Внедрение инициировало подразделение «Административный департамент» ИНК, ответственное за документооборот в компании, а также за организацию и проведение совещаний, подготовку протоколов и контроль исполнения поручений. Основная цель автоматизации совещаний — контроль исполнения поручений, выданных по итогам совещаний, и повышение исполнительской дисциплины сотрудников.

Ход проекта

Система «Управление совещаниями» была разработана компанией RKIT Group в период с мая по июнь 2017 года. В результате автоматизированы процедуры: формирование повестки, рассылка приглашений участникам совещаний, согласование проекта решений, рассылка протоколов. Оптимизированы согласование формулировок поручений, а также процесс подготовки отчета по контролю исполнения. Компания–интегратор подготовила инструкции для пользователей и провела обучение сотрудников в консультативном режиме.

Итоги проекта

Подсистема «Управление совещаниями» введена в промышленную эксплуатацию, бесшовно интегрирована в единую информационную систему ЭДО на платформе Docsvision. Сотрудники компании ИНК оперативно получают повестки и протоколы совещаний. Административный департамент формирует отчёты по исполнению поручений.

Руководство анализирует результаты совещаний за месяц, квартал, год, координирует работу по принятым решениям. Основной достигнутый эффект: своевременное выполнение сотрудниками поручений, выданных по результатам рабочих совещаний.

2012: Внедрение СЭД DocsVision

На этапе внедрения системы электронного документооборота отдел информационных технологий ИНК обратился к компании-интегратору RKIT Group — премиум-партнеру компании «ДоксВижн». Специалисты RKIT Group установили систему, разработали и настроили решения «Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины» и «Учет договоров».

Одной из первоочередных задач была автоматизация делопроизводства центрального аппарата, который ведет учет документов не только ИНК, но и пяти дочерних компаний. Несмотря на небольшое количество автоматизированных рабочих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — более 20, а также печатных форм и отчетов. Интегратор настроил маршруты прохождения документов. Благодаря этому руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудников в данный момент находится документ, какие в него внесены корректировки. Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.1 т

В период с 2010 года в системе было зарегистрировано более 60 000 документов. На данный момент общий объем документов составляет: внутренних — 33 000, зарегистрированных входящих — более 7 000, исходящих — более 25 000. Одновременно в системе работает порядка 100 пользователей, общее количество сотрудников компании — более 2 000.

Договорная работа также автоматизирована с учетом холдинговой структуры: для быстрого поиска и учета договоров во всех подразделениях холдинга настроена поддержка двойной системы нумерации документов. Обеспечен контроль сроков согласования, передвижения документов, наличия экземпляров, подписей. Благодаря переносу договорной работы в электронный формат удалось сократить сроки согласования договоров.

Тесно взаимодействуя с интегратором, ИТ-специалисты ИНК получили достаточно знаний о системе, и дальнейшую разработку решений проводили самостоятельно. При этом заказчик существенно сократил финансовые вложения в развитие электронного документооборота. Есть и более важный положительный эффект самостоятельного развития: ИТ-специалисты компании держат руку на пульсе бизнес-процессов предприятия — оперативно вносят изменения в систему, наделяют ее новыми функциями, реагируя на потребности руководителей и рядовых сотрудников.

Среди проведенных заказчиком доработок:

согласование всех договоров в системе Docsvision;
формирование реестров для отправки и отслеживания почты;
настройка удаленного согласования документов;
управление доверенностями;
создание информационной базы (оперативного архива);
автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приема сотрудников;
автоматизация процессов проведения тендеров;
автоматизация движения служебных записок;
настройка обмена данными между информационными системами Docsvision, 1С.Бухгалтерия, 1С. ЗУП, 1С. УПП.

Алексей Дмитриченко, инженер-программист отдела программных проектов компании ИНК: «На первом этапе внедрения специалисты RKIT® Group продемонстрировали нам, насколько легко и гибко система может настраиваться под бизнес-процессы компании. Мы получили необходимые данные, чтобы самостоятельно модернизировать систему, максимально используя все ее возможности. Сейчас, хотя и ведем разработку автономно, интегратор остается для нас надежным партнером: мы участвуем в мероприятиях RKIT® Group совместно с другими заказчиками, делимся опытом внедрений, общаемся с представителями вендора, чтобы быть в курсе всех изменений платформы».

В перспективе Иркутская нефтяная компания планирует автоматизировать большую часть бизнес-процессов. Одна из ближайших задач — переход на новую версию системы Docsvision 5. Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, соответствие их электронным карточкам. Также планируется дальнейшая интеграция с другими учетными системами предприятия.

Проект - лицензии: 100
Проект - пользователи: 100
Распределенное решение: НЕТ
Делопроизводство: ДА
Управление процессами: ДА
Административное делопроизводство: НЕТ
ServiceDesk: НЕТ
Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
Другие шлюзы: НЕТ
Электронная цифровая подпись: НЕТ

В рамках проекта будут реализованы: «Система базового делопроизводства и контроль исполнительской дисциплины» и «Учет договоров». На первом этапе будет автоматизировано делопроизводство центрального аппарата, который ведет учет документов ИНК и 6 дочерних компаний. Предполагается охватить большое количество видов документов, создать шаблоны, печатные формы, отчеты. Будет обеспечен контроль по каждому виду документов, в т.ч. за наличием и передвижением оригиналов документов. Договорная работа - также с учетом холдинговой структуры. Поддержка двойной системы нумерации. Контроль сроков, передвижения, наличия экземпляров, подписей, отчетность по исполнению и т.д. В планах компании - автоматизация поцессов согласования договоров, организация распределенной системы документооборота, увеличение числа пользователей. Версия: 4.1. Количество пользователей: 10 человек. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Источник — «https://prom.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%98%D1%80%D0%BA%D1%83%D1%82%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D0%BD%D0%B5%D1%84%D1%82%D1%8F%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BF%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F_(%D0%A1%D0%AD%D0%94_-_DocsVision)»