Правительство Пензенской области перешло на импортонезависимую версию СЭД CompanyMedia

2023: Переход на систему CompanyMedia на основе свободного программного обеспечения и внедрение формата МЭДО - 2.7.1.

20 апреля 2023 года компания "ИнтерТраст"сообщила о том, что в Правительстве Пензенской области завершен проект по переходу на импортонезависимую Систему электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД), реализованную на базе системы CompanyMedia. Основными целями проекта были импортозамещение - переход на обновленную версию системы CompanyMedia на основе свободного программного обеспечения и внедрение формата МЭДО - 2.7.1. На апрель 2023 года в данной версии СЭДД работает более 2500 пользователей.

Цели и задачи перехода на обновленную CompanyMedia

С 2006 года Правительство Пензенской области работает в системе электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia, в качестве платформы для системы CompanyMedia на тот момент использовалась ПО IBM Notes/Domino.

С момента первоначального внедрения к системе были подключены все исполнительные органы власти Пензенской области и ряд подведомственных учреждений. Также СЭДД была развёрнута в 30 органах местного самоуправления (ОМСУ), в каждом из которых был реализован отдельный контур документооборота. При этом, из-за особенностей архитектуры платформы IBM Notes/Domino, реализация данной схемы требовала установки для каждого ОМСУ выделенного сервера Domino.

К 2021 году, в связи с государственной политикой импортозамещения, возникла необходимость в замене платформы IBM Notes/Domino на отечественное решение. К тому же в Правительстве Пензенской области назрела потребность в расширении функциональности СЭДД, перевода пользователей на использование web-клиента и поддержки обновленного формата межведомственного электронного документооборота (МЭДО) версии 2.7.1.

Среди других целей перехода были обозначены:

• Повышение производительности СЭДД с учетом существенного увеличения количества пользователей и обрабатываемых документов в электронном виде;
• Сокращение времени необходимого на выполнение операций с документами;
• Повышение качества и оперативности принятия решений;
• Централизация и упрощение администрирования системы;

Цели проекта

Основные цели развития АИС ДД:

• Импортозамещение, перевод АИС ДД на систему CompanyMedia, использующую в качестве базовых компонентов отечественное либо открытое программное обеспечение.
• Переход обновленный формат системы межведомственного электронного документооборота - МЭДО 2.7.1.

Ход проекта

Контракт на обновление СЭДД CompanyMedia в Правительстве Пензенской области был заключен 11 октября 2021 года. Основным исполнителем по контракту выступила компания «Программа-Т» (Нижний Новгород), которая является партнером Компании «ИнтерТраст», разработчика системы CompanyMedia. Сферы ответственности в проекте внедрения распределились следующим образом: развертывание системы CompanyMedia, перенос в нее ранее выполненных доработок и интеграций, создание доработок, а также миграция данных из старой версии СЭДД, находились в компетенции специалистов «Программа-Т». Программное сопровождение и обучение пользователей находились в сфере ответственности компании «ИнтерТраст».

В связи с большим количеством активно работающих в СЭДД пользователей и организаций, проект был разбит на несколько этапов. На первом этапе на обновленную версию системы планировался перевод Правительства и исполнительных органов власти Пензенской области, в том числе подведомственных учреждений. В рамках второго этапа на СЭДД запланирован перевод органов местного самоуправления.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Сразу после заключения контракта специалисты компании «Программа-Т» приступили к установке программного обеспечения данной версии СЭДД на серверах Правительства и настройке МЭДО версии 2.7.1, которое поддерживается в обновленной версии CompanyMedia. Параллельно этому процессу стартовали работы по миграции данных.

Поскольку заказчик требовал непрерывной работы СЭДД без каких-либо остановок СЭДД, все работы по обновлению системы проводились одновременно с использованием старой версии системы, таким образом, чтобы пользователи могли продолжать работать в СЭДД.

В январе 2022 года, по окончанию первого этапа проекта, пользователи Правительства Пензенской области и исполнительных органах государственной власти начали работу в CompanyMedia. При этом пользователи органов местного самоуправления продолжали работать со старой версией системы, поскольку их перевод на другую версию был запланирован на следующий этап. Для реализации такой возможности был установлен специальный шлюз CompanyMedia, обеспечивающий совместимость старой и обновленной версий СЭДД в части обмена электронными документами.

Важной задачей второго этапа работ был уход от схемы, при которой для обеспечения внутреннего документооборота каждой организации использовался отдельный сервер. В данной версии CompanyMedia появилась возможность заводить неограниченное количество организаций в единой инсталляции. Специалисты компании "Программа-Т" провели работы по установке такой инсталляции с помощью консультационной поддержки инженеров компании "ИнтерТраст". Для каждого органа местного самоуправления Пензенской области был настроен свой независимый контур документооборота в рамках одной инсталляции CompanyMedia. При этом прикладное администрирование в СЭДД сводится к администрированию одного экземпляра системы в едином web-интерфейсе, что значительно упрощает работу администраторов СЭДД в дальнейшем администрировании системы.

Для организации единого пространства электронного документооборота органов местного самоуправления с Правительством Пензенской области был настроен модуль CompanyMedia-Корпоративный шлюз, который, помимо обеспечения информационного взаимодействия, позволил упростить ряд операций с электронными документами. Например, при отправке через данный шлюз исходящего документа из Правительства Пензенской области в ОМСУ:

• Реквизиты и содержание исходящего документа автоматически заполняются в карточке входящего документа в ОМСУ;
• Факт создания входящей карточки отражается как сводка о доставке на стороне Правительства;
• Факт регистрации входящего документа в ОМСУ отражается как сводка о регистрации в Правительстве;
• Факт создания резолюций и отчетов об исполнении входящего документа в ОМСУ отражается как сводки о резолюциях и сводки об исполнении в Правительстве.

К середине июля 2022 года 2 этап проекта был завершен, к СЭДД были подключены все органы местного самоуправления Пензенской области. Для каждой организации из старой версии системы была проведена миграция документов и справочников. Важным вопросом в рамках всего проекта было обучение пользователей работе в веб-интерфейсе, так как ранее они работали в десктопном клиенте Lotus Notes. Обучение проводили специалисты учебного центра компании "ИнтерТраст". На специально установленном тестовом стенде были организованы реальные процессы Правительства Пензенской области, на примере которых преподаватели "ИнтерТраст" объясняли различия в работе между старой и обновленной версиями СЭДД. Ключевые пользователи и делопроизводители были обучены по углубленной очной программе, а для рядовых пользователей были проведены вебинары.

Итоги проекта. Планы развития.

На апрель 2023 года в СЭДД работают более 2500 пользователей.

За счет перехода на актуальную платформу были значительно ускорены ряд процессов – согласование, рассмотрение и подписание документов руководителей, а также поиск.

Все сервера СЭДД, включая сервера на которых работают ОМСУ, установлены централизовано, используется единый web-интерфейс для предметного администрирования всей системы.

Осуществлён переход на другой формат информационного взаимодействия с использованием системы межведомственного электронного документооборота версии 2.7.1.