Алее Софтвер: Электронный архив финансовой документации

Знакомы ли Вам перечисленные ниже проблемы?

1. В Вашу компанию ежедневно поступает большой поток финансовых документов, который Вы не успеваете упорядочить.
2. Имеете огромный архив бумажных финансовых документов, накопившихся за 5 лет работы компании. Наличие такого большого архива создает трудности с поиском необходимых документов. На эту работу тратятся часы или даже дни. Кроме того, бумажный архив находится не в здании Вашего офиса, а располагается за пределами города на хранении в другой компании или вообще в другом городе, что создает неизбежные трудности.
3. Вы не уверены в том, что все подлинники финансовых документов у Вас на руках. Другими словами, Вы не уверены в комплектности документов. Как своевременно отследить некомплектность документов и принять меры по их восполнению до ближайшей налоговой проверки?
4. В связи со спецификой работы компании Вы постоянно имеете дело со сквозными аудиторскими и налоговыми проверками. Как сделать подборку требуемых документов в кратчайшие сроки и без постоянного обращения к бумажному архиву?
5. Вы провели огромную работу по подбору и приведению в порядок предоставляемых в налоговую инспекцию документов, проверка прошла, но подборка не сохранилась.
6. Вы не можете поднять весь пакет документов, которые были переданы. Или же Вам приходится хранить копию всего пакета документов, что увеличивает объем Вашего бумажного архива.
7. По истечении 4-х лет архив бумажных финансовых документов может быть уничтожен. Как поднять данные по таким документам в случае необходимости? Как хранить такие данные и как их быстро развернуть на просмотр и обработку, не нарушая работу действующего архива и не перегружая его?
8. Как формировать различные пакеты, содержащие одни и те же документы, но при этом не дублировать их в системе? Например, при продаже товар проходит процедуру таможенной очистки. Полный пакет документов должен содержать таможенную декларацию, но все таможенные декларации в Вашем архиве могут быть скомпонованы отдельно, а не в составе пакета документов, например, для удобства и быстрой работы с ними определенного подразделения компании. Получается, что необходимо дублировать товарные накладные в двух местах архива? Как этого избежать?
9. Вы – продающая товар компания с огромным оборотом. Выставляемые клиенту счета с течением времени меняют свой состав, что не позволяет Вам отслеживать динамику изменений.
10. Ваша компания имеет множество филиалов и представительств, разбросанных по всей стране. Как собрать воедино всю финансовую документацию, чтобы видеть полную картину дел, как контролировать и держать руку на пульсе во всех точках распределенной компании?
11. Как организовать централизованный архив с доступом к нему всем ответственным лицам, что невозможно сделать в случае с бумажным архивом?
12. Работа с финансовыми документами завязана на одного человека, что является узким горлом, особенно во время болезни или отпуска. Как быстро найти документы в его отсутствие и как быстро передать дела другому сотруднику?

Если вам знакомы такие проблемы, то предлагаемое решение – архив финансовых документов на базе STOR-M 3 позволит Вам:

1. перевести финансовую документацию в электронный вид и эффективно работать с ней;
2. структурировать и описывать данную документацию;
3. видеть полную информацию по всем подразделениям и филиалам;
4. предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам;
5. производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки;
6. готовить документацию для различных проверяющих органов.

Для организации эффективной работы с финансовыми документами архивная система должна содержать полные данные по документам в электронном виде за 5 последних финансовых лет: структуру документов по годам или по типам документов (или департаментам), поля описаний данных документов и их полные тексты (отсканированные копии подлинников документов в формате pdf или tif). Заполнение архивной системы может происходить различными способами: Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.2 т

1. документы сторонних компаний заносятся в архивную систему путем сканирования по мере поступления;
2. собственные документы – путем автоматического создания записи в архивной системе из имеющей бухгалтерской или финансовой системы и последующего прикрепления копий подлинников документов в электронном формате;
3. архивные документы – путем поточного сканирования и ввода копий архивных документов в систему;
4. заполнение может производиться во всех подразделениях компании, в том числе удаленных.

Структурирование и описание информации производится по мере внесения данных одним из перечисленных выше способов. Под структурированием и описанием информации подразумевается формирование каталога финансовых документов и формирование полей описаний для группы документов или одного документа, необходимых для дальнейшей работы с ними. Структура архива и структура полей описаний документов индивидуальны для каждой компании и отражают специфику работы компании с документами.

Как только документы поступают в архивную систему, Вы можете организовать доступ к ним для соответствующих сотрудников компании, а также, в случае необходимости, удаленных сотрудников подразделений или филиалов.

Чем полнее представлена финансовая документация в архивной системе, тем большие возможности предоставляет система по работе с данной документацией, а именно – формирование поисков и выборок документов для различных текущих и сквозных проверок.

Если документация представлена только за текущий финансовый год, то система позволит быстро, в течение нескольких минут, выбрать и подготовить документы для текущих проверок. Если архивная система содержит в себе документы за все 5 последних финансовых лет, то Вы можете готовить документы по сквозным проверкам. Поиски и выборки могут проводиться по различным критериям. Чем полнее и глубже описана финансовая документация на этапе структурирования, тем сложнее и полнее могут быть выборки. Возможность проведения таких выборок ускоряет процесс поиска документов на ПОРЯДКИ! по сравнению с поисками в бумажном архиве.

Найденные документы могут быть помещены в архивной системе в отдельную структуру, называемую «Проверки», откорректированы, если в этом есть необходимость, и выведены на печать все копии найденных документов со сквозной нумерацией страниц. Таким образом, Вы получаете эффективный инструмент для работы с финансовой документацией, ускоряющий эту работу и экономящий Ваши средства за счет сокращения:

1. расходов на хранение и копирование бумажных документов,
2. количества людей на обработку бумажных оригиналов,
3. времени на подготовку документов и проведения текущих и сквозных проверок.

Основные преимущества электронного архива

Для конечных пользователей

1. Быстрый поиск необходимой информации
2. Доступ ко всем финансовым документам за все периоды с рабочего места через web
3. Создание выборок документов и создание копий для предоставления их в официальные органы
4. Своевременный мониторинг комплектности документов
5. Взаимодействие с другими пользователями и группами в реальном времени
6. Упрощение хранения, поиска документов и доступа к ним
7. Простая работа с системой и быстрое ее освоение за счет простых и привычных интерфейсов

Для организации

1. Быстрая реакция в ответ на запросы информации официальными органами
2. Упрощается ведение архивов финансовой документации
3. Снижаются затраты на обработку бумажных документов
4. Повышается производительность труда и улучшается качество работы
5. Консолидация документов: упорядоченное централизованное хранение всей документации, включая документы филиалов и представительств
6. Хранение всей документации в защищенном репозитории и возможность быстрого резервирования информации.

Для администраторов

1. Быстрое развертывание ПО и его обновлений
2. Простота администрирования системы, которая позволяет высвободить IT ресурсы и предоставить функции администрирования руководителям отделов или подразделений
3. Сокращение нагрузки на IT персонал в связи с работой браузерного интерфейса системы
4. Простота мониторинга работы системы непосредственно из браузера