Что умеет современная российская ECM?

В России одна из первых систем, созданных именно для хранения и управления информацией — электронными копиями документов и индексными данными, была внедрена в 2001 году. Это был электронный архив Центральной избирательной комиссии (ЦИК), хранивший около 250 тыс. документов и интегрированный в документооборот ЦИК. Проект был выполнен корпорацией ЭЛАР, которая находилась в числе пионеров развития ECM в России.

ECM-система (Enterprise content management, ECM) решает задачи управления корпоративным контентом – документами и информацией совершенно разного вида и типа.

Большинство решений ЭЛАР строилось на базе ECM-платформы Саперион, на которой было реализовано свыше 500 проектов по созданию электронных хранилищ и корпоративных систем управления информацией.

Среди пользователей ЭЛАР Саперион: ФосАгро, Комос групп, ОМК, СУЭК, Газпром, Администрация Президента, Лукойл, Танеко (Taneco), Росатом, ОКБ Сухой, Хоум Кредит банк и многие другие. За годы был накоплен существенный опыт и значительно расширен спектр предлагаемых решений, что подтолкнуло компанию к активизации планов создания новой промышленной платформы класса ECM.

Разработка ЭЛАР Контекст началась в 2014 году. Через год система прошла успешное тестирование и в 2015 году была внедрена в корпорации ЭЛАР для собственных нужд автоматизации документационных процессов. Новая платформа показала высокую эффективность и стабильность работы. В течение года завершились еще несколько внедрений у заказчиков из коммерции и промышленности. В 2016 году система вошла в реестр отечественного ПО.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.5 т

Название происходит от лат. Сontextus, что в переводе означает сцепление, соединение, связь. Так и ЭЛАР Контекст призван объединять разрозненные информационные ресурсы и системы.

Новая российская ECM-система стала результатом многолетнего и успешного опыта ЭЛАР в разработке и поддержке решений по хранению и управлению документами. В систему заложены широкие возможности по обработке документов различного типа. Новая архитектура ЭЛАР Контекст позволяет строить гибкие и высокопроизводительные решения: от локальных электронных архивов до корпоративных платформ для управления многомиллионными массивами документов и данных.

Основные возможности

Система поддерживает ввод информации из различных источников: пакетную или одиночную загрузку, из «горячей» папки или со сканеров — в ЭЛАР Контекст встроен модуль сканирования, позволяющий управлять любыми TWAIN устройствами. При необходимости производится потоковое распознавание штрихкодов, баркодов и полных текстов документов. Процесс индексирования поддерживает групповую обработку, которая позволяет вводить общие атрибуты без повторного заполнения формы для каждого документа. При этом к одной карточке документа может быть привязан либо один, либо несколько файлов.

ЭЛАР Контекст обеспечивает эффективную обработку сотен тысяч документов в сутки, за доли секунды проводя операции разделения, индексирования и сохранения документов в нужном формате файлов.

Для упрощения поиска и хранения информации. Документы объединяются в пакеты. Пакету и документам присваиваются собственные реквизиты, по которым можно найти как пакет, так и отдельные документы. Платформа рассчитана на хранение неограниченного объема информации любого вида: скан-копий бумажных документов, файлов офисных и специализированных приложений, медиаконтента. Поддерживается версионность — при каждом изменении создается новая версия документа и сохраняются все предыдущие. Поэтому документы из системы удалить нельзя, всегда можно отследить историю изменений документов и восстановить оригинальную версию. Функции версионности могут использоваться для различных данных: можно отслеживать изменения справочников, карточек документов, процессов и кода. Глубина и виды учета версий настраиваются в зависимости от задач и предпочтений заказчика.

Администратор системы может назначать сроки хранения в соответствии с типами документов. Документы различных подразделений хранятся в отдельных разделах, для каждой области создаются собственные справочники и рубрикаторы. Существует возможность хранения общих документов в нескольких разделах одновременно. Структура разделов в системе может повторять организационную структуру компании или создаваться заново. Наряду с этим, ЭЛАР Контекст поддерживает функции разграничения прав доступа, которые позволяют реализовать любые политики безопасности, принятые в организации. Например, настроить доступ к документам или отдельным страницам, формировать списки, содержащие имена пользователей и названия групп с возможностью определения различных уровней доступа для каждого конкретного пользователя.

Для отслеживания произведенных операций в системе присутствует модуль аудита. Сотрудник с соответствующими правами может задать временной диапазон и увидеть полный протокол операций с документами и действий пользователей в системе.

Другая полезная функция — модуль формирования отчетности, который легко настраивается под различные показатели: эффективность системы, KPI и т.д.

ЭЛАР Контекст «понимает» язык описания бизнес-процессов BPMN 2.0, что позволяет настраивать как жестко регламентированные, так и неструктурированные маршруты.

Промышленные технологии

Промышленный поисковый движок позволяет находить нужную информацию из сотен миллионов документов за доли секунды. Вы можете искать по метаданным и текстам — по содержанию электронных и отсканированных документов, по всем разделам и архивам. Быстро формировать подборки документов по различным параметрам и атрибутам, сортировать и группировать результаты поиска. Для вашего удобства поиск исправляет ошибки в написании запросов, использует синонимы, ищет с учетом сложных словоформ и специальных символов.

Система способна отрабатывать множество запросов одновременно без потери производительности, позволяя масштабировать решение и регулярно увеличивать объемы хранимых документов.

При заказе услуги внеофисного хранения предусмотрена интеграция ЭЛАР Контекст со складской системой учета. Специальный модуль позволяет пользователям из интерфейса ЕCM получать доступ ко всем имеющимся электронным описям, заказывать доставку документов и их электронных копий, а также совершать действия на уровне документа — загружать или заполнять внутреннюю опись учетных единиц.

Кроссплатформенность и отказоустойчивость

ЭЛАР Контекст работает в кластерной структуре, когда специальный диспетчер запросов закрепляет сессии пользователей на разных серверах, что позволяет равномерно распределить нагрузку и легко масштабировать решение. Серверы постоянно обмениваются данными и синхронизируют информацию, поэтому выход из строя любого из серверов никак не отразится на работоспособности системы и комфорте пользователей.

Благодаря современной архитектуре и готовым функциональным модулям стоимость внедрения и сопровождения системы значительно ниже аналогичных решений. Необходимость программирования замещена возможностью установки отдельных утилит, которые обеспечивают настройку основных функций. Инструменты интеграции позволяют объединять разрозненные информационные системы, используя ЭЛАР Контекст в качестве единой точки входа к документам и данным различных систем и приложений, причем как из интерфейса внешних систем, так и из собственной программной оболочки. Чему способствуют встроенные сервисы миграции, обеспечивающие быструю загрузку документов из любых корпоративных систем.

Одна из новаций ЭЛАР Контекст — программная библиотека SDK, на основе которой заказчик может самостоятельно развивать используемую систему. Пользователи могут дорабатывать разделы и поисковые формы — все это реализовано в виде удобных приложений с графическими интерфейсами и конструкторами.

ЭЛАР Контекст — это кроссплатформенная система, которая не зависит от СУБД и операционной системы. Интерфейс адаптирован для работы с любыми браузерами и мобильными устройствами.

Схема внедрения и политика лицензирования включает различные варианты реализации и оплаты — покупка или аренда, приобретение лицензий, учитывающих одновременное подключение к серверу или уникальную регистрационную запись. ЭЛАР Контекст может быть серверным или облачным решением, в том числе с возможностью создания частного облака и аутсорсинга операций ввода документов в систему. Конфигурация платформы адаптируется под любые задачи: от простого хранения информации до работы с секретными документами.

Сегодня ЭЛАР Контекст является одной из самых продвинутых систем в своем классе. Это современная и мощная ECM-платформа, которая объединяет информационные системы и ресурсы, обеспечивает взаимодействие сотрудников и подразделений, автоматизирует и повышает эффективность любых документационных процессов.

216