"Пицца Фабрики" заменила Excel на веб-систему для управления графиками 54 ресторанов

2024: Замена Excel веб-системой

Рост сетей ресторанов и усиление конкуренции на рынке доставки еды заставляют игроков искать способы оптимизации операционной деятельности. Для сети семейных ресторанов "ПиццаФабрика", работающей на октябрь 2025 года в 29 городах России, ответом на этот вызов стала замена разрозненных Excel-таблиц на централизованную веб-систему управления графиками сотрудников, разработанную компанией Nord Clan, которая сообщила об этом 15 октября 2025 года.

До 2024 года планирование смен в сети "Пицца Фабрика" велось в Excel. Пока филиалов и сотрудников было немного, это работало. Но с ростом сети Excel перестал справляться: у каждого филиала были свои файлы — без единой базы; возрастал риск ошибок и потери данных; невозможно было быстро сравнить план и факт работы; отсутствовал удобный анализ загрузки по часам. Менеджеры тратили много времени на ручные сверки, а прогнозирование нагрузки становилось всё сложнее. Клиенту требовалось решение, которое: централизует графики по филиалам; синхронизируется с системой учёта компании; автоматически рассчитывает нагрузку; исключает ручные сверки и ошибки.

Сроки реализации проекта: сентябрь-декабрь 2024. Компания Nord Clan разработала два независимых веб-модуля — "График работ" и "Мастер-график". Оба интегрированы во внутреннюю систему управления, но работают как изолированные сервисы в отдельных контейнерах Kubernetes, что позволяет легко их обновлять и масштабировать.

Для "Мастер‑графика" специалисты Nord Clan выделили отдельную базу данных, которая получает из основной системы только необходимые для расчётов данные. Передача происходит через набор сервисов, каждый из которых отвечает за свой тип сущностей: филиалы, подразделения, должности, сотрудники, заказы, продукция, графики и т.д. Такое разделение позволило: снизить нагрузку на основную базу; ускорить расчёты; повысить стабильность работы.

Модуль "График работ" — это простой инструмент, который позволяет менеджеру в несколько кликов: выбрать филиал и месяц; фильтровать сотрудников по должности или подразделению; указать время смены и сохранить изменения. Система автоматически исключает уволенных сотрудников и синхронизируется с базой данных.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России + 100 претендентов 123.7 т

Система опирается на несколько источников данных:

1. Фактическая нагрузка — реальные цифры по количеству заказов, времени их выполнения, загруженности кухни, кассы и доставки.
2. Плановые показатели — сколько заказов ожидается, какой объем работы планируется в конкретный день и час.
3. Штатное расписание — кто работает в филиале, на каких должностях, и сколько часов каждый может отработать.
4. История и сезонность — данные за предыдущие периоды, чтобы учитывать пиковые часы и дни с повышенным спросом.

В расчетах учитываются все основные зоны работы ресторана: 1. Кухня; 2. Касса и зал; 3. Доставка; 4. Административный персонал. По каждому подразделению система считает свой набор метрик и формирует отдельный план-факт анализа.

Так как клиент изначально предъявил требование — система должна без сбоев обрабатывать большой объём данных и работать стабильно даже при пиковых нагрузках — Nord Clan провела нагрузочные тесты до 5000 пользователей одновременно. Для оптимизации нагрузки: была выделена отдельная база данных под модули; клонированы процессы и использованы балансировщики для распределения нагрузки между сервисами. В итоге "Мастер-график" стабильно работает даже в самые пиковые периоды.

Технологический стек, использованный Nord Clan:

• Backend: Lumen\Laravel, MySQL, PHP 8.3, Kubernetes, Redis, RabbitMq, swagger
• Frontend: React

Оба модуля были внедрены в существующую систему управления "Пицца Фабрики". Менеджеры получили удобный веб-инструмент для планирования и управления графиками работы сотрудников по филиалам.

Опыт использования:

• Руководители видят наглядный дашборд: сколько сотрудников работает, какая была плановая нагрузка, какой факт по заказам и блюдам, разница между планом и фактом.
• Менеджеры филиалов получили возможность быстро фильтровать сотрудников и строить графики в несколько кликов.

Ключевые преимущества системы (Качественные результаты):

1. Значительное сокращение времени на составление и корректировку расписаний, заменив громоздкие Excel-файлы.
2. Возможность быстро отслеживать и сравнивать плановую и фактическую нагрузку на предприятие по часам.
3. Исключение ошибок с учётом уволенных сотрудников благодаря автоматической синхронизации с базой данных.
4. Повышение прозрачности и контроля над расписаниями благодаря удобным фильтрам и поиску.
5. Улучшение планирования ресурсов кухни и службы доставки, оптимизируя загрузку персонала.
   
   

Потенциальные ограничения

• Эффективность системы зависит от дисциплины менеджеров при внесении данных в смежные системы учета (заказы, штатное расписание).
• Для максимальной эффективности требуется постоянное обновление и актуализация исторических данных для анализа сезонности в "Мастер-графике".

На основе успешно внедренной системы возможны следующие шаги развития:

1. Внедрение предиктивной аналитики в "Мастер-график" для более точного прогнозирования нагрузки на основе машинного обучения.
2. Развитие мобильного интерфейса для сотрудников, позволяющего им просматривать свои смены и подавать запросы на изменения.
3. Интеграция с системами для автоматического расчета заработной платы на основе данных из графика.
4. Масштабирование решения на другие операционные процессы сети, требующие планирования и контроля.
   
   

Кейс автоматизации управления графиками для сети "Пицца Фабрика" демонстрирует, как переход от локальных электронных таблиц к централизованным решениям на основе данных позволяет решить операционные проблемы растущего бизнеса. Реализованное Nord Clan решение не только решило исходные проблемы с децентрализацией и ошибками, но и заложило основу для дальнейшего повышения операционной эффективности за счет глубокой аналитики и прогнозирования. Успешная реализация проекта в сжатые сроки (сентябрь-декабрь 2024 г.) подтверждает эффективность выбранного командой Nord Clan подхода к архитектуре и реализации.