Минприроды РФ оптимизировало документооборот с помощью Directum

2019

Оптимизация документооборота с помощью Directum

В Министерстве природных ресурсов и экологии РФ завершен проект внедрения системы Directum. Об этом 23 сентября 2020 года сообщил разработчик СЭД компания Directum. Цифровизация делопроизводства, управления договорами и обработки обращений значительно сократила бумажный документооборот и ускорила бизнес-процессы ведомства.

Проект внедрения стартовал в июне 2019 года после того, как компания TANAIS, сертифицированный партнер Directum, выиграла соответствующий тендер.

Министерству было необходимо ускорить процессы рассмотрения документов и принятия управленческих решений, подключив к работе в системе 100% сотрудников. Цифровизация охватила сразу несколько направлений документооборота: делопроизводство, договорную работу, управление совещаниями, обработку обращений граждан и организаций.

Команда внедрения заменила СЭД на платформе «БОСС-Референт» на систему Directum, проведя миграцию более 4 млн документов, созданных с 2003 года.

В результате проекта:

• серьезно сократился объем бумажного документооборота ведомства;
• повысилась контролируемость бизнес-процессов и исполнительская дисциплина сотрудников;
• упростилась обработка обращений граждан — за счет бесшовной интеграции с интернет-приемной и единой сетью ССТУ.РФ.

Систему Directum используют все 800 сотрудников министерства: работают с корреспонденцией, договорами, организационно-распорядительными документами, получают и исполняют поручения, оформляют заявки на пропуска, организуют совещания — все в электронном виде.ИТ-директор «Роснефти» Дмитрий Ломилин выступит на TAdviser SummIT 28 ноября

Как внутренние, так и исходящие документы министерства подписываются электронными подписями (ЭП). С подчиненными федеральными агентствами и службами ведомство взаимодействует в цифровом виде — обменивается документами по защищенному каналу МЭДО.

Для оперативной работы с документами и утверждения резолюций все директора департаментов и заместители министра используют мобильное приложение Directum Solo. Так важные управленческие решения не задерживаются, и исполнители вовремя приступают к работе.

Дополнительно в ходе проекта был реализован удобный сквозной поиск по всем данным системы, включая исторические, загруженные из прежней СЭД, а также разработан модуль сканирования, учитывающий особенности работы делопроизводителей министерства в части простановки регистрационных штампов, выбора параметров сканирования и предпросмотра документа.

На сентябрь 2020 года TANAIS занимается плановым развитием и сопровождением системы.

Окончание проекта

Проект завершен в октябре 2019 года.

Выбран главный исполнитель проекта по развитию СЭД

11 июля 2019 года компания «Директум» сообщила, что компания TANAIS выбрана главным исполнителем работ по итогам открытого тендера РФИ Минприроды России на оказание услуг по развитию СЭД. Система DIRECTUM заменит предыдущее решение.

Деятельность государственных органов подчиняется строгим регламентам: принятый порядок соблюдается во всех процессах взаимодействия. Федеральные министерства и подведомственные им организации первыми стали переводить процессы в цифровой вид. Однако с развитием технологий повышаются и требования заказчиков к ПО. Так, в Минприроды России назрела необходимость обновления системы электронного документооборота (СЭД).

В начале 2019 года был объявлен тендер на оказание услуг по развитию СЭД. Среди обязательных требований к системе были выделены:

• Масштабируемость — к работе в СЭД планируется подключить сотрудников самого Министерства и РФИ Минприроды России, всего более 800 пользователей на начальном этапе.
• Развитые средства интеграции — СЭД будет интегрирована с сайтом Минприроды России, с учетной системой 1С и системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и ССТУ.РФ.
• Возможность самостоятельного развития и сопровождения системы.

По итогам тендера был выбран победитель — компания TANAIS. Ее специалистам предстоит внедрить систему и провести миграцию данных из предыдущей СЭД. Проект цифровизации охватит сразу несколько направлений документооборота: процессы канцелярии, договорную деятельность, управление совещаниями, работу с обращениями граждан и организаций.

Наличие функционального мобильного решения для удаленной работы было важным требованием руководителей ведомства. Этому запросу удовлетворяет приложение DIRECTUM Solo, которое учитывает особенности работы руководителей и гарантирует защищенный доступ к рабочему пространству.