Система ТЕЗИС автоматизировала процессы документооборота контрольно-финансового управления республики Дагестан

Доказав свою эффективность при работе с административными комиссиями в администрациях г. Махачкала система управления документами и задачами ТЕЗИС была внедрена в контрольно-финансовое управление и контрольно-надзорные органы республики Дагестан. В рамках проекта разработан открытый интернет-портал, доступный для обратной связи любому жителю республики.

Ранее компания-разработчик Haulmont сообщала об успешной реализации проекта внедрения по автоматизации административных комиссий г. Махачкала. Основываясь на полученных результатах, одновременно два заказчика проявили инициативу расширить использование системы ТЕЗИС на всю республику Дагестан: Контрольно-финансовое управление при президенте республики Дагестан и Министерство финансов. Проект поручили выполнить компании-интегратору «Дагестан –Парус», партнеру компании-разработчика Haulmont. В результате переговоров было решено создать единое информационное пространство, куда будут входить оба государственных органа и все контрольно-надзорные органы республики. В утверждении технического задания принял участие Президент республики Дагестан, а в дальнейшем процессе разработки учитывалось мнение сотрудников 16 ведомств.

По условиям заказчиков сроки внедрения системы были сокращены до 2х месяцев, в которые должна была войти доработка продукта под конкретные организационные процессы заказчика, установка системы в 16 ведомствах, а также обучение пользователей. При этом к программе предъявлялись строгие требования:

• стабильная работа системы при большом объеме информации на уровне республики,
• возможность работы системы в отдаленных районах в условиях нестабильных электросетей,
• соответствие законам и регламенту работы всех ведомств и государственных органов,
• высокая гибкость системы с возможностью индивидуальной настройки под каждое из ведомств,
• интуитивно-понятный интерфейс, доступный, в том числе, и не очень опытному пользователю.

Договор с заказчиками - Министерством финансов республики Дагестан и Контрольно-финансовым управлением при президенте республики Дагестан – и компанией «Дагестан-Парус», занимающейся внедрением системы ТЕЗИС на территории республики Дагестан, был подписан в ноябре 2012 года. Заявленные сроки внедрения были полностью соблюдены, в январе 2013 года система была установлена и запущена в опытную эксплуатацию в 16 ведомствах. В число пользователей вошли сотрудники Министерства здравоохранения Республики Дагестан, Министерства финансов Республики Дагестан, Прокуратуры Республики Дагестан, Контрольно-финансового управления Президента Республики Дагестан и др. В процессе опытной эксплуатации решение хорошо себя показало и заслужило положительные отзывы. Благодаря открытому коду, систему легко настроили индивидуально под требования каждого ведомства. С июня 2013 года система ТЕЗИС используется в режиме промышленной эксплуатации. Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

В ходе проекта внедрения были реализованы следующие задачи:

• создание единого информационного пространства между контролирующими органами, их подведомственными организациями и прокуратурой (планы, акты, плановые проверки, внеплановые проверки).
• создание реестра планов, ведение учета плановых проверок, автоматический поиск юридических лиц для проверки, утверждение и подписание планов между различными ведомствами, ведение учета внеплановых проверок,
• автоматический контроль результатов проверок, создание и ведение отчетности,
• ведение электронного документооборота и обмен планам с вышестоящими государственными органами.

В системе ТЕЗИС был использован модуль учета задач, где сотруднику автоматически назначается задача с дальнейшим контролем ее исполнения.

Кроме того, по предложению президента Республики Дагестан, специально для системы ТЕЗИС специалисты «Дагестан-Парус» разработали единый портал, который доступен любому гражданину республики. Теперь у каждого жителя есть возможность напрямую проверить насколько законно проводилась проверка в отношении юридического лица, ознакомиться с результатами или обратиться с жалобой. Это позволило повысить прозрачность работы контрольно-надзорных органов и сделать ее максимально открытой.

«На наш взгляд, система ТЕЗИС максимально подошла под требования заказчиков. Помимо широкого набора готовых модулей, система легко дорабатывается под индивидуальные задачи. В данном случае мы смогли учесть особенности каждого ведомства, пожелания сотрудников, и сделать систему максимально адаптированной для республики. Мало какие системы можно так гибко запрограммировать под конкретного пользователя. А в сочетании с приемлемой стоимостью проекта внедрения на уровне республики, ТЕЗИС имеет явное преимущество перед другими подобными системами. Кроме того, система интегрирована не только в контрольно-надзорные органы, но и функционирует для граждан на уровне всей республики. Можно сказать, она стала «народной». Решение более современное, интерфейс содержит только необходимые пользователю элементы, которые легко настраиваются, соответственно людям гораздо проще работать с такими системами», - комментирует Артур Мамедбеков, ведущий специалист компании «Дагестан-Парус».

Сейчас проводится контроль заполнения планов в текущем режиме. В ближайшее время в систему будут загружены планы, которые составлялись вручную до автоматизации деятельности. Также в 2014 году планируется подключить к системе подведомственные организации, т.к. уже сейчас появилась такая необходимость, и расширить проект на соседние республики.