Артём Гвоздев: В компании через систему электронного документооборота Docsvision проходят тысячи документов

Артём Гвоздев: По поводу «нестандартности» проекта хотел бы отметить следующее: он не так уж и необычен, хотя и показывает довольно широкие возможности системы Docsvision по интеграции с другими системами и настройке под специфические, узкоспециализированные задачи. Решаемая задача всё же относится к области документооборота, а не к области учёта товаров, для чего используются классические складские системы. Безусловно, мы могли решить наши проблемы и с помощью них, но важным критерием выбора стала легкость и гибкость платформы, быстрая адаптация под наши процессы. Также нам была очень важна временная и стоимостная оценка проекта, и, конечно же, итоговая финансовая выгода от использования системы при решении поставленных задач, с учетом стоимости владения и других факторов. На основе всех этих критериев мы и делали свой выбор между разными предложениями на рынке.

Почему мы остановились на Docsvision? Это было стратегическое решение – у компании существует, помимо автоматизации процесса учета складской документации, потребность вести учет и в рамках других бизнес-процессов, а мы смотрим и на перспективы развития проекта. Система Docsvision успешно справилась с поставленными задачами и зарекомендовала себя как надежная платформа для решения задач корпоративного документооборота в рамках больших и средних компаний.

TAdviser: Расскажите, пожалуйста, о том, какие именно процессы по итогам внедрения теперь проходят через СЭД? Какие участки склада она охватывает? Кто является ключевыми пользователями и каково их число?

Артём Гвоздев: Отвечу по порядку. Система автоматизирует процессы, начиная с процесса отгрузки товаров: изначально в рамки проекта мы закладывали все отгрузки, которые мы совершаем с нашего центрального склада во Владимире, а также с региональных складов, которые находятся у нас в Новосибирске и Хабаровске. После того, как в корпоративной учётной системе (в нашем случае это SAP R/3) фиксируется факт отпуска материала по какой-либо из поставок, подключается СЭД. Она получает оповещение о том, что сформировалась поставка с определёнными атрибутами, после чего переходит в фоновый режим ожидания до момента поступления первичной документации. Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Мы печатаем первичную документацию из корпоративной учетной системы SAP и передаем нашим клиентам и транспортным компаниям. Обязанностью каждого перевозчика является возврат копий первичной документации с печатью и штампом грузополучателя, то есть нашего клиента. Когда это происходит, включаются интеграционные механизмы между Abbyy Россия и Docsvision: распознавание файла, установление соответствия между конкретной записью в системе электронного документооборота Docsvision, последующее разделение, приложение файла и проставление соответствующих отметок о возврате документа.

TAdviser: Почему было важно именно этот участок складского процесса автоматизировать так тщательно?

Артём Гвоздев: Участок процесса автоматизирован, действительно, небольшой, но именно он является довольно критичным с точки зрения корректности ведения документооборота, так как его сложно контролировать в ручном режиме в силу ряда обстоятельств. Здесь нужно немного пояснить, какие именно подразделения компании работают с указанными документами.

Во-первых, это отдел транспортного планирования, который занимается взаимодействием со всеми поставщиками транспортных услуг, выставлением претензий в случае разногласий, контролем полноты и своевременности возврата первичной документации. Следующая команда – группа складского администрирования, заинтересованная в корректной организации складских процессов и отсутствии любого недопонимания между сотрудниками склада и перевозчиками. Какого рода недопонимания имеются в виду? Например, неполучение документов вовремя, либо получение в неполном комплекте, что затрудняет дальнейшую работу склада.

Третья, и довольно большая группа, - бухгалтерия, которая обязана оплачивать все наши расходы, в том числе по транспорту, в соответствии и на основании первичных документов. Здесь к пакету документов, которые интересуют две предыдущие группы, прилагаются счета, акты сверки и прочие документы по конкретным перевозкам.

Также есть сотрудники, которые непосредственно выполняют и поддерживают процесс архивации документов: операторы архива. Они, занимаются контролем, проверкой корректности заполнения, полнотой возврата документов и их корректным архивированием в соответствии с определёнными стандартами, которые были введены заранее, до внедрения системы. При работе над проектом хотелось, прежде всего, автоматизировать их рабочий процесс и свести к минимуму объём ручной работы, связанный с индексацией файлов, ручным сканированием, складыванием по определенным папкам хранилища и так далее. Эта задача была на 100% решена.

TAdviser: Вы упоминали учётную систему SAP. Хотелось бы уточнить, эта система и на уровне европейского офиса установлена? Или только локально в России?

Артём Гвоздев: Компания «Ферреро Руссия» работает в групповой инстанции SAP R/3. Но в данном случае было не важно, какой масштаб учетной системы имеется внутри компании. Скажем, результат внедрения Docsvision вряд ли как-то изменился бы, будь это наша локальная система.

TAdviser: Получается, данные поступают в учётную систему и в дальнейшем они доступны и центральному офису?

Артём Гвоздев: Не совсем так. Данные поступают из учётной системы SAP, которая знает обо всех фактах отгрузки и перевозки. Далее Docsvision обеспечивает процесс контроля возврата документации, но данные обратно в учётную систему он не отправляет, то есть это конечная точка. При необходимости, думаю, можно сделать и обратный интерфейс, но пока такая задача не стоит.

TAdviser: Возникли ли в ходе внедрения какие-то сложности? Потребовались ли какие-то уникальные нестандартные решения? Расскажите, пожалуйста, подробнее об интеграции с решениями ABBYY.

Артём Гвоздев: Большого количества сложностей, трудностей и препятствий при реализации проекта можно избежать одним простым способом: до начала проекта хорошо подумать о целях и задачах проекта, после чего тщательно выбрать поставщика услуг – интегратора, который будет внедрять и дорабатывать решение под конкретную задачу. Для нас, при выборе такого поставщика, был ценен опыт системной интеграции, настройки не только системы Docsvision (потому что настройка Docsvision является здесь самой маленькой сложностью, и объем доработок системы минимален), но и других смежных продуктов. В итоге, с задачами интеграции продуктов мы справились довольно быстро, в ходе нескольких итераций тестирования.

В нашем проекте Docsvision оказался между «молотом и наковальней»: задача ситсемы заключается в сборе пр информации из различных систем и корректной обработке поступающих данных и исключений.

Более сложной задачей стала интеграция решения с продуктами ABBYY, но это были трудности не технические, а больше связанные с тем, что поставленная задача для ABBYY являлась нестандартной. Сложность была в настройке корректности обработки входящей документации и ее трансляции в электронную форму: здесь пришлось потрудиться, чтобы, во-первых, организовать определённый регламент, в соответствии с которым можно корректно поставить техническое задание разработчикам на распознавание и идентификацию документов, прописать механизм проработки исключений. Если компания один раз успешно решит такие сложности, это создает хороший шаблон для организации любого процесса документооборота внутри компании.

TAdviser: Вы упомянули, что работа по настройке Docsvision была не самым сложным моментом, а вот какие особенности системы Docsvision кажутся Вам наиболее важными?

Артём Гвоздев: Критичным для нас фактором является удобство представления данных пользователю: настройка и параметризация представлений, которые бы позволяли ему в активном режиме отслеживать информацию по поступлению документов, по их учёту. Следующий важный пункт – уведомления об ошибках. Что удобно в Docsvision, так это наличие встроенного планировщика заданий, который может по определенному расписанию запускать заранее настроенные бизнес-процессы, исполняющие работу в фоновом режиме и не требующие ручного вмешательства от пользователя. В итоге это все дает возможность создать позитивный опыт работы пользователей с системой, предоставить им рабочий инструмент, не требующий никаких дополнительных действий, связанных с системной обработкой.

TAdviser: В начале интервью вы упоминали о перспективах по автоматизации других бизнес-процессов. Планируете ли вы развивать проект дальше, возможно, добавив какой-то дополнительный функционал?

Артём Гвоздев: Планов у нас много. Сейчас система запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. Первые результаты внедрения уже есть, и они положительные. Но дальнейшие потребности развития системы уже выявлены. В компании установлена высокая планка: 98% документов, которые поступают на склад в обработке данной системы, должны пройти полный цикл автоматически, без ручного вмешательства пользователя. Как только мы достигнем этой планки, появится необходимость автоматизировать процесс отправки претензий к поставщикам транспортных услуг.

TAdviser: Вы говорите о довольно больших потоках информации в компании, а Вы не могли бы оценить объемы потоков документов, сколько их проходит через систему?

Артём Гвоздев: С момента запуска системы и на текущий момент (то есть примерно за 3 месяца) в систему уже помещены порядка 6000 карточек документов, то есть зафиксировано 6000 фактов перевозки. Поскольку компания «Ферреро» обладает портфелем продуктов, склонных реагировать на сезонность, в дальнейшем мы ожидаем только увеличение этого показателя. В следующие полгода, думаю, объём информационного обмена в системе увеличится в разы.

TAdviser: Ещё рано точно оценивать экономический эффект, но, может быть, уже есть первичные прикидки?

Артём Гвоздев: Косвенные выгоды очевидны уже сейчас: это качественное улучшение процесса коммуникаций между отделами (три упомянутых департамента), их работа переведена в «электронную плоскость» - ссылок, фактов, документов, что помогает в работе. Плюс ко всему, рад отметить, что удовлетворенность системой конечных пользователей – работников архива – очень высока. Снизился объем ручной работы, необходимость постоянного контроля, проверки/перепроверки результатов.

TAdviser: Сколько филиалов участвует в этом процессе в России?

Артём Гвоздев: Реализация учета документооборота организована по централизованной модели. Есть одна точка – склад во Владимире – она занимается сбором первичной документации и ее обработкой, но при наличии потребности подключения новых филиалов не вижу проблемы масштабировать данное решение. Можно поддерживать как централизованную, так и децентрализованную структуру организации.

TAdviser: Сегодня на российском рынке потихоньку начинается улучшение законодательства в плане юридически значимого документооборота, появляются формы товарно-транспортных накладных в электронном виде, ряд отчетности предоставляется в электронном виде. Задумывались ли Вы о переходе целиком на ЭДО?

Артём Гвоздев: Хороший вопрос. Будучи менеджером приложений, я им тоже занимаюсь. Конечно, законодательство в настоящий момент предоставляет больше свободы для организации документооборота, но необходимо проанализировать и реакцию бизнеса: как все происходит на практике. Сейчас, насколько мне известно, присутствует большая осторожность в отношении перехода на электронные формы документооборота: немногие компании готовы полностью отказаться от печатных форм.

Полный перевод документооборота в электронную форму, в моём представлении, - это перспектива трех-пяти лет, когда крупные поставщики и клиенты смогут наладить понятным и удобным способом взаимодействие по обмену данной документацией.