Офис NFP компании "Первый Бит" автоматизировал процессы обработки договорных документов в РАНХиГС

2022: Автоматизация обработки документов с помощью технологий распознавания и роботизации процессов

22 апреля 2022 года офис NFP компании "Первый Бит" сообщил о том, что автоматизировал процессы обработки договорных документов в РАНХиГС с помощью внедрения технологий оптического распознавания и роботизации бизнес-процессов.

РАНХиГС является одним из крупных ВУЗов страны, ориентированных на образование в сфере бизнеса, менеджмента и других гуманитарных направлений. Стратегия ВУЗа включает образовательные программы по цифровым профессиям.

Департамент ИТ постоянно работает над оптимизацией рабочих процессов Академии и снижение трудозатрат сотрудников на выполнение рутинных задач. Одной из таких задач является актуализация архивных договорных документов с последующим автоматическим контролем новых контрактов.

По итогам анализа, было выявлено, что в Академии используется система регистрации документов на базе электронного реестра, и часть документов попадала в реестр без печати и подписи. Отсутствие печати и подписи на документах не позволяет определить достоверность структурированных данных в реестре и оперативно получить необходимую информацию по содержанию договора. Было необходимо проверить всю базу архивных документов, после чего запустить механизм детекции для новых договоров.

Для решения поставленной задачи команда NFP предложила внедрить кроссплатформенное решение, базирующееся на отечественном продукте для роботизации бизнес-процессов PIX RPA и системе оптического распознавания EasySeparate.

«Перед тем как предложить коллегам из РАНХиГС решение поставленной задачи, мы рассмотрели несколько вариантов систем, которые потенциально подходили. Решение было найдено в связке PIX RPA и EasySeparate. На первом этапе проекта совместно с коллегами из компании Konica Minolta мы развернули и обучили нейронную сеть на базе продукта EasySeparate. После прохождения детекции на предмет наличия печати и подписи на сканах включался программный робот, который проверял полученный результат. При обнаружении некорректных документов робот сообщает верификатору о том, что документ требует дополнительного внимания. Также система способна контролировать сроки действия договоров и уведомлять ответственных лиц о необходимости актуализировать документы», рассказала Виктория Бабанкина, руководитель проекта со стороны NFP

Результатами проекта стало сокращение трудозатрат сотрудников Академии в 5 раз, риск возникновения спорных ситуаций с контрагентами сведен к минимуму. По итогам использования системы в течение 3-х месяцев были получены результаты по качеству и точности детекции равной 96%.

Для данного проекта мы искали партнёра, который был бы готов предложить комплексное решение с использованием наиболее подходящих технологий, а также соблюсти строгие требования по срокам запуска. Компания NFP успешно справилась с поставленными задачами. По итогам проекта мы получили систему на базе инновационных технологий с возможностью дальнейшего масштабирования. На апрель 2022 года мы анализируем процессы для оптимизации с помощью технологии RPA, к которым мы планируем применить внедренную систему. Благодарим команду NFP и рекомендуем их в качестве надежного партнера по интеграции технологичных решений, – сказал Максим Передельский, руководитель проекта со стороны РАНХиГС.