| Заказчики: Линзмастер Подрядчики: BI Consult (Би Ай Консалт) Продукт: QlikViewДата проекта: 2011/12 — 2012/05
|
«QlikView – очень гибкое решение, позволяющее удовлетворить все потребности нашей компании. Благодаря этому проекту мы получили систему, которая не только в данный момент облегчает управление сетью магазинов, но и станет фундаментом для развития бизнеса в будущем», – Сергей Поздновский, руководитель группы внутреннего аудита компании «Линзмастер».
О заказчике
Компания «Линзмастер» первой на российском рынке построила оптический сетевой бренд, имеющий свою историю, узнаваемый стиль и визуализацию, многолетнюю стратегию развития, инновационные принципы менеджмента, подбора и обучения персонала, CRM и программы лояльности для клиентов. В 2010 году «Линзмастер» вошел в группу компаний GrandVision, которая является ведущим мировым лидером в оптической рознице.
Сейчас в России работает около 100 магазинов сети «Линзмастер»: более 50 магазинов в Москве, более 15 – в Санкт-Петербурге, а также открыты салоны оптики в Казани, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Ростове-на-Дону, Ярославле, Новосибирске, Самаре, Омске, Краснодаре, Уфе. В штате компании на данный момент работают более тысячи сотрудников.
Точка отсчета
Управление территориально-распределенной структурой – сложный процесс, который требует повышенного внимания от руководства компании и анализа больших объемов информации, полученной из различных источников. Компания «Линзмастер» проводит активную региональную экспансию, и жизненно важнымдля ее развития стало наличие точной и оперативной информации, которую может предоставить только система бизнес-анализа, способная помочь принять верныеи обоснованные решения с учетом существующих тенденций развития компании и рынка в целом.
К моменту принятия решения о необходимости внедрения системы анализа данных в компании «Линзмастер» применялись инструменты анализа данных. Однако при получении и обработке данных из этих систем в компании сталкивались с большим количеством проблем, которые существенно усложняли работу. Среди них наиболее важными были следующие:
- долгие сроки разработки новых отчетов;
- высокая стоимость разработки новых отчетов;
- необходимость участия в разработке сразу нескольких специалистов (один по ETL, другой по кубам/моделям данных, третий по визуализации и т.д.);
- недостаточная оперативность и наглядность предоставления аналитической информации для принятия управленческих решений;
- недостаточный уровень детализации данных;
- разрозненность одних и тех же данных в различных информационных системах;
- отсутствие прозрачности в алгоритмах, используемых сотрудниками для подготовки отчетности и проведения анализа.
«Объемы данных, получаемых из наших региональных представительств, были просто колоссальными и увеличивались по мере расширения нашей торговой сети, – рассказывает Сергей Поздновский. – Чтобы упростить и ускорить обработку этих данных, нам была необходима система, позволяющая оперативно создавать отчеты, легкая в администрировании и масштабировании и удовлетворяющая потребности быстро растущего бизнеса».
Фундамент для развития
Партнером «Линзмастер» по реализации проекта по внедрению стала петербургская консалтинговая компания BI Consult. «При выборе партнера для нас было важно наличие у экспертов этой компании глубоких знаний отрасли ритейла и опыта работы с международными компаниями, к которым относится и наша компания, – прокомментировал Сергей Поздновский, руководитель группы внутреннего аудита компании «Линзмастер». – После общения с представителями BI Consult мы поняли, что данная компания может не только предложить нам отраслевое решение необходимого функционала, но и предоставить для проведения проекта специалистов, обладающих огромным опытом в постановке и организации аналитики в крупных компаниях».
В качестве решения, максимально удовлетворяющего требованиям компании «Линзмастер», BI Consult предложил платформу QlikView Business Discovery. Проект по ее внедрению стартовал в январе 2012 года и проходил в три этапа.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы 
Сейчас решением пользуются 30 сотрудников в центральном офисе компании. Основным источником данных для созданной системы стала Oracle E-Business Suite, таблицы Microsoft Excel, также информация поступает из хранилища данных Oracle, куда отправляются данные POS-терминалов.За время реализации проекта в систему были загружены транзакционные данные о деятельности компании в целом и всех магазинов за 3 года.
В результате «Линзмастер» получил инструменты для проведения анализа продаж в различных срезах (рынки, регионы, магазины, группы, бренды, менеджеры, каналы, магазины и пр.), детального анализа чеков по суммам, дням недели и времени суток с возможностью детализации до транзакционного уровня. Кроме того, решение позволяет анализировать сроки и эффективность исполнения заказов, эффективность проводимых акций, применения скидок, купонов и сертификатов, проводить географический анализ показателей, временной анализ эффективности магазинов.
Бухгалтерия с помощью QlikView может анализировать эффективность оплат клиентови эффективность рабочего времени сотрудников на местах, своевременность и полноту данных в POS-терминалах и корректность обмена информацией между учетными системами компании. Также функционал QlikView позволяет вести учет выручки по нескольким типам признания, выявлять расхождения в данных для внутреннего и внешнего аудита. Кроме того, бухгалтерия получает аналитические данные для начисления премий и бонусов сотрудникам и выявления аномалий, ошибок и подозрительных ситуаций.
Результаты проекта
Одним из важнейших результатов внедрения QlikView в компании «Линзмастер» стало принятие управленческих решений на основе данных анализа аудита, это позволило изменить некоторые правила в компании и быстро находить подозрительные ситуации. Срок получения необходимой информации топ-менеджерами сократился на 60-70 % – это серьезное увеличение скорости принятия решений.Сотрудникам компании предоставлены возможности в штатном режиме работать в системе с помощью мобильных устройств (iPad и др.).
Использование QlikView привело к сокращению сроков проведения аудита с одновременным увеличением эффективности аудита, а число подозрительных и ошибочных ситуаций удалось свести к минимуму. При этом если раньше ошибки находил внешний аудит, то теперь большинство проблем детектируется сотрудниками компании, что приводит к существенной экономии на стоимости внешнего аудита.
В ходе проекта были устранены ошибки в алгоритмах хранилища данных и увеличен уровень детализации аналитической информации до нижнего уровня, что привело к росту эффективности пользовательской работы с получаемой информацией. В результате удалось добиться сокращения сроков разработки различных отчетов на 75-80 %, а на закрытие бухгалтерского периода стал уходить 1 день вместо двух недель, которые требовались ранее.
Вклад в будущее
«QlikView – очень гибкое решение, позволяющее удовлетворить все потребности нашей компании. Благодаря этому проекту мы получили систему, которая не только в данный момент облегчает управление сетью магазинов, но и станет фундаментом для развития бизнеса в будущем», –комментирует Сергей Поздновский, руководитель группы внутреннего аудитакомпании «Линзмастер».
«Линзмастер» не намерен останавливаться на достигнутом. Уже составлен план на дальнейшее развитие BI-системы и даже сделаны первые шаги в этом направлении. К первоочередным задачам относится создание инструментария для руководства компании и приведение отчетности к международным стандартам (МСФО, GAAP), что особенно важно для компании как части международного холдинга. Также идет работа по переносу складской и логистической аналитики в систему QlikView с использованием новых возможностей и расширением старых. Завершить эти процессы планируется до конца 2012 года.
В 2013 году «Линзмастер» в партнерстве с BI Consult намерен осуществить подключение к финансовой системе Microsoft Dynamics NAV. В планах на будущее организация с помощью QlikView предоставления аналитических возможностей руководителям магазинов, а также решение задач внутреннего аудита.
