«Радеж» перешла на электронный документооборот на базе платформы Docsvision

9 апреля 2018 года стало известно, что компания «Радеж» в конце 2017 года перешла на электронный документооборот на базе платформы Docsvision.

Предпосылки проекта

Стратегия активного развития сети, интенсивный обмен документами между магазинами и контрагентами привели к необходимости повысить эффективность этого процесса. При выборе системы учитывались такие факторы, как гибкость модификации, удобный интерфейс, успешный опыт внедрения СЭД в других компаниях Волгограда, итоговый бюджет проекта и прогнозируемые затраты на дальнейшую поддержку системы.

Торговая сеть "Радеж". Фото: bloknot-volgograd.ru

Ход проекта

После анализа предложений выбор был остановлен на российской платформе Docsvision, а помощь в проекте оказывала компания «Эркер». Проект развивался поэтапно: после разработки и согласования детального технического задания осенью 2017 года началось внедрение Docsvision 5.4. Ввод системы в эксплуатацию проходил в 5 этапов, после каждого проводилось обучение пользователей и адаптация системы в ходе опытной эксплуатации. Полностью настроена система была за 4 месяца, обеспечен доступ для более чем 200 сотрудников головного офиса компании.

Итоги проекта

В электронный вид переведена обработка входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, служебных записок, договоров. Реализованы сложные маршруты движения документов в ходе согласования. Одной из наиболее трудозатратных задач проекта было чёткое разделение документов на категории (более 150 категорий) и установка соответствия согласующих лиц, рассматривающих, исполнителей, контролёров, авторов, с последующей технической реализацией всего этого в СЭД. В зависимости от выбранной категории документа автоматически заполняются участники согласования, исполнители и рассматривающие лица и привязывается шаблон документа. Сроки от создания до полного завершения согласования документов сократились, повысилась прозрачность исполнения. За несколько месяцев было создано более 12 000 документов, 30 000 заданий, проведено 6 000 согласований. Для удобной аналитики и контроля настроено более 20 отчетов с возможностью фильтрации по различным параметрам.

В итоге: сократились потери документов, стал более прозрачным контроль их движения, контроль соответствия стандартам, появилась единая база, сохраняется история согласования. Одним из ожидаемых положительных эффектов стала экономия компанией средств на бумагу.Метавселенная ВДНХ 3.3 т

Среди важных результатов проекта – не только перевод в электронный вид процессов документооборота, но и дополнительное удобство взаимодействия в ходе рабочего процесса. За счёт ухода от множества рутинных операций выросла производительность сотрудников.

Отдельное внимание было уделено работе с заданиями, которые ставятся в СЭД. Благодаря специально настроенному процессу почтовой рассылки, сотрудники более 100 магазинов и производств, даже если у них не установлена Docsvision на рабочем месте, получают задания из СЭД в почту. А учитывая необходимость совместного обсуждения проектов документов, специально разработано и настроено отдельное приложение-чат, которое позволяет в едином интерфейсе вести обсуждение нескольких документов, без необходимости открывать их отдельные карточки в СЭД.

В планах у компании – дальнейшее развитие системы и интеграция её с учетными системами и программами, которые функционируют в компании разрозненно (1С, Мicrosoft Axapta).

«Ранее все документы печатались или копировались на бумаге и передавались на согласование, подписание и хранение в печатном виде. Это сотни документов в день. Велось большое количество бумажных реестров для передачи документов из подразделения в подразделение. Требовался ежедневный контроль движения документов – и все равно были потери и задержки. По результатам проекта очевидна экономия рабочего времени сотрудников на создание, передачу, сверку, поиск документов. Сотрудники довольно быстро освоили систему и эффективно в ней работают. Кроме того, система гибкая – если мы оптимизируем бизнес-процессы, в СЭД можно быстро внести нужные изменения». Анастасия Юнда, начальник отдела корпоративной политики ООО «Радеж», руководитель проекта по внедрению электронного документооборота