Газпром трансгаз Томск (Directum RapID)

Компания «Интант» завершила летом 2012 года внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в ООО «Газпром трансгаз Томск». Общее количество автоматизированных пользователей – свыше 3 тысяч.

ООО «Газпром трансгаз Томск» – дочернее предприятие компании «Газпром». Магистральные газопроводы «Газпром трансгаз Томск» проложены в Тюменской, Новосибирской, Кемеровской, Томской, Омской, Иркутской областях в Алтайском и Хабаровском крае, на Камчатке и Сахалине. Общество в настоящее время эксплуатирует 8 компрессорных и 1 насосно-компрессорную станцию; 129 газораспределительных станций; более 9000 км газопроводов, в том числе 1600 км нефтепроводов. В составе компании 20 филиалов, общая численность персонала составляет почти шесть тысяч человек.

Для оптимизации внутренних бизнес-процессов в «Газпром трансгаз Томск» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбором системы занимался помощник генерального директора – руководитель аппарата компании, а также группа делопроизводства и представители информационно-управляющих систем. В итоге было решено остановиться на ECM-системе DIRECTUM, а внедрение поручить компании «Интант».

Основой проекта внедрения стал функционал Базовых модулей системы, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление совещаниями и заседаниями» и «Управление показателями эффективности».

В рамках проекта внедрения были автоматизированы процессы:

• регистрации и контроля исполнения приказов и распоряжений, резолюций по входящим письмам, согласования и рассылки исходящей корреспонденции,
• подготовки, рассмотрения и исполнения докладных и служебных записок,
• управления совещаниями под председательством генерального директора компании.

Для быстрой идентификации документов на предприятии используется технология DIRECTUM Rapid Document Identification, облегчающая поиск электронного документа по его бумажной копии. Благодаря службам ввода и преобразования информации (DIRECTUM Capture and Transformation Services), осуществляется обработка документов, полученных с внешних источников (сканеров, факсов, почтовых серверов и т.д.).

За период перевода СЭД в промышленную эксплуатацию работе с DIRECTUM было обучено более 100 работников администрации и филиалов компании. В систему занесено более 10 тысяч архивных документов, настроен перенос неиспользуемых документов в файловое хранилище. Также была реализована синхронизация системы электронного документооборота с центром интеграции «Газпром трансгаз Томск», что позволяет автоматически обновлять данные о пользователях, сотрудниках и подразделениях. Работа в системе территориально обособленных филиалов компании организована с помощью веб-доступа, таким образом, общее количество автоматизированных пользователей превышает 3 тысячи сотрудников. В настоящее время компания «Интант» продолжает сопровождение и развитие СЭД.