ТНК-BP (Directum (СЭД/ECM-система))

Проект:

Тиражирование системы DIRECTUM на предприятиях ТНК-BP

Дочерние общества ТНК-ВР:

• ТНК-ВР «Северная Столица»;
• ЗАО «Карелиянефтепродукт»;
• ТНК-BP Ярославль;
• ТНК-BP Курск;
• ТНК-ВР, головной офис (г. Москва)

География проекта:

Москва, Санкт-Петербург, Петрозаводск, Ярославль, Курск

Цель проекта:

тиражирование типового решения по автоматизации договорной работы на базе системы DIRECTUM в дочерних обществах ТНК-ВР

Используемые решения и сервисы:

• Управление договорами;
• интеграция с учетными системами предприятий;
• организация автоматического обмена документами и данными справочников между базами данных корпоративного центра и дочерних структур.

Особенности проекта:

• Одновременное внедрение системы в нескольких компаниях холдинга;
• Совместная работа над проектом двух партнеров, сертифицированных компанией DIRECTUM.

Результаты проекта:

Обеспечена прозрачность управления и повышена эффективность процессов, связанных с договорной работой в дочерних обществах ТНК-BP.

История проекта

Сложная структура предприятия и особенности его развития обусловили разнородность учетно-информационных систем, используемых в дочерних предприятиях заказчика (SAP, Navision, 1C, Глобус и др.), что привело к значительному усложнению работы с договорными документами. Это стало основанием для старта проекта по автоматизации договорной работы на базе единой ECM-системы DIRECTUM в подразделениях бизнес-направления "Переработка и Торговля". Задачей внедрения решения на базе системы DIRECTUM стало создание единого информационного пространства для организованного хранения и оперативной работы с договорной документацией. Типовое решение по договорной работе, должно автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• создание, согласование, заключение и исполнение договоров (в том числе составление отчетности по договорной работе);
• организация работы договорной комиссии (выбор исполнителей работ согласно установленным процедурам);
• согласование заявок на оплату.

Проект стартовал в первой половине 2010 года, а завершился в первом в=квартале 2012 года. Компании "Ай-Теко" и "Танаис", выступая в консорциуме, провели полный комплекс работ по тиражированию шаблона. В рамках этих работ была проведена настройка системы под операционную деятельность дочерних структур ТНК-ВР на основе данных GAP-анализа, выполненного заказчиком, осуществлены предтестовая и тестовая эксплуатации, а также организовано обучение более 170 пользователей и консультирование пользователей на этапе опытной эксплуатации.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Вся необходимая информация, находящаяся в разных справочниках системы, была сведена в единой электронной карточке в соответствии с нормативной базой по управлению договорами в компании. В результате, внедренная система обеспечила прозрачность управления и повысила эффективность процессов, связанных с договорной работой в дочерних обществах ТНК-BP. Внедренное решение стало частью информационного пространства компании ТНК-BP, объединяющего распределенные организации и корпоративный центр. Общее количество автоматизированных пользователей на предприятиях составило более 600 человек.

Рассказывает руководитель проектов компании "Танаис", Петр Богачев: - Документооборот в крупных холдингах, как правило, имеет огромные масштабы. Множество договоров – от локальных до международных – заключается с разными поставщиками и партнерами и согласовывается на разных уровнях – от руководителей подразделений до топ-менеджмента. Перевод этой работы на электронный уровень делает процесс подготовки договоров более удобным, прозрачным и, конечно, оперативным. Пользователи системы могут в любой момент времени узнать наиболее полную информацию о том или ином договоре, в каком состоянии сейчас находится работа над его проектом, и на каком уровне он проходит согласование.

Развитие проекта

В планах развития проекта: автоматизация всех дочерних структур ТНК-ВР бизнес-направления «Переработка и Торговля».