В университете работают 800 человек – профессура, преподаватели, научные работники, инженерно-технический, административно-хозяйственный, производственный и учебно-вспомогательный персонал. Ежемесячно оформляется более тысячи кадровых документов. Заработную плату сотрудникам необходимо рассчитывать с учетом различных критериев – совмещений, замещений, источников финансирования, и т.п.

Ежегодно в ФГБОУ ВО СГУ на бюджетных отделениях обучается ~1,2 тыс. студентов. Для них необходимо своевременно рассчитывать академические стипендии и другие выплаты (социальные стипендии, доплаты аспирантам, президентские стипендии и т.п.). Еще почти 1,8 тыс. человек обучаются в университете и колледже на платной основе - вузу необходимо контролировать предоставление платных услуг, своевременное поступление оплаты.

"Сочинский государственный университет", (2014)

Регулярная отчетность о начислении заработной платы и стипендий, движении кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД ("Автоматизированная система управления планами финансово-хозяйственной деятельности" образовательных организаций высшего образования, подведомственных Министерству образования и науки Российской Федерации) - еще одна задача, стоящая перед руководством вуза.

Прежде регламентированный и кадровый учет, расчеты заработной платы велись в разных информационных системах. На оформление кадровых приказов и расчет зарплаты уходило много времени, возникала путаница при сдаче отчетности в контролирующие органы. Отчеты для Минобрнауки готовились вручную, в электронных таблицах. Данные о студентах в деканатах, приемной комиссии и расчетном отделе были рассинхронизированы. На подготовку отчетов по дебиторской задолженности для руководства тратилось по несколько рабочих дней. Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Руководство ФГБОУ ВО СГУ приняло решение о переходе на информационную систему для упрощения кадрового учета, ускорения начисления зарплат и стипендий, усиления контроля за расчетами с обучающимися на платной основе, организации оперативного предоставления данных в федеральный сервис АСУ ПФХД.

Ход проекта

Для решения поставленных задач в вузе выбрали системы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8". Партнером по внедрению стала "Альфа-Софт".

Проект выполнен в течение двух месяцев. ПО инсталлировано на 20 рабочих местах – в бухгалтерии, кадровой службе и плановом отделе университета.

Итоги проекта

Новая система, созданная на основе решений "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8", полностью оправдала наши ожидания. Теперь мы можем принимать своевременные меры к безусловному выполнению всех решений Министерства образования России по социальным обязательствам, установленным перед сотрудниками и студентами университета и колледжа. Упростился контроль за взаиморасчетами со студентами, более чем на 80-90% сократилось время обработки первичных документов (приказов) по поступлению, перемещению и отчислению студентов. Появилась возможность более оперативно выявлять неплательщиков и передавать данные для дальнейшей работы в юридический отдел – ранее на подготовку таких отчетов уходило несколько дней. В итоге объем дебиторской задолженности по расчетам за обучение сократился почти на треть.

Горячкин Николай Петрович, главный бухгалтер СГУ