Qiwi заменила СЭД

25 января 2017 года стало известно о замене технологической платформы СЭД в компания Qiwi.

Замена СЭД. Чего не хватало?

Была работающая СЭД, успешно выполняющая роль «классического` документооборота. Но многого не хватало..

• Интеграция. Синхронизация справочников, связь документов с учетом и т.д.
• Функциональность ЮЗДО
• Оптимальные процедуры по контролям SOX
• Контроль бюджетов на этапе согласования договора
• Графики поставок (Accruals) на этапе согласования договора
• Своя команда поддержки, гибкость, возможность развития системы и т.д.

Задачи проекта

Ранее в Qiwi действовала СЭД WSS Docs, она выполняла роль классического документооборота. В системе работали более тысячи пользователей, число одновременных подключений достигало трёхсот. Параллельно, для управления задачами согласования документов, использовался трекер Jira.

Реклама Qiwi, (2016)

На определенном этапе компанию перестал удовлетворять классический документооборот, прежде всего из-за отсутствия интеграции с учетной системой. Это обусловливало двойные согласования — сначала самого договора, потом оплаты по нему. Многие процессы были разорваны: приходилось, к примеру, предварительно завести нового поставщика в CRM, потом перейти в СЭД, чтобы согласовать договор, и только после этого отразить его в учетной системе как финансовый документ^[1].

Решили поменять СЭД целиком. В качестве СЭД выбрали «1С:Документооборот».

Итог проекта

• С внедрением СЭД начали замерять показатели процессов по договорам. Работает интеграция с учетной системой «1С»: — при согласовании договора виден бюджет. Это дало результат: стали понятны ограничения по сумме.
• В ИТ-службе используется Jira, но только для внутренних задач подразделения, чтобы отслеживать выполнение SLA, остальные процессы ушли в систему «1С».
• Любой сотрудник может подключиться к мобильному клиенту. Ускорились многие процессы.

• Интеграция (как с системами 1С, так и со сторонними)
• Метрики, инструменты контроля
• Разрозненная информация по документу в одном месте (обсуждение, вопросы, ссылки, процессы согласования, архив)
• Оптимизирована поддержка СЭД, получены возможности для развития, гибкость, новые возможности.
• ЮЗДО

Выбор системы для ЮЗДО – 1С:ДО

Варианты:

• Учетная (ERP) система 1С:УПП
• Решение (интерфейс) оператора ЭДО
• Собственная разработка
• СЭД

Внешний ЭДО

• Документы, подписываемые с контрагентами.
• Подписываем только КЭП.

Внутренний ЭДО

• Документы внутри компании, которые требуют подписания ответственными лицами.
• Решение – простая ЭП. Утвердили регламент, с сотрудниками подписали соглашения.