"Окил-Сато" внедрила средства автоматизации оцифровки документов

20 февраля 2017 года компания "Гэндальф" сообщила о внедрении ПО «Скан-Архив» в типографии «ОКИЛ-САТО».

Руководство холдинга задумалось о внедрении электронного архива, который позволил бы решить следующие проблемы:

• избыточное расходование производственных площадей на хранение документов (бумажный архив бухгалтерии занимает более 150 м3);
• длительные подготовки к налоговым проверкам (сотрудники бухгалтерии тратили от 5 до 20 рабочих часов на поиски в архиве);
• отсутствие доступа к просмотру документов в филиалах компании у сотрудников главного офиса.

Для реализации проекта было выбрано решение «Скан-Архив», разработанное компанией «ГЭНДАЛЬФ». Программа имеет статус «1С:Совместимо», поэтому при интеграции решения с «1C:Управление производственным предприятием 8», установленного в холдинге, проблем не возникло.

Обработка документов в электронном архиве теперь происходит следующим образом. Программа присваивает каждому входящему и исходящему документу индивидуальный штрих-код, который прописывается в базе «Скан-Архива». Затем программа синхронизирует скан документа с «1С» и записывает электронную копию в архив. После этого документ доступен для поиска в «1С» и «Скан-Архиве» в любой момент: его можно распечатать, отправить по почте или проверить его статус.

В процессе внедрения ПО был реализован перевод в электронный архив производственной документации холдинга, договоров с контрагентами, отчетности по товародвижению, а также образцов печати.

Всего к программе подключены 200 компьютеров в 7 филиалах компании: с 6 осуществляется ввод документов, на 50 есть доступ к формируемой базе.

Решение позволило снизить затраты на хранение архива, ускорить движение документов между региональными подразделениями и удаленными производственными площадками холдинга, а также сократить время на подготовку к налоговым проверкам на 20%.