«ГК ПИК» переводит документооборот в электронный вид

30 мая 2018 года компания «СКБ Контур» сообщила о переводе документооборота компании «ГК ПИК» в электронный вид.

Группа компаний ПИК работает в 10 российских регионах. Ежемесячно она отправляет и получает более 200 тысяч документов.

«ГК ПИК — это структура из множества организаций, по которым документы проходят длинный путь. Когда они на бумаге, то постоянно теряются, ждут подписи на столах сотрудников, ошибки в них обнаруживаются поздно, а информация заводится в информационные системы вручную. Все это плодит ошибки, затягивает документооборот, а значит, тормозит и усложняет учет». Илья Тихомиров, СТО Группы компаний ПИК

Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО), интегрированный с информационными системами организации, решает эти проблемы за счет автоматизации многих этапов и передачи данных через интернет. ГК ПИК выбрала оператора ЭДО СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. В нем можно настроить подразделения и тем самым отразить структуру отделов, которые участвуют в согласовании документов. К каждому подразделению получают доступ только те сотрудники, которые с ним работают. По заданным параметрам Диадок сам распределяет документы по нужным подразделениям и тем самым выполняет практически всю работу по согласованию.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

Так как в ГК ПИК много подписантов и каждому из них нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП), Группа воспользовалась возможностью организовать Корпоративный центр регистрации (КЦР). Это значительно ускоряет и упрощает для сотрудников получение КЭП. Если при традиционном варианте каждый подписант подавал бы комплект документов в удостоверяющий центр СКБ Контур, то здесь они просто пишут заявку в отдел технической поддержки. У работодателя уже имеются подтвержденные актуальные данные сотрудников, поэтому КЦР просто направляет их оператору, снимая с него необходимость проверять представленную информацию. Сотрудник получает КЭП за один рабочий день.

«Проблему ручного переноса данных в учетные системы — Группа ПИК использует 1С, Directum и Tessa — решает их интеграция с Диадоком, которая реализована через модуль для 1С и средствами API. Это значит, что и системы компании, и сервис ЭДО оперируют одними и теми же данными: их не нужно копировать, заводить, переносить и вообще производить какие-либо действия вручную. Это не только ускоряет документооборот, но и сводит на нет риск искажения данных». Сергей Фуксман, заместитель CTO Группы компаний ПИК

Компания перевела в электронный вид многие акты выполненных работ, счета-фактуры, счета на оплату, договоры, дополнительные соглашения. Идет работа над тем, чтобы на их основе автоматически формировались задания на оплату. В итоге получится схема, при которой цены и объемы контролируются автоматически, акты формируются на основе договоров, а сразу после подписания актов в банк автоматически уходит задача на перевод денег. Обработка пакета документов будет занимать минимум времени.

«Благодаря ЭДО бухгалтерия не будет, как раньше, отражать первичные документы, работая с бумажной или электронной версией документа и анализируя реквизиты. Каждый подписанный в электронном виде документ будет автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Потребуется только выборочная верификация, которая тоже может быть автоматизирована». Клавдия Потапова, руководитель проекта Диадок компании СКБ Контур

ГК ПИК заранее начала готовиться к переходу на ЭДО. Любой контрагент, который хочет с ней работать, должен зарегистрироваться на сайте компании, заполнить анкету и подписать ее электронной подписью. Таким образом, у любой компании, которая работает с ПИК, уже есть КЭП, а значит — она может обмениваться электронными документами.