«Грат Вест» автоматизировал документооборот

15 февраля 2017 года компания «СКБ Контур» сообщила о завершении проекта по внедрению сервиса электронного заказа Контур.EDI в компании «Грат Веста».

Магазин игрушек «Грат Вест» (2016)

Задачи проекта

До внедрения Контур.EDI — системы электронного документооборота для ритейла компании «СКБ Контур», клиенты направляли поставщику свои заказы в формате xls по e-mail. Но у магазинов и торговых сетей своя номенклатура, артикулы, наименования, часто даже штрих-коды. Поэтому менеджерам «Грат Веста» нужно было сопоставить заказ со своими справочниками: кропотливый, по большей части ручной труд, не дающий гарантии, что результат будет без ошибок.

Ход проекта

Закрывающие документы отправлялись с поставкой: и собственным транспортом «Грат-Веста», и силами транспортных компаний. Но на деле периодически не возвращались в офис поставщика. Пропажа обнаруживалась спустя несколько недель после отправки, когда уже проще отправить документы заново, чем найти прежние.

Электронный документооборот помог избавиться от потерь документов, из-за которых появляются кассовые разрывы и трудности с учетом, и снизить трудозатраты при работе с заказами.

В результате «Грат Вест» свел к минимуму расхождения с заказчиками по ценам и сумме НДС, снял разногласия с клиентами из разряда «не то заказывали, не по тем ценам, не в те сроки». Сеть делает заказы по согласованному справочнику номенклатуры и прайс-листу и получил прозрачный документооборот: сотрудникам легче и надежней контролировать документы по отгрузке, которая уже произошла. Всю информацию можно получить в системе.

«Потерянные документы — обычное дело для бумажного документооборота, никто уже не удивлялся, когда это происходило. Даже сейчас после того, как мы переходим с клиентом на Контур.EDI, еще в течение нескольких месяцев всплывают "бумажные хвосты" — не доставленные вовремя документы, которые все-таки дошли до адресата. Когда мы внедряли EDI, мы не задумывались о том, какой будет эффект. Нам было важно не потерять ключевого клиента, вслед за которым мы перешли на электронный заказ. Полученные результаты стали для нас бонусом. Теперь нашим сотрудникам неважно, сколько документов они отправляют в неделю: один или сто. Через Контур.EDI им одинаково просто это сделать. Мы можем не нанимать офисных сотрудников на эту работу, если объем возрастает». Владимир Кузнецов, директор службы информационных технологий «Грат Вест»

«Для стандартной, коробочной конфигурации у нас есть интеграционный модуль для 1С. Чтобы использовать его для кастомной "1С Грат Вест", требовались изменения как в учетной системе, так и в модуле. Вместе с IT-специалистами компании мы внесли их за месяц. "Грат Вест" получил действующее интеграционное решение, которое обеспечивает цепочку EDI: заказ — уведомление об отгрузке — акт приемки, ТОРГ-12, счет-фактура». Павел Большаков, эксперт по интеграции с 1С Контур.EDI