Южная телекоммуникационная компания (СЭД)

Активное развитие компании «ЮТК», связанное с расширением спектра предоставляемых услуг и увеличением количества абонентов, поставило перед руководством задачу повышения эффективности управления. Важными факторами успешного решения этой задачи для компании «ЮТК» являются оперативность и точность подготовки документов, а также дисциплина их исполнения. В условиях территориальной распределенности филиалов компании одной из главных задач было обеспечение прозрачного обмена документами между филиалами и Генеральной дирекцией. Также большое значение уделялось вопросу создания эффективной динамической подсистемы отчетности, ориентированной на топ-менеджмент компании. Такая подсистема должна была обеспечить руководителей актуальной информацией, необходимой для принятия адекватных управленческих решений, выявлять нарушения исполнительской дисциплины. Исходя из этого, руководством компании было принято решение сосредоточиться на следующих процессах организационно-распорядительного документооборота:

* Регистрация, рассмотрение и обработка входящих документов. * Подготовка, согласование и отправка исходящих документов. * Подготовка, согласование, подписание и исполнение распорядительных документов. * Обработка информационно-справочных документов.

В качестве инструмента для решения задач, связанных с автоматизацией бизнес-процессов организационно-распорядительного документооборота, была выбрана платформа EMC Documentum. На основе проведенного обследования деятельности компании «ЮТК» в части управления организационно-распорядительной документацией специалистами «КОРУС Консалтинг» были предложены и согласованы бизнес-процессы документооборота.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

В 2005 году СЭД внедрили в генеральной дирекции и на одном рабочем месте в каждом из 10 филиалов компании. Длительность проекта составила 3 месяца. В системе начали работать 300 пользователей.

В феврале 2008 года «КОРУС Консалтинг» приступил к модернизации системы организационно-распорядительного документооборота. Длительность этого этапа составила 1,5 года.

Сегодня в системе работают более 3000 тысяч сотрудников в 10 филиалах ОАО «ЮТК».

В результате модернизации увеличилась скорость обработки данных; значительно расширены функциональные возможности работы с документами и поручениями: доступны создание проектов поручений, ответов на запросы из филиалов и в филиалы, пересылка отчетов на поручения. Разработан новый, интуитивно понятный интерфейс системы. Он включает в себя контекстную помощь по всем видам документов, удобный справочник сторонних корреспондентов, гибкую настройку профиля пользователя

Пользователь получил возможность видеть все важные вкладки в главном окне, когда «одним кликом» можно переходить в интересующий раздел. Были добавлены отчеты о работе пользователей, работе нормоконтролера, просроченных задачах, стали доступны журналы регистрации документов. В систему были включены новые процессы обработки документов, например, процесс обработки обращений граждан, запросы из филиалов и структурных подразделений, протоколы совещаний.

Специалисты «КОРУС Консалтинг» провели обучение пользователей генеральной дирекции и филиалов, в том числе, в режиме видеоконференций.

Результаты

* Получен эффективный инструмент организации и контроля документооборота. * Разработан эффективный механизм по взаимодействию с филиалами. * Задачи решаются оперативно, хранение документов – структурировано. * Обеспечен простой и быстрый доступ к документам за счет использования развитых средств поиска. * Сроки принятия управленческих решений сократились. * Повысилась исполнительская дисциплина.

В феврале 2008 года «КОРУС Консалтинг» приступил к модернизации системы организационно-распорядительного документооборота.