«Азот» оптимизировал управление ремонтами благодаря специализированному решению Directum

2019: Управление ремонтами

В ноябре 2020 года стало известно о том, что компания КАО «Азот» оптимизировала управление ремонтами благодаря специализированному решению Directum.

Как пояснялось, до апреля 2019 года все согласования по техобслуживанию и ремонтным работам в КАО «Азот» проводились на бумаге. Документы перемещались между цехами, терялись в пути, а решения затягивались из-за сбора ручных подписей. Неудобно работать было и бухгалтерии — все акты выполненных работ поступали в один промежуток времени. Чтобы вовремя закрыть отчётный период, сотрудникам приходилось спешно обрабатывать закрывающие документы, подолгу вносить данные в систему.

Благодаря специализированному решению Directum в КАО «Азот»:

• Оптимизировали согласование работ по ремонту и техобслуживанию — с 80 до 24-40 часов.
• Сократили трудозатраты — экономия времени на операцию/процесс составила 40 час. в месяц.
• Снизили канцелярские расходы — на 10-15 % в месяц.
• Заложили основу для разработки KPI-показателей по ремонтам.

Умные технологии в российских компаниях снижают расходы, выполняют скучные задачи за работников, избавляют от человеческих ошибок и помогают наращивать темпы производства. Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.5 т

В начале 2019 года в КАО «Азот» решили опробовать Directum Ario. С представителями компании-разработчика и ООО «Тюмбит-АСУ» выделили ключевые задачи пилотного проекта:

• Умная обработка первичных документов учета движения ТМЦ:
  • автоматическое сопоставление номенклатуры;
  • автопроверки реквизитов и корректности указанных сумм, определение типовых хозяйственных операций;
  • передача данных в систему «Галактика ERP».

• Перенос данных о входящих платежных поручениях из банковских выписок:
  • распределение входящих платежных поручений по заключенным договорам, счетам (ДО) в учетной системе.

К работам приступили в июне 2019 года. Пилотный проект стартовали с умной обработки первичных документов, отвечающих за учёт движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

В ходе проекта мы отметили удобство электронного архива, организованного в Directum. Важно, чтобы договорные документы и первичка от контрагента находились в одной системе. Благодаря тому, что мы организовали такой архив заранее, внедрение интеллектуальных сервисов на предприятии прошло сравнительно легко. рассказал Иван Медведев, начальник отдела ИТ КАО «Азот»

Пилотный проект завершился через 5 месяцев. Умная обработка первички по учёту движения ТМЦ проходила в семь этапов:

• Этап 1. Приём ТМЦ: Груз поступает на предприятие вместе с первичными документами. Кладовщик сверяет номенклатуру с реальным количеством ТМЦ. Если есть несоответствия, он составляет акт о расхождениях ТОРГ-2, сканирует весь комплект бумаг по поставке и отправляет специалисту, который связывается с контрагентом и просит скорректировать данные в документах. Интеллектуальные сервисы ускорили этот процесс. Теперь они классифицируют документы сразу после сканирования, а также если их отправили по электронной почте. Без подсказок человека искусственный интеллект понимает, что именно пришло со склада — накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, транспортная или товарно-транспортная накладная, экспедиторская расписка или комплект документов.
• Этап 2. Умная обработка: Если расхождений нет, то скан-копия документа отправляется в Directum Ario. Сервисы распознают данные из него, классифицируют, извлекают их, а затем проверяют и сопоставляют с информацией из источника. Например, сверяют товарные позиции из накладной с данными по поставкам из ERP-системы «Галактика». Система сама находит информацию об ожидаемой поставке, используя для этого возможности нечёткого поиска. Все важные факты, которые сервисы смогли извлечь из документа, заносятся в его карточку. Поля заполняются в зависимости от вида первичного документа. Человеку остаётся лишь проверить правильность занесения данных. Причём делать это нужно только в первое время — пока сервисы обучаются на практике.
• Этап 3. Автоматические проверки: После классификации документа и извлечения данных запускаются сразу несколько проверок. Автоматически оценивается соответствие фактов о контрагенте тем, что хранятся в ERP-системе (ИНН, адрес и т.д.). Сервисы проверяют, правильно ли заполнены даты, верно ли произведены расчёты сумм. Если представлен комплект документов, то сравниваются ключевые значения в них. Так исключаются опечатки, ошибки и иные неприятности в бумагах. Найти их бывает непросто даже специалисту с большим опытом, особенно если документ содержит несколько десятков номенклатурных позиций.
• Этап 4. Верификация данных: На этом этапе сотрудники КАО «Азот» проверяют, насколько корректно система распознала реквизиты документа, нашла данные о поставке в учётной системе — о её партии и назначении. Если интеллектуальные сервисы выявили незначительные ошибки, то с контрагентом связываются и просят перевыставить документы. Если существенные — ТМЦ не оприходуют, ждут другие бумаги. И наконец, если при умной обработке выявлены расхождения в номенклатуре поставки и ожидаемых позициях из ERP-системы, задача на корректировку уходит ответственному сотруднику. Он вносит изменения в планы, размещаемые в учетной системе.
• Этап 5. Оприходование: Кладовщик получает в системе Directum задание, в котором есть ссылка на накладную в ERP-системе. Он проверяет соответствие данных первичному документу, выбирает для позиций спецификации ресурс хранения, делает распределение по ячейкам хранения — производится оприходование.
• Этап 6. Интеллектуальное определение типовой хозяйственной операции: Как только заканчивается оприходование груза, включаются умные технологии. Сначала сервис извлекает из накладной данные о назначении поставки, партии материальных ценностей, склада и наличия иных документов. Потом с помощью обученного на исторических данных классификатора происходит автоматическое определение типовой хозяйственной операции (ТХО), создаются документы-основания и счета-фактуры.
• Этап 7. Верификация бухгалтером: Бухгалтер получает задание на проверку комплекта документов. В него вложены скан-образы первичных документов и ссылка на накладную в ERP-системе, а в тексте отображается информация об автоматически определенной ТХО и проверках, выполненных интеллектуальными сервисами. Сами документы хранятся в Directum, а в ERP-системе настроены удобные ссылки. Переходя по ним, можно напрямую открыть учётный документ либо весь комплект документов. Далее бухгалтеру остаётся лишь проверить правильность данных и при необходимости скорректировать заполненные реквизиты. После этого в задаче появляется статус «Проверено бухгалтером».

Пилотный проект завершился в октябре 2019 года. Команда достигла планируемых показателей. Корректность классификации входящих документов составила 95 % (на 5 % выше ожидаемого значения), а полнота заполнения реквизитов — 92 % (плюс 7 % к плану). Определение типовой хозяйственной операции прошло верно в 90 % при требуемых 80 %.

2018: Электронный архив документов по направлению «Сбыт»

В 2018 году стало известно о том, что избавить сотрудников КАО «Азот» от неудобного хранения и поиска документов — задача, которую решили специалисты компании «Тюмбит-АСУ», партнёра Directum. Они внедрили решение «Финансовый архив» и настроили интеграцию системы с тремя системами-источниками: «Галактика ERP» — по первичным документам и связям между ними, ВЭД «Декларант» — по декларациям на товары, ЭТРАН — по железнодорожным квитанциям.

Как пояснялось, большое количество документов по поставкам предполагает их продуманное хранение. Оригиналы могут быть как в электронном, так и в бумажном виде. В КАО «Азот» их количество примерно одинаково. Найти необходимый документ в такой ситуации бывает непросто. Особенно тяжело, когда это нужно сделать быстро — для составления срочного иска в суд или по требованию ФНС.

Теперь все УПД, счета-фактуры, ж/д доверенности, М-15 и другие документы по поставкам можно найти в одном месте. У каждого бумажного оригинала в едином архиве появился скан-образ, к каждому организован доступ из учётной системы.

2017: Согласование финансовых обязательств перед поставщиками

В 2017 году чтобы сократить трудозатраты, в КАО «Азот» цифровизировали процесс с помощью инструментов Directum — типовых маршрутов, благодаря которым согласования и подписания документов теперь проходят по регламенту. Также настроили интеграцию с «Галактикой ERP». Теперь все согласования платежей проходят быстрее и без переключений между системами — в едином информационном пространстве. Процесс стал прозрачнее, отслеживать ситуацию по отправленной заявке на оплату можно на всех этапах — от её создания до перечисления средств контрагенту.

2016

Рационализаторские предложения

В 2016 году в системе создана единая база рационализаторских предложений, настроены процессы их согласования и рассмотрения. В электронном виде также утверждаются встречи технического совета, на которых руководители обсуждают идеи сотрудников. Статус каждого рационализаторского предложения можно проверить в пару кликов.

Реализация проекта на базе СЭД Directum

Реализован проект на базе системы Directum (СЭД/ECM-система)

Сроки проекта: август 2015 года - февраль 2016 года

Подрядчик: Бизнес-Сервис (Москва)

2015: Управление совещаниями и HR-процессами

В 2015 году на предприятии внедрили решение Directum «Управление совещаниями». С тех пор встречи и заседания организуют в системе, там же согласовывают протоколы совещаний. Все поручения сразу же отправляются в работу ответственным, а руководители легко контролируют их исполнение — вся информация есть в Directum.

Также в 2015 году систему стали использовать для HR-задач. Цифровизировали картотеку кандидатов, управление вакансиями и требованиями к ним. Когда на предприятии появляется свободная должность, Directum автоматически подбирает и предлагает претендентов из базы кандидатов. Руководители рассматривают их, назначают собеседования, согласовывают трудоустройство — все процессы проходят по маршрутам, заранее настроенным в системе.

2013

Договоры и делопроизводство

В 2013 году на предприятии внедрили систему Directum, благодаря которой перевели в электронный вид работу с корреспонденцией и согласование договорных документов.

Также в системе организовали работу с поручениями руководителей. Для контроля исполнения разработали специальный отчёт, который строится автоматически в самой системе. Работы выполнили специалисты ООО «Финансовые технологии» — партнёра компании Directum.

Внедрение СЭД Directum

Реализован проект на базе системы Directum (СЭД/ECM-система)

Сроки проекта: март-август 2013 года