Реставрация-Н (Directum (СЭД/ECM-система))

Проект:

Внедрение системы DIRECTUM в компании «Реставрация-Н»

Цель проекта:

переход на электронный документооборот

Используемые решения и сервисы:

• Управление договорами,
• Канцелярия
• DIRECTUM Storage Services

Справка о компании

ООО "Реставрация Н" — инвестиционно-строительная компания, основанная в 1993 году. Это одна из первых московских девелоперских компаний. Работающих в сегменте недвижимости Premium класса в Москве и Санкт-Петербурге. Приоритетным направлением деятельности компании является строительство эксклюзивных жилых комплексов в историческом центре г. Москвы — престижном районе Хамовники. Основной принцип работы, ставший залогом успеха компании, — своевременное и четкое выполнение обязательств и бережное отношение к своему городу, его традициям, истории и архитектурному облику. Выполняя полный цикл работ по реализации инвестиционных проектов, неизменное внимание специалистами компании уделяется качеству объектов. Каждое возведенное здание — уникальное сооружение, не имеющее аналогов в России.

История проекта

Принципы работы компании «Реставрация-Н», основанные на наилучшем обслуживании заказчика, и развитие бизнеса диктуют компании и новые условия организации внутренних бизнес-процессов. Чтобы оптимизировать взаимодействие и упорядочить движение документов, топ-менеджмент компании "Реставрация-Н" принял решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Главными задачами проекта стали:

• организация электронного документооборота,
• создание электронного хранилища документов,
• быстрый поиск документов в системе.

Внедрение 70 лицензий Базовых модулей DIRECTUM позволило автоматизировать основные бизнес-процессы, связанные с движением документов, и ускорить работу с документами на всех этапах их жизненного цикла. Помимо Базовых модулей, использовались модули "Канцелярия" и "Управление Договорами". Электронный архив документов организован с помощью службы файловых хранилищ – DIRECTUM Storage Services. Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.5 т

В начале проекта, специалистами компании TANAIS были изучены бизнес-процесс компании «Реставрация-Н», связанные с документооборотом и разработан проект решения. В реальных условиях были отработаны и оптимизированы процессы согласования и утверждения документов в системе. С целью упорядочения согласования докуме6нтов внедрена технология электронно-цифровых подписей, установлен центр сертификации. Для документов, требующих неизменного содержания и подтверждения авторства, используется ЭЦП.

Сотрудники заказчика отметили качественные изменения в работе канцелярии:

• запущен процесс регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• реализованы принципы пообъектового (проектного) учета документов и технической документации;
• автоматизирована функция контроля за исполнением документов по технологии DIRECTUM.

Для осуществления инвестиционно-строительной деятельности требуется упорядоченная работа с большим объемом договорных документов, требующих регистрации и согласования, что удалось реализовать с внедрением модуля «Управление договорами».

В результате внедрения электронного документооборота удаленные сотрудники "Реставрации-Н" получили возможность работать в системе через веб-доступ. В ходе проекта автоматизированы все ключевые подразделения заказчика, а в планах дальнейшего развития проекта – обучение и переход всех сотрудников "Реставрации-Н" к работе в системе DIRECTUM.