IT Expert и GPI Group разработали и внедрили систему автоматизации бизнес-процессов для Kazakh Invest

2019

30 апреля 2019 года компания IT Expert сообщила, что совместно с GPI Group разработали и внедрили систему автоматизации бизнес-процессов для АО «Национальная компания «KAZAKH INVEST».

По информации компании, одной из приоритетных задач стратегии инвестиционного развития являлось создание единого координационного центра инвестиционной деятельности Казахстана, который должен поддерживать и сопровождать развитие отраслей экономики. Для реализации данной задачи Kazakh Invest необходимо было разработать и запустить автоматизированный процесс управления проектами. Для решения данного вопроса была привлечена GPI Group.

На апрель 2019 года готовых решений и бизнес-моделей по управлению инвестиционными проектами не существует. Данная деятельность достаточно специфична и зависит не только от законодательства отдельно взятого государства, но и от стратегии инвестиционной деятельности. В связи с этим GPI Group организовала и провела для Kazakh Invest ряд стратегических сессий, где поэтапно обсуждались текущая инвестиционная стратегия страны, ведущие мировые практики и возможность их применения с учетом культурных особенностей ведения бизнеса. Создаваемая бизнес-модель должна была упростить и позволить автоматизировать процесс взаимодействия всех участников инвестиционной деятельности: владельцев бизнеса, инвесторов, дипломатов, министерств и ведомств.

После проведения стратегических сессий была сформирована дорожная карта по внедрению согласованной концепции управления инвестиционными проектами. Было определено, что работы по реализации базовых потребностей Фонда должны быть закончены уже через 3 месяца с момента начала работ. Все работы были разделены на 3 этапа:

• I этап – Построение реестра бизнес-процессов и подготовка ключевых процессов к автоматизации
• II этап - Выбор ИТ-решения
• IIIэтап – Автоматизация ключевых бизнес-процессов

I этап. Построение реестра бизнес-процессов и подготовка ключевых процессов к автоматизации. На первом этапе необходимо было определить и изучить область задач, автоматизацию которых следовало провести в первую очередь. Консультантами GPI Group были проанализированы все бизнес-процессы компании, и, совместно с владельцами и участниками, были сформированы целевые карты и регламенты. На основании полученных карт-процессов были подготовлены бизнес-требования для последующего выбора ИТ-решения и автоматизации.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

II этап. Выбор ИТ-решения. В процессе поиска оптимальной ИТ-системы для компании эксперты GPI Group сформировали short list наиболее приемлемых решений на современном рынке с учетом их возможностей по удовлетворению требований заказчика. Для полноценного понимания и качественного отбора решения, производителям систем было поручено продемонстрировать несколько разработанных для компании процессов, не требовавших обширной проработки. По результатам презентаций готовых решений и коллективного обсуждения участниками проекта, из предложенных вариантов наиболее приемлемым была определена платформа bpm’online разработки компании Terrasoft. Учитывая то, что данный проект имеет степень важности государственного уровня и достаточно сжатые сроки, было принято решение пригласить копанию IT Expert, оказывающая услуги по ИТ-консалтингу, аудиту, внешнему управлению процессами и обучению в области управления ИТ бизнес-процессами.

III этап. Автоматизация ключевых бизнес процессов. Данный этап стал самым трудоемким и сложным в процессе реализации проекта. Командам необходимо было учитывать особенности ИТ-архитекторы компании, важность защиты информации и доступность пользовательских форм. На данном этапе были выполнены следующие работы:

• Разработка интерфейсов и функционала личного кабинета пользователя. Данный этап характеризуется созданием мощной подсистемы разграничения доступа в зависимости от статуса зарегистрированного участника. Обеспечение эффективного взаимодействия пользователей, находящихся на разных уровнях, стало одним из основных вызовов проекта. Пользователями создаваемой системы являются с одной стороны инвесторы, а с другой стороны, министры, заместители министров, акимы, послы, региональные и менеджеры проектов по странам.
• Интеграция с внутренними системами call-центра, документооборота и существующей CRM-системой. Работы, проведенные на этом этапе, позволили предоставить пользователям широкие возможности, в том числе по работе с отчетностью и проверкой документов, и полностью автоматизировать работу с инвестиционным проектом на всех стадиях его жизненного цикла, от идеи до воплощения.
• Реализация бизнес-процессов на выбранной платформе - всесторонняя автоматизация бизнес-процессов. В ходе этапа были автоматизированы процессы обработки запросов от инвесторов, их анализа, формирования, согласования и утверждения инициатив. Сформированы механизмы контроля обработки запросов и реализации проектов. Также для сокращения затрат на обслуживание процесса был создан комитет, который может курировать сразу несколько инициатив. После голосования комитета по инициативам, по замыслу бизнес-консультантов, формируется дорожная карта проекта – перечень всех необходимых работ с определением их исполнителей и сроков реализации. Ноу-хау на этом этапе стала возможность эффективно управлять дорожной картой, вносить и оперативно согласовывать изменения, получать всестороннюю информацию по проведению мероприятий в рамках дорожной карты, контролировать их своевременное исполнение.

Крупные инициативы, требующие детальной проработки и дополнительных согласований, в том числе с привлечением государственных и финансовых структур, получили название проекта. В рамках инвестиционных проектов огромную роль играет правильность оформления тендерной документации, корректное проведение транзакций и другие операции. Все эти действия, несмотря на их многослойность, стало возможно проводить, пользуясь единой системой управления бизнес-процессами.

Отличительной особенностью проекта по созданию системы управления бизнес-процессами в Kazakh Invest стало активное вовлечение непосредственных пользователей системы в процесс ее создания. Для этого на регулярной основе проводились фокус-группы, где обсуждались задачи системы в целом и отдельных процессов. Такой подход оказался успешным. В данном проекте командой GPI Group совместно с IT Expert, не только выполнялась роль консультантов и разработчиков, эксперты компаний уделяли время обучению сотрудников компании. Это позволило избежать потери ресурсов и проводить тестирование системы непосредственно на профессиональном уровне в ходе ее создания, в онлайн режиме учитывая все пожелания пользователей. Часть высказанных предложений не принималась, но пользователи, участвовавшие в фокус-группах, понимали почему тот или иной процесс, с точки зрения лучших мировых практик и особенностей конкретной организации, должен выглядеть именно так. Часть пожеланий наоборот оказалась ценной и была учтена в работе, обеспечив тем самым высокую удовлетворенность системой.

На апрель 2019 года система автоматизации бизнес-процессов в Kazakh Invest полностью введена в эксплуатацию. Срок реализации проекта составил 4 месяца.

Достигнутые результаты, работа в едином информационном поле, всестороннее взаимодействие экспертов и непрерывный обмен опытом, заложили прочную основу для объединения двух компаний в области ИТ-управления: GPI Group и IT Expert.