Павел Каштанов, «Синтеллект»: Система ECM/BPM стала центральной и важной платформой автоматизации корпоративного сегмента

Павел Каштанов: Да, это так. Сегодняшние требования заказчиков к системам СЭД представляют собой, по сути, требования к полноценным крупным платформам ECM/BPM. И наша система СЭД TESSA, сравнительная молодая, так и проектировалась изначально: мы наблюдали тренд наращивания нестандартного для классической СЭД функционала и разрабатывали нашу платформу именно в парадигме универсальной и производительной ECM/BPM платформы. Думаю, что во многом это стало залогом нашего успеха на рынке. Ведь старые системы СЭД, которые проектировались когда-то по устаревшим принципам, не успевали выйти на уровень передовых требований и требовали серьезной переработки на архитектурном уровне, а у нас эти возможности закладывались сразу в саму базовую концепцию продукта.

Вообще сегодня у нас, да и, пожалуй, на всем рынке документооборота вы не найдете ни одного проекта, который ограничивается классической стандартной канцелярией. Проекты, по сути, бесконечны, в том смысле, что они обрастают новыми и новыми задачами, и система СЭД, а точнее, ECM/BPM – это, действительно, центральный элемент бизнес-критичной платформы для крупной компании. С ее помощью автоматизируется целый комплекс разнородных систем, причем, зачастую он включает не только стандартные блоки, но и специализированные профильные функциональные модули. Действительно, система ECM/BPM стала центральной и важной платформой автоматизации корпоративного сегмента.

Павел Каштанов: Сегодняшняя система электронного документооборота – это целый комплекс разнородных подсистем, и каждая подсистема представляет собой отдельный функциональный блок, который решает собственные задачи - со своими пользователями и своими данными. Вызов заключается в том, что у нас, с одной стороны, растут масштабы информатизации, непрерывно и очень серьезно. А, с другой стороны, сильно расширяется функциональность, потому что каждый блок и каждый модуль должен быть удобен пользователям, даже если он реализует нестандартные функции. А пользователи, вполне вероятно, до появления новой системы работали в какой-то специализированной системе, возможно, созданной силами внутренних разработчиков. Действительно, развитие задачи порождает развитие системы, и это развитие имеет вид непрерывного цикла - именно он является основным двигателем прогресса систем электронного документооборота. Значит, вендору нужно, с одной стороны, постоянно совершенствовать архитектуру, поддерживать растущие масштабы информационных систем. А, с другой стороны, нужно сохранять гибкость, интеграционные возможности, добавлять новые функции.

Приведу конкретный пример: в банке ВТБ к настоящему моменту на нашей платформе реализовано более 50 различных блоков. И все это работает в рамках единой системы документооборота на базе нашей платформы.

Павел Каштанов: Да, это так. Аббревиатура ECM/BPM как раз говорит о разнородности задач, которые решает платформа: по сути, это хранилище разнообразного контента, причем, далеко не всегда строго формализованного контента, плюс система управления бизнес-процессами (BPM). Здесь, собственно, находятся истоки проблем быстро устаревающих СЭД предыдущих поколений, и мы их учли при создании нашей платформы. Мы задали соответствующие требования к подсистеме BPM – наша система не должна деградировать по производительности при тысячах, сотнях тысяч, миллионах бизнес-процессов. Это первый очень важный фактор, который позволяет нам очень успешно конкурировать с профессиональными BPM-системами, давно присутствующими на нашем рынке, в том числе, западными.

Второй важный фактор - гибкие интеграционные возможности: они должны обязательно позволять куски процессов проводить в различных системах. Конечно, стоит стремиться к тому, чтобы СЭД когда-нибудь целиком поглотила в себя весь комплекс задач. Но это не может произойти моментально, да и часть функций так или иначе лежит за пределами ECM/BPM платформ. Поэтому часто отдельные куски бизнес-процессов происходят в различных бизнес-системах. Это значит, что СЭД должна очень гибко с ними интегрироваться и позволять некоторым образом, порой в «невидимом» формате проводить данные из одной системы в другую и управлять процессом в целом.

Павел Каштанов: Действительно, слово «архив» отдает нафталином, пылью, вызывает в воображении картинки с бесконечными рядами шкафов, с делами и папками, которые ждут потомков, желающих изучать по ним историю. Сегодняшний архив – это совершенно другое понятие. Это одна из ключевых систем предприятия. Архив непрерывно пополняется, и туда постоянно обращаются за документами, как пользователи, так и различные корпоративные системы. Поэтому сегодня архив – это не просто хранилище, это еще и комплекс процессов, которые предваряют размещение документа в архиве.

Посмотрим на примере страховой компании или банка. Там непрерывно продаются страховые продукты, банковские продукты, заключаются сделки, идет регистрация страховых событий, рассматриваются претензии, идут споры, судебные заседания, запросы дополнительных сведений и т.д. Это все процессы, связанные с обработкой информации, которая в итоге складывается в архив. Но при этом, обратите внимание, часть документов все еще хранится на бумаге, что обусловлено, например, требованиями законодательства. Скажем, часть досье по расчетно-кассовому обслуживанию должно обязательно храниться в бумаге. Поэтому современный архив также должен включать функционал управления бумажным хранилищем, а это целый комплекс функций, которые связаны именно с управлением бумагой - функции размещения, пересортировки, изъятия, уничтожения и т.п. Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Кроме того, современный архив – это архив юридически значимых документов. Это еще одна существенная часть современных систем электронного документооборота – возможность сохранять в архиве документ с юридической значимостью. Для этих задач сделаны определенные доработки в нашей системе, и они постоянно развиваются вслед за изменением законодательства в этой части и накоплением практики.

Павел Каштанов: Если вспомнить историю вопроса, то поначалу это шло очень тяжело. Даже, когда появилась такая возможность, ЮЗЭДО-провайдеры стали предлагать сервисы безбумажного обмена документами между контрагентами, далеко не все компании стремились этим воспользоваться. Потому что не была еще достаточно проработана законодательная база, и никто не хотел быть первым. Не было судебной практики. Что будет, если документ подписали каким-то «невидимым» образом, а потом контрагент отказался выполнять свои обязательства? Как потом судиться? Непонятно. Поэтому первопроходцам было, действительно, тяжело, но компании, которые первыми решились на такие шаги, увидели, как эффективно это работает, и дальнейшая модернизация давалась уже существенно проще.

Тут, наверное, нужно отдать должное и пандемии. Сегодня даже самые консервативные заказчики активно переходят в цифровую плоскость. Можно сказать, что пандемия дала некоторый толчок к глобальной цифровой трансформации, и все захотели пользоваться электронным документооборотом и безбумажным обменом документами.

Что касается модернизации СЭД, то мы вместе с нашими первопроходцами проходим этот путь: предоставляем им дисконты, скидки или, реализуем некоторую часть функциональности бесплатно - в счет будущего опыта и будущих референсных проектов. Я, например, хорошо помню, как мы проходили этот путь еще в 2015 году с Peugeot—Citroen, - переводили в электронный вид авансовые отчеты. Тогда это вообще была, наверное, самая первая компания, которая стала регистрировать авансовые отчеты и вести их в электронном виде. С банком ВТБ24 (сейчас объединенный банк ВТБ) переводили в электронный вид документы валютного контроля. Тоже, похоже, первыми в стране.

По опыту проектов могу сказать, что ключевое значение имеют два аспекта: Во-первых, законодательная база и нормативная база на уровне регламентов и всех нормативных документов компании. Все должно быть подготовлено, выверено и четко подтверждено юристами компании. Во-вторых, это доработки самого ПО – их придется сделать. Например, для реализации электронного архива юридически значимых документов мы дорабатывали штампы времени в электронной подписи, т.е. выполнялась доработка самой платформы. Правда, для многих заказчиков большинство задач решается настройкой конфигурации – использованием стандартных механизмов, которые уже давно есть в платформе.

С точки зрения консалтинга, наша позиция подразумевает, что мы, прежде всего, ИТ-компания, и потому не оказываем услуги управленческого консалтинга, не ведем заказчика по всему процессу и не даем ему теоретических консультаций. Однако, за нашими плечами уже сотни типовых и специфических проектов, накоплен колоссальный практический опыт. И зачастую наши аналитики оказываются более подготовленными, нежели даже консультанты ведущих консалтинговых компаний. Опыт реализованных проектов позволяет нам давать вполне релевантные ответы на вопросы, как лучше сделать, как будет рациональнее, что будет неэффективно, невыгодно, предостеречь от ошибок и т.д. Мы охотно делимся практическим опытом с нашими заказчиками.

Павел Каштанов: Пандемия существенно повысила спрос на наши услуги. И до сих пор спрос остается очень высоким. Даже самые консервативные заказчики, те, которые отрицали цифровую трансформацию, сегодня работают в цифровой плоскости, активно используют документооборот и все его безбумажные сервисы.

Спрос повысился, прежде всего, на самые базовые стандартные вещи. То есть тот, кто тянул с автоматизацией, наконец, на нее решились. И, несмотря на то, что идет тотальная экономия, все сокращают бюджеты, СЭД – это та область, которая дает рационализацию, и вложения в СЭД оправданы, в конечном счете они дают еще большую экономию. Поэтому в этой части мы особого сокращения не заметили. Наоборот, охотно выделяются бюджеты и планируются новые задачи.

Разумеется самый большой спрос - на юридически значимый обмен документами. Причем, здесь – та же ситуация: те компании, которые долго с этим тянули, продолжали обмениваться бумагой, хотя уже имели внутри систему электронного документооборота, тут же подключились к сервисам ЮЗЭДО, как только возникли первые проблемы с доставкой документов. Отмечу повышенный спрос на функционал case-менеджмента, средства коллективной работы. В нашем случае это различные форумы, чаты, а также вся остальная функциональность системы по совместной работе с документами.

Есть спрос на мобильные решения. Доступ к СЭД с мобильного устройства сейчас очень нужен, потому что в офисе люди бывают существенно реже, им важно иметь доступ к документам с любого мобильного устройства.

Изменения в законодательстве вызвали спрос на решения по кадровому документообороту – на автоматизацию самых разных кадровых бизнес-процессов, связанных с наймом, поиском сотрудников, заключению трудовых договоров, оформлению командировок, больничных и проч. Такого рода процессы автоматизируются в большом количестве.

И еще мы отмечаем повышенный спрос на функционал конструктора документов. Возможность собирать документы из различных кусочков – такая функция сейчас очень востребована. Возможно, это не имеет прямого отношения к пандемии, но в 2020 году нами было реализовано несколько проектов с таким функционалом.

Павел Каштанов: Смотрите. Наличие инструментов Low-code, а порой и No-code - это возможность быстро разработать стандартные вещи. Я подчеркну: именно стандартные. Ни в коем случае нетиповые, сложные задачи не стоит отдавать бизнес-пользователям. Даже ИТ-специалистам самого заказчика такие вещи лучше не делать без должного уровня подготовки и без участия интегратора.

Но если задача сводится к тому, что нужно набросать карточку и провести ее по несложному бизнес-процессу - по маршруту, то такая задача, действительно, может быть решена за считанные часы без особой предварительной подготовки, то есть нужно просто ознакомиться с документами – средствами настройки именно Low-code или, если мы говорим о бизнес-пользователях, то это No-code (Low-code – это все-таки ИТ-специалисты все-таки, может быть, недостаточно подготовленные, не программисты, а администраторы).

Поэтому определенно овчинка выделки стоит. У нас есть множество таких проектов, где большую часть функциональности настраивает сам заказчик. Это дает, во-первых, экономию, и, во-вторых, некоторую гибкость, независимость от интегратора. Но мы считаем, что очень важным не зацикливаться на Low-code, а поддерживать баланс, потому что чрезмерное количество простых настроек усложняет саму настройку. В результате можно прийти к тому, что система будет, во-первых, тормозить от количества проверок всех реализованных настроек. Она станет неоправданно сложной, и сама концепция Low-code потеряет смысл.

И, во-вторых, при наличии инструментов Low-code система в любом случае должна давать возможность тонкой настройки с помощью средств разработки. Здесь надо отметить очень важный момент: на любом уровне архитектуры можно вмешаться в автоматическую настройку системы и поменять настройки с помощью кода, вплоть до конкретных SQL-запросов и программных расширений. Многие платформы почему-то про это забывают, а для нас это одно из основных преимуществ нашей платформы.

Ну, и, конечно же, если решение не тривиальное, включает в себя интеграционные настройки, какую-либо сложную бизнес-логику, то настраивать его с помощью Low-code, наверное, бессмысленно. Потому что это будет неполноценное, незаконченное решение, неоптимальное. Такие вещи лучше доверять профессионалам и подготовленным командам.

Павел Каштанов: Необходимость иметь СЭД на мобильном устройстве обусловлена, скорее, не столько территориальной распределенностью компании, сколько сценариями использования системы. Мы видим устойчивый тренд: СЭД заглатывает все больше и больше корпоративных задач. Соответственно, все более разнообразные сценарии реализуются в СЭД, и далеко не всегда эти сценарии могут быть выполнены в рамках офиса и офисного компьютера. Самый очевидный запрос – функция согласования документов руководителями и теми лицами, которые участвуют в согласовании. Но это лишь малая часть того, что система должна позволять сделать на мобильном устройстве.

Есть множество сценариев, когда процессы начинаются на мобильном устройстве, или некоторые шаги процессов должны быть выполнены, скажем, на объектах строительства - зафиксировать проблему на стройке, зарегистрировать претензию. Или, допустим, страховой агент заключает договор страхования где-то на выезде с мобильного устройства.

Именно поэтому мы не ограничиваем мобильную работу запуском какого-то специализированного или узкопрофильного мобильного приложения. Мы предлагаем полноценный мобильный клиент – веб-клиент, который позволяет пользоваться всеми функциями СЭД: от регистрация объекта, карточки документа до выполнения всех типов заданий, которые связаны с этим документом или процессом, в котором работает сотрудник. Соответственно, мобильный интерфейс перестраивается под то мобильное устройство, на котором работает пользователь, - телефон, планшет, ноутбук с доступом в Интернет. Сотрудник получает возможность гибко и удобно работать с любой функцией системы. Замечу, что в связи с пандемией потребность в работе с мобильных устройств значительно выросла.

Павел Каштанов: Здесь нужно сказать, что политическая ситуация складывается сегодня таким образом, что использование зарубежного ПО несет в себе определенные риски. Особенно это касается госкомпаний и компаний с госучастием. При этом, если используется закрытое системное ПО, то риск сохраняется. Поэтому если СЭД создана на платформе, которая является закрытой, не предоставляет доступа к исходным кодам, то, наверное, саму СЭД можно назвать российской, понимая при этом, что риски это не снимает. Здесь вопрос – именно в рисках.

Есть ряд системных платформ, например, СУБД PostgreSQL, которые созданы не российскими разработчиками, а, скажем так, мировым сообществом разработчиков. Они имеют открытый исходный код, и при необходимости в него можно внести какие-то модификации, как минимум, проанализировать на наличие недекларированных возможностей. И есть российские компании, которые могут оказать поддержку по использованию этого ПО.

Таким образом, если говорить о полностью российских СЭД, которые не несут в себе, как санкционные, так и различные другие риски, то такое ПО должно полноценно работать на открытых платформах, которые созданы, возможно, не в России, но они поддерживаются мировым сообществом, и с технической поддержкой российских компаний.

Павел Каштанов: Знаете, у нас практически все проекты – замена СЭД, и мы как вендор вообще сфокусированы именно на крупном сегменте. Поэтому наши проекты - это на 99% - замена СЭД в крупной компании. Ответ на Ваш вопрос положительный – провести эту миграцию успешно можно. Главное – очень аккуратно и точно выстроить процесс замены, подумать об уровнях поддержки, обучении, в частности, отдельном обучении директоров и различных VIP-пользователей, правильно провести миграцию данных, чтобы пользователи получили доступ к своим старым данным без каких-либо проблем. Если все это правильно выстроить, тесно сотрудничать с ИТ-службой заказчика и ключевыми бизнес-пользователями, то все обязательно получится.

Из наших недавних проектов, которые завершились в 2020 году, выделю огромный проект в «Газпромнефти». Там мы запустили систему на 20 тыс. пользователей, заменив устаревшую СЭД. Причем, запустили сразу, по сути, одним пушечным выстрелом. Отмечу также банк «Открытие». Также наша система была запущена как система документооборота для решения задач делопроизводства плюс был решен целый комплекс задач по управлению специализированными банковскими процессами, включая электронное досье клиента и различные процессы, связанные с продажей банковских продуктов: расчетно-кассовое обслуживание, кредиты, депозиты и проч., заменив собой сразу несколько различных систем. Можно рассказать и о других успешных проектах. Секрет успеха - в правильной постановке задачи и правильно выбранной платформе, которая не будет доставлять проблем пользователям на начальных этапах миграции.

Павел Каштанов: Многие вендоры ECM/BPM платформ концентрируют свои усилия на разработке механизмов искусственного интеллекта и на разнообразных сервисных функциях, которые находятся рядом с СЭД, но напрямую с ней не связаны, например, создают собственных провайдеров ЮЗЭДО, пытаются создать свои системы распознавания документов, текстов и т.д.

Мы всегда стараемся не рассредоточиваться, а максимально концентрироваться на том, что мы умеем делать хорошо, не стремимся усиленно осваивать смежные области – для этого у нас есть наши технологические партнеры. Мы непрерывно работаем над тем, чтобы сделать нашу платформу TESSA еще более масштабируемой, мобильной, расширяем интеграционные и интерфейсные возможности - готовимся к новым вызовам, чтобы все большее и большее количество разнообразных задач стали простыми и удобными для пользователей в рамках нашей платформы. Планируем расширять функции коллективной работы, консолидировать у себя в платформе работу с различными провайдерами ЮЗЭДО.

Отдельно стоит выделить направление создания базовых проектных конфигураций. Вообще-то мы никогда не начинаем проекты с чистого листа: в бэкграунде нашей компании - множество проектных конфигураций, которые, по сути, ожидают некоей унификации и оформления в типовые решения. Это, конечно, несколько сузит выбор наиболее подходящей конфигурации для начала очередного проекта, но зато систематизирует опыт и позволит им воспользоваться не только СИНТЕЛЛЕКТу. В 2020 году мы выпустили модуль «Архивное делопроизводство». Надеюсь, что в 2021 году мы найдем у себя ресурсы для оформления новых типовых решений.

Кроме того, наши стратегические партнеры также готовят свои конфигурации и мы планируем создание каталога партнерских решений. Например, в нашей партнерской компании ПИК Digital (ПИК Технологии) – это ИТ-компания группы компаний ПИК – совместно с другим нашим партнером – компанией «Таргет» создали решение для архива строительной документации. Его мы собираемся также поместить в партнерский канал.

Наконец, отдельное внимание стоит уделить новому важному направлению – разработке решений для госсектора. Для этих целей СИНТЕЛЛЕКТом в партнерстве с Ростелекомом была создана отдельная компания – совместное предприятие «РТК-Цифровой документооборот», ключевой задачей которой станет создание и внедрение решений на базе платформы TESSA в органы исполнительной власти РФ.