Российский Университет Дружбы Народов (РУДН) (1С:Документооборот государственного учреждения)

В октябре 2018 года был реализован проект по внедрению 1С:Документооборот государственного учреждения в университете РУДН.

Цель внедрения системы электронного документооборота - сделать процессы более прозрачными, предоставить возможность отслеживания состояния документов в любой момент времени, а так же организовать удобство хранения и поиска информации различного типа.

В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения 8", отвечающий всем поставленным задачам.

Исполнителем проекта по созданию информационной системы была выбрана компания "1С-Рарус".

В ходе проекта специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:

• Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации :
  • запущен в промышленную эксплуатацию блок «Приказы».
  • запущен в промышленную эксплуатацию блок «Служебные записки».
  • запущен в промышленную эксплуатацию блок «Протоколы».
  • запущены в промышленную эксплуатацию блоки «Заявка на ремонт» и «Заявка на бронирование зала ректората и ученого совета»

• Выпущены нормативные документы, регламентирующие деятельность введенных в эксплуатацию блоков.
• Подключено специализированное оборудование;
• Выполнена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия":
  • "1C:Управление холдингом 8" реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне "1С:Документооборот государственного учреждения 8", в "1C:Управление холдингом 8" документы поступают на исполнение.
  • "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам.
  • "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в "1С:Документооборот государственного учреждения 8".

• Выполнена интеграция со сторонними системами автоматизации:разработано мобильное приложение ректора для iPad, позволяющее рассматривать служебные записки, накладывать резолюции с использованием графического редактора
• Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета;
• Проведены on-line и off-line групповые и индивидуальные обучения, в котором приняло участие около 1000 человек. Подготовлены инструкции пользователей. Запущена техническая поддержка пользователей 8/5 по телефону горячей линии.

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений ;
• Учет договоров;
• Учет рабочего времени;
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
  • Автоматизация бизнес-процессов

• Управление проектами и портфелями проектов
  • Анализ деятельности в разрезе проектов
  • Планирование проектов

Автоматизированная система учета позволяет осуществлять подготовку проектов документов (приказов, протоколов, служебных записок) на базе унифицированных форм, имеется возможность запускать процессы на основании шаблона. Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются электронном виде. Разработано мобильное приложение для ректора для рассмотрения служебных записок на планшете и нанесения резолюций текстом или стилусом.

В результате использования программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения 8" обеспечивается единая база данных хранения документов. В 2.5 раза сократились сроки согласования документов в следствии настроенных правил эскалирования задач и ограничения количества повторных согласований. Повысились степень достоверности прогнозов сроков издания документов, внедрение стандартизации форм позволило повысилось качество подготовки документов.