Ермак, ЗАО (аптечная сеть "Мелодия здоровья") (Websoft HCM (ранее WebTutor))

2024: Автоматизация программы адаптации сотрудников в крупной аптечной сети

О компании

«Мелодия здоровья» входит в топ-5 аптечных сетей России, почти 20 лет на рынке. В сети более 1200 аптек, численность персонала — более 4000 сотрудников. В команде обучения работают 17 человек — тренеры, разработчики контента, технические специалисты. Ежемесячно проводится около 1500 обучений и происходит более 10 000 назначений дистанционных курсов.

С чем столкнулись

Компания постоянно развивается, текучка в фармацевтическом секторе традиционно велика, поэтому без адаптации нам не обойтись, обучение на старте очень важно, и программы для новичков существовали уже давно:

• максимально возможное количество обучений уже перевели в дистанционные курсы, собрали их в единую программу
• утвердили порядок и сроки назначения
• контролировали прохождение курсов

Но адаптация — это не только учебный материал, это еще работа с руководителем, с наставником, это изучение дополнительных материалов. Мы столкнулись с тем, что все это оказалось за пределами нашего внимания. Мы не понимали, как идет работа с наставником и идет ли вообще, руководители не были включены в процесс адаптации, мы не знали, исполняется ли утвержденная программа. Отсутствие полноценной автоматизированной программы и четко определенных зон ответственности приводило к непредсказуемым результатам, а иногда и к курьезным случаям, с которыми приходилось разбираться. Текучка на испытательном сроке превышала 15%.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России + 100 претендентов 123.6 т

К тому же совсем недавно мы получили объемную задачу от бизнеса. В компании появилось сразу больше 80 новых аптек, и это означало, что нужно обучить и вывести на нормативные показатели более 50 руководителей в очень ограниченные сроки.

Задачи:

• Составить качественную пошаговую программу адаптации, включающую не только учебные материалы, но и все необходимые этапы и действия
• Автоматизировать полностью всю программу
• Включить в единый контур новичка, наставника, руководителя и куратора
• Настроить отчетность

Этапы реализации:

• Переработали существующие материалы: вместо блоков по темам с общей, достаточно размытой, неконкретизированной информацией сделали четкие инструкции и прописали все необходимые действия для новичков и наставников.
• Настроили автоматические приглашения к взаимодействию.
• Вовлекли руководителей — они все видят, им регулярно приходит отчетность.
• Собрали в одном месте все материалы, курсы, инструкции
• Автоматизировали процесс назначения задач. У новичка есть свой цикл, у наставника свой, виден прогресс, есть возможность менять последовательность, но при этом нет шансов упустить какой-то блок.
• Мы взяли за основу коробочное решение, и дорабатываем его под нашу специфику.

Как выглядит процесс адаптации:

• Определяется новичок. У нас есть особенность в определении сотрудников, которым необходима адаптация, — сотрудники могут совмещать должности, и приоритетная должность, по которой нужно пройти адаптацию, может быть в должностью совмещения. Сейчас мы работаем с помощью службы расширенной технической поддержки Websoft над способами определения новичка, над отслеживанием всех перемещений сотрудников и над автоматическим назначением программы адаптации.
• Уведомления: новичку о назначении адаптации и руководителю о необходимости назначить наставника.
• Руководитель назначает наставника
• Уведомления: новичку о назначении наставника, наставнику — о подопечном и сроках его адаптации
• Наставник и новичок работают по программе адаптации.
• Уведомления (каждому свое) о необходимости выполнить задание, о приближении срока выполнения задания, о просроченной задаче.

Как работает с программой адаптации новичок

Мелодия здоровья

Мы взяли стандартную страницу адаптации для новичка и изменили часть, связанную с отражением информации по закрытым и просроченным задачам.

Как только адаптация назначается, новичок на своей странице видит всю информацию — список задач, общий план деятельности, что необходимо изучить. Вся программа теперь прозрачна.

У нас есть 4 способа знакомства с материалом:

• самостоятельное изучение
• прохождение дистанционных уроков
• сдача тестов
• отдельная задача – разбор материала с наставником

Как работает с программой адаптации наставник

Мелодия здоровья
Мелодия здоровья

• У наставника есть список его подопечных
• По каждому сотруднику подсвечивается прогресс
• В любую карточку с адаптацией наставник может «провалиться»
• Система сама (на основании выставленных сроков при настройке адаптации) определяет, требует ли процесс особенного внимания со стороны наставника — это все коробочный стандартный функционал.

Когда у нас не было автоматизированной адаптации, мы сталкивались с тем, что каждый наставник рассматривал тот или иной вопрос с новичком по какому-то своему плану. Это было очень неудобно, мы захотели стандартизировать этот процесс и решили прописать план по обсуждаемым вопросам. Вот пример — небольшой кусочек того, что мы прописали для одной из задач.

После того как наставник рассмотрел все вопросы, он ставит дату выполнения задачи, тем самым фиксируя, что задача завершена. Необходимость такой отметки потребовала приучения сотрудников к тому, что это необходимо делать.

Контроль адаптации

Мы создали свой «экран адаптации». Это консолидированная таблица из разных отчетов, которые мы пока собираем в ручном режиме, автоматизация в плане разработки. Эта таблица содержит:

• список сотрудников, принятых в определенный период
• информация о наставнике
• информация о ходе адаптации (из настраиваемого отчета)
• результаты тестирования

Результаты

• Благодаря использованию коробочного решения в компании в короткие, жестко ограниченные сроки реализована полноценная, качественная подробная программа адаптации, которая содержит все необходимые материалы, этапы и действия. Программа понятна и прозрачна для новичков, руководителей и наставников.
• Прохождение адаптации автоматизировано. Вынесен на следующий этап разработки процесс определения сотрудников, которым необходимо назначить адаптацию.
• Определены все роли и зоны ответственности. Согласованы действия новичка, наставника и руководителя.
• Разработан настраиваемый отчет о ходе адаптации. В плане дальнейших разработок — автоматизировать консолидированный отчет.

Выводы и рекомендации

Любая автоматизированная программа, какой бы продуманной она ни была, сама по себе не введет сотрудника в должность — не сделает этого за наставника и за руководителя. Но она дает возможность все сделать качественно и последовательно. Использование автоматизированной программы — это изменение, и, как любое изменение, оно требует настойчивого управления. У нас, несмотря на все инструкции, несмотря на все разговоры, наставники долгое время просто не проставляли статусы. Мы объясняли: «Система не знает, что вы обсудили уже этот вопрос. Надо зайти. Надо сделать отметку». Придется потрудиться, чтобы волшебство сработало.

В качестве напутствия хочется добавить: Важно не торопиться и более детально анализировать и прописывать все возможные ситуации и процессы прежде, чем браться за разработку, заранее готовить таблицы для тестирования факта назначения адаптаций. Помните, что автоматизация адаптации — это не волшебная пилюля и не гарантия успеха. Но верьте, что все получится!