"Ставропольский аптечный склад" завершил внедрение технологии документооборота

14 апреля 2016 года компания "Бизнес ИТ" сообщила о внедрении системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании "Ставропольский аптечный склад"^[1].

Задачи проекта

Документооборот на предприятии, до завершения проекта, не подвергался влиянию автоматизации. Не подавался контролю статус заявки, этап обработки, наличие результата, фаза заключения договора на поставку товара или оказание услуг. Не контролировалась исполнительская дисциплина сотрудников, заявки терялись. На подготовку и согласование коммерческих предложений и конкурсной документации уходило много времени.

"Ставропольский аптечный склад" (использован сервис Google Street) (2014)

Руководство компании приняло решение о создании системы электронного документооборота для ускорения обработки входящих заявок, исключения их потери, усиления контроля исполнительской дисциплины сотрудников, уменьшения сроков согласования конкурсной документации и договоров.

Для решения поставленных задач выбрали систему "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала ГК "Бизнес ИТ".Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 7.3 т

Ход проекта

За три месяца систему развернули на 60 рабочих местах во всех подразделениях компании:

• отдел аукционов,
• отдел закупки лекарственных средств,
• отдел изделий медицинского назначения,
• отдел реализации лекарственных средств,
• отдел сертификации
• и т.д.

"1С:Документооборот 8" интегрировали с решением "1С:Управление торговлей 8". Из "1С:Управления торговлей 8" в систему электронного документооборота оперативно поступает информация об организациях-контрагентах - это сокращает время заполнения реквизитов и снижает количество ошибок при оформлении документов. При создании в "1С:Управление торговлей" заявки на комплектацию заказа на складе, аналогичный документ автоматически создается в "1С:Документообороте" и отправляется на склад с установленным сроком исполнения заказа. Это помогает соблюдать сроки поставок по договорам.

Итог проекта

В итоге проекта автоматизирована регистрация и обработка всех видов заявок:

• внешних - заявки клиентов на поставку продукции или оказание консультационных услуг,
• внутренних - запросы остатков на складе, заявки на отгрузку товара по контракту и т.п.

Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты (корреспондент, содержание, срок ответа) и прикрепляют электронный образ документа. После регистрации система автоматически создает задачи исполнителям на рассмотрение заявок и подготовку коммерческих предложений. По каждой задаче устанавливаются сроки ее исполнения. Это помогает сотрудникам своевременно отвечать на все заявки, не упустив при этом не одного потенциального заказчика. Обработка заявок ускорилась в два раза.

Систематизирована работа по подготовке к участию в тендерах, появилась возможность оперативно контролировать и анализировать их результаты. В системе настроены маршруты согласования решений об участии в аукционах и пакетов сопутствующей документации. Согласование конкурсных документов значительно ускорилось. Документы теперь предоставляются на аукционы своевременно и в полном объеме. В результате компания стала принимать участие в большем количестве тендеров: если ранее компания успевала принять участие в 50 тендерах в месяц, то теперь их количество увеличилось до 80.

Оперативная обработка и согласование договоров позволяет предприятию выстраивать более эффективные отношения с поставщиками и заказчиками. Срок от согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции сократился в два раза - с 10-12 до 5-6 рабочих дней.

В системе налажен механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей по электронной почте о поставленных задачах и установленных для них сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у специалиста. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.

Проект автоматизации документооборота на базе решения "1С:Документооборот 8 КОРП" стал значимым и показательным для всей компании. Система позволила наладить контроль за выполнением поручений, систематизировать процессы подготовки и согласования документов, уменьшить сроки реагирования на заявки покупателей, все это позволило минимизировать риски потери клиентов и положительно сказалось на качестве обслуживания. Эдуард Хурумов, директор ООО "Ставропольский аптечный склад"

Примечания