ГК "ПИК" завершила внедрение СЭД

25 февраля 2014 года компания Акелон сообщила о начале проекта внедрения единой системы управления договорами Directum в Группе Компаний ПИК.

Задачи проекта

Основные предпосылки для модернизации документооборота в ГК ПИК:

• необходимость в сокращении времени на создание и поиск документов,
• развитие горизонтальных связей в компании,
• сокращение бумажного документооборота.

С целью оптимизации действующих бизнес-процессов в компании, Правлением ОАО «Группа Компаний ПИК» принято решение о необходимости внедрения единой системы управления договорами (ЕСУД).Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Поставщик решения - компания Акелон.

Ход проекта

Для максимальной адаптации системы Directum к задачам ОАО «Группа Компаний ПИК», еще до начала работ по внедрению сформировали рабочую группу со стороны заказчика. В нее вошли руководители департаментов, начальники отделов, старшие специалисты и ведущие пользователи.

ЕСУД основана на бизнес-решении «DIRECTUM: Управление договорами» и предназначена для оптимизации ключевых бизнес-процессов работы с договорными документами подразделений ГК ПИК и дочерних предприятий – участников договорного процесса:

• повышения эффективности управления процессом деятельности подразделений и служб предприятий ГК ПИК в части учета договорных обязательств с внешними контрагентами;
• обеспечения высшего руководства ГК ПИК и заинтересованных должностных лиц информацией для принятия управленческих решений;
• сокращения сроков подготовки и согласования договоров с внешними контрагентами;
• усиления контроля над надлежащим исполнением договорных обязательств;
• создания единого информационного пространства, объединяющего процессы договорной деятельности и смежные бизнес-процессы с помощью интеграционных решений;
• оптимизации документооборота, как между предприятиями ГК ПИК, так и внутри каждого предприятия.

Проект продлится до осени 2014 года. В этот период времени специалистам Акелон предстоит выполнить внедрение единой системы управления договорами и провести обучение сотрудников компании. Механизм взаимодействия Directum и сторонних систем заказчика реализуется посредством веб-сервисов интеграции системы Directum.

Итог проекта

28 апреля 2015 года компания Акелон сообщила о внедрении системы DIRECTUM в ОАО «Группа Компаний ПИК».

Внедрением ECM-системы автоматизировано более 1100 рабочих мест пользователей в центральном офисе, десяти дочерних и зависимых обществах Группы.

Особенность проекта – разработка и внедрение решения по работе с договорными документами, существенно расширяющее стандартный функционал модуля «Управление договорами».

DIRECTUM интегрирована в действующую ИТ-инфраструктуру Группы, обеспечивая автоматический обмен данными с бухгалтерской системой, казначейством, архивом тендеров, CRM и другими системами.

Для обеспечения удобного перехода работы пользователей, перед началом проекта в систему DIRECTUM загружено более 80 тыс. унаследованных договорных документов за последние два года. Это сократило трудозатраты при создании новых подчиненных документов (дополнительных соглашений, соглашений о расторжении и пр.) и обеспечить наличие в системе полных «цепочек» договорных документов.

На 28 апреля 2015 года в системе DIRECTUM ежедневно создаются около 250 договорных документов (с учетом автоматического получения данных из других информационных систем), запускается более 1 тыс. задач по различным типовым маршрутам.

«Проект продолжался около года. Самым продолжительным стал этап проектирования системы – команде проекта предстояло учесть особенности и нюансы работы всех подразделений с различными видами договоров, чтобы на выходе заложить в систему удобные, гибкие механизмы использования и сопровождения системы. Такой подход применялся не только для десяти пилотных предприятий, но и с целью обеспечить дальнейшее тиражирование системы с минимальными доработками. Результатом стала разработанная на платформе DIRECTUM система работы с договорными документами, обладающая как удобным пользовательским интерфейсом, высокой скоростью работы и надежностью, так и необходимой гибкостью и простотой в настройке», — отметил Валентин Потешкин, начальник отдела контроля качества и внутренней эффективности ОАО «Группа Компаний ПИК», руководитель проекта.

«В начале проекта перед нами были поставлены довольно амбициозные цели: предстояло запустить систему сразу в 11 предприятиях, количество пользователей в которых составило более 1000 человек, интегрировать систему с существующей ИТ-инфраструктурой Группы, провести миграцию более 80 000 договорных документов. DIRECTUM стал разумным выбором в качестве платформы, способной в довольно сжатые сроки проекта обеспечить выполнение всех требований Заказчика. Подтверждением этому являются результаты внедрения и надежность системы, обеспечивающей создание и согласование более чем 2000 договорных документов в день. В настоящее время система переведена в промышленную эксплуатацию, ведутся работы по тиражированию системы в остальных предприятиях Группы», — рассказал Сергей Ромашев, руководитель проекта компании Акелон.