«Центр по недвижимости по Южно-Казахстанской области» автоматизировал документооборот на базе «Летографа»

Специалисты казахстанского офиса компании «Летограф» завершили проект по созданию системы электронного документооборота в «Центре по недвижимости по Южно-Казахстанской области (ЮКО)», одном из 16 региональных центров Комитета регистрационной службы Министерства юстиции республики Казахстан. После внедрения в организации системы электронного документооборота «Летограф» сотрудники «Центра по недвижимости» получили автоматизированный инструментарий для руководства и контроля в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, говорится в сообщении «Летографа».

До начала проекта в «Центре по недвижимости» функционировала информационная система регистрации объектов недвижимости, не поддерживающая хранения электронных копий бумажных документов. Поскольку каждый из региональных центров Комитета регистрационной службы Министерства юстиции РК работает с массивом более чем из 100 тыс. документов, это негативно сказывалось на скорости обработки запросов и получения информации из архивов. Также была затруднена обработка поступающих в организацию документов и их помещение в архив для последующего доступа. Для улучшения качества обслуживания и повышения скорости обработки заявок физических и юридических лиц было принято решение создать электронный архив всех инвентарных дел.

В качестве основной цели проекта создания электронного архива руководство «Центра по недвижимости» обозначило сокращение времени обработки запросов и сроков получения информации из архива. Для этого было необходимо перевести в электронный вид все архивные оригиналы инвентарных дел, включая ветхие документы и документы формата A3, интегрировать электронный архив отсканированных образов с существующей в организации системой регистрации документов. При этом важно было сохранить привычную для сотрудников процедуру работы с документами и обеспечить возможность доступа к электронным копиям документов в существующей системе регистрации.

Также необходимо было создать электронную картотеку архивных дел и документов в соответствии с принятой в организации номенклатурой, обеспечив пользователям системы получение электронного документа «по запросу» согласно индивидуальному уровню доступа к информации и возможность получения статистической информации по архивным документам. Также не менее важно было организовать в архивной системе версионный контроль присоединенных электронных образов, поиск по реквизитам карточки и атрибутам документов, обеспечить контроль движения и местоположения архивных документов.

По результатам проведенного тендера в качестве платформы электронного архива была выбрана система «Летограф». Как отмечается, выбор решения был обусловлен следующими факторами: система способна обеспечить обработку огромного массива информации (в рамках данного проекта необходимо было перевести в электронный вид более 12 млн страниц бумажных документов); входящая в систему интеграционная платформа организует эффективное межсистемное взаимодействие, позволяя объединять различные системы, функционирующие в организации, в единое информационное пространство для работы с внутренними документами; работа системы не требует установки дорогого мощного оборудования, высокой квалификации пользователей и ИТ-специалистов — для ее донастройки и текущего администрирования достаточно одного сотрудника, прошедшего трехдневный курс обучения «Системный технолог Летограф».

Работы по проекту выполнялись в два этапа с сентября 2010 г. по март 2011 г. В ходе проекта для автоматизированного управления электронным архивом документов «Центра по недвижимости по ЮКО» была создана многофункциональная интегрированная система, которая объединила существующую в организации систему регистрации документов, систему потокового ввода документов, систему «Летограф» в качестве хранилища электронных образов и интеграционную платформу «Летограф.Ансамбль» для обеспечения взаимодействия всех систем и приложений организации, сообщили в компании «Летограф».Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

Для оцифровки бумажных документов была создана система потокового ввода, состоящая из трех различных потоковых сканеров Kodak (планшетных сканеров формата А3 и А4 и сканера формата А2 для нерасшитых документов), принтера этикеток и сканера штрих-кодов. Программную часть системы «Электронный архив» составили: система потокового распознавания ABBYY Recognition Server, хранилище электронных документов «Летограф» и «Летограф.Ансамбль» в качестве интеграционной платформы.

Электронный архив начал функционировать с момента, когда в системе стали появляться первые электронные образы бумажных документов, которые сразу же становились доступны для подготовки ответов по заявкам. При этом пользователи системы продолжали работать с привычным для них интерфейсом, а доступ к хранилищу электронных образов документов осуществляется при нажатии соответствующей кнопки в системе регистрации. На сегодняшний день в «Центре по недвижимости» завершается процесс оцифровки архива, контроль ввода данных осуществляется с помощью отчетов, отображающих ситуацию в режиме реального времени с указанием количества отсканированных документов и исполнителя.

«Работа с электронными образами позволяет быстро получить доступ к нужному документу и при необходимости сделать его копию, а также защитить бумажные оригиналы документов, — рассказал Закридин Алимкулов, заместитель директора «Центра по недвижимости ЮКО». — Система автоматизированного управления электронным архивом документов, созданная на базе `Летограф`, обеспечивает максимальную оперативность обработки заявок физических и юридических лиц, позволяя оказывать гражданам и организациям услуги быстро и качественно, что и является нашей ключевой задачей».

«Архитектура `Летограф` и ее возможности по интеграции приложений позволили увеличить функциональность используемой в организации системы регистрации и вывести технологическое обеспечение архива на новый уровень, при этом полностью сохранив сделанные в ИТ-инфраструктуру инвестиции и привычный способ работы сотрудников, — сообщила Елена Шелястина, технический директор компании «Летограф». — В настоящее время система регистрации документов продолжает выполнять свои функции — в ней ведется работа с информацией, а электронные образы документов размещаются в системе `Летограф`».

В настоящее время руководством Центра разрабатывается план мероприятий по переводу архивных материалов в электронный вид во всех 17 филиалах.