«Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта» перешел на систему электронного кадрового документооборота от HRlink

2024: Внедрение системы электронного кадрового документооборота HRlink

29 октября 2024 года компания БФТ-Холдинг сообщила о реализации проекта внедрения платформы электронного кадрового документооборота (КЭДО) HRlink в Балтийском федеральном университете имени Иммануила Канта (БФУ). С КЭДО университет оптимизировал кадровые процессы и их управляемость. Около 94% сотрудников вуза уже подписывают документы онлайн.

𝓲

kantiana.ru

Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта – образовательный, научный, культурный и просветительский центр Калининградской области. БФУ входит в перечень десяти федеральных университетов России, оснащен современным оборудованием и традиционно считается одним из наиболее популярных вузов Северо-Западного федерального округа. Ежегодно свыше 12000 студентов проходят здесь обучение, выбирая из более чем 180 образовательных программ. Штат вуза насчитывает более 2000 сотрудников. Научной деятельностью в БФУ занимаются около 240 исследователей по 30 направлениям.

Как сообщалось, чем шире штат организации, тем больший объем типовых действий должны выполнять специалисты кадрового отдела: это может быть выдача справок, согласование и оформление отпусков, рассылка зарплатных ведомостей и многое другое. Поэтому в БФУ разработали стратегию цифровизации кадровых процессов, направленную на отказ от бумажных документов.

Университету требовался удобный инструмент для формирования, маршрутизации и хранения кадровых документов в электронном виде. С помощью системы КЭДО вуз планировал снизить трудозатраты сотрудников на печать, подписание и архивирование документов, избавиться от необходимости их повторного изготовления, легитимно использовать электронную подпись в кадровом делопроизводстве. Решить задачу позволил сервис HRlink – платформа для автоматизации процессов КДП. Она позволяет подписывать кадровые документы онлайн за одну минуту.

На внедрение сервиса HRlink потребовалось меньше месяца. За это время специалисты БФТ и HRlink развернули систему, провели ее интеграцию с учетной системой «1С:ЗКГУ», настроили выпуск электронных подписей, а также маршруты формирования, согласования, утверждения документов и ознакомления с локальными нормативными актами, проконсультировали кадровых работников Заказчика и провели серию обучающих вебинаров для администраторов.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.4 т

На октябрь 2024 года на КЭДО переведены 94% сотрудников вуза, в системе зарегистрированы более 1800 пользователей, в том числе 10 кадровых работников. БФУ смог добиться сокращения временных и финансовых затрат, связанных с оформлением и хранением кадровых документов. Теперь на их подписание и отправку в режиме онлайн требуется всего пара секунд. В рамках системы сотрудники кадровой службы могут отслеживать, на каком этапе подписания находится тот или иной документ. Это позволяет своевременно собирать все подписи и быстрее проводить согласования.

По итогам проекта процессы кадрового документооборота в организации стали более быстрыми и прозрачными. Все электронные документы хранятся централизованно и систематизированно, исключены их потеря и риск повреждения. Кроме того, обеспечен быстрый поиск и подбор документов по требованиям. Цифровой архив, созданный в рамках обновленной системы электронного кадрового документооборота, не ограничен по объему и долговечен.

В штате вуза свыше 2000 сотрудников, поэтому управление кадровым документооборотом всегда было трудоёмкой задачей. Благодаря переходу «на цифру» мы смогли оптимизировать расходы на делопроизводство, снизить нагрузку на специалистов по кадрам, а также выстроить процессы кадровой службы на другом уровне. Многие типовые процедуры теперь автоматизированы – их можно инициировать и выполнить в короткий срок. подчеркнул Максим Демин, исполняющий обязанности ректора Балтийского федерального университета имени Иммануила Канта

Мы уже несколько лет продуктивно сотрудничаем с HRlink, предоставляя интуитивно понятный инструмент КЭДО. Важно, что наш партнер постоянно развивает функциональность своего продукта с учетом актуальных запросов и возможностей современных ИТ. Так, HRlink задействует технологии искусственного интеллекта для контроля за своевременным подписанием документов. Проект в БФУ стал первым опытом внедрения безбумажного кадрового документооборота в высшем учебном заведении. отметила Юлия Захаренко, директор Дирекции маркетинга и партнерских отношений БФТ-Холдинга