Внедрение СЭД продолжается в администрации Президента и Правительства Удмуртии

Компания DIRECTUM завершила внедрение Интернет-приемной в Администрации Президента и Правительства УР. В результате проекта был построен простой и эффективный механизм работы сотрудников Администрации с обращениями граждан, поступающим через веб-интерфейс.

Администрация Президента и Правительства УР обеспечивает деятельность высших органов исполнительной власти Удмуртской Республики и их взаимодействие с различными ведомствами и населением республики. Важнейшей задачей Администрации является повышение качества взаимодействия государства и общества. Для того чтобы обеспечить нужный уровень доступа граждан к информации о деятельности госорганов, повысить оперативность предоставления госуслуг и следовать единым стандартам обслуживания, Администрация с 2007 года использует решения DIRECTUM.

На данный момент в Администрации активно используется система электронного документооборота DIRECTUM 4.6, в работу с которой вовлечено 180 сотрудников. В 2007 году с помощью системы уже были автоматизированы ключевые процессы делопроизводства, регистрация входящих и исходящих документов, а также организация и проведение совещаний. Дальнейшее развитие проекта затронуло работу с обращениями граждан, во исполнение Федерального закона от 09.02.2009г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", вступившего в силу с 1 января 2010 г. Чтобы соответствовать требованиям закона Администрации было необходимо решить новую задачу – построение эффективной системы электронного взаимодействия органов власти, граждан и бизнеса. Для этого был использован функционал модуля "Учет обращений граждан" и Интернет-приемной.

Проект стартовал в ноябре 2010 года и был завершен к концу декабря. Совместная рабочая группа специалистов DIRECTUM и Администрации провела установку и настройку решения, а также необходимые модификации под нужды ключевых пользователей – внедрение функционала Интернет-приемной в возможности сайта www.udmurt.ru для обработки обращений граждан.

Сейчас адаптированное решение позволяет:

• специалистам Администрации – автоматически заносить сформированные на сайте обращения в систему электронного документооборота;
• всем заявителям – отслеживать через Интернет состояние обращения, ход рассмотрения и принятые решения.

Таким образом, в результате внедрения полностью модернизирована модель работы Администрации с населением через Интернет-приемную, а процесс взаимодействия ускорился и упростился.

"Мы стремимся полностью соответствовать всем требованиям, предъявляемым современным обществом к работе органов государственной власти. Это чрезвычайно важная работа, поскольку от ее результатов зависит репутация всего правительства Удмуртии, – комментирует проект Александр Хайдаров, заместитель начальника Управления аналитического обеспечения и информационных ресурсов Администрации. – Поэтому мы строим эффективные механизмы взаимодействия с населением, опираясь на лучшие технологии и передовые практики – и в этом нам значительно помогает опыт специалистов DIRECTUM.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

В результате завершенного проекта, каждый имеет возможность зайти на сайт Администрации, подать обращение и просмотреть информацию по решению своего обращения. Это в значительной степени упрощает диалог власти и граждан".

Опираясь на результаты проекта, специалисты Администрации наметили основные пути развития. В планах – внедрение модуля "Управление показателями эффективности" для автоматизации работы с количественными оценками процессов, установка сервера веб-доступа для удаленной работы с системой DIRECTUM и применение технологии быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID.

2013: Продолжение проекта

В 2011 году начат проект внедрения «Системы электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (СЭД ГО УР) в соответствии с планом развития системы межведомственного электронного документооборота.

Ход проекта

В 2013 году - очередной этап проекта. В течение четырех месяцев проведены работы по внедрению государственной информационной системы в 21 государственном органе УР и 11 органах местного самоуправления. К системе подключено 843 пользователя, зафиксировано более 200 пожеланий по развитию, половина из которых реализована.

За четыре месяца СЭД ГО УР на платформе системы DIRECTUM тиражировали в 21 министерство УР. Работы по внедрению проводила компания «Компьютер Консалт». Специалисты подрядчика спланировали работы по внедрению ECM-системы в государственные органы. Необходим индивидуальный подход и четкий план по автоматизации каждого государственного органа.

Три команды внедрения работали параллельно. Еженедельно проводились собрания в расширенном составе с представителями заказчика: кураторами и руководителями проектов от ведомств, представителями Министерства информатизации и связи УР. Компания «Компьютер Консалт» развернула бэк-офис, помогающий пользователям и командам внедрения решать возникающие вопросы.

Итог проекта

В рамках внедрения СЭД ГО УР для организации межведомственного документооборота автоматизированы ключевые рабочие процессы, такие как получение и регистрация входящих документов, регистрация внутренних документов, согласование проектов документов, контроль исполнения поручений по входящим и внутренним документам. Посредством web-доступа реализована возможность обращения к СЭД ГО УР для государственных органов и их подведомственных учреждений.

С помощью решения DIRECTUM iDecide Documents for iPad руководитель оперативно управляет деловыми процессами в режиме реального времени на планшете. Уже более 50 руководителей государственных органов и их заместителей утверждают документы, распределяют и отслеживают исполнение поручений там, где бы им это удобно: на совещании, в командировке. Все это помогает качественно увеличить эффективность работы руководителя и ускорить прохождение типовых процессов государственных органов.