«Восток-Сервис-Спецкомплект» автоматизировал обработку заказов на доставку продукции

21 ноября 2018 года компания «Айтоб» сообщила о внедрении системы «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» в АО «Восток-Сервис-Спецкомплект» - структурном подразделении ГК «Восток-Сервис». АО «Восток-Сервис-Спецкомплект» обеспечивает доставку готовой продукции клиентам и в фирменные магазины группы, а также занимается поставками сырья и материалов на производственные площадки ГК «Восток-Сервис». Ежедневно в компанию поступает более 180 заказов на перевозку грузов. Доставка выполняется как собственным, так и привлеченным автотранспортом, это более 70 автотранспортных компаний, а также жд- и авиаперевозчики.

Предпосылки проекта

Ранее управление перевозками в компании не было автоматизировано. Задачи планирования доставки решались вручную. Логисты составляли маршруты с помощью интернет-карт. Для формирования и согласования с подрядчиками заявок на транспорт и водителей использовалась электронная почта и телефонная связь. Плановые и фактические затраты на перевозку рассчитывались в электронных таблицах.

Цели проекта

Для повышения эффективности работы предприятию стала необходима информационная система, которая помогла бы повысить качество и оперативность планирования доставки, усилить контроль за работой транспорта, обеспечить точный учет затрат и оптимизировать себестоимость перевозок. Выбор был сделан в пользу решения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками». Партнером по внедрению стал разработчик системы - фирма «АЙТОБ».

Ход проекта

В ходе проекта система внедрена в подразделениях группы в Московской области: на складах в Раменское и г. Реутов, в логистических подразделениях в г. Раменское и г. Иваново. На ноябрь 2018 года в системе работает более 300 менеджеров (создание заданий на перевозку грузов или использование данных НСИ и документов), специалисты службы безопасности, администраторы, логисты отдела транспортной логистики. В дальнейшем планируется тиражировать систему в региональных филиалах компании.

Итоги проекта

Ключевые итоги проекта:

• Организована оперативная обработка заказов на доставку. Менеджеры регистрируют все поступившие заказы по единым стандартам, после чего заказы автоматически передаются в отдел логистики для дальнейшей работы. При этом система контролирует полноту информации: если введены не все требуемые данные - заказ сохранить нельзя. Это позволило минимизировать ошибки и неточности при регистрации заявок на перевозку.
• Автоматизировано планирование рейсов и составление маршрутов с учетом различных критериев: грузогабаритных характеристик, местоположения заказчиков, временных окон доставки и иных требований. Критерии планирования можно настраивать в системе в зависимости от потребностей бизнеса. Появилась возможность оперативно формировать составные рейсы из разных заказов, полученных на разные юридические компании группы. Каждое маршрутное задание можно быстро просмотреть на электронной карте, где отображаются все точки маршрута с указанием вида операции (погрузка/разгрузка) и информации об отправителе/получателе. Менеджер может в любое время получить в системе подробные сведения о маршрутах, задействованных водителях и транспортных средствах.
• Оптимизировано планирование мультимодальных перевозок. В системе реализован механизм подбора перевозчиков для выполнения мультимодальных заданий. Задания перевозчикам распределяются автоматически, с учетом параметров груза, условий его перевозки, местоположения и особенностей пункта назначения. По данным мультимодального задания можно автоматически сформировать рейс. Время обработки мультимодальных заданий ускорилось в несколько раз: ранее за одну минуту можно было обработать одно мультимодальное задание, по итогам проекта за это время можно сформировать 10-20 заданий.
• Усилен контроль за безопасностью перевозок. Организована оперативная проверка благонадежности исполнителей. Реализовано это следующим образом: компания проводит тендер на перевозку груза, выбирает оптимальное предложение и загружает в систему «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» данные о выбранном грузоперевозчике, включая сведения о назначенных на маршрут водителях и транспортных средствах. Если на маршрут назначается водитель или транспортное средство, данных по которым нет в базе либо они изменены - информация автоматически передается в службу безопасности. Сотрудники службы безопасности проверяют исполнителя или транспортное средство и присваивают им в системе соответствующий статус. Если объект проверку не прошел - назначить его на рейс нельзя. Это упростило взаимодействие между службой безопасности и отделом логистики. Оперативность проверки данных перевозчиков возросла в 2 раза.
• Обеспечен оперативный расчет плановых затрат на перевозку с учетом тарифов компаний-перевозчиков. Реализована возможность формирования и автоматического перераспределения фактических затрат на перевозку в разрезе структурных подразделений группы компаний. Появилась возможность всесторонне анализировать затраты на перевозку, например рассчитывать стоимость доставки в разрезе заданий пропорционально грузовым единицам (на 1 кубометр). Систему расчета плановых затрат и их распределения по заказам можно настраивать в зависимости от текущих потребностей компании. Это помогает предприятию более точно оценивать себестоимость заказов на доставку и выявлять резервы для снижения транспортных затрат.
• Унифицирована работа с договорами с подрядчиками. В «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» отображается актуальная информация по договорам: дата заключения каждого договора, срок действия, сведения о пролонгации и т.п. Это позволяет логистам оперативно контролировать сроки действия договоров и исполнение обязательств по ним.

Кроме того, созданная система исключила необходимость в расширении штата логистов. Ранее сотрудникам отдела логистики зачастую приходилось работать в авральном режиме, в моменты пиковых нагрузок отдел не справлялся с объемом входящих заказов, и компания планировала привлекать к работе в такие периоды еще двух специалистов по логистике. Благодаря проекту основные задачи логистов автоматизированы. Трудозатраты специалистов значительно уменьшились, они больше не работают в авральном режиме, необходимость в привлечении дополнительных сотрудников отпала.

«Система «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» позволяет нам более качественно и рационально планировать доставку продукции клиентам, в наши магазины и структурные подразделения. Оптимизировано управление мультимодальными перевозками. Появилась возможность четко планировать и контролировать транспортные затраты. Работа с подрядчиками стала более слаженной и оперативной. Мы довольны первыми результатами внедрения и планируем тиражировать систему на региональные подразделения группы». Наталья Владимировна Титова, начальник отдела транспортной логистики ГК «Восток-Сервис»