Страховая компания внедрила СЭД CompanyMedia

В страховой компании "Согаз-Мед", одной из трех крупнейших страховых медицинских компаний, специализирующихся на обязательном медицинском страховании, внедрена система электронного документооборота CompanyMedia. В качестве основных целей ее установки руководство организации обозначило переход от традиционного бумажного внутреннего документооборота к автоматизированной работе с документами основных участников бизнес-процессов СК "Согаз-Мед", организацию эффективного электронного взаимодействия между сотрудниками разных отделов и даже филиалов, повышение контролируемости и управляемости исполнения деловых задач.

Решение о выборе СЭД CompanyMedia было продиктовано целым рядом причин: богатым функционалом системы, широкими возможностями ее развития и масштабируемости в дальнейшем (что особенно ценно в условиях постоянно возникающих у СК "Согаз-Мед" новых бизнес-задач). Кроме того, были приняты во внимание такие характеристики системы, как отраслевая независимость, успешная работа в территориально распределенной среде (страховая компания обладает весьма разветвленной структурой: ее региональная сеть насчитывает более 305 подразделений на территории 40 субъектов Российской Федерации).

Внедрение CompanyMedia было осуществлено силами сотрудников разработчика системы – специалистами компании "ИнтерТраст".

В рамках проекта внедрения системы на рабочие места пользователей центрального офиса были установлены модули "CompanyMedia-Делопроизводство" и Центр отчетов, которые позволили уменьшить общие трудозатраты на организацию делопроизводства и обработки документов, контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений по ним, аналитическую обработку документов, получение статистических данных; модули "CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Нормативно-распорядительные документы", "CompanyMedia-Обращения граждан", "CompanyMedia-Поручения", с помощью которых была оптимизирована и ускорена работа с документами Согаз-Мед.

Установка и настройка системы были завершены в течение двух месяцев. Параллельно было проведено обучение будущих пользователей системы, а также администратора, который в дальнейшем сможет самостоятельно обеспечить внедрение системы в региональных подразделениях, работы по запуску СЭД в промышленную эксплуатацию.

Сегодня система функционирует на рабочих местах 100 делопроизводителей, руководителей и рядовых сотрудников московского филиала. Предполагается, что впоследствии функциональность системы будет распространена более чем на 150 рабочих мест специалистов региональных филиалов.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.6 т

Внедрение системы позволило сократить временные затраты большинства сотрудников компании по работе с документами почти на две трети, эффективно выполнять полученные распоряжения (в компании активно используются напоминания и оповещения системы о приближающемся сроке выполнения того или иного поручения, о просроченных делах), что значительно повысило общую исполнительскую дисциплину, обеспечило четкость работы и прозрачность всех поручений.

В будущем с помощью СЭД CompanyMedia также планируется практически полностью решить проблемы при взаимодействии головного офиса с региональными филиалами компании (большое количество времени на пересылку документов, их согласование и пр.; потеря документов или доставка неверном адресату, а в связи с этим снижение оперативности реагирования на события).

Внедрение СЭД CompanyMedia – далеко не первый опыт работы с крупнейшими компаниями страховой отрасли. В частности, проект организации электронного документооборота был осуществлен для известнейшей страховой компании "Макс". Решение для этой организации также было основано на СЭД CompanyMedia.