ПИК-Проект (Vitro-CAD)

2018: Внедрение системы Vitro-CAD

На момент начала проекта по внедрению системы Vitro-CAD в компании более 500 проектировщиков разрабатывали проектную и рабочую документацию для более, чем 50 объектов.

Согласование документации и выдача замечаний происходили в бумажном формате. При приёмке бумажной версии в архив выполнялась процедура присвоения и ручного нанесения инвентарного номера, формирования скан-копии и ее размещения в электронный архив.

Архив находился за МКАД, требовалось дополнительное время на доставку документации. Проблема еще больше обострилась в связи с ростом числа филиалов и дистанционных сотрудников.

Предпосылки автоматизации:

• Непрозрачная процедура согласования документа.
• Средняя длительность процедуры согласования 7 рабочих дней.
• Рост объемов проектирования.
• Отсутствие фиксации факта и истории согласования.
• Рост затрат на поиск документации и мониторинг ее готовности. По оценкам Заказчика, затраты на поиск документации составляли около 5 млн. рублей в год.

Задачи внедрения решения:

• Организовать юридически значимый электронный архив технической документации.
• Обеспечить совместную работу всех филиалов и дистанционных сотрудников.
• Внедрить процесс подписания технической документации по регламенту «ПИК-Проекта».
• Интегрировать процесс подписания с имеющейся системой документооборота.
• Автоматизировать формирование отметок о подписи электронного документа ЭЦП.
• Автоматизировать процедуру присвоения и нанесения на листы инвентарных номеров.
• Реализовать мониторинг прогресса подписания технической документации.

Результаты внедрения:

• Документация по всем объектам хранится в системе и используется всеми сотрудниками.
• Снижены трудозатраты на поиск технической документации.
• Автоматизирован и ускорен процесс подписания технической документации.
• Обеспечен контроль над прогрессом подписания документации.
• Маршрут процесса поддерживает все возможные сценарии подписания (в т.ч. подписание документации от субподрядчика по проектированию).

Полученные преимущества от использования системы для бизнеса:

• Организован юридически значимый электронный архив технической документации.
• Организована единая база фактов и истории согласования проектной и рабочей документации.
• Увеличена скорость подписания и согласования технической документации в 7 раз.
• Применение монитора подписания позволило увеличить скорость подписания еще на 30%.
• Сотрудники работают только с актуальными документами в безопасной среде.
• Быстрый поиск документации позволяет экономить рабочее время сотрудников.
• Отказ от печати предварительной версии и экземпляра для внутреннего бумажного архива позволяет экономить около 9,5 млн. рублей в год.

Для ИТ:

• Обеспечена техническая поддержка регламента согласования и подписания проектной и рабочей документации.
• Обеспечено единое и структурированное хранение документации для всех филиалов.
• Обеспечено разграничение прав доступа участников к составным частям проекта.