Анастасия Литвиненко, ITFB Group: Искусственный интеллект в СЭД уже привычен большинству компаний
Какие задачи в СЭД можно решить с помощью искусственного интеллекта, где ИИ уже активно применяется и как избежать трудностей при его внедрении, рассказывает Анастасия Литвиненко, директор по работе со стратегическими заказчиками ITFB Group.
Литвиненко
Какие задачи в СЭД можно решать с помощью ИИ? Какие преимущества это дает?
Анастасия Литвиненко: Самое простое — автоматизация рутинных операций при регистрации документов и создании карточек. ИИ облегчает работу человека, минимизирует количество ошибок и ускоряет время обработки документов. В более сложных сценариях ИИ помогает человеку принимать решения, анализируя как отдельные документы, так и большие массивы данных. Например, в нашей ECM-платформе «СИМФОНИЯ» есть ИИ-помощники, которые анализируют входящие документы, автоматически создают карточки документов, определяют тип документа и далее дают рекомендацию кому из последующих исполнителей отправить документ по процессу на обработку с учетом загрузки каждого сотрудника.
Наша платформа умеет обрабатывать документы, извлекать из них данные, автоматически классифицировать, создавать предзаполненные карточки, выполнять различные расчеты, устанавливать взаимосвязи между документами. Это значительно сокращает трудозатраты при разборе входящей корреспонденции, если говорить о классических задачах СЭД.
Также есть возможность анализировать содержимое документов, выделять ключевую информацию и проводить категоризацию данных. Это очень помогает при работе с неформализованными документами: письмами, служебными записками, приказами. На основе анализа ИИ может предлагать шаблоны ответов, предоставлять справочную информацию. В системе есть возможность полностью исключить человека из рутинных задач, оставляя его только для проверки сложных кейсов, по которым нейронная сеть не уверена в качестве извлеченной информации или на документах, например, имеются артефакты, которые мешают прочесть его.
Кроме того, в «СИМФОНИЮ» встроены механизмы интеллектуального поиска: можно искать информацию не только по карточкам документов, но и по их содержимому. При этом учитывается семантика и правила русского языка.
Какие нейросети вы используете и как происходит их обучение?
Анастасия Литвиненко: Мы используем open-source решения, которые берем за основу, дорабатываем, настраиваем, совершенствуем и обучаем модели. Первичное обучение, как правило, мы выполняем при внедрении. Более тонкая настройка происходит в процессе работы. Чем больше информации и документов получает нейронная сеть, тем более точные выводы она делает и тем больше в них уверена.
Эмпирическим путем можно выбрать значение для отсечки, когда необходимо привлечь человека. Некоторым заказчикам настраиваем систему так, что если ИИ уверен в своих выводах на 95% и более, то он имеет право автоматически запустить последующий исполняемый процесс. Если уверенность меньше, нужна верификация человеком и обработка такого документа.
Насколько активно российские компании применяют ИИ в СЭД? Это пока скорее пилотные проекты, изучение возможностей, или технология уже заслужила массовое доверие?
Анастасия Литвиненко: ИИ применяется массово. Первое, чем нужно наделить СЭД, — это возможность распознавать документы, то есть встроить ОCR-продукт. Этот функционал уже привычен большинству компаний.
В нашей платформе интеллектуального управления контентом и цифровизации бизнес-процессов «СИМФОНИЯ» есть встроенный OCR-продукт тоже нашей разработки EASYDOC. Это система распознавания и извлечения данных из документов с помощью искусственного интеллекта. Она может использоваться и в составе «СИМФОНИИ», и как самостоятельный продукт.
Следующий по простоте и популярности сценарий использования ИИ в СЭД — автоматическое заполнение карточек документов и определение типа документа. Человеку остается только верифицировать распознанную информацию и заполненные атрибуты в карточке.
Дальше идут более интеллектуальные задачи: работа с шаблонными документами, их заполнение и автоматическая отправка по исполняемому процессу или отправка адресату, выдача рекомендаций сотрудникам по дальнейшим шагам работы с документом. Такие процессы в каждой компании уникальны, и к их решению мы подходим индивидуально на каждом проекте.
Рядовые сотрудники часто опасаются потерять рабочие места из-за внедрения ИИ. Насколько обоснованы эти опасения?
Анастасия Литвиненко: Основная цель внедрения ИИ в наших проектах — закрыть рутину и освободить людей для более интеллектуальной деятельности, увеличить пропускную способность и производительность.
С какими трудностями сталкиваются компании при внедрении ИИ в СЭД? Как вы помогаете их преодолевать?
Анастасия Литвиненко: Некоторые сценарии использования ИИ всем понятны, и их внедрение не вызывает вопросов. Но есть и неочевидные способы применения. Мы помогаем заказчикам выявить эти точки роста, чтобы автоматизировать и оптимизировать соответствующие бизнес-процессы. Такой консалтинг является нашей ключевой ценностью при внедрении.
Можете привести пример нестандартного применения ИИ в СЭД?
Анастасия Литвиненко: Например, в нашей «СИМФОНИИ» есть модули HRM и управления проектами. Для создания команд под проект можно применять роботов и искусственный интеллект. Формируется описание состава проектной команды, какими навыками должен обладать сотрудник на каждой роли. Далее анализируется список сотрудников, их профессиональные навыки, знание технологий и систем, проектный опыт, текущая загрузка и предоставляется выборка менеджеру проекта с подсвеченным процентом соответствия того или иного сотрудника под роль на проекте. Если подходящих сотрудников нет, то дается рекомендация открыть вакансию. Также ИИ можно применять и при поиске кандидатов на рынке, анализируя различные источники с опубликованными резюме. ИИ может сопоставить текст вакансии с требованиями в резюме и выдать выборку кандидатов. Это значительно ускоряет и облегчает работу по поиску и формированию проектных команд.
Что бы вы порекомендовали заказчикам, чтобы их проекты внедрения ИИ для СЭД были успешны?
Анастасия Литвиненко: Прежде всего важна чистота данных. По крайней мере тех, которые попадают в обучающие выборки для нейросети. Именно это является залогом успешного обучения ИИ. В дальнейшем можно наращивать сложность в представлении данных и обучать нейросеть все более трудным вещам.
Также хочу предостеречь заказчиков от ожидания, что ИИ будет делать все безупречно. Например, тот же OCR далеко не все документы распознает со 100%-ной точностью. Если качество скана документа низкое, либо что-то закрывает текст на документе, скрепка, заломы, полосы от чернил при печати, ИИ бессилен. В любом случае понадобится человек для верификации результатов.
Как вы оцениваете потенциал рынка в этой сфере? Как ИИ повлияет на развитие СЭД в будущем?
Анастасия Литвиненко: ИИ все больше проникает во все сферы нашей жизни, и СЭД не исключение. Все больше и больше компаний внедряют и роботов, и искусственный интеллект в свою практику, разрабатывают различные модели для автоматизации рутины и не только. Уверена, в дальнейшем ИИ будет применяться еще активнее, для все более сложных задач.
