Администрация Карачаево-Черкесской Республики заменила СЭД

3 марта 2015 года стало известно о проекте внедрения СЭД "Дело" в Правительстве Карачаево-Черкесской Республики. Интегратор в проекте компания "Бизнес ИТ"^[1].

Задачи проекта

Ранее правительство Карачаево-Черкесской республики использовало решение «Гран-Док» - систему электронного документооборота, реализованную на платформе Web Universus НПП «Гранит-Центр». Но функционал и производительность системы не полностью соответствовали потребностям и запросам ведомства.

Дом правительства Карачаево-Черкеской республики, 2013

"Сложный интерфейс и достаточно трудоемкая поддержка программы постоянно создавали неудобства сотрудникам, - отметила Франческа Астежева, заместитель руководителя администрации главы и Правительства КЧР, начальник управления документационного обеспечения главы и Правительства КЧР. - В нашем регионе не было партнера компании-разработчика, практически отсутствовала техническая поддержка. По этим причинам нам фактически пришлось отказаться от работы в программе. Одновременно в связи с ростом объемов документов у нас назрела необходимость в такой системе электронного документооборота, которая бы полностью удовлетворяла нашим потребностям и соответствовала всем нормативным требованиям делопроизводства государственных организаций".

Ход проекта

Проект начался в декабре 2011 года, после замены лицензий системы «Гран-Док» на СЭД «Дело» по программе миграции от ЭОС. Партнером по внедрению СЭД стала группа компаний "Бизнес ИТ".

В рамках первого этапа автоматизированы рабочие места сотрудников Управления документационного обеспечения Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Главы и Правительства Республики. «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Организовано рабочее место для перевода бумажных документов в электронный вид. С 1 февраля 2012 года Администрация Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики перешли на электронную систему документооборота.

На втором этапе проекта введены в эксплуатацию 39 рабочих мест системы «Дело» и 22 рабочих места подсистемы «Портфель руководителя».

В рамках второго этапа внедрена подсистема «Управление процессами» и сервер подсистемы «Дело-Web». Эти мероприятия помогли подключить к СЭД Правительства КЧР все отраслевые и территориальные органы власти Карачаево-Черкесской Республики. Для обмена документами с Администрацией Главы и Правительства каждому органу исполнительной власти и всем Администрациям муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики было предоставлено по одному рабочему месту. Второй этап внедрения завершён в феврале 2013 года.

Параллельно с внедренческим работами проводилось обучение сотрудников администрации.

Итог проекта

«В своей работе мы руководствуемся принципом постоянного развития. Это важно прежде всего для клиентов, – подчеркнул Юрий Лабушкин, генеральный директор компании "Бизнес ИТ". – По завершении проекта заказчик получает дальнейшую технологическую и методическую поддержку, что позволяет оперативно решать имеющиеся у него проблемы, быстро реагировать на изменения в законодательстве».

Внедрение СЭД «Дело», по оценкам представителей ведомства, существенно увеличило эффективность работы посредством автоматизации регистрации, обработки и оперативного прохождения документов, благодаря непрерывному контролю исполнения управленческих решений со стороны руководства. Безбумажный документооборот сделал работу более оперативной. Значительно ускорены сроки подготовки ответов и рассмотрения запросов ответственными исполнителями, минимизировано использование бумаги.

С использованием мобильной подсистемы руководители Республики имеют оперативный доступ к актуальной информации, это значительно повышает качество принимаемых решений.

Примечания