windows, решения на базе Linux и Unix
• Совместимость с различным серверным ПО: Windows Server, Ubuntu, Red Hat, Astra Linux, Red OS
• Поддержка различных СУБД: MS SQL, PostgreSQL, Oracle, Postgres Pro
• Передовое мобильное приложение для смартфонов и планшетов под iOS и Android
• Полная кроссплатформенность на протяжении всей истории продукта, обширный опыт внедрения в различных экосистемах
• Успешные кейсы импортозамещения до появления этой политики, а также внедрения за рубежом, где в импортозамещении нет потребности

Мобильное приложение на острие технологий

Приложение СЭД ТЕЗИС создано при помощи передовых технологий мобильной разработки, фреймворка React Native, и обеспечивает доступ к системе в любой точке мира для неограниченного круга сотрудников.

• Поддержка iOS и Android
• Любое количество пользователей
• Работа без интернет-подключения, при восстановлении соединения все действия в СЭД синхронизируются с сервером
• Быстрая адаптация мобильного приложения при модификациях системы
• Наличие наиболее важных функций: документы, включая создание и импорт, договоры, задачи, резолюции, push-уведомления, фильтрация и поиск, работа с вложениями, в том числе, внесение правок и графических меток.

Безграничные возможности развития

Система ТЕЗИС позволяет решить широкий спектр задач, автоматизировать финансовые, кадровые или любые другие процессы, создать электронный архив.

• Открытый API и возможность интеграции с внешними системами (учетные системы, ERP, кадровые системы, корпоративные порталы, ЮЗЭДО, решения ABBYY, офисные пакеты и средства для редактирования документов онлайн)
• Модификация и добавление бизнес-процессов
• Развитие системы силами производителя, а также партнеров или специалистов заказчика, которые могут получить исходный код системы. Успешные примеры самостоятельного внедрения или расширения функциональности в 585 GOLD, EXPOFORUM, «Хевел».
• Быстрая адаптация мобильного приложения при модификациях системы, возможность передачи исходного кода на популярном языке Java для легкого подбора команды по реализации проекта
• Обучение разработчиков и администраторов, сертификация, доступные инструкции, база знаний, различные варианты поддержки
• Возможность перехода на новые версии даже при доработках системы

Цифровизация для крупного бизнеса

СЭД ТЕЗИС соответствует требованиям по отказоустойчивости, производительности и функциональности, предъявляемым при внедрении в холдингах и международных корпорациях.

• Признанная во всем мире open source платформа Jmix в основе СЭД
• Обмен документами внутри холдингов
• Легкое масштабирование за счет архитектуры системы
• Высокий уровень отказоустойчивости при безлимитном количестве подключений, развертывание в кластере и на распределенных серверах
• Нагрузочное тестирование вплоть до 16 000 одновременных подключений, проект внедрения в Правительстве ЯНАО — 28 000 пользователей всего, 8 000 ОП.

Современная российская разработка

Система полностью соответствует политике импортозамещения и позволяет исключить риски колебания курсов валют или ухода иностранных производителей с российского рынка.

• Зрелая альтернатива зарубежным продуктам
• Опыт внедрения в иностранных компаниях
• На 100% соответствие политике импортозамещения
• Российская компания-разработчик с головным офисом в Самаре и представительствами в Тольятти, Саратове, Воронеже, Москве, Санкт-Петербурге и Алматы
• Наличие у вендора лицензий ФСБ и ФСТЭК
• СЭД ТЕЗИС и платформа Jmix, на которой основана система, внесены в реестр российского ПО Минцифры РФ

Функциональность СЭД ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС поставляется в трех редакциях: Базовая, Стандартная, Расширенная. В любую редакцию системы входят востребованные элементы управления бизнес-процессами — постановка задач и контроль их исполнения, управление совещаниями, документами и канцелярией. Система готова к работе сразу после установки.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.1 т

Контроль исполнительской дисциплины

• Постановка задач одному или нескольким исполнителям, в том числе на основании документа или договора, резолюции, протокола совещания или e-mail
• Удобный календарь текущих задач и документов со сроками их исполнения
• Автоматическая постановка периодических и зависимых задач
• Автоматический контроль сроков выполнения задач, оперативность корректировки задач
• Объективность отчетов по исполнительской дисциплине, контроль аспектов работы персонала с помощью диаграмм
• Контроль работы отдела его руководителем

Оптимизация работы с документами и договорами

• Автоматизация и контроль работы с документами на всех этапах, включая ознакомление, согласование, утверждение
• Быстрый поиск информации (в том числе полнотекстовый)
• Контроль версий документов, визуализация иерархии связанных документов, визуальное отображение схемы текущего бизнес-процесса
• Визуальный конструктор нетиповых бизнес-процессов, возможность импорта моделей в XPDL из Business Studio
• Возможность применения ЭП
• Автоматизированное сканирование документов и предпросмотр с помощью Microsoft Office Web Apps и Open Office
• Совместное онлайн-редактирование документов

Автоматизация канцелярии

• Регистрация входящей, исходящей, внутренней корреспонденции
• Потоковое сканирование и распознавание документов, организация электронного архива документов
• Форма быстрой регистрации писем и документов для делопроизводителей
• Механизм предотвращения повторной регистрации документа
• Создание и ведение номенклатуры дел, автоматическая нумерация, создание неограниченного числа нумераторов

Сравнение и распознавание

• Асинхронное распознавание всех заведенных в систему сканированных копий документов для участия их в полнотекстовом поиске
• Автоматизированное сравнение бумажной копии документа с его электронной версией, удобное отображение выявленных отличий
• Сравнение электронных версий документа

Управление совещаниями

• Детальное заполнение и согласование повестки совещания
• Рассылка приглашений на совещание (E-mail рассылка уведомлений)
• Отображение мероприятия в календаре участников
• Заполнение протокола непосредственно во время совещания
• Автоматическое формирование задач на основании протокола совещания

HR-модуль и кадровый электронный документооборот

• Автоматизация процессов управления отпусками: планирование, подтверждение, согласование, перенос и отмена
• Работа с командировками, включая согласование и отмену
• Удобная подготовка различных справок для сотрудников компании
• Генерация печатных форм для заявлений, приказов и других кадровых документов

А также

• Гибкое разграничение прав доступа и ролей сотрудников в системе
• Наличие всех необходимых конструкторов для гибкой настройки карточек, списков, справочников, отчетов, процессов и нумераторов
• Создание шаблонов карточек задач, документов, договоров и совещаний
• Режим «Замещение пользователя» на время командировки или отпуска
• Переназначение карточек пользователя при переводе на другую должность и увольнении
• Поиск карточки задачи или документа по QR-коду и штрих-коду
• Разнообразная система оповещений о новых действиях в системе и приближающихся сроках исполнения
• Персональные настройки интерфейса системы, а также отображения списков и справочников
• Интеграция с системой ЮЗЭДО Диадок
• Голосовое управление системой
• Использование виджетов на главном экране и возможность их индивидуальной настройки
• Матрица подстановок для настройки вариативности бизнес-процессов в зависимости от множества условий
• И многое другое

Подробнее о различиях между редакциями СЭД ТЕЗИС

Лицензии на СЭД ТЕЗИС бессрочные. Стоимость зависит от редакции и количества одновременных подключений. В пакет одновременных подключений входит количество одновременно работающих в системе пользователей. Общее число возможных пользователей системы при этом не ограничено.

Интеграции СЭД ТЕЗИС с внешними приложениями

• Учетные системы, в т.ч. 1С
• Кадровые системы, в т.ч. 1С:ЗУП
• ERP, планирование, бюджетирование, в т.ч. Anaplan, Axapta, SAP ERP
• CRM
• Корпоративные порталы
• Офисные пакеты (MS Office, Open Office, Libre Office и т.д.)
• Пакет для онлайн-редактирования документов Р7-Офис
• Системы ЮЗЭДО, в т.ч. интеграция с Диадок в типовой конфигурации
• Решения ABBYY (FlexiCapture, FineReader и т.д.)

Современный дизайн

В 2021 году Haulmont обновила дизайн СЭД ТЕЗИС, причем сделали это с опережением: прошлому дизайну было всего 4 года, тогда как обычно дизайн актуален пять-семь лет. В дизайне СЭД ТЕЗИС учитывалась обратная связь от клиентов. Также было проведено исследование UI/UX с привлечение профильных агентств, которые выполнили аудит СЭД ТЕЗИС и дали рекомендации по дизайну.

Принципы развития дизайна СЭД ТЕЗИС:

• Сохранение принципов работы и самых удобных механик из прошлых версий
• Легкость адаптации к новому дизайну для пользователей, которым не потребуется выходить из зоны комфорта
• Упрощение работы за счет сокращения количества кликов и быстрого доступа к действиям, которые требуется выполнять чаще всего
• Возможность настройки рабочего пространства в соответствии с личными предпочтениями пользователей

Виджеты — это окна быстрого доступа к различным функциям СЭД ТЕЗИС. Также они помогают выполнить сложную последовательность действий с минимальными усилиями.

• Папки поиска и действий, которые используются чаще всего
• Диаграммы с любыми отчетами, например, по входящим документам, журналам канцелярии, загрузке сотрудников
• Календарь с возможность переходя в ежедневник
• События — список назначенных пользователю документов и задач
• Важное — задачи и документы, которые отметил пользователь
• История — список карточек, открытых за время работы
• Заметки с текстом, изображениями и ссылкам
• Дни рождения сотрудников компании
• Составные команды для выполнения сложной последовательности действий одной кнопкой

Можно работать с готовой панелью виджетов или настроить ее самостоятельно, без участия программистов или администраторов.

Опыт импортозамещения

СЭД ТЕЗИС успешно конкурирует с иностранными системами. Это подтверждается большим количеством проектов по миграции, в том числе реализованных до появления тренда на импортозамещение.

• Lotus Notes (в Правительстве ЯНАО, Промсвязьбанке, ГК ННК ("Независимая нефтегазовая компания"), Почта Банк и УБРиР)
• Documentum (у крупного производителя цемента и «АККУЮ НУКЛЕАР»)
• Alfresco (в банковской группе ТКБ, Российском аукционном доме, страховом обществе «Помощь»)
• SAP OpenText (в ювелирной сети 585 GOLD)
• MS Sharepoint (в EXPOFORUM и Valio).

Вдобавок к этому, у СЭД ТЕЗИС есть успешные проекты за рубежом, где нет политики импортозамещения.

СЭД для государственных органов

Гос. сборка СЭД ТЕЗИС — полностью российская система электронного документооборота для федеральных органов государственной власти и субъектов РФ

• Цифровой документооборот

Работа с входящими, исходящими и внутренними документами в электронном формате, автоматизация процессов подготовки, согласования, утверждения, подписания ЭП, ознакомления, регистрации.

• Мобильное рабочее место

Мобильное приложение для сотрудников различных должностей, принятие управленческих решений со смартфона или планшета, работа онлайн и оффлайн, возможность использования ЭП, неограниченное количество подключений.

• Интеграция с ключевыми сервисами

Шлюзы с учетной системой ФИАС, ССТУ, интернет-приемной для обращений граждан, ПОС и МЭДО (включая формат 2.7.1).

• Поручения и резолюции

Подготовка, утверждение, исполнение и контроль в электронной форме, организация работы с помощниками руководителей.

• Учет обращений граждан

Сбор обращений из разных источников в единой системе, автоматизация всего процесса их обработки, включая прием, учет, передачу на исполнение, контроль, отправку ответа заявителю, подготовку отчетности.

• Единая система для всего региона

Все органы, от правительств субъектов РФ до поликлиник, могут работать в одной системе, что позволяет значительно повысить эффективность коммуникаций и скорость обмена информацией между ними.

Система ТЕЗИС — технологическая основа государственной информационной системы «Типовое облачное решение СЭД» (ГИС ТОР СЭД)

ГИС ТОР СЭД разработана Минцифры и НИИ «Восход» для автоматизации документооборота и делопроизводства в государственных органах. Абонентами облачного решения могут стать государственные и муниципальные учреждениями, не имеющие собственных систем электронного документооборота.

Внедрение СЭД ТЕЗИС

Компания Haulmont предлагает два варианта внедрения системы: типовое и проектное.

В случае типового внедрения СЭД ТЕЗИС устанавливается на серверы заказчика, проводится обучение для пользователей и администратора, в период опытной эксплуатации предоставляются консультации.

Проектное внедрение включает предпроектное обследование бизнес-процессов, разработку и согласование функциональной спецификации, модификацию системы согласно ФС, передачу настроек и демонстрация системы, опытную эксплуатацию, подготовку к промышленной эксплуатации, обучение пользователей, перевод системы в промышленную эксплуатацию. В Haulmont готовы провести внедрение как по Waterfall, так и по Agile. В частности, компания использовала Agile при работе над проектами в 585 Gold и в банке из США.

Внедрение СЭД ТЕЗИС также может быть произведено силами заказчика. В этом варианте вместе с лицензией передаются инструкции, которые помогут вашей организации развернуть систему и начать ее использовать.

Примеры проектов собственными силами заказчиков:

• ЮЗЭДО в 585 GOLD
• CRM на базе СЭД в EXPOFORUM
• Финансовые процессы, заявки на корпоративные сервисы и автоматизация рутинных действий в «Хевел Солар»
• Проведение дистанционных заседаний и кадровый документооборот в банковской группе ТКБ

Силами компаний-интеграторов:

• Учет обращения граждан в Администрации Губернатора Самарской области
• Внедрение СЭД в Правительстве Челябинской области
• Автоматизация документооборота в ЦАЭК, крупнейшем вертикально интегрированном энергетическом холдинге Казахстана
• Внедрение СЭД в МТС Банке

Продажи СЭД ТЕЗИС

• В 2021 году выручка от продажи и внедрения системы составила 420 млн рублей.
• В 2020 году выручка от продажи лицензий и внедрения системы составила 350 млн рублей. Также был заключен контракт с НИИ «Восход» на 190 млн рублей.
• В 2019 году выручка от продажи лицензий и проектов внедрения СЭД ТЕЗИС выросла на 35%. У системы появилось около 100 новых заказчиков.
• В 2017 году выручка от продажи и внедрения системы увеличилась на 80% и составила около 160 млн рублей.
• В 2016 году на 28,4% увеличился оборот от продажи и внедрения системы ТЕЗИС и составил 86 млн рублей.
• В 2015 году компании удалось увеличить оборот от продажи и внедрения системы ТЕЗИС на 17,5% до 67 млн рублей.
• В 2014 году компании удалось увеличить оборот от продажи и внедрения системы ТЕЗИС на 30%.

Версии СЭД ТЕЗИС и лицензии

2024

Совместимость СЭД ТЕЗИС 5.3.1 с СУБД Tantor SE

СЭД ТЕЗИС 5.3.1 официально сертифицирована в рамках программы Ready for Astra. Эксперты подтвердили, что продукт корректно работает в связке с СУБД Tantor SE, и комплексное решение можно использовать без ограничений. Его высокая производительность, надежность и широкий современный функционал позволяют успешно выполнять множество бизнес-задач, для решения которых раньше было необходимо задействовать зарубежное ПО. Об этом Астра сообщила 9 октября 2024 года.

Российские организации привыкли задействовать зарубежные СЭД и СУБД для решения большого спектра задач, и теперь многие стремятся заменить их на полнофункциональные отечественные аналоги. Решить этот вопрос позволяет использование СЭД ТЕЗИС в сочетании с СУБД Tantor в различных ИТ-инфраструктурах, например, выстроенных на основе ОС Astra Linux. Вместе с сохранением непрерывности рабочих процессов миграция дает возможность обеспечить технологическую независимость и исключить риски, связанные с прекращением поддержки импортного корпоративного ПО. Программный стек, включающий софт «Группы Астра» и компании «Хоулмонт», подходит для крупномасштабных проектов с высокими требованиями в части ИБ и отказоустойчивости. Также важно отметить, что оба вендора развивают свои продукты с учетом самых актуальных мировых трендов, и таким образом их заказчики получают доступ к самым современным технологиям.

Официальное подтверждение совместимости СЭД ТЕЗИС и СУБД Tantor — это важное событие для всего рынка. Теперь пользователи могут быть на 100% уверены, что в едином ИТ-контуре наши продукты работают корректно, и можно без ограничений пользоваться всеми их преимуществами, например, создавать сложные системы электронного документооборота на стеке российских технологий и не зависеть от внешних факторов, — рассказывает Вадим Яценко, генеральный директор «Тантор Лабс».

Разработчики СЭД ТЕЗИС изначально, еще на самом первом этапе, выбрали путь кроссплатформенности, и текущая ситуация на рынке подтвердила правильность этого решения. Заказчики получают свободу выбора при создании и масштабировании ИТ-ландшафтов, в том числе на базе российского инфраструктурного ПО . Отечественные технологии сейчас активно развиваются, и нам как вендору важно обеспечить совместимость своих решений с востребованными продуктами коллег по отрасли, так как это дает клиентам уверенность в их корректной работе, — отметил Product Owner СЭД ТЕЗИС Александр Воробьев.

СЭД ТЕЗИС 4.1.2 государственной сборки с возможностью использования нескольких баз данных для оптимизации нагрузки

Команда СЭД ТЕЗИС выпустила обновленную версию государственной сборки системы, предназначенной для федеральных органов власти и субъектов РФ. Об этом разработчик сообщил 11 июля 2024 года. Основные изменения гос. сборки СЭД ТЕЗИС 4.1.2: добавлена возможность использования нескольких баз данных для оптимизации нагрузки, реализована опция использования сервиса Крипто Про только на одном из серверов внутри кластера, повышено удобство работы с МЭДО. Помимо этого в системе улучшены быстродействие и удобство работы, учтены пожелания пользователей.

В версии гос. сборки СЭД ТЕЗИС 4.1.2 реализована возможность распределения данных между несколькими базами. Это помогает оптимизировать нагрузку на каждую БД, тем самым повысив отказоустойчивость и быстродействие.

Пользователи могут работать с карточками из разных БД без дополнительных усилий. Вся связанная с карточкой информация находится в той же базе данных. Данные из всех БД используются при фильтрации или сортировке карточек, а также при создании отчетов (внутренняя опись документов дела, реестр обращений граждан, отчет по журналам канцелярии, отчет по входящей корреспонденции и т.д.). Для всех карточек в системе, независимо от БД, применяются единые нумератора. Кроме того, пользователи могут добавлять связи между карточками в разных базах данных, создавать на основе карточки в одной БД новую карточку в другой БД, работать с несколькими БД при назначении задач. Также к разным БД незаметно для пользователей может обращаться мобильное приложение гос. сборки СЭД ТЕЗИС.

Администраторы СЭД со стороны заказчика получают полное управление данными в нескольких базах данных. Они могут указывать местонахождение карточек, распределять объем данных и запросы между БД. Поддерживается копирование вложений между разными БД. Несколько баз данных можно использовать при массовом перемещении сотрудников.

В СЭД ТЕЗИС добавлен механизм поиска карточек, созданных недавно. Его можно использовать для документов, договоров, совещаний, обращений граждан, резолюций и задач. При помощи фильтров можно вывести на экран все карточки, созданные за последние 30, 90, 180 или 365 дней, либо за все дни активности системы. Для сотрудников организаций, через которые проходит очень большой объем документов, это упрощает поиск наиболее свежих документов — а именно они требуются чаще всего.

В версии 4.1.2 добавлена функциональность повторной отправки исходящего документа в МЭДО. Раньше если адресат отклонял документ, к примеру, из-за того, что нужна была дополнительная информация или вложения, отправителю требовалось заново проделывать все действия, включая согласования и подписание ЭП. Теперь отклоненный документ можно просто отредактировать и повторно отправить в МЭДО. Это поможет пользователям сэкономить время и усилия.

К системе МЭДО через глобальный адресный справочник подключены федеральные органы власти и субъекты РФ. По просьбам наших заказчиков мы реализовали для них возможность пересылки документов из МЭДО своим подведоственным или дочерним организациям.

Раньше сервис для работы с электронной подписью Крипто Про требовалось устанавливать на каждый сервер внутри кластера. В версии 4.1.2 реализован механизм, позволяющий устанавливать Крипто Про только на одном из серверов, к которому буду обращаться все остальные. Это позволяет оптимизировать работу и уменьшить количество необходимых лицензий, тем самым сэкономив заказчику финансовые ресурсы.

Помимо перечисленных масштабных изменений мы также внесли в систему множество усовершенствований, направленных на улучшение UI/UX и оптимизацию работы.

• Поддержка кириллицы в электронных адресах. Теперь письма можно отправлять без использования дополнительных инструментов или предварительной перекодировки.
• Улучшено качество штампов в системе.
• Добавлен механизм быстрого и удобного перехода к редактированию справочных данных из карточек документов, договоров и обращений граждан.
• Для удобства пользователей варианты текста резолюций теперь отображаются в выпадающем списке с областью прокрутки.
• Реализована возможность добавления в качестве вложений PDF-файлы с ошибками, которые создаются некоторыми многофункциональными устройствами печати. У таких файлов повреждены метаданные, но визуально они выглядят корректно и пользователи могут с ними работать как обычно.
• Проведена оптимизация поиска и хранения информации, за счет чего улучшилось качество поиска, отклик системы стал быстрее.
• Оптимизация работы с грифами доступа для входящих и исходящих документов МЭДО.
• Оптимизированы механизмы импорта документов, историчности данных и безвозвратного удаления.
• И т.д.

Гос. сборка СЭД ТЕЗИС активно развивается, позволяя заказчикам из федеральных органов власти и субъектов РФ получить доступ к самым актуальным трендам рынка электронного документооборота. Это дает возможность повысить эффективность государственного управления, а также качество услуг, оказываемых гражданам и бизнесу. Кроме того, развитие цифрового документооборота является одной из целей национального проекта «Экономика данных». На июль 2024 года пользователям стала доступна минорная версия 4.1.2, а выпуск мажнорного релиза запланирован на конец 2024 года.

Совместимость ТЕЗИС 5.3 с Astra Linux Special Edition

Разработчики «Группы Астра» и компании «Хоулмонт» провели тестирование на совместимость актуальных версий продуктов — ОС Astra Linux и СЭД ТЕЗИС 5.3. Об этом Хоулмонт сообщил 2 июля 2024 года. Специалисты убедились, что продукт корректно работает под управлением защищенной ОС. Это официально подтверждается сертификатом, выданным в рамках программы технологического партнерства Ready for Astra.

Использование операционной системы Astra Linux в сочетании с системой электронного документооборота ТЕЗИС — эффективное решение для организаций, стремящихся к технологической независимости от зарубежных программных продуктов. Это соответствует текущей политике импортозамещения и обеспечивает более высокий уровень безопасности и контроля за данными.

Производители СЭД ТЕЗИС и Astra Linux сотрудничают уже более трех лет. В рамках технологического партнерства на регулярной основе проводится проверка актуальных версий продуктов на совместимость. Таким образом, заказчики могут реализовать в своей организации импортонезависимую ИТ-экосистему целиком, а не внедрять российские решения по отдельности. Подтверждение корректной работы СЭД ТЕЗИС в среде ОС Astra Linux гарантирует возможность использование самых современных технологий, которые обеспечивают максимальную эффективность, комфорт для пользователей и защиту от уязвимостей. СЭД ТЕЗИС внедряется вместе с Astra Linux, то есть синергия продуктов подтверждается не только в ходе тестирования, но и на практике.

Регулярное обновление и поддержка от разработчиков Astra Linux и ТЕЗИС, а также возможность адаптации под специфические нужды организации, делают такое решение актуальным и востребованным на рынке. Кроме того, сотрудничество с надежными партнерами и постоянное взаимодействие с их командами позволяет оперативно реагировать на изменения в законодательстве и технологические тренды, что важно для государственных и коммерческих структур, стремящихся к полной цифровизации процессов, — сказал Кирилл Синьков, директор департамента по работе с технологическими партнерами «Группы Астра».

СЭД ТЕЗИС изначально создавалась как кроссплатформенный продукт, который можно использовать в любой ИТ-экосистеме. Это позволяет заказчикам избежать дополнительных затрат при внедрении. Чтобы обеспечить заказчикам уверенность в корректной работе, мы регулярно проводим тестирование и подтверждаем совместимость СЭД ТЕЗИС с различными ОС. В последние несколько лет, с ростом актуальности импортозамещения, мы понимаем, что выбрали правильный путь, — отметил Product Owner СЭД ТЕЗИС Александр Воробьев.

Возможности модуля искусственного интеллекта в СЭД ТЕЗИС

В 2023 году команда СЭД ТЕЗИС завершила разработку модуля искусственного интеллекта. Его основная цель — максимально облегчить работу пользователей в системе, выявлять и автоматизировать повторяющиеся события, забрать на себя рутинные процессы, адаптировать интерфейс для максимального удобства и эффективности. Отдельные задачи можно будет полностью роботизировать, то есть они будут выполняться в фоновом режиме, вообще без участия человека. Встроенный в СЭД ТЕЗИС модуль ИИ можно будет использовать для любых бизнес-процессов в системе, без ограничений. Это выведет автоматизацию на совершенно новый уровень и заметно упростит работу пользователей. Сейчас у модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС нет аналогов на рынке. Подробнее здесь.

2023

СЭД ТЕЗИС 5.3

25 декабря 2023 года компания Haulmont сообщила о выпуске версии СЭД ТЕЗИС 5.3.

По информации компании, основные изменения в данной версии коснулись следующего: расширение функциональности HR-модуля и возможностей работы с машиночитаемыми доверенностями, развитие возможностей масштабирования, оптимизации стабильности и производительности, а также импортозамещение сервиса, используемого для сравнения и распознавания текста документов. За счет обновления версии СЭД ТЕЗИС заказчики смогут автоматизировать рутинные процессы.

HR-модуль

В прошлой мажорной версии СЭД ТЕЗИС 5.2 в систему добавлена функциональность для автоматизации кадровых бизнес-процессов. Среди них работа с командировками, отпусками и графиками отпусков, справками, которые готовит отдел кадров. Также был доработан справочник с информацией о сотрудников. Все это заложило прочный фундамент для дальнейшей автоматизации кадровых процессов, помогло оптимизировать взаимодействие между рядовыми сотрудниками, руководителями и отделом кадров. В версии СЭД ТЕЗИС 5.3 развитие HR-модуля продолжилось. В систему добавлена следующая функциональность:

• Работа со сводным графиком отпусков. В системе реализована соответствующая карточка и процесс ее согласования. Специалисты отдела кадров теперь могут прямо в СЭД ТЕЗИС создать сводный график отпусков на календарный год по всем сотрудникам и согласовать его у руководителя организации.
• Отзыв отпусков. В СЭД ТЕЗИС добавлены карточки заявления и приказа на отзыв из отпуска, а также процесс их согласования. Теперь возможности системы охватывают весь спектр бизнес-процессов по отпускам: планирование, контроль доступных сотруднику дней отпуска, согласование, перенос и отмену.
• Работа с авансами. Авансы в обязательном порядке выдаются сотруднику, отправленному в командировку. Они включают в себя расходы на проезд, проживание и суточные. После командировки сотрудник отчитывается о расходах, подтверждая их чеками. В системе реализована возможность создания и согласования заявок на выдачу авансов и авансовых отчетов.
• Дополнительные кадровые документы. В СЭД ТЕЗИС добавлены виды кадровых документов: доп.соглашение, заявление на увольнение, заявление о перевод на другую работу, приказ о переводе сотрудника на другую работу, приказ о приеме на работу, приказ о расторжении трудового договора, трудовой договор. Таким образом в СЭД ТЕЗИС будут храниться документы по всем событиям за все время работы сотрудника в организации, от приема на работу до увольнения.
• Дополнительные печатные формы. В СЭД ТЕЗИС добавлены печатные формы: приказ на отзыв из отпуска, заявление на отзыв из отпуска, сводный график отпусков, приказ на сводный график отпусков, авансовый отчет, заявка на выдачу аванса, трудовой договор, приказ о приеме сотрудника на работу, доп. соглашение, приказ о расторжении трудового договора, заявление на увольнение, заявление о переводе на другую работу, приказ о переводе сотрудника на другую работу, личная карточка сотрудника Т2 (ВУР). Система позволяет генерировать их автоматически и при этом в полном соответствии требованиям или рекомендациям профильных органов власти.
• Оптимизированные карточки сотрудника. В версии СЭД ТЕЗИС реализована возможность разграничения доступа к сведениям в карточке сотрудника. Так, вкладки «Детали», «Доверенности», «Факсимильная подпись», «Вложения», «История переписки» и «История изменений» относятся к общедоступным, а вкладки «Кадровые данные», «Занимаемые должности», «Кадровые документы», «Отпуска» — к непубличным.

Для специалистов отделов кадров созданы справочники: «Виды трудоустройства», «Виды оплаты труда», «Режимы работы», «Классы вредности», «Причины увольнения», «Отношения к воинской обязанности», «Составы военнослужащего», «Профили военнослужащего». Расширены также списки справочников «Типы документов сотрудника» и «Категории документов сотрудника» Также добавлены справочники «Способы расчета» и «Статьи расходов» для сотрудников бухгалтерии и финансового отдела. Начиная с версии 5.3 HR-модуль будет доступен по отдельной лицензии. Узнать подробности можно в данном разделе.

Машиночитаемые доверенности

В версии СЭД ТЕЗИС 5.2.2 добавлена поддержка машиночитаемых доверенностей (МЧД). МЧД — это электронный аналог бумажной доверенности, подтверждающий полномочия сотрудника на подписание электронных документов от имени организации. Например, МЧД потребуется при подаче отчетности в электронной форме, взаимодействии с госорганами или участии в торгах. Единоличным исполнительным органам, то есть руководителям или ИП, использовать МЧД не нужно. С 1 сентября 2023 года сертификаты ЭП выдаются только при наличии МЧД. С 1 сентября 2024 года использование машиночитаемых доверенностей обязательно. В СЭД ТЕЗИС 5.3 реализована возможность работы с несколькими доверенностями, выданными на одного сотрудника. Для МЧД предусмотрена отдельная вкладка в справочнике сотрудников организации. Добавлять или удалять доверенности может администратор системы или пользователь с соответствующими полномочиями. Просматривать данные о доверенностях могут все пользователи.

За счет поддержки МЧД в СЭД ТЕЗИС заказчики смогут соответствовать требования законодательства в части использования машиночитаемых доверенностей при подписании документов ЭП.

Сравнение и распознавание

В СЭД ТЕЗИС встроен сервис для распознавания текста документов, загруженных в формате изображения, а также для сравнения нескольких версий между собой. Это позволяет работать со сканами документов и быстро выявлять отличия, например, между подготовленным в компании договором и вариантом, полученным от контрагента. Система позволяет сравнить между собой в том числе электронную и бумажную версии документа. Раньше для сравнения и распознавания использовались инструменты иностранной компании, но в версии СЭД ТЕЗИС 5.3 компания перешла на движок, присутствующий в реестре российского ПО. Таким образом, у пользователей сохранилась возможность сэкономить оптимизировать работу, и при этом используемые в системе технологии теперь соответствуют политике импортозамещения.

Производительность и масштабируемость

Компания оптимизирует производительность, отказоустойчивость и масштабируемость СЭД ТЕЗИС. Это ключевые характеристики для крупных проектов с большим количеством документов и одновременных подключений, а также для расширения количества пользователей системы, наращивания объема данных и сложности автоматизируемых бизнес-процессов:

• Оптимизация запуска и отмены процессов с большим количеством пользователей.
• Оптимизация процессов открытия папок поиска, вложений при онлайн-редактировании, диаграмм процессов.
• Оптимизация загрузки карточек при переназначении.
• Добавление возможности работы с фоновыми операциями.
• Возможность выделения серверов среднего слоя для отдельных сервисов, например, для полнотекстового поиска, предпросмотра криптографии.
• Оптимизация механизмов и алгоритмов для работы с серверами, добавление возможности использования ZooKeeper.
• Оптимизация балансировки нагрузки на серверы.
• Добавление возможности использования отдельного сервера или кластера для кэширования.
• Использование выделенного хранилища для пользовательских сессий.
• Оптимизация механизма фоновой конвертации файлов в формат PDF.
• Оптимизация механизма логирования в распределенных системах.

Администрирование

Реализована возможность настройки правил редактирования карточек и вложений в процессах в зависимости от состояния карточки. Реализован механизм выполнения действий в фоновом, неблокирующем режиме:

• Процессы, например, загрузка процесса согласования.
• Переназначение карточек пользователей.
• Импорт справочников (загрузка пользователей и контрагентов через CSV, а также ручная загрузка банков).

При выполнении процессов в фоновом режиме в правом верхнем углу системы будет отображаться значок песочных часов. При нажатии на него можно будет просмотреть информацию о выполняемых процессах. Во время выполнения фоновых процессов пользователь сможет продолжать свою работу и выполнять другие действия. В версии СЭД ТЕЗИС 5.3 расширились настройки логирования, в том числе, в распределенных системах. Теперь можно задать несколько конфигураций логирования, а также индивидуальные настройки для конкретного пользователя. Версия СЭД ТЕЗИС 5.3 уже доступна пользователям.

СЭД ТЕЗИС 4.1.0 и 4.1.1 с интеграцией "Р7 Офис", обновлением МЭДО и добавлением возможности работы с МЧД

В августе 2023 года выпущена версия гос. сборки СЭД ТЕЗИС 4.1.0 и дополнение к ней 4.1.1. Благодаря постоянному развитию гос. сборки органы власти смогут получить доступ к актуальным возможностям электронного документооборота. Основные обновления в 4.1.0 и 4.1.1 — это интеграция с Р7 Офис, обновление МЭДО и добавление возможности работы с МЧД. Рассказываем подробнее о реализованных функциях и о том, как они будут полезны заказчикам и пользователям. Об этом 15 сентября 2023 года сообщила компания Haulmont.

Интеграция с Р7-Офис

Р7-Офис — российский пакет сервисов для работы с текстом, таблицами и презентациями в режиме онлайн. В СЭД ТЕЗИС интеграция с ним появилась в версии 5.0.5, которая вышла в 2021 году. Теперь эта интеграция доступна также и для заказчиков из государственного сектора. Она позволяет просматривать и редактировать документы в браузере, в том числе, в совместном режиме.

Обновление МЭДО

Интеграция с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — одна из востребованных функций для органов власти. В 2023 году вступили в силу требования по работе с глобальным адресным справочником (ГАС) и нормативно-справочной информацией (НСИ) в МЭДО. Компания была одним из инициаторов этих изменений. Благодаря этой инициативе большое количество государственных организаций по всей стране смогут стать участниками межведомственного электронного документооборота. Теперь в рамках одной региональной или ведомственной СЭД на базе гос. сборки ТЕЗИС может работать неограниченное количество участников МЭДО.

Работа с МЧД

В СЭД ТЕЗИС реализована возможность использования машиночитаемых доверенностей при отправке документов с электронной подписью через систему ЮЗЭДО Диадок. Начиная с версии 4.1.1 эта возможность появилась и в гос. сборке. Таким образом, заказчики смогут подготовиться к переходу на обязательное использование МЧД с 1 сентября 2024 года. Важно начать задумываться об этом заранее, поскольку сертификаты ЭП, которые можно использовать без МЧД, выдаются только до 31 августа 2023 года. Подробнее об изменениях в работе, связанных с МЧД, вы можете прочитать в отдельном материале.

Справочно о гос. сборке СЭД ТЕЗИС

Гос. сборка СЭД ТЕЗИС выпущена в 2022 году на основе проекта внедрения в Правительстве ЯНАО. В регионе проведена полная цифровизация органов власти, от муниципальных учреждений до аппарата Губернатора, в системе работают более 30 000 пользователей из более чем 900 организаций. С появлением гос. сборки положительным опытом проекта могут воспользоваться и другие заказчики из государственного сектора. Федеральные и региональные органы исполнительной власти могут получить лицензии бесплатно. Гос. сборка на 100% соответствует политике импортозамещения, автоматизирует работу с документами, резолюциями и обращениями граждан, поддерживает интеграции с ключевыми государственными информационными системами и позволяет организовать мобильное рабочее место. На сентябрь 2023 года гос. сборка ТЕЗИС используется в четырех федеральных органах власти и шести субъектах Российской Федерации.

2022

Релиз СЭД "Тезис" 5.2: HR-модуль, новые возможности ЮЗЭДО, повышение производительности и безопасности

Компания Haulmont осенью 2022 года выпустила новую версию системы электронного документооборота ТЕЗИС. Разработчики рассказали в статье, подготовленной для TAdviser, о ключевых особенностях системы. Подробнее здесь.

СЭД ТЕЗИС 5.2

В октябре 2022 года была выпущена обновленная версия СЭД ТЕЗИС 5.2. Ее главные возможности: появление HR-модуля, расширение возможностей интеграции с Диадок, оптимизация производительности и безопасности. Об этом 10 ноября 2022 года сообщила компания Haulmont.

По информации компании, в СЭД ТЕЗИС 5.2 стали доступны следующие функции:

• Процессы планирования отпусков, их согласования, подтверждения и переноса.
• Представление графика отпусков в форме диаграммы Ганта для наглядности и удобства планирования, например, работы отдела.
• Контроль количества взятых сотрудником дней отпуска в соответствии с регионами РФ, возможность изменить количество доступных каждому сотруднику дней отпуска.
• Процессы согласования и отмены командировок.
• Управление проживанием и поездкой командированных сотрудников.
• Генерация печатных форм для заявлений и приказов по командировкам и отпускам, служебных заданий и отчетов об их выполнении.
• Заказ справок (копия трудовой книжки, справка для субсидий в МФЦ, справка для центра занятости, справка о неполучении пособий, справка с места работы и т.д.)
• Удобное представление всей информации о каждом сотруднике в единой карточке, возможность добавить в нее данные о различных документах.

Автоматизация кадровых процессов будет способствовать сокращению ручных действий и поможет сэкономить время пользователей. По словам представителей компании, в будущем функциональность HR-модуля продолжит расширяться, в СЭД ТЕЗИС будут реализованы процессы трудоустройства, увольнения, дисциплинарного наказания, перевода сотрудников на другую должность и т.д.

Интерес к юридически значимому электронному документообороту существенно возрос из-за пандемии коронавируса, массового перехода на удаленную работу и цифровое взаимодействие с контрагентами. Компании продолжили активно использовать ЮЗЭДО и после окончания пандемии.

В СЭД ТЕЗИС 5.2 реализованы следующие возможности:

• Поддержка дополнительных видов бухгалтерских документов (акт сверки, детализация, накладная на внутренние перемещения ТОРГ-13, протокол согласования цен, реестр сертификатов, ценовой лист, доверенность). Их можно создавать в СЭД ТЕЗИС, отправлять в Диадок, принимать из Диадок, выгружать из 1С.
• Поддержка формализованных документов вида «Письмо».
• Работа с полученным через Диадок документом без его регистрации в канцелярии.
• Присвоение документам статуса «Подписано с разногласиями» в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820.
• Уведомления о подписи контрагентом документа, не требующего обязательного подписания, отображение обязательности подписания для полученных документов.
• Добавление водяных знаков на печатную форму документа после передачи титула покупателя.
• Настройка типов входящих документов, по которым должна создаваться карточка в СЭД ТЕЗИС.
• Дополнительные возможности по мониторингу загрузки документов из Диадок и работе с документами при интеграции для администраторов системы.

За счет расширения возможностей интеграции с Диадок пользователям реже будет нужно переключаться между различными системами при обмене документами с контрагентами. Кроме того, это важный шаг в направлении отказа от бумаги.

СЭД ТЕЗИС применяется для автоматизации документооборота и бизнес-процессов в крупных компаниях. Чтобы обеспечить минимальное время отклика системы при работе нескольких тысяч пользователей одновременно, было выполнено свыше 30 доработок, направленных на оптимизацию производительности.

Аудит информационной безопасности СЭД ТЕЗИС был проведен профильным агентством. Оно оценило уровень безопасности системы, не было обнаружено критических уязвимостей.

Дизайнер процессов — это Low-Code инструмент, который позволяет настраивать бизнес-процессы без программирования. В обновленной версии сохранена привычная функциональность и принципы работы, но модернизирован внешний вид дизайнера процессов.

Обновленная версия СЭД ТЕЗИС 5.2 уже доступна заказчикам.

2021

Как изменится опыт пользователей с обновлением дизайна СЭД ТЕЗИС и появлением умного поиска

Product owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков в декабре 2021 года рассказал о том, как разрабатывался новый дизайн версии 5.1 и как изменится с ним пользовательский опыт. Подробнее здесь.

Версия СЭД ТЕЗИС 5.1

Осенью 2021 года выпущена новая версия СЭД ТЕЗИС 5.1. Она стала для продукта важным шагом вперед. Во-первых, обновлен дизайн системы — теперь она выглядит более современно, ярко и интуитивно. Во-вторых, появился очень полезный инструмент — виджеты. С их помощью каждый пользователь сможет настроить рабочее пространство так, как удобно именно ему, и вынести для быстрого доступа самые важные действия. Кроме того, развитие получили технологии поиска. Подробнее здесь.

Новый дизайн СЭД ТЕЗИС и опыт внедрения в «БАТ Россия»: что ожидает участников СЭД и ECM Day

Команда СЭД ТЕЗИС примет участие в конференции TAdviser СЭД и ECM Day, которая пройдет 22 сентября. Основной темой мероприятия станут особенности систем на текущем этапе развития, а также лучшие практики их внедрения.

Технологии электронного документооборота эволюционируют очень быстро и пережили уже несколько трансформаций. Ведущие аналитики не всегда успевают за изменениями и спецификой региональных рынков. На конференции СЭД и ECM Day можно будет услышать точки зрения поставщиков технологий и крупного бизнеса, который поделится опытом автоматизации и развития СЭД. Планируется затронуть вопросы ЮЗЭДО, интеграции СЭД с остальной корпоративной инфраструктурой, изменения в области электронных архивов, Low Code и другие технологии кастомизации, а также многое другое.

СЭД ТЕЗИС выступает в качестве партнера конференции. Кроме того, Product Owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков представит новый дизайн СЭД ТЕЗИС, расскажет об изменениях UI/UX и новых механиках, которые реализованы по многочисленным просьбам действующих и потенциальных заказчиков. Новый дизайн разработан при участии консалтинговой компании. Много сил было вложено в изучение трендов, поведения пользователей и обратной связи от наших заказчиков. Одна из самых интересных функций — появление новых виджетов, которые позволят пользователям легко и без участия разработчиков настраивать систему в соответствии с любыми своими потребностями, включая изменение внешнего вида.

Опытом внедрения системы поделится Ксения Овсянникова, руководитель проектов в «БАТ Россия», российском представительстве транснациональной компании British American Tobacco. Она расскажет о построении кроссфункциональной системы автоматизации на базе СЭД ТЕЗИС. Масштаб внедрения — 2000 сотрудников. В месяц через систему проходит 10 000 документов.

На СЭД и ECM Day можно будет обсудить следующие вопросы:

• Как в «БАТ Россия» организована работа с договорами и доверенностями, как обеспечивается контроль бюджетных и тендерных лимитов при согласовании договоров.
• Как организована обработка нескольких документов одним пакетом, а также взаимодействие с системой бухгалтерского учета SAP и системой ЮЗЭДО.
• Как электронный архив помогает сэкономить время при подготовке налоговой отчетности.
• Как использовать СЭД для согласования капитальных затрат.

Зарегистрироваться на мероприятие можно здесь.

Минорный релиз СЭД ТЕЗИС 5.0.5

21 июня 2021 года стало известно о том, что выпущен минорный релиз СЭД ТЕЗИС 5.0.5. Основные обновления в нем касаются расширения возможностей работы с формализованными документами и интеграции с системой юридически значимого документооборота Диадок, а также добавления опции редактирования документов онлайн.

Как пояснялось, в обновленной версии СЭД ТЕЗИС добавлена возможность редактировать файлы вложений онлайн. Для этого проведена интеграция с Р7-Офис — российским пакетом офисных сервисов для работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями. Р7-Офис полностью соответствует политике импортозамещения и присутствует в реестре отечественного ПО.

Теперь пользователям не обязательно скачивать документ, чтобы внести правки, а потом загружать в СЭД ТЕЗИС обновленную версию. В интерфейс системы добавлен сервис для внесения изменений в документ в онлайн-режиме. Более того, возможна одновременная работа нескольких пользователей с одним документом. В документ можно как вносить правки, так и советовать изменения в режиме рецензирования. У каждого пользователя подсвечиваются фрагменты, с которыми работает кто-то другой, все изменения отображаются быстро. Обмениваться идеями по отдельным фрагментам документа пользователи могут в чате, который доступен в рамках одной сессии. Для описания задач или проблем, которые нужно решить, предназначены комментарии, которые остаются в документе после закрытия.

Р7-Офис позволяет редактировать документы, созданные в любых пакетах, например, Microsoft Office, Open Office, Libre Office и так далее. Отредактированные в СЭД ТЕЗИС при помощи Р7-Офис документы при необходимости можно открыть в любых других пакетах. Таким образом, заказчик сохранит независимость и свободу в выборе используемых технологий.

Благодаря появлению возможности онлайн-редактирования пользователям будет удобнее работать, так как не нужно будет переключаться между программами. Кроме того, процесс станет быстрее, поскольку несколько пользователей смогут одновременно работать с документом. Будет еще проще отслеживать, какая версия актуальная. Чтобы воспользоваться функцией онлайн-редактирования, необходимо дополнительно приобрести лицензию на Р7-Офис.

В СЭД ТЕЗИС 5.0.5. добавлен отдельный процесс «Подготовка документа», который запускается перед отправкой на согласование. В состав участников добавляются все специалисты, мнение которых нужно учесть при составлении документа. Например, в подготовке договора могут участвовать менеджер отдела продаж и юрист. Указанный процесс наиболее полезен в связке с онлайн-редактированием документов, но доступен в СЭД и в типовой конфигурации, без приобретения лицензии на Р7-Офис.

В СЭД ТЕЗИС 5.0.5 появилась возможность работы с пакетами документов. В них объединяются несколько документов, которые относятся к одной операции и отправляются вместе. Пакет может содержать как формализованные документы (акты, накладные, счета, счета-фактуры, УПД и так далее), так и не формализованные (например, договоры или дополнительные соглашения). Так, вместе с накладной может идти счет-фактура — по законодательству эти документы должны дополнять друг друга.

Создать пакет можно при получении из Диадок или через верхнее меню СЭД ТЕЗИС. После этого доступен процесс согласования, а перед отправкой в систему ЮЗЭДО документы в составе пакета заверяются ЭП.

Возможность работы с пакетами документов сэкономит время как заказчикам СЭД ТЕЗИС, так и их контрагентам. Согласующие смогут принимать решение по всем документам вместе, и отправить их контрагенту будет быстрее одновременно, а не по очереди. Контрагентам, в свою очередь, не нужно будет тратить усилия на поочередное получение и соотнесение документов, относящихся к одной сделке. Это будет полезно при большом потоке операций.

В СЭД ТЕЗИС 5.0.5 появились дополнительные виды формализованных документов: исправление КСФ, исправление УКД, исправление УПД, исправление счета-фактуры, КСФ, УКД. Эти документы поставщик отправляет покупателю, если необходимо уточнить стоимость или количество товаров, или услуг. Создать корректировочный документ или документ-исправление можно либо при получении из Диадок, либо через соответствующий пункт верхнего меню СЭД ТЕЗИС. Для различных видов формализованных документов доступны процессы согласования, ознакомления и регистрации, а также возможность заверить ЭП и отправить в систему ЮЗЭДО.

Кроме того, в карточку документа добавлена вкладка «Уточнения», куда автоматически вносится список всех корректировок и исправлений. Таким образом, их будет легко отслеживать.

По актам и накладным у пользователей СЭД ТЕЗИС появилась возможность выбрать, какой документ создать: неформализованную товарную накладную или формализованную унифицированную накладную (ТОРГ-12), неформализованный акт или формализованный акт приемки-сдачи работ и услуг.

В СЭД ТЕЗИС 5.0.5 при получении входящего документа ЭП контрагента добавляется во вложения созданной карточки. Если контрагент отказал в подписании, то в карточку добавляется формализованный отказ. Это позволяет легко отслеживать актуальное состояние документа.

Вложения, участвовавшие во взаимодействии через Диадок, теперь автоматически выгружаются в отдельный архив. Это происходит при получении по отправленному в ЭДО документу ответного подписания или отказа, извещении о получении документа, извещении с подтверждением от оператора ЭДО, извещении о получении документа с вложением вида «Архив ЭДО». Архив автоматически актуализируется, если по документу произошло какое-либо событие. Если речь идет о входящем сообщении, то архив создается, если требуется ответ и приходят сообщения о том, что входящий подписан некорректно или документооборот завершен.

В обновленной версии в конструктор бизнес-процессов добавлены модули, с которыми заказчики смогут создавать процессы обработки входящих документов из ЭДО и их ответному подписанию. В сочетании с модулем отправки в ЭДО это позволит заказчикам полностью самостоятельно реализовать возможность обмена документами через Диадок.

Вдобавок к перечисленному, в минорную версию СЭД ТЕЗИС 5.0.5 внесены изменения, направленные на оптимизацию быстродействия системы. Во второй половине 2021 года выйдет мажорный релиз, который будет содержать дополнительные изменения, том числе, обновленный дизайн и прототип искусственного интеллекта.

Интеграция редакторов «Р7-Офис»

Компания «Хоулмонт» 10 июня 2021 года предложила пользователям системы электронного документооборота ТЕЗИС возможность редактирования офисных документов в режиме онлайн, в том числе несколькими пользователями одновременно. Эти возможности были обеспечены за счет интеграции в систему ТЕЗИС редакторов «Р7-Офис».

Теперь пользователи смогут не скачивать файлы для редактирования во внешнем офисном редакторе, а работать с документами непосредственно в браузере, в том числе совместно. Также открываются дополнительные возможности по использованию рецензирования, продвинутого форматирования документов и др. Использование сервиса сделает работу более удобной, отметили в компании.

«СЭД ТЕЗИС поддерживает взаимодействие с различными офисными редакторами, однако у наших пользователей уже давно сформировался запрос на работу с документами именно в режиме онлайн, внутри нашей системы документооборота, — отметил Product Owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков. — Мы внимательно изучили рынок отечественного офисного программного обеспечения и пришли к выводу, что «Р7-Офис» — лучшая на рынке система, предлагающая необходимые нашим клиентам возможности. С этой интеграцией мы расширяем вариативность нашего продукта, спектр возможностей для клиента, благодаря чему рассчитываем в том числе и на рост рыночной доли нашей СЭД».

«Одно из ключевых направлений в нашей работе — это создание для заказчиков бесшовных интеграций и логичной архитектуры. Сотрудничество «Р7-Офис» со значительным игроком сегмента СЭД системой ТЕЗИС, которая работает более чем в 500 компаниях в России и СНГ, позволит обеспечивать потребности в suite-решениях еще большего процента российских корпоративных и государственных заказчиков», — считает генеральный директор компании-разработчика «Р7-Офис» Наталия Агафонова.

Совместимость с Astra Linux "Смоленск" 1.6

Компания «Хоулмонт» 14 апреля 2021 года объявила о совместимости СЭД ТЕЗИС c ОС Astra Linux. Корректная работа подтверждена в ходе тестирования. Оно проводилось на версии ОС Astra Linux Смоленск 1.6, которая имеет сертификат ФСТЭК России, необходимый для работы с информацией высшей степени секретности. Ее используют ряд российских министерств, ведомств и спецслужб.

СЭД ТЕЗИС — готовое решение для автоматизации канцелярии, документооборота и управления поручениями. Она создавалась как кроссплатформенный продукт, совместимый с различными ОС, браузерами, СУБД и прикладным ПО. Вдобавок к этому команда системы регулярно проводит тестирование на совместимость с различными решениями, в том числе, российскими операционными системами на базе Linux, которые гарантируют заказчикам технологический суверенитет.

ОС Astra Linux — разработка ГК Astra Linux (ООО «РусБИТех-Астра»). ГК Astra Linux уделяет много внимания возможности использования своих решений в различной ИТ-инфраструктуре и вместе с различным ПО. Компания развивает программу технологической кооперации Ready for Astra Linuх, в рамках которой проводится тестирование продуктов и выдаются сертификаты соответствия. Разработчик СЭД ТЕЗИС компания «Хоулмонт» также имеет такой сертификат.

Подтверждение корректной работы СЭД ТЕЗИС и ОС Astra Linux позволяет заказчикам организовать эффективное управление документами и поручениями в импортонезависимой ИТ-экосистеме с должным уровнем защиты информации, заключили в «Хоулмонт».

Совместимость с EveryTag Information Leaks Detection

Компания «Хоулмонт» 25 марта 2021 года сообщила, что совместно с «ЭвриТег» провели тестирование и подтверждают корректную работу СЭД ТЕЗИС и системы EveryTag Information Leaks Detection (EveryTag ILD). Синергия обоих решений позволяет достичь согласованного и прозрачного для пользователя выполнения инструкций по администрированию и использованию. При этом совместимость продуктов дает возможность обеспечить максимальную защиту документов организаций-заказчиков.

СЭД ТЕЗИС помогает автоматизировать документооборот, ускорить бизнес-процессы и систематизировать хранение документов. Она подходит для компаний любых размеров и отраслей, государственных структур, научных, образовательных и медицинских учреждений.

Документы в системе защищены от несанкционированного доступа извне. Однако, по данным исследований, большинство утечек информации в российских компаниях происходит именно по вине сотрудников, а не из-за внешних злоумышленников. Для решения этой проблемы в СЭД ТЕЗИС, например, можно настроить права пользователей на просмотр и редактирование документов. Более же комплексный подход к защите информации от недобросовестных сотрудников, которые обладают доступом к ней, может обеспечить EveryTag ILD.

EveryTag ILD — это система определения источника утечки данных из системы документооборота. Она встраивается в СЭД без изменения интерфейса системы, процессов документооборота и структуры хранения файлов. Каждый раз при открытии документа ILD при помощи специального алгоритма создает его копию с невидимой маркировкой. При взгляде на документ это незаметно, однако если произошла утечка, ILD может определить, кто и когда получал именно эту копию файла.

Алгоритм EveryTag ILD обрабатывает любые документы, содержащие текст: файлы офисных приложений, pdf, графики, чертежи, сканы, фотографии. Количество создаваемых системой уникальных копий не ограничено. ILD экономично использует пространство, поскольку хранит не сами копии документов, а алгоритмы преобразования. Источник утечки можно определить по оригиналу документа, его фотографии или скриншоту. Причем документ может быть мятым или грязным, а фото — не очень хорошего качества или сделано под углом.

Разработчик EveryTag ILD — российская компания, которая создает комплексные решения в сфере управления корпоративным контентом и информационной безопасности. С 2016 года она создает на базе запатентованной технологии приложения, которые помогают государственным учреждениям и коммерческим организациям закрывать проблемы уязвимостей.

Благодаря синергии СЭД ТЕЗИС и EveryTag ILD организации-заказчики могут перевести в единое защищенное пространство работу со всеми документами, в том числе, конфиденциальными. СЭД ТЕЗИС обеспечит защиту от воздействия извне и разграничение доступа к документам, а EveryTag ILD поможет снизить риск наиболее сложно контролируемых утечек, — говорит Product Owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков.

По статистике, утечки по вине собственных сотрудников компании составляют 62% от общего числа инцидентов. Сложнее всего защитить информацию, если у пользователей с правом доступа к ней недобросовестные намерения. К примеру, сотрудник может передать сторонней организации конфиденциальную коммерческую информацию, и это приведет к репутационным проблемам и финансовым потерям. Одно только знание работниками и подрядчиками, что все файлы защищены и что в случае утечки и публикации документа легко узнать, кто это допустил, способно остановить нарушителя от подобных действий, — говорит Сергей Войнов, генеральный директор EveryTag.

Product owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков выступит на СЭД и ECM Day с докладом о подходах к внедрению на примере реальных кейсов

Команда СЭД ТЕЗИС выступит партнером онлайн-конференции TAdviser СЭД и ECM Day, которая пройдет 17 марта. Ее основной темой будет изменение роли систем электронного документооборота. Сегодня подобные решения позволяют не только автоматизировать канцелярию и перевести документы в электронную форму, но и организовать управление практически любыми бизнес-процессами.

Отдельный и очень важный вопрос для заказчиков — как внедрять и развивать СЭД. Можно ли самостоятельно выполнить крупный проект, охватывающий множество уникальных задач?

Для заказчиков важны не только возможности СЭД, но и варианты ее внедрения и развития. К примеру, как самостоятельно выполнить проект на 9000 пользователей? Product Owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков расскажет о разных подходах к внедрению на примере реальных кейсов. В частности:

• Самостоятельное внедрение системы в крупнейшей частной вертикально-интегрированной компании Казахстана — «Центрально-Азиатской Электроэнергетической Корпорации».
• Совместное с вендором развитие системы в классификационном обществе с мировым именем — Российском морском регистре судоходства.
• Совместное внедрение в одной из крупнейших российских ювелирных сетей 585 GOLD с 4 территориальными дирекциями и 320 розничными магазинами.
• Внедрение по Agile в TAB Bank, онлайн-банке из США.
• Внедрение по Waterfall в одном из крупнейших российских банков, входящих в Топ-10 по размеру активов.

Все эти проекты предусматривали автоматизацию нестандартных для СЭД в привычном понимании процессов, таких как подключение потребителей к электросетям, бюджетирование, освидетельствование судов и т.д.

Кроме того, на СЭД и ECM Day Илья Зайчиков поделится планами по развитию СЭД ТЕЗИС и расскажет о новшествах, которые появятся в системе в 2021 году.

2020

Версия 5.0: Переход на CUBA 7.2.10 и голосовое управление

23 декабря 2020 года стало известно о том, что вышло обновление СЭД ТЕЗИС — версия 5.0. Она содержит несколько глобальных изменений. В первую очередь, проведен апгрейд большинства компонентов системы за счет перехода на обновленную версию платформы CUBA 7.2.10. Также в системе появилось голосовое управление и возможность одной командой запустить целую последовательность действий. Администраторам стал доступен удобный механизм для настройки гибкого автоматического определения участников процессов.

Как пояснялось, в продукт внесены следующие изменения:

• Добавлена поддержка Java 11.
• Версия Tomcat обновлена до 9.0.40.
• Версия Gradle обновлена до 5.6.4.
• Версия Vaadin обновлена до 8.9.2.
• Версия Spring обновлена до 5.2.9.
• Обновлены версии библиотек, используемые в отчетах, полнотекстовом поиске, отображении диаграмм и других сервисах.
• ORM-фреймворк заменен на Eclipselink.
• Проверена работа системы на последних версия поддерживаемых СУБД (PostgreSQL, Postgres Pro, MS SQL Server, Oracle, российские решения на базе PostgreSQL).
• CUBA Studio обновлена до версии 15.0.

В обновленной версии появилась возможность управлять СЭД ТЕЗИС с помощью заранее настроенных голосовых команд: создавать задачи, заполнять поля, открывать документы, запускать по ним процессы. Пользователям не нужно будет заучивать список команд наизусть, поскольку система понимает не только одну формулировку, но и синонимичные.

Кроме того, можно создавать составные команды. В этом случае система в ответ на одну короткую фразу будет выполнять действия, состоящие из нескольких шагов. Для составных команд может быть задана любая последовательность действий. Например, администратор может настроить систему таким образом, что после команды «Сделать еженедельный отчет» будет автоматически создаваться задача с нужным сроком и описанием, которая сразу же будет направляться исполнителю. В результате руководитель выполнит минимум действий, а в системе сохранится информация, которая позволит оценивать загрузку сотрудников и получать уведомления о приближении дедлайна.

Начиная с версии 5.0 в СЭД ТЕЗИС после приобретения соответствующей опции доступен механизм «Матрица подстановок». Он предназначен для гибкой настройки правил автоматического вычисления участников процесса в зависимости от атрибутов конкретного документа, договора или задачи. Система и раньше могла подставлять нужных участников в зависимости от выбранного значения любого поля карточки. Однако при использовании матрицы подстановок параметров, влияющих на выбор участников процесса, может быть не одна сотня. Например, состав согласующих для договора может зависеть от его суммы, предмета, контрагента и так далее. Администраторы СЭД ТЕЗИС могут самостоятельно настроить правила вычисления участников. Использование матрицы подстановок избавит пользователей от необходимости в каждом случае самостоятельно решать, кого добавить в состав участников процесса. Организации-заказчику это поможет выработать четкие процедуры, если их нет, и неукоснительно соблюдать их, если они есть.

У администраторов появилась возможность настроить видимость созданных ими папок поиска для определенных системных ролей. Это позволяет сделать более удобным разграничение доступа в соответствие с правами пользователей. Кроме того, у пользователей в интерфейсе не будет лишних элементов, только папки, необходимые им в работе.

Когда какой-либо сотрудник, например, уезжает в отпуск, он назначает в СЭД ТЕЗИС замещающего пользователя. В данной версии добавлена возможность создавать отчет о действиях замещающего. В нем будет отражена информация обо всех созданных карточках, выполненных действиях и оставленных комментариях. Таким образом, после возвращения можно будет быстрее и удобнее войти в курс дела.

При регистрации документа добавлена возможность отнести его к тому или иному проекту, заполнив соответствующее поле в карточке.

За счет перехода на обновленную версию CUBA Platform появились опции для работы с диаграммами: возможность сохранять их в различных форматах (PNG, JPG, SVJ, PDF, CSV, XLSX и JSON), а также менять режим, цвет и непрозрачность элементов диаграммы.

Чтобы сотрудникам заказчика было легче освоиться в СЭД ТЕЗИС, в данной версии были переработаны инструкции. Теперь в них используется сценарный подход с описанием работы с точки зрения функциональных ролей пользователей. Также изменился формат быстрой справки. Теперь в ней можно найти информацию по всем основным функциям системы, представленную максимально наглядно.

Другие функции и изменения:

• Оптимизирована производительность формы быстрой регистрации.
• Администраторы смогут экспортировать и импортировать группы доступа и роли пользователей.
• Администраторам станет удобнее создавать отчеты и контролировать корректность их исполнения.

Когда российское — значит лучшее! Product owner СЭД ТЕЗИС выступит на конференции «Импортозамещение ИТ в России 2020»

Команда СЭД ТЕЗИС примет участие в онлайн-конференции «Импортозамещение ИТ в России 2020». Product owner системы Илья Зайчиков выступит с докладом о том, как российское ПО может успешно конкурировать с иностранным.

Политика импортозамещения набирает силу, сегодня она во многом определяет цифровую модернизацию экономики страны. Одно из основных опасений бизнеса, касающихся импортозамещения, связано с конкурентоспособностью российских продуктов по сравнению с зарубежными. Не придется ли компаниям, следующим этой политике при выборе ПО, использовать приложения худшего качества?

Разумеется, ситуация зависит от класса корпоративного ПО. Если говорить о СЭД — здесь есть сильные российские вендоры, которые могут успешно конкурировать с иностранными. Их решения будут в выигрыше, даже если не учитывать критерий импортозамещения.

22 октября на конференции обсудим, в каких случаях «российское — значит лучшее» не просто громкий лозунг:

• Какая сейчас ситуация на мировом рынке и какие решения относят к классу СЭД?
• Чего хотят заказчики во всем мире? Отличаются ли запросы у компаний на российском рынке?
• Какие зарубежные решения замещал крупный российский бизнес, и что показывает этот опыт?
• Есть ли примеры экспорта российской СЭД?
• От чего зависит конкурентоспособность российских СЭД?

Команда СЭД ТЕЗИС примет участие в TAdviser: СЭД и ECM Day

Product owner СЭД ТЕЗИС Зайчиков Илья выступит 23 сентября на конференции TAdviser: СЭД и ECM Day с докладом о том, как решению не стать пенсионером в 10 лет.

В этом году системе ТЕЗИС исполнилось 10 лет. Когда она только выходила на рынок, продукты, которым было 10 лет, казались достигшими пенсионного возраста и отстающими в плане технологий. И вот система сама перешагнула этот рубеж.

За это время СЭД ТЕЗИС выбрали свыше 500 заказчиков, в том числе, продукту доверяют «Промсвязьбанк», «Ингосстрах», МИД России, «Росгеология», DNS, Nokia, правительства нескольких субъектов РФ. В 2020 году решение выиграло конкурс НИИ «Восход» и стало технологической основой типовой СЭД для госструктур.

Несмотря на то, что СЭД ТЕЗИС уже 10 лет, команда продукта стремится обеспечить заказчикам свободу, а не сковывать их ограничениями. В докладе на СЭД и ECM Day речь пойдет о главном отличии пионера от пенсионера. Илья Зайчиков расскажет о требованиях к системам электронного документооборота и тренде рынка ECM, который выделяет Gartner. Также он объяснит, что общего у всех проектов внедрения у крупных заказчиков и как им оставаться актуальными в долгосрочной перспективе. Об опыте развития некоторых таких проектов участники СЭД и ECM Day смогут узнать подробнее.

Совместимость СЭД ТЕЗИС 4.4 с «РЕД ОС» 7.2 «Муром»

Разработчики СЭД ТЕЗИС и «Ред ОС» провели тестирование на совместимость актуальных версий продуктов. По его итогам подтверждена корректная работа и выпущен соответствующий сертификат, сообщили 25 августа 2020 года в компании «РЕД СОФТ».

Операционная система РЕД ОС разработана российской компанией «РЕД СОФТ», с которой команда СЭД ТЕЗИС сотрудничает продолжительное время. В рамках сотрудничества проходят регулярные тесты на совместимость новых версий РЕД ОС и СЭД ТЕЗИС. Текущие испытания проводились с использованием РЕД ОС 7.2 "Муром" и СЭД ТЕЗИС 4.4.

«Система электронного документооборота - незаменимый рабочий инструмент. РЕД СОФТ как разработчик РЕД ОС стремится обеспечить функциональность таких инструментов в среде операционной системы. Регулярное и продуктивное взаимодействие с командой СЭД ТЕЗИС позволяет нам предложить рынку актуальное и всегда "свежее" решение», - рассказал Рустам Рустамов, заместитель генерального директора РЕД СОФТ.

«Использование РЕД ОС вместе с СЭД ТЕЗИС позволяет организовать рабочую среду в компаниях и государственных структурах, которым необходимо соответствовать политике импортозамещения и оставаться независимыми от вендоров программных продуктов», - отметил Илья Зайчиков, product owner СЭД ТЕЗИС.

Как СЭД ТЕЗИС помогает эффективно управлять документами и задачами при удаленной работе

Пандемия коронавируса COVID-19 и массовый переход на дистанционную работу продемонстрировали важность автоматизации рабочего процесса. Неотъемлемые его составляющие в любой организации — это канцелярия, документооборот и управление поручениями. СЭД ТЕЗИС автоматизирует эти направления и позволяет максимально безболезненно перейти на работу из дома. Кроме того, система помогает решить неизбежно возникающие при этом вопросы: обеспечение защиты информации, организация коммуникаций между сотрудниками, сохранение продуктивности, поддержание контроля.

СЭД ТЕЗИС предназначена для автоматизации бизнес-процессов в компаниях любых отраслей, а также госструктурах, в том числе, масштаба субъекта федерации. Также она позволит организовать удаленную работу холдинговой структуры. С одной стороны, в системе можно обеспечить автономность отдельных юрлиц, а с другой стороны, реализовать сквозные бизнес-процессы. Гибкость СЭД ТЕЗИС позволяет реализовать уникальные бизнес-процессы любой компании. К примеру, сертификацию поставщиков, планирование отпусков сотрудников, управление технологическим присоединением к энергетическим сетям и так далее. Также доступна интеграция СЭД ТЕЗИС со сторонними решениями, например, учетными системами, CRM, ERP. При удаленной работе это обеспечивает организации возможность функционировать без прерывания ключевых бизнес-процессов.

Технологии СЭД ТЕЗИС позволяют быстро и безболезненно перевести организацию на удаленную работу. Система представляет собой веб-приложение, доступ к ней осуществляется через браузер. Отдельной настройки СЭД на каждом компьютере не требуется. Также на качество работы не влияют установленные у пользователей браузер, операционная система и другое ПО.

Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС поможет обеспечить максимальную свободу при работе из дома. Например, если компьютер будет нужен другим членам семьи, можно будет работать со смартфона или планшета. Для использования мобильного приложения достаточно загрузить его из App Store или Play Market. Поддерживаются все устройства с iOS и Android. Широкая функциональность мобильного приложения СЭД ТЕЗИС позволяет выполнять все основные действия с документами, задачами и вложениями. Пуш-уведомления помогут всегда быть в курсе ситуации и увидеть, когда требуется решить какой-либо вопрос. Важно отметить, что в мобильном приложении СЭД ТЕЗИС можно работать оффлайн. Это особенно актуально для тех, у кого дома нестабильный интернет. При восстановлении подключения все действия пользователя синхронизируются с сервером.

Кроме того, СЭД ТЕЗИС позволяет организовать хранение документов в едином пространстве, куда пользователи могут получить доступ как будучи в офисе, так и из дома. Для поиска нужного документа им достаточно ввести в поисковую строку ключевые слова из текста. При этом система развернута на серверах компании-заказчика, а не в облаке, что обеспечивает защиту от утечек. Вдобавок к этому разграничен доступ пользователей к документам, а каждая учетная запись защищена паролем. При необходимости в систему могут быть добавлены дополнительные меры безопасности.

Вопросы эффективной коммуникации, прозрачности бизнес-процессов и контроля при удаленной работе становятся еще более актуальными. СЭД ТЕЗИС поможет организовать совместную работу и упорядочить ее. Так, в системе фиксируются все комментарии по документам и задачам, а также хранятся все итерации в хронологическом порядке. Пользователь сразу видит, на каком этапе находится процесс, и какая версия документа актуальная. Кроме того, СЭД ТЕЗИС позволяет не пропустить важные события благодаря уведомлениям о назначении в работу, приближении срока исполнения и других действиях. Увидеть полную картину и принимать эффективные решения поможет возможность формировать в системе отчеты по необходимым параметрам, например, загрузке сотрудников или задачам, по которым приближается срок исполнения.

Также СЭД ТЕЗИС позволит управлять онлайн-конференциями, которые пришли на смену офлайн-совещаниям. Неважно, в каком формате проходит встреча, в системе можно сформировать повестку, уведомить участников и поставить задачи по итогам.

Помимо коммуникаций внутри компании СЭД ТЕЗИС способствует организации комфортного обмена юридически значимыми документами с контрагентами. При наличии соответствующих лицензий в системе можно заверить документ квалифицированной электронной подписью и отправить контрагенту через Диадок. Принятые из Диадок документы также хранятся в отдельной папке в СЭД ТЕЗИС.

СЭД ТЕЗИС не только поможет при переходе на удаленную работу, но и обеспечит множество преимуществ, которые будут актуальны, когда карантин закончится. В частности, это ускорение работы с документами, повышение прозрачности бизнес-процессов, уменьшение просрочек.

На период пандемии команда СЭД ТЕЗИС предлагает действующим и потенциальным заказчикам помощь — бесплатное обучение работе с системой и расширение количества подключений до необходимого.

Бесплатное обучение и масштабирование лицензии СЭД "Тезис" на период пандемии

14 апреля 2020 года компания «Хоулмонт» выступила с предложением помощи пользователям своей системы в связи с пандемией и переводом большого количества сотрудников различных отраслей на работу из дома.

Для действующих заказчиков компания запускает бесплатные обучающие вебинары для сотрудников, работающих из дома. Это поможет освежить в памяти знания о СЭД ТЕЗИС и увидеть, как работать в системе быстрее и эффективнее.

Заказчикам, у которых есть потребность в увеличении количества подключений, компания готова на период пандемии расширить лицензию насколько это необходимо. Это предложение распространяется на все редакции и опции системы, кроме тех, которые содержат лицензии на сторонние продукты.

Важно отдельно отметить, что это предложение распространяется также на мобильное приложение. Оно позволяет с любого устройства с iOS или Android выполнять все основные действия с документами, задачами и вложениями. Пуш-уведомления помогут не пропустить важные события. Работать в приложении можно в режиме оффлайн, что особенно актуально, если у сотрудников дома нестабильный интернет. При восстановлении соединения все действия пользователя синхронизируются с сервером. Для начала работы не требуется никаких специальных настроек, достаточно просто загрузить мобильное приложение из AppStore или GooglePlay.

Также акция распространяется на конфигурации системы, включающие возможность использования квалифицированной электронной подписи и интеграцию с системой Диадок. Таким образом, направить документ контрагенту через Диадок можно напрямую из СЭД ТЕЗИС.

Для организаций, которые пока не стали пользователями СЭД ТЕЗИС, компания также готова предложить специальные условия.

СЭД ТЕЗИС поможет эффективно организовать совместную дистанционную работу с документами и задачами, а также взаимодействие с контрагентами, ускорить бизнес-процессы, повысить их прозрачность и контролируемость.

Совместимость с ОС «Циркон»

5 марта 2020 года компания «Хоулмонт» сообщила, что совместно с производителем ОС «Циркон» компанией «СВЕМЕЛ» провели тестирование своих продуктов на совместимость и подтвердили корректность их работы.

Операционная система «Циркон» входит в состав программных комплексов терминального доступа «Циркон», предназначенных для защиты информации от несанкционированного доступа. Они обеспечивают безопасность при хранении и обработке данных на серверах, а также разграничивает доступ пользователей к ресурсам локальной вычислительной сети.

Использование программных комплексов терминального доступа «Циркон» возможно для всех рабочих мест, в том числе, удаленных. Технология позволяет обеспечить безопасность информации различного уровня конфиденциальности, включая персональные данные и государственную тайну. ОС и программные комплексы «Циркон» используются во многих органах государственной власти России, в том числе в МИД, Минфин, Минэкономразвития, ФСБ и Пограничной службе.

В рамках совместной деятельности «СВЕМЕЛ» и «Хоулмонт» в МИД России реализован проект по внедрению системы юридически значимого межведомственного электронного документооборота (решение «Хоулмонт»), функционирующей под управлением ОС «Циркон» (разработка «СВЕМЕЛ»).

Программные комплексы терминального доступа «Циркон» и СЭД ТЕЗИС разработаны российскими компаниями, включены в Реестр отечественного ПО Минкомсвязи РФ и поддерживают концепцию свободного ПО. Оба продукта являются полностью соответствующими политике импортозамещения и могут быть рекомендованы для внедрения в организациях, которые руководствуются ею при выборе ПО и развитии информационных систем.

"ТЕЗИС" побеждает в тендере на выбор решения для ЮЗЭДО госорганов России

Как выяснил CNews 31 января 2020 года, типовое решение системы электронного документооборота (СЭД) для госорганов будет строиться на основе готового СЭД-продукта самарской компании «Хоулмонт» (Haulmont). Она стала победителем тематического тендера подведомственного Минкомсвязи НИИ «Восход», который занимается созданием платформы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). Подробнее здесь.

2019

СЭД ТЕЗИС 4.4

25 октября 2019 года компания Haulmont представила обновление системы электронного документооборота ТЕЗИС. Основные изменения касаются расширения функциональности. Добавлены резолюции в мобильном приложении, проверка контрагентов на дубликаты, работа с формализованными документами при интеграции с Диадок и др. Кроме того, улучшена производительность и внесены изменения, направленные на повышение удобства использования системы.

В СЭД ТЕЗИС появилась возможность работы с формализованными документами: актами, накладными, счетами, счетами-фактурами и УПД. Они соответствуют формату, утвержденному налоговой инспекцией РФ. Формализованные документы загружаются в СЭД или формируются автоматически на основе документов из учетной системы 1С. При обработке такой документ в первую очередь отправляется на согласование. После этого следует утверждение, на этом этапе документ заверяется электронной подписью. Далее — стандартная процедура регистрации в канцелярии, и затем документ отправляется в систему Диадок на подписание контрагенту.

Помимо этого в представленной версии СЭД ТЕЗИС расширился перечень неформализованных документов, доступных для отправки в Диадок.

В СЭД ТЕЗИС 4.4 появилась возможность включить проверку на уникальность по сочетанию полей «ИНН» и «КПП» при добавлении нового контрагента. Если обнаружится дубликат, то пользователь сможет либо не сохранять созданного контрагента, либо обновить информацию по существующему.

Со слов разработчика, в справочник контактных лиц контрагента добавлены дополнительные поля, которые используются при автоматическом формировании документов. Пользователь вводит информацию в систему один раз, и далее не нужно будет этого делать вручную в каждом документе. Появилась возможность автоматически:

• Сформировать для печати письмо с использованием фамилии, имени, отчества и должности адресата в дательном падеже, например «директору по продажам СЭД ТЕЗИС Александру Владимировичу Назарову».
• При формировании e-mail подставить обращение, соответствующее полу контактного лица, например, «Уважаемая» вместо «Уважаемый/ая».
• Выводить инициалы перед фамилией, например, «И.И. Иванов» вместо стандартного «Иванов И.И.». Порядок отображения фамилии и инициалов можно настроить для всех ранее созданных контактных лиц выбранного контрагента.

В карточках всех документов добавлено поле «Контрагент», видимость которого можно настроить. По умолчанию оно отображается только у договоров.

Для подписанных ЭП документов стало доступно добавление штампов нескольких видов:

• штамп с регистрационной информацией, если документ зарегистрирован;
• штамп «В ответ на», если это поле заполнено в карточке;
• штамп ЭП пользователя, подписавшего вложение.

Штампы можно редактировать: изменять размер, перемещать, удалять, копировать на все страницы документов. Сформированный файл сохраняется в формате PDF.

В представленной версии изменился механизм загрузки банков. В справочник «Банки» добавлено поле «Головой банк», которое заполняется для филиалов банков. Также появилась возможность настроить обновление этого справочника, что упрощает его поддержку в актуальном состоянии. В справочник «Регионы банков» добавлено поле «ОКАТО».

В ТЕЗИС 4.4 добавлена возможность использования электронной цифровой подписи Национального удостоверяющего центра республики Казахстан. Для этого реализована интеграция с официальным приложением NCALayer.

Начиная с версии 4.4 в мобильном приложении пользователям доступно наложение резолюции. При этом возможно выбрать один из типовых вариантов или ввести свой текст. Карточку можно отправить на ознакомление или согласование, а также создать на ее основе задачу, документ или договор.

Расширены возможности по управлению поручениями через мобильное приложение. Стало доступно переназначение задач, удаление из наблюдателей по задаче или отключения по ней уведомлений.

Появилась возможность с мобильного приложения загрузить в систему файл непосредственно из файлового хранилища или галереи. При нажатии на файл и выборе «Отправить/Поделиться» в списке предложенных программ помимо электронной почты, мессенджеров и т. д. появится СЭД ТЕЗИС. Далее можно выбрать в системе карточку, к которой добавится вложение.

На мобильном приложении в папках появился компонент поиска. Система производит запрос по всем полям карточки в папках действий или папках поиска (краткое описание, данные с вкладки «Детали», комментарии и т. д.).

Для повышения производительности и уменьшения загрузки памяти в мобильном приложении данные в списках пользователей, сотрудников, справочников и нотификаций отображаются постранично.

Стало возможно использование 64-битных библиотек в мобильном приложении, что позволяет ускорить работу системы и использовать самые актуальные решения.

Администрирование СЭД и поддержка ПО:

• У администраторов появилась возможность настраивать актуальные для сотрудников своей организации инструкции. Можно добавить в систему собственные руководства для определенных должностей, например, для делопроизводителей, а также загрузить описания отдельных процессов, скажем, работы с финансовыми заявками. Кроме того, можно скрыть типовые инструкции. Если в организации не используются какие-то возможности системы, например, работа с совещаниями, то описание этой функциональности будет затруднять поиск нужной информации.
• Появилась возможность подключения по GSS-API при синхронизации с Active Directory.
• Добавлена поддержка Microsoft Office 365, Windows Server 2016 и 2019.

Помимо перечисленных обновлений в СЭД ТЕЗИС 4.4 было повышено быстродействие и реализованы предложения, озвученные пользователями системы.

Совместимость с ОС семейства «Альт»

5 июня 2019 года компания Haulmont сообщила о совместимости актуальных версий СЭД ТЕЗИС и ОС семейства «Альт».

По итогам выпущен сертификат о совместимости продуктов.

Серверная часть СЭД ТЕЗИС протестирована в серверных ОС семейства «Альт» (Альт Сервер 8, Альт 8 СП), клиентская часть — в решениях для пользовательских компьютеров, заточенных под специфику работы предприятий и образовательных учреждений (Альт Рабочая станция К 8, Альт Рабочая станция 8, Альт Образование 8).

СЭД ТЕЗИС с первого дня ее существования — кроссплатформенная система, которая поддерживает различные ОС (Windows, решения на базе Linux и Unix), серверное ПО, СУБД (Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL) и т.д. Это гарантирует, что СЭД ТЕЗИС впишется в любую действующую ИТ-экосистему, и в будущем заказчик также будет свободен в выборе технологий. При желании он сможет, к примеру, перейти с Windows на российскую ОС на основе Linux, и со стороны СЭД для этого не будет никаких ограничений.

2018

Версия 4.3: Ребрендинг, ЭЦП в мобильном приложении, интеграция с Диадок

15 октября 2018 года компания «Хоулмонт» объявила о выпуске очередной версии системы управления документами и задачами ТЕЗИС 4.3. Изменение, которые пользователи увидят сразу после запуска, — логотип в СЭД оформлен в обновленном фирменном стиле. Кроме того, расширены возможности мобильного приложения и обмена юридически значимыми документами. Также добавлены функции, которые сделают удобнее и быстрее работу пользователей и администраторов.

Ребрендинг СЭД ТЕЗИС

Начиная с версии 4.3 в СЭД ТЕЗИС используется обновленный логотип. Ребрендинг системы прошел в июле 2018 года. Все элементы обновленного фирменного стиля отражают миссию системы: обеспечить заказчикам свободу и легкость управления документами и задачами.

Расширение возможностей по обмену юридически значимыми документами

В СЭД ТЕЗИС 4.3 появилась возможность взаимодействия с системой обмена юридически значимыми документами Диадок. Интеграционный модуль позволит сэкономить время пользователей — не нужно будет во время работы переключаться между двумя приложениями. Пользователь сможет заверить документ электронной подписью и направить его контрагенту напрямую из системы ТЕЗИС. Полученные от контрагентов документы также будут автоматически появляться в СЭД ТЕЗИС. Модуль для интеграции с Диадок приобретается в дополнение к основной лицензии. Для обеспечения его работы требуются сертификат электронной подписи и лицензия на систему Диадок.

Электронная подпись в мобильном приложении

В представленной версии реализована поддержка электронной подписи КриптоПро в мобильном приложении СЭД ТЕЗИС. На устройствах с iOS использовать электронную подпись можно без ограничений, на Android — в тестовом режиме. Это связано с тем, что библиотека электронной подписи для Android будет сертифицирована КриптоПро ориентировочно к началу 2019 года.

Другие возможности мобильного приложения

Появилась возможность быстрого входа с использованием TouchID — идентификациипользователя с помощью отпечатка пальца. Чтобы было проще ориентироваться в документах и вложениях, в соответствующих вкладках будут отображаться только последние версии и основные вложения. Кроме того, это позволит не перегружать память устройства. Также появилась возможность изменения аватара пользователя в мобильном приложении. Пользователь сможет сделать фотографию прямо из приложения и поставить ее на аватар или загрузить готовое изображение из галереи.

Выполнение действий по электронной почте

Появилась возможность добавить кнопки выполнения ряда действий в Email-уведомления из системы ТЕЗИС. Таким образом, отправить документ на доработку, утвердить или согласовать можно будет без перехода в СЭД. При этом будет сформировано ответное письмо, где пользователь сможет оставить комментарий, который другие участники работы увидят в СЭД. Описанная функция поддерживается в любом почтовом клиенте, в том числе и на мобильном устройстве.

Поддержка выпускаемого программного обеспечения

В СЭД ТЕЗИС 4.3 реализована совместимость с СУБД Oracle, одной из распространенных баз данных. Кроме того, добавлена поддержка PostgeSQL 10 и Tomcat 8 и старше. Помимо этого СЭД ТЕЗИС 4.3 поддерживает стандарт электронной подписи КриптоПро GOST 34.10-2012. С началом 2019 года провайдер будет поддерживать только этот стандарт.

Запрет повторного запуска процессов

По просьбам пользователей в данную версию добавлен запрет повторного запуска процессов. Настроить эту функцию сможет администратор системы. Таким образом, исключена возможность случайного запуска процесса по уже согласованному документу.

Факсимиле

В справочник «Сотрудники» добавлена вкладка «Факсимильная подпись». Для каждого сотрудника можно выбрать готовый файл с подписью или загрузить его со сканера. Факсимильная подпись будет автоматически добавляться в отчеты «Лист согласования» и «Служебная записка» после положительного решения согласующего.

Возможность добавления мультиязычных сущностей

В системе появилась возможность добавления мультиязычных сущностей: ролей, групп доступа, нумераторов, процессов, типов документов. Эту функцию ожидали несколько заказчиков СЭД ТЕЗИС. Она будет актуальна для организаций, где работают иностранные специалисты. Указанные сущности, к примеру, названия ролей при запуске процессов, теперь будут отображаться на языке, заданном для пользователя.

Другие изменения для удобства и быстроты работы:

• Режим быстрого отображения карточки. Загрузка будет происходить быстрее, поскольку не будут загружаться источники данных нередактируемых полей.
• Возможность добавления нескольких пользователей на одну роль одной кнопкой — «+» в поле с именем роли.
• В списке дел добавлена возможность группировки по любому из полей по выбору. Она сохраняется при следующем открытии списка.
• Поддержка разных часовых поясов в приглашениях на совещания.
• При отправке вложения по e-mail прикрепляется файл с названием из поля «Имя».
• Внесены исправления, касающиеся локализации.
• Переработано несколько экранов для администрирования мобильного приложения.
• Для удобства просмотра добавлено разбиение на страницы карточек на главном экране СЭД.

Версия 4.2.4: Мобильное приложение и поддержка СУБД Oracle

16 июля 2018 года года компания «Хоулмонт» сообщила о выпуске промежуточной (минорной) версии системы ТЕЗИС 4.2.4. По информации компании, самое важное в релизе — мобильное приложение СЭД ТЕЗИС. Кроме того, теперь система поддерживает СУБД Oracle. Также добавлены изменения для улучшения работы продукта в целом.

По словам представителей компании, мобильное приложение СЭД ТЕЗИС разработано с помощью фреймворка React Native — современного инструмента для создания кроссплатформенных приложений. Он позволяет адаптировать интерактивные компоненты под различные операционные системы. Поддержка Android и iOS обеспечивают комфортную работу в приложении СЭД ТЕЗИС на любом смартфоне или планшете. Также мобильный клиент легко масштабируется и быстро адаптируется при модификациях основной системы.

В приложении можно согласовывать документы ставить задачи и контролировать их выполнение. Также мобильный клиент позволяет добавлять, скачивать и просматривать вложения. Интерфейс не содержит ничего лишнего – пользователь видит процессы и задачи, требующие его решения, и может быстро получить доступ к необходимой информации.

Также сообщалось, что работать в мобильном приложении СЭД ТЕЗИС можно не только online, но и без подключения к интернету. После восстановления соединения система синхронизирует все изменения с сервером.

В мобильном приложении предусмотрены различные средства обеспечения безопасности информации:

• защищенная передача данных,
• разграничение прав доступа к системе,
• идентификация пользователя при входе,
• возможность использования ПИН-кода для защиты данных.

Кроме этого, сообщалось, что каждый заказчик может в дополнение к основной лицензии СЭД ТЕЗИС приобрести необходимое количество мобильных пользовательских лицензий и самостоятельно выбрать, какие сотрудники будут иметь доступ к приложению. Мобильное приложение будет доступно в Google Play и App Store.

По информации компании, СЭД ТЕЗИС 4.2.4 поддерживает работу с СУБД Oracle. Другие изменения касаются исправления ошибок, рефакторинга кода существующих модулей системы, UI/UX и улучшения работы в целом. Основной (мажорный) релиз 4.3. ожидается осенью 2018 года.

Ребрендинг

9 июля 2018 года компания «Хоулмонт» сообщила об обновлении фирменного стиля системы управления документами и задачами ТЕЗИС. Со 2-го июля он постепенно сменится во всем публичном пространстве. В системе изменения будут отражены в релизе 4.3, который выйдет осенью 2018 года. При развитии системы компания ориентируется на потребности заказчиков и пользователей, собственный опыт и экспертизу, а также рыночные тренды.

Обновленный логотип представляет собой букву «Т», в которой за листом бумаги открывается чистое небесное пространство. Еще один ключевой элемент обновленного стиля — белые облака. Этот визуальный ряд символизирует свободу и легкость работы в системе.

Миссии СЭД ТЕЗИС соответствуют ее технологические возможности. Независимость от вендора обеспечивает лежащая в основе системы платформа CUBA — созданное «Хоулмонт» открытое решение на языке программирования Java. Также заказчик свободен в выборе вариантов внедрения и развития СЭД ТЕЗИС. При необходимости она позволяет автоматизировать не только документооборот, но и другие рабочие процессы. Технологическую свободу гарантирует совместимость продукта с широким спектром оборудования и программного обеспечения. Кроме того, возможности СЭД ТЕЗИС позволяют получать доступ из любой точки мира и с любого устройства. С выходом современного мобильного приложения дистанционная работа стала еще удобнее. Любой заказчик СЭД ТЕЗИС может установить брендированное оформление экранов системы или организовать индивидуальную рабочую среду для каждого сотрудника. Развитие системы направлено на то, чтобы заказчики оставались на острие технологий электронного документооборота.

Совместимость с «Ред ОС 7.1 Муром»

Компании «Хоулмонт» и «Ред Софт» 23 апреля 2018 года подтвердили совместимость системы электронного документооборота ТЕЗИС и операционной системы «Ред ОС 7.1 Муром». Предварительно были проверены корректность установки, запуска и дальнейшей работы СЭД. Тестирование было проведено в рамках технологического партнерства компаний. Подробнее здесь.

Совместимость с ОС «Альт»

В феврале 2018 года компания «Хоулмонт» получила сертификат совместимости системы управления документами и задачами ТЕЗИС с операционными системами «Альт» производства компании «Базальт СПО». Сертификат выдан после успешного завершения испытаний, которые проводили специалисты обеих компаний. Он подтверждает, что СЭД ТЕЗИС корректно работает в системах «Альт Линукс СПТ 7», «Альт Сервер 8.2» и «Альт 8 СП».

По мнению представителей «Хоулмонт», совместимость с системами на основе Linux особенно важна для компаний, которые следуют политике импортозамещения. Решения «Альт» — распространенные в России полнофункциональные варианты замены ОС Windows.

Особое внимание «Базальт СПО» уделяет безопасности своих разработок и встроенным программным средствам защиты информации. Системы «Альт Линукс СПТ 7» и «Альт Сервер 8.2» имеют лицензии Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, которые подтверждают необходимый уровень безопасности для работы с конфиденциальной информацией. «Альт 8 СП» сертифицирован Министерством обороны России. Обладателем прав на системы «Альт Линукс СПТ 7» и «Альт Сервер 8.2» является «Базальт СПО», на «Альт 8 СП» — ИВК.

2017

По состоянию на 2017 год СЭД ТЕЗИС - это современная, надежная и удобная система электронного документооборота. Система представляет собой комплексное программное решение, которое подходит для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессами в средних и крупных коммерческих компаниях, на промышленных предприятиях, в государственных и научно-образовательных учреждениях.

Система электронного документооборота ТЕЗИС позволяет решать различные задачи по автоматизации управления бизнесом, включая работу с документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль исполнительской дисциплины. СЭД ТЕЗИС учитывает классические особенности бумажного документооборота и, в то же время, позволяет реализовывать в электронном виде уникальные бизнес-процессы каждой организации.

Сочетание инновационных технологий разработки программного обеспечения, признанных на мировом рынке, и лучшей практики отечественного рынка СЭД, делает решение для управления документами и задачами ТЕЗИС системой электронного документооборота нового поколения. Расширенная функциональность системы предоставляет эффективные инструменты для повышения производительности работы организации, прозрачности операций, сокращения расходов и оптимизации рабочего времени сотрудников.

Преимущества СЭД "Тезис"

Широкие возможности типового решения без дополнительных затрат

По состоянию на декабрь 2017 года СЭД ТЕЗИС является готовым решением с простой схемой лицензирования – нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули, вся функциональность для автоматизации классического документооборота заложена в типовом решении:

• Контроль исполнительской дисциплины
• Автоматизация документооборота
• Электронная канцелярия
• Дизайнер бизнес-процессов, конструкторы отчетов и нумераторов и другие дополнительные возможности.

В стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.

Полноценная работа в любой точке мира и с любого устройства

В системе реализован полноценный веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями СЭД вне зависимости от места расположения пользователя. Для работы в СЭД ТЕЗИС может использоваться любое устройство с выходом в интернет.

• Полнофункциональный веб-клиент
• Работа в любой операционной системе – MacOS, Windows, Linux
• Облегченный интерфейс для планшетов и мобильных устройств – только важная функциональность
• Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы

Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы

Особенностью системы ТЕЗИС является высокая скорость внедрения и настройки, достигаемая благодаря следующим преимуществам:

• Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому освоению системы
• Не требуется установка ПО на рабочие места, система устанавливается на сервер заказчика и запускается через браузер
• Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными серверными ОС и СУБД, без необходимости приобретения дополнительного ПО и переоборудования рабочего места
• Возможности гибкой настройки системы с помощью конструкторов

Широкие возможности развития системы

Система ТЕЗИС позволяет автоматизировать широкий спектр задач - специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки документооборота, в том числе в распределенных компаниях с большим числом пользователей.

• Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы (кластеризация, трехзвенная архитектура)
• Высокий уровень отказоустойчивости, даже при работе на распределенных серверах и при большом количестве пользователей,
• Интеграция с любыми внешними приложениями (веб-сервисы, REST API, обмен XML файлами и др.).

Платформа уровня предприятия

В основе СЭД ТЕЗИС лежит универсальная платформа уровня предприятия CUBA, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы в различных отраслях.

• Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в архитектуре системы, дает возможность легко перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей
• Открытый исходный код гарантирует независимость от вендора и даёт возможность самостоятельно развивать решение. Системы с открытым кодом являются более прозрачными, что позволяет предотвратить или вовремя распознать наличие в коде вредоносных компонентов
• Актуальный язык программирования Java является одним из наиболее популярных в мире, его используют крупнейшие ИТ-компании, поэтому заказчику будет легко найти специалиста или компании, способные оказать услуги по модификации системы
• Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными серверными ОС и СУБД без необходимости приобретения дополнительного ПО и переоборудования рабочего места
• Мультиязычный интерфейс

Архитектура и функциональность системы

По информации на декабрь 2017 года готовая функциональность системы ТЕЗИС включает в себя три блока - это управление задачами, управление документами, договорами и совещаниями, электронная канцелярия. Существует также возможность подключения дополнительных опций.

Контроль исполнительской дисциплины

• быстрая постановка задач одному или нескольким исполнителям;
• удобный календарь текущих задач и документов со сроками их исполнения;
• постановка автоматически генерируемых периодических и зависимых задач;
• автоматический контроль сроков выполнения задач, оперативность корректировки задач;
• объективность отчетов по различным аспектам исполнительской дисциплины;
• прозрачность рабочих процессов;
• исполнение протоколов совещаний;
• контроль различных аспектов работы персонала с помощью диаграмм;
• мониторинг рабочих процессов из любой точки мира;
• возможность прикрепления файлов при постановке задач;
• возможность постановки и обсуждения задач в электронной почте;
• организация служб технической поддержки (HelpDesk, ServiceDesk).

Автоматизация документооборота

• быстрая постановка задач, связанных с исполнением документа;
• автоматизация работы с документами;
• ускорение процесса согласования;
• контроль всех этапов работы с документами;
• быстрый поиск информации (в том числе полнотекстовый);
• контроль версий документов;
• визуализация иерархии связанных документов;
• визуальное динамическое отображение схемы текущего бизнес-процесса;
• возможность применения ЭЦП;
• автоматизированное сканирование документов;
• возможность предпросмотра документов с помощью Microsoft Office Web Apps;
• возможность постановки и обсуждения задач по исполнению документов в электронной почте;
• мониторинг рабочих процессов и движения документов из любой точки мира;
• создание произвольных и нестандартных процессов обработки документов с использованием визуального конструктора бизнес-процессов;
• импорт модели бизнес-процесса в формате XPDL из Business Studio.

Автоматизация канцелярии

• учет всех видов документов (входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов);
• ведение нумерации документов согласно политике, принятой в Вашей организации;
• регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе его жизненного цикла;
• наличие формы быстрой регистрации, ускоряющей работу делопроизводителя;
• механизм предотвращения повторной регистрации документа;
• быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в Вашей организации номенклатурой дел;
• автоматизацию обработки резолюции руководителя;
• контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
• контроль выдачи документов на руки;
• формирование отчетности;
• интеграцию с MS Outlook;
• потоковое сканирование и распознавание документов;
• организацию электронного архива документов.

Дополнительные функции

• уведомления по электронной почте с возможностью перехода к карточке задачи (документа) из письма;
• автономная система оповещений о новых назначениях, возможность настройки персональных оповещений, sms-оповещения;
• делегирование полномочий одного пользователя другому постоянно или на временной основе;
• переназначение исполнения документов и задач с одного пользователя на другого или на нескольких пользователей;
• полнотекстовый поиск;
• конструктор карточки задачи (документа);
• конструктор нумераторов задач (документов);
• персональные настройки представлений списков задач (документов) и отчетов;
• применение шаблонов задач (документов), возможность настройки персональных шаблонов;
• поддержка версий карточек и вложений;
• возможность создания карточки задачи (документа) на основании электронного письма из Outlook;
• отображение в MS Outlook задач, отмеченных как «важные»;
• поиск карточки задачи (документа) по QR-коду и штрих-коду;
• интеграция со сканером;
• возможность комментирования и обсуждения задач и документов без изменения их состояния;
• импорт моделей бизнес-процессов в формате XPDL из Business Studio;
• гибкий конструктор отчетов по любым показателям;
• возможность модификации программного кода;
• поддержка многосерверной архитектуры;
• организация совещаний (составление и согласование повестки, рассылка приглашений, ведение протокола);
• возможность отображения диаграмм по разным аспектам деятельности организации.

Дополнительные опции

• ТЕЗИС: сравнение и распознавание;
• мобильная версия;
• VIP-лицензии;
• шлюз с корпоративным порталом;
• шлюз с учетной системой;
• модуль «Учет обращений граждан»;
• модуль «Единый холдинг»;
• ТЕЗИС:Портал.

Редакции системы (политика лицензирования)

Система ТЕЗИС поставляется в трех редакциях - Базовая, Стандартная и Расширенная, что обеспечивает заказчику возможность подбора оптимального варианта решения бизнес-задач. При этом во всех редакциях возможна работа с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии), а также интеграция с офисными программами и установка приложения «ТЕЗИС: Помощник».

Отличия этих редакций видны в таблице.

Мобильная версия

Мобильная версия предоставляет возможность работать в системе ТЕЗИС с мобильных устройств таким образом, чтобы максимально эффективно использовать ограниченные возможности экранов мобильных устройств и сенсорное управление.

С системой ТЕЗИС можно работать на любых устройствах – планшетах, ноутбуках с любой операционной системой. Для небольших устройств в системе настроена видимость только важных процессов, требующих непосредственного участия пользователя.

Внедрение

Существует два варианта внедрения системы ТЕЗИС: типовое и проектное.

Внедрение типового решения состоит из трех этапов:

• Установка системы на серверное оборудование заказчика;
• Обучение администратора и пользователей системы;
• Консультации администраторов в период опытной эксплуатации.

Проектное внедрение системы электронного документооборота СЭД ТЕЗИС предназначено для автоматизации бизнес-процессов предприятия заказчика с доработкой и расширением типовой функциональности программного продукта.

Проектное внедрение происходит по следующему плану:

• Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика;
• Разработка и согласование функциональной спецификации;
• Доработка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС согласно функциональной спецификации;
• Передача настроек, демонстрация системы;
• Опытная эксплуатация системы;
• Подготовка к промышленной эксплуатации;
• Обучение пользователей системы, перевод системы в промышленную эксплуатацию.

Мобильный клиент системы

В 2017 году команда ТЕЗИС вела разработку нового мобильного клиента системы, который выйдет в продажу в 2018 году. Почти у всех СЭД мобильные клиенты предназначены только для ограниченного числа пользователей, как правило, для руководства компаний-заказчиков. С помощью нового мобильного клиента ТЕЗИС любой сотрудник сможет подключиться к системе со своего смартфона или планшета.

Выход на европейский рынок

28 декабря 2017 года компания «Хоулмонт» анонсировала продажи системы электронного документооборота ТЕЗИС в Европе. Экспансия начнется в 2018 году с Великобритании и Ирландии.

Отмечается, что решение о выводе продукт на европейский рынок было принято после того, как решение успешно показало себя в России, говорится в пресс-релизе.

В компании надеются, что закрепиться на европейском рынке «Хоулмонт» поможет приобретенный за 9 лет ее существования успешный опыт внедрений нескольких продуктов собственной разработки в иностранных предприятиях по всему миру. Кроме того, в этом году уже получен опыт автоматизации работы англоязычного заказчика с помощью системы ТЕЗИС — она была установлена в американском Tab Bank.

Мы успешно развернули СЭД ТЕЗИС на своем оборудовании и протестировали восстановление системы в случае отказа. Все работает отлично. Наши сотрудники прошли обучение и горят желанием начать работу в ТЕЗИС, — говорит проектный менеджер Tab Bank Брайс Милдон.

Перед выходом на европейский рынок команда «Хоулмонт» адаптировала систему ТЕЗИС к его потребностям. Так, были заменены используемые в СЭД русские термины и понятия на эквиваленты, принятые в английских компаниях. Блок для автоматизации работы канцелярии был трансформирован, чтобы связанные с документооборотом процедуры соответствовали принятым в Европе.

Для продаж в Великобритании и Ирландии компания «Хоулмонт» создала английскую версию сайта и наняла европейского специалиста Риши Катурия на должность старшего менеджера по развитию бизнеса. В его обязанности войдет поиск, консультирование и сопровождение клиентов. Со временем, возможно, количество представителей в Англии вырастет. Разработкой «европейской» версии СЭД ТЕЗИС и поддержкой иностранных клиентов на первых порах будет заниматься самарская команда «Хоулмонт».

Вышел релиз ТЕЗИС 4.2

25 мая 2017 года компания «Хоулмонт» сообщила о выпуске релиза системы документооборота ТЕЗИС версии 4.2.

Сервис сравнения и распознавания документов

Одна из задач, реализованных в ТЕЗИС 4.2 - появление возможности сравнения сканированных версий документов с их электронными оригиналами на основе технологии ABBYY ScanDifFinder. При запуске модуля система обрабатывает выбранные файлы и формирует в отдельном окне страницу сравнения оригинала и скан-копии документа, где визуально отмечены отличия.

В дополнение к сервису сравнения документов действует способ распознавания сканированных вложений, на основе технологии ABBYY FineReader Engine. Ранее для распознавая, использовалась интеграция с продуктом ABBYY Recognition Server.

Предпросмотр вложений в списках

Для эффективной работы с документами реализована возможность быстрого просмотра вложений без открытия карточки. Текстовые файлы в формате doc, docx, odt, rtf, txt преобразуются в формат pdf. Переход в режим предпросмотра - по щелчку на скрепку в списках карточек. На экране остаются только вложения и кнопки действий из процесса.

Повышение эффективности в работе с вкладкой «Обсуждения»

В ТЕЗИС 4.2. улучшена работа чтения комментариев и обсуждений по карточке. На вкладку добавлена возможность выполнить поиск по имеющейся на ней информации. Теперь можно переписываться в режиме реального времени.

Обновления пользовательского интерфейса

В версии 4.2 сохранится минимализм пользовательского интерфейса с темой Halo, введенный в ТЕЗИС 4.1. Внесен ряд изменений: развитие функций Drag-and-drop.

Синхронизация календаря с почтовыми клиентами

В версии 4.2 появилась возможность отобразить календарь из ТЕЗИС в почтовых клиентах Outlook и Thunderbird. Она базируется на технологии «интернет-календарей» в почтовых клиентах.

Расширены возможности электронной подписи

В версии появилась возможность использования двух видов электронной подписи при работе с различными документами одновременно. Теперь пользователь может сам выбирать, какую ЭП ему использовать — квалифицированную или неквалифицированную. Каждый пользователь может выбрать нужный ему тип подписи в меню «Помощь» – «Настройки». Подписать ЭП теперь можно стандартные карточки системы и уникальные для каждой инсталляции карточки, созданные в CUBA Studio.

Улучшенная канцелярия

Изменения в версии ТЕЗИС 4.2 затронули управление канцелярией. Наиболее важные - использование формы быстрой регистрации для всех канцелярских видов документов, возможности регистрации документа в процессе его согласования. Важным изменением стала возможность свободного выбора принтера для печати штрих-кодов. Набор дел в номенклатуре теперь сортируется по канцелярскому виду документа, изменен порядок формирования индекса дела.

Возможности модуля «Совещания»

Совещания можно создавать из основного экрана системы, в модуле организации совещаний появился ряд возможностей: совещание теперь отображается в календаре ТЕЗИС у всех его участников. Реализована автоматическая рассылка приглашений на совещания на адреса e-mail, указанные в карточках сотрудников.

VIP-лицензия для администратора

Начиная с версии 4.2, все администраторы СЭД ТЕЗИС (по умолчанию это пользователи с логином admin) получат VIP-лицензии на использование системы. При наличии VIP-лицензии администратору будет предоставлена возможность входа в систему даже при превышении лимита активных подключений. Это сделано во избежание ситуации, когда администратор не может войти и выполнить срочные настройки.

Метрики производительности

Для администраторов добавили возможность контроля состояния сервера.

Изменения для расширения функциональности и повышения удобства и безопасности системного окружения ТЕЗИС:

• реализация защиты от перебора паролей: уже через 60 секунд после 5 неудачных попыток ввода пароля пользователю блокируется вход в систему;
• расширение интеграции с Active Directory: теперь через AD можно управлять ролями и группами доступа пользователей;
• новое поддерживаемое ПО — Microsoft Office 2016 и браузер Edge;
• возможность установки вспомогательного приложения «ТЕЗИС: Помощник» без прав администратора;
• в CUBA Studiо — визуальной студии разработки, позволяющей модифицировать ТЕЗИС своими силами — добавлены возможности создания шаблонов карточек и хранение истории изменений.

2016

«Хоулмонт» дарит администраторам СЭД «Тезис» дополнительную именную лицензию

Компания «Хоулмонт» внесла изменения в политику лицензирования системы управления документами и задачами «Тезис». Теперь во всех редакциях системы присутствует одна бесплатная дополнительная лицензия для администратора системы.

Именная лицензия администратора — особый тип лицензии на систему «Тезис», позволяющий подключиться к системе вне зависимости от того, сколько пользователей работает в ней в данный момент. Подключение может быть осуществлено с любого устройства, стационарного или мобильного.

В целом существует три редакции системы «Тезис» — «Базовая», «Стандартная» и «Расширенная». Система «Тезис» поддерживает разное количество одновременных подключений в зависимости от редакции.

К примеру, «Базовая» редакция системы документооборота «Тезис» поддерживает до 25 одновременных подключений. С изменением политики лицензирования к ним добавится одна именная лицензия для администратора.

Таким образом, даже если в системе одновременно будут заняты все 25 пользователей, администратор сможет подключиться к системе с любого устройства без необходимости прерывания сессии одного из пользователей, пояснили в компании.

В нетипичных ситуациях администратору также может потребоваться мобильный доступ к системе. Ранее для обеспечения такой возможности требовалось приобретение отдельной лицензии на мобильную версию СЭД «Тезис», что несколько увеличивало бюджет проекта для заказчика.

Осознавая важность данных факторов, «Хоулмонт» приняла решение обеспечить администраторам системы беспрепятственный доступ к СЭД при любой нагрузке системы и с любого удобного устройства бесплатно.

Система документооборота ТЕЗИС вошла в Реестр отечественного ПО Минкомсвязи

Приказом Минкомсвязи РФ система электронного документооборота «Тезис» включена в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Об этом CNews сообщили в компании «Хоулмонт», разработчике системы. Таким образом, СЭД «Тезис» теперь является одним из программных продуктов в области автоматизации документооборота, официально рекомендованных к использованию Правительством РФ.

Решение уполномоченного органа было вынесено 1 апреля 2016 г. Система электронного документооборота «Тезис» была включена в класс ПО, к которому относятся «офисные приложения, системы управления проектами, исследованиями, разработкой, проектированием и внедрением, системы управления процессами организации, информационные системы для решения специфических отраслевых задач».

Также в 2016 году были получены две лицензии Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК). Одна из них распространяется на деятельность по технической защите конфиденциальной информации, а другая — на деятельность по производству и разработке средств защиты конфиденциальной информации.

Тестирование: в СЭД ТЕЗИС 4.1 работают 10 000 пользователей

Нагрузочное тестирование – это способ, при помощи которого можно определить «предел прочности» системы. Для этого в системе моделируется повседневная работа необходимого количества пользователей, а затем анализируются показатели работы системы под нагрузкой.

По сценарию тестирования в системе эмулировалась работа организации с 10 000 сотрудников, зарегистрированных в системе. Для них было обеспечено 3000 одновременных подключений к СЭД. На протяжении получаса пользователи менялись местами – заходили и выходили из системы, а также производили стандартные операции в СЭД. Каждому пользователю требовалось создать минимум 1 документ, согласовать не менее 2 документов и утвердить 1 документ. За время тестирования виртуальные пользователи создали и утвердили 3000 документов, и свыше 6000 раз провели процедуру согласования.

Нагрузочные испытания проводились на специально созданном стенде, состоявшем из четырех уровней: база данных, программное обеспечение среднего слоя, три клиент-сервера и балансировщик нагрузки. На уровне БД тестировались две разные базы: PostgreSQL 9.4 и MS SQL Server. В качестве виртуального симулятора работы пользователей использовался генератор нагрузки Jmeter. Помимо этого, системой параллельно пользовались через браузер, чтобы оценить скорость работы с задачами, документами, вложениями и вкладками интерфейса.

Среднее время отклика системы по всем операциям при хаотичной работе 10 000 пользователей было приблизительно равным на обеих СУБД. и не превышало 2-3 секунд.

Тестирование продемонстрировало, что производительность и отказоустойчивость СЭД ТЕЗИС многократно превышает требования большинства организаций, и удовлетворяет требованиям компаний с числом сотрудников превышающим 10 000 человек.

2015

СЭД ТЕЗИС интегрирована с сервисом Почты России

28 апреля 2015 года стало известно - Система документооборота ТЕЗИС интегрирована с сервисом контроля движения почтовых отправлений Почты России^[1].

Сайт Почты России предоставляет услугу слежения за движением почтовых отправлений по уникальному идентификатору, который присваивается отправлению в момент его приема почтовым офисом. После этого статус доставки отправления можно узнать, вводя его номер на сайте.

Пользователи системы документооборота ТЕЗИС получили возможность следить за изменением статуса доставки почтового отправления, непосредственно из системы, вводя уникальный ID в карточке исходящего документа. СЭД ТЕЗИС помогает проследить путь доставки почтового отправления - от приема до вручения адресату, включая таможенные и сортировочные операции.

Для этого в карточку документа на вкладке «Канцелярия» добавлено новое поле «Почтовый идентификатор». Если в это поле ввести номер почтового отправления и нажать на кнопку «Найти», то можно прямо из карточки узнать статус доставки отправления.

Система документооборота ТЕЗИС пошлет на сервер Почты России запрос, содержащий идентификатор почтового отправления. В ответ сервер пришлет информацию о состоянии отправления, аналогичную той, что указывается на сайте Почты России:

• тип отправления,
• адреса отправки и доставки,
• производимая в настоящий момент сотрудниками Почты России операция (отправка, обработка, вручение),
• отделение почтовой службы, где отправление находится в данный момент,
• другая значимая информация.

ТЕЗИС 4.1

1 октября 2015 года компания Хоулмонт объявила о релизе системы документооборота ТЕЗИС 4.1.

В этой версии системы пользователям доступны:

• изменённый пользовательский интерфейс
  • система обзавелась пользовательским интерфейсом на основе стандартной темы платформы CUBA 5.2. Визуальная тема Halo совмещает в себе привычный интерфейс ТЕЗИС с обновленными элементами - окном логина, фильтрами или кнопками настройки списков. В целом, интерфейс претерпел сдвиг в сторону минимализма:
    • с кнопок убраны наименования,
    • оставлены иконки и всплывающие подсказки,
    • убрано поле полнотекстового поиска из панели меню.
    • фотография пользователя, добавленная в карточке сотрудника, теперь отображается в интерфейсе главного окна, в журнале действий и при назначении на роль в процессах.

Скриншот окна программы (2015)

Усиленная квалифицированная электронная подпись

В версии ТЕЗИС 4.1 появится дополнительный модуль КриптоПро, который дает возможность использования усиленной квалифицированной, юридически значимой электронной подписи (ЭП) для карточек документов и вложений. Сертификаты ЭЦП в системе ТЕЗИС 4.1 предоставляются удостоверяющим центром КриптоПро, аккредитованным по 63-ФЗ «Об электронной подписи». Таким образом, согласно действующему законодательству, электронные документы, подписанные ЭП в системе ТЕЗИС 4.1, будут приравниваться к бумажным документам с собственноручной подписью.

Скриншот окна программы (2015)

Организация совещаний

Дополнение в ПО - функционал организации совещаний при помощи СЭД. Для этого в систему добавлена карточка «Совещание» и новая роль «Работа с совещаниями». Инициатор совещания может назначить место и время проведения встречи, назначить председателя и секретаря, составить поминутное расписание выступлений и разослать приглашения участникам. Повестка заседания может проходить согласование и дорабатываться, как и любой документ. По проведенным совещаниям можно генерировать отчеты - «Протокол совещания» и «Исполнение протокола».

Скриншот окна программы (2015)

Отображение диаграмм

В программе создана возможность отображения различных аспектов работы организации в виде диаграмм. По умолчанию доступна одна системная диаграмма - отчет по загруженности сотрудников, однако у пользователя есть возможность создания своих собственных диаграмм на основе конструктора отчетов. Эта функциональность повышает прозрачность работы организации и дает руководителям наглядное представление о положении дел.

Скриншот окна программы (2015)

Использование голосовых резолюций

ТЕЗИС 4.1 использует встроенный функционал браузеров Google Chrome и Safari для преобразования голоса в текст, для создания резолюций голосом. Поддержка распознавания речи доступна в окне резолюции у утверждающего.

Скриншот окна программы (2015)

Интеграция с Office Web Apps

ТЕЗИС 4.1 интегрирована с сервером Microsoft Office Web Apps. Сервер предоставляет браузерные версии приложений Word, PowerPoint и Excel. Интеграция позволяет просматривать документы в форматах Microsoft Office напрямую из интерфейса ТЕЗИС, не открывая их ассоциированными приложениями.

Скриншот окна программы (2015)

Другие изменения призваны расширить функциональность и повысить удобство системного окружения ТЕЗИС:

• настольное приложение «ТЕЗИС: Оповещения» переименовано в «ТЕЗИС: Помощник». В него перенесена функциональность апплетов для работы сканирования, обычной ЭП, выбора принтера по умолчанию, и печати резервированных номеров.
• добавлены кнопки для создания договора в плагины для Word, Excel, Outlook, Open Office и Libre Office. При создании карточки из Outlook в нее переносится адрес отправителя;
• в мобильной версии системы изменился стиль кнопок действий, добавлено отображение пользовательских папок поиска и полнотекстовый поиск;
• при интеграции с Active Directory теперь доступна загрузка списка пользователей/сотрудников из AD в СЭД;
• В CUBA Studiо - визуальной студии разработки, позволяющей модифицировать ТЕЗИС своими силами - добавлен механизм создания нового типа документа и возможность добавления вкладки «Вложения» в справочник.

В релизе имеется еще несколько десятков модификаций для расширения функционала СЭД и удобства работы пользователей.

Интеграция BoardMaps и "Тезис"

Идея интеграции СЭД ТЕЗИС с продуктом «Дэшборд Системс» возникла в рамках проекта автоматизации работы руководства ОАО «Алмазэргиэнбанк» (г. Якутск). Руководители банка хотели иметь в руках удобное программное средство для принятия решений, позволяющее по результатам совещаний «спускать» задачи для сотрудников в основную банковскую СЭД, которой вот уже два года является ТЕЗИС.

Несмотря на то, что в СЭД ТЕЗИС начиная с версии 4.1 поддерживается функциональность организации совещаний, было решено задействовать в проекте отдельный программный продукт для руководства, к которому не имели бы доступа рядовые сотрудники. Таким продуктом стала система Boardmaps.

Разработчики «Дэшборд Системс» откликнулись на предложение сотрудничества c «Хоулмонт». В рамках проекта обе стороны разработали сквозной процесс коммуникации между двумя системами, позволяющий организовать двунаправленный «конвейер», чтобы ставить задачи сотрудникам и получать от них отчеты об исполнении.

Система Boardmaps включает в себя механизм поручений сотрудникам, которые могут оформляться как на основании протоколов совещаний руководства, так и независимо. В свою очередь, СЭД ТЕЗИС имеет отлаженный механизм постановки и фиксации выполнения задач.

Для того чтобы создать непрерывную интеграцию между двумя системами разработчики «Хоулмонт» создали алгоритм, который позволяет забирать поручения из Boardmaps и на их основе создавать карточки задач в ТЕЗИС и отправлять их на исполнение. И наоборот - передавать результаты выполнения задачи из ТЕЗИС в Boardmaps.

В итоге члены правления компании могут увидеть результат исполнения поручений непосредственно в системе автоматизации работы руководителей, не заходя в СЭД. Сотрудники, которым выставлена задача, в свою очередь могут использовать богатые возможности управления задачами в ТЕЗИС – переназначать задачи на других исполнителей, выполнять их в группе, разбивать на подзадачи, и т.д.

По итогам реализации проекта для отдельного заказчика эту функциональность интеграции с Boardmaps было решено сделать частью тиражируемого продукта ТЕЗИС. Компании, заинтересованные в использовании системы автоматизации работы коллегиальных органов, теперь могут быть уверены, что существует СЭД, которая умеет эффективно взаимодействовать с данным продуктом, обеспечивая уровень абстракции между высшим руководством и сотрудниками более низких рангов, и в то же время, позволяя им эффективно взаимодействовать между собой.

2014

ТЕЗИС 4.0

Haulmont объявила в сентябре 2014 года о выходе версии системы ТЕЗИС 4.0. Интерфейс, календарь, визуальный редактор карточек и списков, рабочее место архивариуса, конструктор отчетов – эти и другие новинки реализованы в версии ТЕЗИС 4.0.

В версии 4.0 нашли отражение тренды современного рынка ЕСМ и передовые технологии компании. СЭД нового поколения ТЕЗИС становится еще удобнее и индивидуальнее. При работе над новой версией разработчики придерживались принципа, что СЭД уже давно не просто хранилище документов и инструмент согласования, но персонализованное рабочее место, содержащее информацию обо всех текущих задачах и процессах в удобном формате. Поэтому часть нововведений направлена на расширение возможностей настройки и модификации системы собственными силами без программирования.

Обновленный интерфейс и календарь

В версии 4.0 системы ТЕЗИС переработан интерфейс основного экрана – добавлены заметные кнопки быстрого доступа, настроена удобная лента событий, и, главное – календарь. При выборе даты в календаре пользователь видит список дел на эту дату, может переключаться на день, неделю или месяц в соответствии с предпочтениями.

Поддержка CUBA Studio

Наиболее значительной новинкой стал переход на версию платформы CUBA 5.2. Платформа для разработки бизнес-приложений CUBA лежит в основе всех проектов компании, включая предыдущие версии системы ТЕЗИС. Использование новой версии CUBA повысит производительность системы, а также предоставит еще больший набор функций.

Например, теперь система ТЕЗИС поддерживает СUBA Studio – инструмент, позволяющий проектировать экраны пользовательского интерфейса в визуальном режиме. С помощью СUBA Studio можно в визуальном режиме создавать карточки и справочники – это дает Заказчику больше свободы в настройке и модификации системы своими силами, если это необходимо.

Электронный архив

Еще одна новинка версии 4.0. – это рабочее место архивариуса. Если раньше процессы закрытия и передачи дел в архив в системе были в ведении делопроизводителя, то теперь в системе присутствует роль Архивариус и организовано его рабочее место с функциями продления, передачи, уничтожения дел. Это удобный инструмент для компаний, оперирующих большими объемами архивных данных.

Конструктор отчетов

Обновленный конструктор отчетов позволяет быстро формировать отчеты по любым показателям. Например, перед совещанием создать отчет о задачах или документах, находящихся у сотрудников нужного отдела или проекта в работе с указанием всех интересующих данных, к примеру, процента выполнения и приближающегося дедлайна (поддерживаются форматы doc, xls, pdf и html).

Диаграмма процесса

Теперь в любой карточке системы можно просмотреть диаграмму процесса с указанием текущего состояния, исполнителя, проследить историю и будущие состояния документа.

Другие изменения призваны повысить удобство работы с системой и расширить область ее применения:

• Автоматическое создание задачи из электронного письма, отправленного на определенный корпоративный ящик (организация Service Desk)
• Интеграция с Business Studio, позволяющая импортировать в систему модели бизнес-процессов
• Изменения в отображениях карточек и списков задач и документов
• Добавление внешних участников в протокол совещания
• Новый вид уведомлений по электронной почте

И еще несколько десятков небольших улучшений, которые призваны сделать работу в системе удобнее и приятнее.

Тест системы ТЕЗИС на устойчивость

24 февраля 2014 года компания Haulmont сообщила о завершении нагрузочного испытания ЕСМ ТЕЗИС.

Корпоративная система обязана обеспечить высокую производительности и скорость работы, поскольку сбои или задержки в ее функционировании приводят к значительным убыткам. Для определения уровня надежности системы компании проводят нагрузочное тестирование - моделирование работы некоего количества пользователей для анализа показателей работы системы под нагрузкой.

Условия тестирования

Тестирование проводилось под нагрузкой, эмулирующей одновременную работу 3 тыс. пользователей.

Сценарий нагрузочных испытаний моделировал объем и специфику деятельности организации-заказчика. По сценарию 1,5 тыс. пользователей одновременно выполняли стандартные операции в системе – создавали карточки задач и документов, заполняли поля, переключались между вкладками, запускали процессы согласования документов, открывали задачи и документы, то есть исполняли обычный сценарий работы крупной организации на протяжении 1,5 часов. За время тестирования виртуальные пользователи создали более 1,4 тыс. документов.

Для проведения нагрузочного теста был создан испытательный стенд, состоящий из четырех уровней – база данных, промежуточное программное обеспечение, веб-клиент и система балансировки нагрузки. Тестирование проводилось при помощи генератора нагрузки Jmeter. Параллельно системой пользовались через браузер, чтобы "вживую" оценить скорость открытия страниц при создании документов, запуске процессов, просмотре папок и т.д. Фиксировались уровни загрузки процессора и памяти.

Во время испытания система работала без сбоев или задержек, среднее время отклика составило менее одной секунды, максимальное время реагирования системы при выполнении большинства операции не превышало восьми секунд.

Во время второго этапа тестирования ЕСМ ТЕЗИС на том же стенде, компания-разработчик увеличила число одновременных пользователей до 3 тыс. Работоспособность системы не была нарушена, предельное время отклика страницы увеличилось незначительно.

Заключение

Испытания подтвердили надежность и устойчивость системы ТЕЗИС - требования, необходимые для работы крупных организации и компаний, в том числе в периоды высоких нагрузок. Система обеспечивает высокий уровень отказоустойчивости и быстродействия.

СЭД ТЕЗИС локализована на украинский язык

Компания «СМАРТ Солюшинс», сертифицированный партнер компании «Хоулмонт» на территории Украины, подготовила украинскую локализацию ЕСМ-системы ТЕЗИС. Теперь, заказчики могут использовать при работе с системой не только английский и русский язык интерфейса, но и украинский.

В украинскую локализацию ЕСМ-системы ТЕЗИС вошли следующие возможности:

• Пользователи видят интерфейс системы: карточки, формы, справочники и другие элементы, на национальном языке;
• Администраторы и разработчики могут управлять системой (включая конструкторы карточек документов/задач, конструктор отчетов, дизайнер бизнес-процессов и др.) и модифицировать ее (с помощью инструмента CUBA Studio) используя в интерфейсе национальный язык.

Функциональность и технологические преимущества системы ТЕЗИС делают ее эффективным решением в области управления документами и взаимодействием сотрудников на базе современных веб-технологий.

Система проста в эксплуатации и не требует длительных сроков внедрения и адаптации персонала. Это, в сочетании с кроссплатформенностью системы и полноценно реализованной технологией web-клиент, позволяет снизить временные и финансовые затраты на внедрение и сопровождение системы.

2013

ТЕЗИС 3.5

1 июня 2013 г. вышла версия системы управления документами и задачами «Тезис 3.5». В данной версии обновилась общая функциональность системы, расширены возможности по интеграции с внешними учетными системами, выполнены доработки по модернизации системы с учетом последних ИТ-трендов. При подготовке релиза особое внимание уделялось повышению качества работы системы в любых условиях эксплуатации и поддержанию удобства использования СЭД за счет обновления некоторых элементов интерфейса.

Так, реализована интеграция системы «Тезис» с решением ABBYY Recognition Server, благодаря чему пользователям СЭД становится доступен функционал распознавания текста и возможность (при добавлении вложений формата .pdf, .tiff или .png) автоматически преобразовывать текст в машиночитаемый формат без участия пользователя.

С выходом «Тезис 3.5» у пользователей появилась возможность генерации QR-кода прямо в системе и добавление его в любые печатные формы, что позволяет осуществить быстрый поиск необходимой карточки с помощью веб-камеры.

Для эффективного распределения рабочей нагрузки персонала крупных компаний в данной версии системы «Тезис» добавлена возможность постановки задачи нескольким исполнителям с дальнейшим ее выполнением одним из назначенных сотрудников. Данная функция, за счет оперативного разделения загрузки и рационального распределения рабочего времени между сотрудниками отдела, позволяет быстрее решать большой объем поставленных задач, утверждают в Haulmont.

Для повышения уровня удобства использования системы «Тезис» в версии 3.5 проведен ряд доработок и внедрены дополнительные возможности, в том числе: автоматическая загрузка банков из классификатора банков РФ; морфологический поиск; упрощенный механизм загрузки документов/договоров из сторонних систем; возможность отмечать важные задачи и документы и просматривать их на основном экране; интеграция с MS Project.

Кроме того, расширены функциональные возможности модуля «электронная канцелярия». В частности, «Тезис 3.5» позволяет загружать перечень номенклатуры дел из CSV-файла в виде сформированных списков, что облегчает ежегодное заполнение номенклатуры.

ТЕЗИС 3.6

ЕСМ-система ТЕЗИС 3.6 создана на базе версии платформы CUBA 5.1. С октября 2013 платформа является публичным продуктом с готовым набором технической документации и справочной литературы. Данная версия платформы существенно упрощает разработку и повышает производительность и будет полезна для разработчиков и управленцев, которые планируют самостоятельно модифицировать и дорабатывать систему ТЕЗИС в своей организации.

В версии ТЕЗИС 3.6 реализована возможность интеграции с корпоративным порталом. Пользователь может публиковать утвержденные документы на портале прямо из системы ТЕЗИС. Набор функциональных элементов, разработанный для решения, позволяет видеть на главной странице портала уведомления по текущим пользовательским задачам, документам и договорам, а также дает возможность отправлять документы на регистрацию в систему ТЕЗИС. Благодаря использованию внешнего API ТЕЗИС 3.6 может интегрироваться с любым порталом.

Специально для последнего релиза ТЕЗИС была создана данная версия программы «ТЕЗИС: Оповещения 2.0» для уведомления пользователей о событиях в системе. Помимо абсолютно нового интерфейса программы, также была расширена ее функциональность: например, появилась возможность отслеживания оповещений учетных записей на разных серверах одновременно. Кроме того «ТЕЗИС: Оповещения 2.0» стала кроссплатформенной.

ТЕЗИС 3.6 позволяет увеличить скорость регистрации корреспонденции за счет использования потокового сканирования. Это наиболее актуально для организаций с большим потоком входящей корреспонденции, т.к. позволяет в разы экономить время сотрудников. В рамках данной функциональности доступно резервирование номеров, печать наклеек с помощью принтера этикеток, а также автоматическое создание карточек. Автозаполнение реквизитов с помощью экрана «Быстрая регистрация» позволяет оперативно выполнять рутинную работу.

В данной версии системы качественно усовершенствован механизм фильтрации, поиска и визуализации информации: полнотекстовый поиск стал контекстно-ориентированным, т.е. добавилась возможность поиска внутри списков карточек (задач, документов, договоров), добавлена возможность одновременного наложения нескольких фильтров на один экран, создана панель предпросмотра вложений в карточках.

Разработчики Haulmont отмечают, что в новом релизе системы ТЕЗИС сделаны существенные улучшения по интеграции с различными внешними системами, которые существуют в организациях, также проведен ряд доработок по функциональным возможностям и отдельным интерфейсам системы.

2012

ТЕЗИС 3.2

Версия ТЕЗИС 3.2 полностью интегрирована с MS Office. Теперь пользователь системы ТЕЗИС может редактировать документы форматов MS Word, MS Excel и сохранять их в системе без промежуточного сохранения на жесткий диск. А также отправить любые документы MS Office непосредственно в систему управления документами и задачами ТЕЗИС нажатием одной кнопки (в стандартных офисных приложениях добавлена специальная вкладка «ТЕЗИС»). Также в данной версии системы ТЕЗИС реализована функция сравнения версий документов привычных форматов из MS Office. В приложении MS Outlook добавлена панель «Важные задачи», содержащая список задач, отмеченных в системе управления документами и задачами ТЕЗИС как важные.

В версии 3.2 реализована возможность добавления в карточки задач и документов дополнительных полей любых типов. Данная функция позволяет расширить набор реквизитов в карточке без программирования.

Появился новый инструментарий для руководителей подразделений «Мой отдел». Данный механизм позволяет руководителю подразделения видеть все задачи сотрудников своего подразделения, а руководитель департамента получает возможность контролировать все задачи подчиненных ему подразделений.

В данной версии системы ТЕЗИС появилась возможность нанесения штрих-кода на печатные формы документов и возможность быстрого поиска документов по штрих-коду. Данная функция призвана упростить работу организациям, работающим с большим потоком входящей и исходящей корреспонденции.

Добавлена функция для работников канцелярии «Печать конвертов» при отправке исходящего письма. Кроме того, в обновленной версии системы ТЕЗИС реализована возможность отправки писем по электронной почте: письмо будет сформировано автоматически при выборе нужного адресата.

Повышает удобство использования системы такая возможность как создание персональных шаблонов по умолчанию. Данная функция позволяет каждому пользователю самостоятельно задавать персональные шаблоны, которые автоматически будут применяться при создании задачи/документа/договора.

Реализована поддержка версии Internet Explorer 9.

ТЕЗИС 3.3

Обновленная система ТЕЗИС 3.3 доработана с учетом современных тенденций развития интерфейсов enterprise-приложений и ориентирована на высокий уровень удобства использования. Тема версии 3.3 обладает облегченным интерфейсом и улучшенными возможностями кастомизации. Помимо этого, обновление включает ряд функциональных доработок.

В версии системы ТЕЗИС 3.3 появилась возможность представлять список задач и поручений (модуль «контроль исполнительской дисциплины») в виде диаграммы Ганта. Обновление помогает визуализировать объем задач, поставленных в системе, и сроки их выполнения.

Добавлена возможность работы с СУБД MS SQL, в рамках базового функционала системы. Также стала доступной загрузка данных из CSV-файлов и усовершенствован механизм аутентификации средствами Active Directory.

ТЕЗИС 3.4

10 декабря 2012 года компания HAULMONT представила новую версию СЭД ТЕЗИС 3.4. Специалисты компании-разработчика реализовали ряд доработок по интерфейсу системы и функциональным возможностям решения. Также был добавлен новый модуль для холдинговых структур «Единый сервер» и обновлена PDA-версия системы для планшетных компьютеров и мобильных устройств.

ТЕЗИС это современная российская система электронного документооборота, разработанная с учетом последних мировых тенденций. Постоянный мониторинг отзывов пользователей и динамики рынка информационных технологий позволяет компании-разработчику оперативно реагировать на спрос и учитывать потребности заказчиков.

В релизе ТЕЗИС 3.4 обновлена PDA-версия системы для планшетных компьютеров и мобильных устройств. Добавлен модуль «Единый сервер (холдинговая схема)», позволяющий вести документооборот различных организаций в единой базе. Также специалисты компании HAULMONT реализовали ряд доработок, направленных на повышение скорости и качества процессов, создаваемых в системе, усовершенствовали СЭД относительно usability, в частности за счет более рационального расположения элементов интерфейса.

В соответствии с заданным курсом на универсальность и кроссплатформенность системы ТЕЗИС, в данной версии разработчики реализовали интеграцию с OpenOffice и LibreOffice, наряду с уже существующей возможностью интеграции с MS Office.

Особое внимание было уделено усовершенствованию механизма работы делопроизводителей в СЭД. Создание автоматизированного рабочего места «Делопроизводитель» на порядок увеличило скорость работы в системе сотрудников, осуществляющих непосредственно регистрацию и отправку документов.

Благодаря добавленной возможности настройки sms-оповещений, пользователи смогут получать уведомления о назначенной задаче, даже если они находятся offline, что дает возможность максимально быстро оповестить сотрудника о необходимости участия в вопросах, которые имеют высокую степень срочности. Данная функция позволяет увеличить скорость принятия управленческих решений и повысить уровень исполнительской дисциплины.

2010: ТЕЗИС 3.0

В версии системы ТЕЗИС 3.0 (апрель 2010 года) реализованы такие возможности, как: применение в документах Электронной Цифровой Подписи (ЭЦП); графический конструктор бизнес-процессов – инструмент, предназначенный для создания моделей бизнес-процессов; модуль «Обращения граждан» (опционально).

Существенно повышена функциональность и эргономичность пользовательского интерфейса, предоставляющего такие новые возможности и сервисы как сканирование документов непосредственно из системы; создание задачи (документа) на основании электронного письма из MS Outlook; подсветка функциональных кнопок, направляющих пользователей по процессу; настройка произвольных оповещений, персональная настройка доступа к определённым задачам и документам системы.

Улучшен механизм загрузки файлов, существенно доработаны функциональные модули системы, в частности реализован механизм зависимых задач, появилась возможность формировать Отчет по контролю исполнительской дисциплины для определённого сотрудника или подразделения напрямую из экрана задач. Возможность создания шаблонов часто используемых групп задач значительно ускоряет процесс работы в системе. В модуле «Электронная канцелярия» реализован механизм предотвращения повторной регистрации документов и функционал «типовые резолюции», позволяющий выводить список всех доступных для соответствующего пользователя резолюций. В модуле «Документы и договоры» реализовано автоматическое формирование печатной формы договора на основании заполненных полей в карточке договора.

В каждой редакции реализованы следующие функции и возможности:

• уведомления по электронной почте с возможностью перехода к карточке задачи (документа) из письма;
• автономная система оповещений о новых назначениях, возможность для пользователя индивидуально проставить дату оповещения его о задаче;
• возможность создания карточки задачи (документа) на основании электронного письма из Outlook путем перемещения письма методом Drag-and-drop (перетаскивание);
• консолидированная отчетность;
• Multi File Upload: возможность добавления одновременно нескольких файлов;
• автоматическая выгрузка отчетов в Excel;
• полнотекстовый поиск;
• делегирование полномочий одного пользователя другому постоянно или на временной основе;
• персональные настройки представлений списков задач (документов) и отчетов;
• фильтрация и группировка данных в отчете по различным параметрам, поддержка агрегатных функций (суммирование, количество, среднее), сохранение настроенных форм отчётов;
• возможность комментирования и обсуждения задач и документов без изменения их состояния.

Примечания