ТФОМС Камчатского края (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Ситуация

Кроме решения задач по автоматизации делопроизводства Фонду необходимо было организовать в системе электронного документооборота и работу с обращениями граждан.

• В соответствии с требованиями законодательства реагирование на обращение граждан должно быть осуществлено в строго определенные сроки.
• Доступ для работы в системе требовалось организовать не только сотрудникам ТФОМС, но также и двум внешним страховым медицинскиморганизациям.

Постановка задачи Для эффективной работы ТФОМС требовалось:

• создать единое информационное пространство для регистрации, обработки, анализа, исполнения и хранения документов организации;
• повысить эффективность управления за счет оперативного получения информации о состоянии исполнения и местонахождения любого документа;
• организовать эффективную работу с обращениями граждан с учетом требований законодательства и Федерального Фонда ОМС;
• повысить результативность работы сотрудников благодаря автоматизации большинства рутинных операций при регистрации документов в системе и исключению ошибочного ввода данных;
• обеспечить «безбумажную» технологию движения документов в ТФОМС.

Реализация проекта

• Создана полноценная автоматизированная система для работы с входящими/ исходящими, распорядительными и внутренними документами ТФОМС, а также с обращениями граждан.
• Работа с данными системы организована не только для сотрудников ТФОМС, но и для сотрудников внешних страховых медицинских организаций с разграничением прав доступа.
• Это позволило оперативно обслуживать зарегистрированные в базе ТФОМС запросы от граждан.

Для повышения скорости обработки обращений граждан и удобства использования в системе реализованы следующие функции:

• Справочник типовых вопросов/ответов: при выборе оператором типового вопроса система сама предлагает типовой ответ, который можно сразу озвучить обратившемуся.
• Связка повторных обращений с ранее поступившими.
• Подсветка поля для ввода номера полиса с учетом количества знаков - для исключения ошибок при вводе номера.
• Интеграция с базой адресов ФИАС.
• Массовое снятие обращений с контроля (при одновременном завершении нескольких обращений не нужно открывать каждую карточку для указания смены статуса).
• Автоматический перенос реквизитов из карточки застрахованного лица при регистрации обращения. Если карточка застрахованного отсутствует, ее можно создать из карточки обращения по одной кнопке с переносом всех необходимых реквизитов.
• При регистрации обращений используется утвержденный классификатор тем обращений.

Результат

В результате внедрения:

• была автоматизирована работа с входящей/ исходящей корреспонденцией, с обращениями граждан, ответами на обращения граждан, распорядительными документами, внутренними документами ТФОМС;
• максимально сокращено время, затрачиваемое на рутинные операции, исключены ошибки ввода реквизитов;
• создано единое информационное пространство по работе с документами;
• повышена эффективность управления организацией;
• автоматизирован контроль качества работы сотрудников.