Проектный институт «Уралгипроруда» внедрил электронный архив «Этлас»

2021: Внедрение системы электронного архива

Компания «Этлас-Софт» 8 июня 2021 года сообщила о внедрении системы электронного архива «Этлас» в екатеринбургском проектном институте «Уралгипроруда». С помощью данного решения заказчик организовал электронный архив проектной, первичной и внутренней документации.

В связи с спецификой работы института за 85 лет накопилось огромное количество различных проектов и научных наработок института, соответственно и огромное количество различного вида документации. С каждым годом все острее вставал вопрос о электронной систематизации хранения этих документов, а также учете хранения оригиналов со связкой их электронных копий. Отдел информатизации института провел аналитическую работу по подбору универсальной системы электронного архива и остановил свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт».

Система должна была удовлетворять ряду функциональных требований:

• Простота и удобство использования системы, так как планировалось, что с системой будут работать люди с разной компьютерной грамотностью.
• Возможность создания произвольной структуры архива.
• Создание в электронном архиве сегмента конструкторской документации.
• Наличие механизмов автоматизации заведения документов в архив (автоматическое структурирование, размещение, именование и нумерация объектов (карточек документов и проектов), поточное сканирование, импорт документов.
• Наличие вспомогательных редакторов и конструкторов настройки системы.
• Произвольная структуры архива, которая формируется администратором.
• Быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера
• Гибкий и быстрый поиск документов.
• Возможность учета места хранения оригиналов проектной документации.
• Поддержка документов различных форматов, в том числе, документов систем автоматизированного проектирования и черчения AutoCAD и Компас.

За месяц специалисты института:

• Проработали и сформировали структуру архива документов института.
• Добавили в систему пользователей и разбили их на группы с различными правами доступа к данным.
• Заполнили и создали ряд справочников и правила автоматической нумерации и автоматического именования документов при регистрации.
• Построили шаблоны документов.
• С помощью редактора создали карточки документов для различных типов документов.
• Написали ряд правил автоматической нумерации, именования и размещения регистрируемых в архиве объектов.
• В генераторе отчетов построили ряд статистических отчетов.
• Начали процесс переноса документов с рабочих мест сотрудников в систему.
• Настроили привязку скан копий документов с хранящимися оригиналами.

В дальнейшем планируются работы по продолжению заполнения архива как старыми документами, так и вновь созданными.

В результате построения электронного архива документов институт получил контроль над всей документацией, а сотрудники получили централизованный доступ к нужным документам с любого устройства и в любое время, тем самым упростив свою работу. Автоматизированная выдача и контроль возврата оригиналов документов предоставил архивариусу прозрачную картину нахождения выданных оригиналов.