Искож (Лексема (Lexema) Документооборот)

Предпосылки

АО "Искож" - Лидер и крупнейший в России и СНГ производитель и поставщик искусственных материалов для автомобильной, мебельной, галантерейной, обувной и швейной промышленностей. Совершенствуя систему управления, руководство АО пришло к выводу о необходимости создания системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота и управления взаимодействием сотрудников. В качестве первоочередной была поставлена задача автоматизации управления внутренней нормативной документацией АО.

Соответственно, необходимо решить следующие задачи:

• Автоматизировать процесс подготовки и согласования внутренних нормативных документов;
• Построить электронный архив документов;
• Обеспечить контроль движения документов;
• Сократить временные издержки на обработку документов;
• Автоматизировать процесс выдачи поручений и контроля их исполнения.

Для решения поставленных задач была выбрана программа Lexdoc компании Экософт, на программном продукте которой уже организован бухгалтерский и кадровый учет на предприятии.

Ход работы

В рамках проекта был реализован внутренний электронный документооборот следующих типов документов:

• Служебная записка;
• Поручение;
• Организационно-распорядительный документ;
• Исходящие документы;
• Входящие документы;
• Нормативный документ;
• Заявка на закупку.

По всем документам можно прикреплять сканы документов, которые хранятся в Электронном архиве предприятия. Согласование документов происходит по заранее определенным маршрутам, однако на любом этапе можно добавить дополнительные этапы согласования. При поступлении информации о новом документе на согласование в рабочем окне появляется Push-уведомление. Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.5 т

Проект был выполнен в модуле Lexdoc Документооборот в web-интерфейсе на платформе Lexema.ru. Доступ пользователей к системе определяется настройкой прав доступа в соответствии с выполняемыми ролями.

Вывод

В результате внедрения к ноябрю 2015 года создана единая система электронного документооборота на АО "Искож". Внедрение системы повысило уровень защиты информации, ускорило процесс согласования документации, снизило материальные и временные расходы на печать документов. Использование электронного документооборота и электронного архива дает огромное преимущество для любого руководителя, ориентированного на сильную команду. Любой документ из системы можно вызвать, запросить статус, проверить, просмотреть, кто имел к нему доступ, кто редактировал и так далее.