ROBIN.Ассистент: как автоматизировать работу подразделений бэкофиса

HR

Внедрение ROBIN.Ассистента в отделе кадров помогает бизнесу ускорить выполнение рутинных процессов в 3-4 раза. HR-специалисты используют интеллектуального помощника в большинстве задач всего цикла работы с сотрудниками — от трудоустройства до увольнения.

На этапе подбора кандидатов ассистенту можно передать поиск и ранжирование резюме, сбор информации о соискателях или сотрудниках в открытых источниках, а также проверку достоверности данных — диплома, предыдущего места работы и т.д.

На следующем этапе цифровой ассистент поможет получить комплект документов от кандидата и проверить, все ли из перечня присутствует — паспорт, СНИЛС, диплом и т.д. Далее он займется распознаванием бумаг. После — созданием задачи, чтобы согласовать прием специалиста на работу с отделом ИБ, и заведением карточки сотрудника в учетной системе.

После оформления ассистент ROBIN возьмет на себя процесс адаптации новичка — ответит в чате на его вопросы и найдет нужную информацию в базе знаний. При необходимости он также проведет тестирование нового сотрудника.

С помощью умного помощника специалисты компании могут самостоятельно получить необходимые справки или подать заявление на отпуск, командировку, материальную помощь и т.д. В чате с ассистентом пользователь пишет запрос на естественном языке (например, «Хочу подать заявление на отпуск»). В ответ на это робот предлагает указать даты, чтобы оформить заявку во внутренней информационной системе компании. После создания заявления сотрудник будет получать уведомления о его статусе и финальном согласовании.

Аналогично ассистент может обрабатывать запросы на выдачу справок, например, 2 НДФЛ — сотрудник вводит данные, а бот выдает готовый документ в виде скачиваемого файла. В случае увольнения виртуальный помощник подготовит нужные приказы, проверит задолженности и заблокирует учетные записи уходящего сотрудника.

В зависимости от величины компании и количества HR-менеджеров в штате можно снизить затраты на процессы до 60%. У рекрутеров появляется больше времени на подготовку к интервью и непосредственное общение с кандидатами, что позволяет быстрее закрывать вакансии и находить подходящие кадры.

Отдел закупок

Анализ рынка, сбор ценовой информации, подготовка протокола-обоснования для закупок, а также оценка предложений и выбор поставщика — все это трудоемкие рутинные операции, которые требуют большого количества времени и внимания сотрудников отдела закупок. Чтобы разгрузить специалистов эти задачи можно делегировать ROBIN.Ассистенту.

Например, он выдаст список поставщиков по названию товара, а после того, как работник выберет подходящие компании, проверит их на благонадежность и соберет дополнительную информацию из открытых источников. Вся информация агрегируется в файл-отчет. Кроме него пользователь получает экранную форму с информацией о поставщике, который предлагает самую низкую цену. Если нужно просмотреть несколько вариантов, цифровой помощник предлагает ссылку для скачивания Excel-документа с полной информацией о контрагентах, их контактами и реквизитами, а также стоимостью позиций.

В результате сотрудник отдела закупок быстро получает информацию о новых поставщиках и о той позиции, которую он ищет. Все процессы поиска и работы с необходимыми информационными системами выполняются в фоновом режиме, на отдельной виртуальной машине, а пользователь работает с ассистентом только в окне чата.

С помощью виртуального помощника сотрудник может найти и обработать информацию по трем поставщикам одной товарной позиции всего за 6 минут. Начинающий менеджер тратит на это более 50 минут, а квалифицированный специалист — более 30. В день ассистент способен находить информацию о 80 товарах, а сотрудник за то же время — обработать не более 14 позиций.

Бухгалтерия

В бухгалтерии ROBIN.Ассистент упрощает ввод данных в учетные системы из первичной документации — актов, приходных ордеров, платежных поручений, накладных и т.д. Обработка отсканированных накладных — одна из самых частых задач в бухгалтерии. Из таких документов необходимо получить данные — ИНН поставщика, основание и номенклатуру (наименование, единицы измерения, количество, цена, НДС) — и внести их в 1С. Робот забирает скан документа из вложения в email или из папки на диске и отправляет его на распознавание.

OCR-модуль позволяет ассистенту классифицировать документ и распознать информацию. Полученные данные он при необходимости отправляет на проверку сотруднику, который может исправить ошибки, если, к примеру, исходный скан был некачественным. После верификации извлеченные данные автоматически заносятся в 1С.

Помимо этого, виртуальный ассистент умеет проводить инвентаризацию, сверку номенклатуры, формировать описи, корректировать остатки в учетной системе. Ему можно поручить обработку зарплатных ведомостей и выполнение платежей, подготовку отчетов и документов по требованию ФНС. У помощника также есть возможность оповещать пользователя о внештатных ситуациях, например, о подозрительных операциях или неоплаченных счетах.

Техподдержка

ROBIN.Ассистент способен автоматизировать обработку обращений, сокращая время ожидания пользователей и приводя к единому стандарту сервис поддержки. Умный помощник принимает входящий поток обращений, категорирует запросы, обрабатывает сканы приложенных документов или скриншоты с изображением ошибок и перенаправляет заявки на ответственных специалистов.

При наличии базы знаний роботы могут находить ответы на типовые вопросы с помощью интеллектуального поиска. Цифровой ассистент принимает и регистрирует обращения из разных источников — по телефону, в чате, на почте.

Ряд задач он может выполнять самостоятельно, например, сбрасывать пароль, запрашивать данные, проверять работоспособность систем. Также виртуальный ассистент помогает сотруднику поддержки — он подготавливает варианты ответов, инструкции; контролирует сроки исполнения обращений. ML-алгоритмы позволяют ему обучаться на основании итогов формируемых ответов.

Подключение роботов к первой линии клиентской поддержки дает возможность сократить расходы на увеличение штата и обучение персонала.

Юридический отдел

Интеллектуальный помощник также берет на себя работу с документацией: готовит акты для подачи в суд, проверяет их на соответствие внутрикорпоративным правилам, требованиям законодательства и др.

Для этого используется связка роботов с компонентами OCR и AI. Искусственный интеллект помогает проверять на соответствие законодательству, корректности составления договоров, правильность внесенных данных со стороны контрагентов при подаче документов на тендер; проводить сверку документов, извлекать данные из них для заполнения заявок, карточек внутри информационных систем.

С помощью ROBIN.Ассистента также значительно сокращаются трудозатраты на сбор и проверку данных о контрагентах, уточнение числа дел в арбитражном суде, статуса банкротства и наличия долгов. Виртуальный помощник способен самостоятельно заполнять формы и подавать документы на официальных сайтах исполнительных органов власти.

Также ассистент может оценивать риски в договорах, проводить антикоррупционную экспертизу, анализировать техническую документацию. Работа с документами без влияния человеческого фактора позволяет минимизировать ошибки и их негативные последствия.

Маркетинг и продажи

ROBIN.Ассистент эффективен и в сборе доступной информации о компании — изучении отзывов, оценке публикаций в СМИ, мониторинге конкурентов. Также цифровые помощники пишут посты для социальных сетей по заданному формату и сценарию, а после сами их публикуют.

Не менее востребовано бизнесом и умение формировать описания товаров и услуг, а также их размещение на маркетплейсах.

Использование интеллектуальных ассистентов в маркетинге позволяет увеличить скорость поиска и обработки информации до 5 раз, а также привлекает новый трафик к продуктам или сайту компании.

ROBIN.Ассистент — это удобный корпоративный инструмент для организации необходимых сервисов в едином окне чат-интерфейса. Ассистент включает в себя комплекс интегрированных технологий, которые можно дорабатывать по своему усмотрению под задачи различных отделов компании.