Как "Русал" оцифровал HR-процессы на базе WebSoft HCM за 6 месяцев. Обзор проекта

Адаптация, обучение и развитие персонала, оценка компетенций, управление кадровым резервом — эти и ряд других HR-процессов запустил «РУСАЛ» на базе российской платформы WebSoft HCM. Системой охвачено более 50 тысяч сотрудников. Масштабный проект удалось реализовать всего за 6 месяцев.

Этот кейс о том, как создать почву для повышения уровня вовлеченности и производительности сотрудников компании с помощью HCM-системы.

HR-процессы выстроены в единой логике, синхронизированы друг с другом и формируют сквозной и прозрачный процесс управления и развития персоналом.

Компания заказчик — «РУСАЛ» — один из крупнейших в мире производителей алюминия (торговый код на Гонконгской фондовой бирже 486, на Московской бирже RUAL). ‬‬‬‬

Проект реализован компанией GMCS, партнером WebSoft.

Задачи проекта

• Унифицировать и комплексно оцифровать HR-процессы в рамках группы компаний за 6 месяцев.
• Построить систему управления полным жизненным циклом развития персонала взамен разрозненных систем, автоматизирующих отдельные HR-процессы.
• Интегрировать единую систему управления персоналом в существующую инфраструктуру предприятия.
• Предоставить сотрудникам единое цифровое пространство в части их обучения, оценки и развития.

Выбор платформы

Ключевыми критериями выбора платформы WebSoft HCM стали:
1. Возможности реализовать большую часть задач проекта с использованием стандартной функциональности WebSoft HCM, без глубокой кастомизации.
2. Открытость кода системы и возможности ее дальнейшего развития собственными силами «РУСАЛа».
3. Наличие на рынке успешно внедренных проектов на базе WebSoft HCM сопоставимого масштаба.
4. Стоимость владения и внедрения системы.

С чем столкнулись

«РУСАЛ» имеет сложную структуру, большое количество юридических лиц, каждое из которых подходило к цифровизации HR-процессов по-разному. В связи с этим в компании возникали сложности в части управления, мониторинга и сбора актуальной статистики.

В ходе проекта специалисты «РУСАЛа» в сжатые сроки проделали большой объем работы по формализации и унификации ранее существующих HR-процессов. В новую HCM-систему закладывались уже организационно и методологически выверенные процессы. Это и есть пример настоящей трансформации «на лету».

Что в результате

1. Адаптация сотрудников.

Адаптация является важным элементом корпоративного управления персоналом. В системе реализованы механизмы автоматического назначения программ адаптации сотрудникам при приеме на работу или переводе.

Сотрудники имеют доступ к дистанционным курсам, электронным учебным материалам в системе. Программа адаптации автоматически формирует заявки на участие в мероприятиях и изучение учебных программ. Система отслеживает результат пройденных активностей и присваивает соответствующие квалификации, на основе которых в дальнейшем сотруднику автоматически будут назначаться те или иные учебные мероприятия. Базовый процесс уже сейчас работает без дополнительного участия сотрудников.

Менее чем за 6 месяцев программа адаптации была назначена на более чем 4 500 сотрудников, из них 2 500 уже успешно завершили процедуру.

2. Дистанционное обучение и тестирование.

«РУСАЛ» предлагает сотрудникам более 300 электронных курсов разной тематики и направленности, которые доступны для самостоятельного изучения и используются практически во всех HR-процессах. В основном это уникальный контент, разработанный внутренними экспертами и специалистами, в том числе с использованием модуля «CourseLab on-line». Наибольшей популярностью в системе пользуются курсы личностного роста: «Финансы для не финансистов», «Эмоциональный интеллект», «Лидерство» и т.д.

E-learning портал на базе WebSoft HCM позволяет сотрудникам не просто получать доступ к электронным курсам и тестам с любого устройства с соблюдением требований безопасности, но и подавать заявки на прохождение электронных курсов с ограниченным доступом.

3. Очное обучение.

Немаловажным является возможность системы предоставление информации о заполненности сформированных учебных групп, используемых помещениях, оборудовании и загрузке преподавателей.

Календарь учебных мероприятий формируется в системе на основе данных процесса адаптации, индивидуальных планов развития (ИПР), заявок от сотрудников, а также с учетом прочих утвержденных планов обучения в компании. На E-learning портале очное обучение отображено через ведение календаря мероприятий, подачу сотрудником заявки на участие и фиксацию результата его обучения.

Менее чем за 6 месяцев было организовано около 700 учебных мероприятий, которые посетили более 7 500 человек.

4. Обязательное обучение.

В компании большое количество персонала, который должен на периодической основе подтверждать свои знания по ряду учебных программ. Система автоматически отслеживает сроки очередного прохождения необходимой учебной программы и заблаговременно назначает соответствующую учебную активность. Данный процесс позволяет сотрудникам подтверждать свою квалификацию и продолжать выполнение рабочих обязанностей, что делает производственный цикл компании непрерывным.

5. Оценка компетенций.

В системе реализовано несколько методик, которые используют оценки компетенций в разных случаях, например, для зачисления в кадровый резерв, построения индивидуального плана развития и т.д.

Помимо встроенных средств оценки компетенций, в системе настроена интеграция с внешним оценочным центром (Linkis) — из WebSoft HCM инициируется процесс оценки, после чего система принимает результаты оцениваемого сотрудника (из внешнего оценочного центра). Результаты всех оценок отображаются в личном кабинете сотрудника на E-learning портале, откуда он может их распечатать.

6. Кадровый резерв.

В «РУСАЛе» действует программа «Кадровый резерв», в рамках которой осуществляется подготовка профессиональных, высококвалифицированных, эффективных руководителей.

Для участия в программе любой сотрудник может подать заявку на E-learning портале, либо же быть номинирован руководителем.

Процесс формирования и согласования заявок в WebSoft HCM реализован с учётом особенностей иерархии подчиненности как на уровне руководителей, так и HR-специалистов.

Согласованным кандидатам может быть назначена оценка компетенций или запущен процесс формирования плана развития с учетом отклонения в результатах оценки от целевой должности.

Более 2 000 сотрудников компании уже воспользовались этой возможностью и подали заявки на участие в кадровом резерве.

7. Индивидуальные планы развития (ИПР). Формирование ИПР может являться логическим продолжением предыдущего процесса. По результатам оценки компетенций специалист, ответственный за кадровый резерв, может запустить процедуру формирования ИПР на E-learning портале. Непосредственно в форме ИПР можно добавлять дополнительных согласующих (например, руководителя проекта). В зависимости от оценок, полученных сотрудником, определяется набор компетенций, и назначаются развивающие действия.

После утверждения ИПР всеми согласующими система автоматически назначает необходимые учебные активности (дистанционные курсы, тесты, мероприятия, формирует заявки и т.д.), а также автоматически отслеживает статус и результат их прохождения.

Для развития сотрудников, не состоящих в кадровом резерве, реализована дополнительная возможность самостоятельного создания ИПР.

На текущий момент в системе сотрудниками сформировано более 2 800 ИПРов в кадровом резерве и более 100 ИПРов вне кадрового резерва.

8. Сбор потребностей в обучении для планирования бюджета.

В рамках централизованной кампании по планированию обучения на следующий период реализована возможность по подаче и сбору потребностей в обучении от руководителей подразделений.

На основе консолидированных потребностей происходит планирование затрат на обучение сотрудников в предстоящем периоде.

Особенности проекта

1. Комплексный подход к автоматизации.

HR-процессы компании увязаны в единую логику и служат общей цели развития и управления персоналом. С первых дней работы сотрудник вовлечен в прозрачные процессы своего жизненного цикла в компании, начиная с адаптации и до планирования и развития карьеры.

Благодаря такому комплексному и сквозному подходу удалось повысить прозрачность управления HR-процессами, организовать централизованный сбор статистики, предоставить единый инструмент для сотрудников, что позволяет повышать их лояльность и производительность.

2. Сложная техническая архитектура.

Сложные технологические решения были необходимы не только для удобства сотрудников, но и для оптимизации производительности работы системы.

Принимая во внимание сложность, объемы решаемых задач, планируемое количество пользователей системы, а также корпоративные требования безопасности, при построении HCM-системы была использована кластерная двухконтурная архитектура.

Благодаря этому сотрудники могут безопасно работать с системой со своих рабочих мест, в учебных классах, а также с личных мобильных устройств и домашних компьютеров.

Итоги проекта

• Единая цифровая платформа группы компаний «РУСАЛ» с унифицированными и стандартизированными HR-процессами.
• Сквозной и прозрачный процесс развития и управления человеческим капиталом.
• Возможность принимать более эффективные кадровые решения и повышать удовлетворенность сотрудников через выстроенную систему корпоративного обучения и профессионального развития.

Планы и перспективы

• Развитие функциональности системы с учётом обратной связи и пользовательского опыта.
• Автоматизация процессов постановки и оценки целей, результативности работы сотрудников с целью повышения вовлечённости персонала в реализацию стратегии развития компании.
• Автоматизация стратегического управления и налаживание качественно иных коммуникаций между руководящим составом и линейным персоналом.