ОАО Холдинговая компания «ГВСУ «Центр» (1С:Документооборот 8)

Автоматизация документооборота в ОАО Холдинговая компания «ГВСУ «Центр»

Созданное в 1998 году указом Президента РФ на базе Главного военно-строительного управления Министерства Обороны, образованного 27 января 1964 года, ОАО Холдинговая компания «ГВСУ «Центр» — вертикально интегрированный многопрофильный холдинг, обеспечивающий полный цикл строительства и сдачи объектов: инвестирование в строительство, разработка проектной документации, производство строительных материалов на собственных промышленных предприятиях, реализация построенных объектов.

Автоматизированы следующие функции:

Документооборот (ECM) Ведение номенклатуры дел Делопроизводство Учет и контроль исполнения поручений Учет и хранение документов Сопровождение:

Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС (на первые 3/6 месяцев с начала эксплуатации 1С:Предприятия версии ПРОФ) Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С" Описание:

Выбор заказчиком системы "1С:Документооборот" обусловлен несколькими важными факторами:

• "1С:Документооборот" реализован на платформе "1С:Предприятие", использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами "1С";

• в штате компании есть специалисты поддерживающие другие учетные системы "1С";

• для пользователей продукты "1С" привычны и удобны в эксплуатации;

• низкая стоимость владения продукта;

• полный функционал в одном решении;

• доступность материалов для самостоятельного изучения продукта;

• надежность вендора (Фирма 1С);

• приемлемая цена при хорошем качестве решения.

Цели внедрения:

• создание единого хранилища документов компании;

• ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение и прочее;

• организация быстрого поиска документов;

• автоматизация процессов компании, связанных с документами;

• автоматизация процессов обработки документов (согласование, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов);

• автоматизация учета бумажных документов или архива.

Описание работ:

• В результате Заказчику оказаны услуги по внедрению типового функционала ПП "1С:Документооборот 8" с автоматизацией силами Исполнителя учета входящей и исходящей документации, обращению граждан, внутрихолдинговой переписки, внутренних документов, контроля сроков ответа на входящие письма и пакеты, хранение документов, контроль исполнительской дисциплины.

• Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, группах пользователей, структуре организации, должности, роли исполнителей и исполнители ролей, загружены шаблоны файлов, настроены виды документов, нумераторы, шаблоны документов, шаблоны комплексных процессов обработки документов, номенклатура дел, разграничены права доступа в разрезе дочерних организаций, подразделений и групп пользователей.

• Подготовлены инструкции для ответственных пользователей: по работе с нормативно-справочной информацией, регистрации входящих/исходящих документов, по работе с ОРД и служебными записками, по номенклатуре дел, по разграничению прав, по внутрихолдинговой переписке.

• Проведено обучение пользователей, из них 10 пользователей обучены индивидуально.

• Реализован обмен исходящими документами внутри холдинга с использованием сервера внешнего документооборота, что значительно сократило затраты на создание входящих документов, контроль их доставки и регистрации.

Результаты: теперь в организации все документы хранятся в единой информационной базе, есть возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорены процессы обработки документов (согласование и другие), повышена прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращено время на работу с документами, для руководителей - появился инструмент контроля поставленных задач.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Выполнены следующие работы:

Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе Планирование этапов работ, составление календарного плана работ Создание интерфейсов и наборов прав пользователей Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета Индивидуальное обучение в офисе заказчика Обучение в группе в офисе заказчика Внедрение:

ОАО Холдинговая компания «ГВСУ «Центр»;

Москва, Апрель 2013.

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Oracle Database);

Общее число автоматизированных рабочих мест: 350;

Количество одновременно работающих клиентов:

Толстый клиент: 140,

Веб-клиент: 10,

Параметры:

Количество справочников - 10,

видов документов - 58,