"ВымпелКом" модернизировала управление организационно-распорядительной и нормативной документацией

4 августа 2014 компания AT Consulting сообщила о создании электронного архива первичных документов в объединенном центре обслуживания ОАО «ВымпелКом» на платформах ABBYY FlexiCapture и EMC Documentum, на 30 тыс. сотрудников компании.

Задачи проекта

Объединенный центр обслуживания (ОЦО) ОАО «ВымпелКом» открыт в Ярославле в апреле 2013 года как обособленное подразделение, оказывающее структурным единицам компании услуги по ведению ряда ключевых бизнес-функций. К концу 2013 года ОЦО перешел на современные технологии документооборота. Создание электронного архива обеспечило оперативную обработку документов в смежных корпоративных системах, а также предоставило сотрудникам ОЦО удобный инструмент для поиска и хранения актов, счетов, договоров, кадровых документов.

Итог проекта

В составе решения система потокового сканирования и ввода данных на платформе ABBYY FlexiCapture, точно извлекающая данные из неструктурированных документов, и система электронного архива и маршрутизации бизнес-процессов на платформе EMC Documentum. На 4 августа 2014 года в системе работает 500 пользователей и обрабатывается до 7 тыс. страниц в день.

«ОЦО в Ярославле стал первым подразделением, которое использует решение класса ECM. Внедрение информационной системы оптимизировало процесс передачи первичных документов между ОЦО и штаб-квартирой компании, регионами. При этом количество обрабатываемой в системе информации с момента запуска увеличилось в два раза. Мы планируем применить успешный опыт проекта во всей компании и упорядочить работу подразделений с документами. Это хороший пример отказа от бумажного документооборота и еще один шаг на пути к созданию концепта "зеленого офиса"», – отметил Любомир Коцюмбас, директор ОЦО ОАО «ВымпелКом» в Ярославле.

Проект начался в июне 2013 года. Все работы по проекту, включая бизнес-анализ, разработку, внедрение, обучение пользователей и опытную эксплуатацию, заняли 6 месяцев.

«Это был один из ключевых проектов по реинженирингу закупочных и финансовых процессов, потребовавший плотного взаимодействия бизнеса, ИТ и команды интегратора. Можно с уверенностью сказать, что мы достигли всех поставленных целей. Период автоматизации документооборота ОЦО совпал с работами по модернизации финансовой системы компании. Сейчас мы находимся в активной фазе перехода на современную версию Oracle E-Business Suite R12. Мы планируем за счет этого ускорить и оптимизировать процессы закупок и финансов и, как следствие, быстрее реагировать на потребности наших клиентов», – поведал Владимир Савкин, директор по информационным технологиям ОАО «ВымпелКом».

На 4 августа 2014 года ведётся активное развитие внедренного решения. В планах компании «ВымпелКом» – тиражирование системы на регионы, перевод всех процессов документооборота в единую корпоративную систему.

«Автоматизация документооборота осуществлялась одновременно с формированием самого ОЦО. Новым сотрудникам нужно было проходить адаптацию параллельно с внедрением системы. По этой же причине динамика изменений бизнес-процессов в ОЦО в первые три месяца после запуска была очень высока. Все это потребовала от участников проекта слаженной работы и максимальной отдачи», – подчеркнул Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting.

Как сообщили TAdviser в компании AT Consulting, по состоянию на ноябрь 2015 года в системе работает 5 тыс. пользователей. В будущем их количество должно возрасти до 30 тыс.

Развитие проекта

19 октября 2016 года AT Consulting сообщила о завершении модернизации процессов управления организационно-распорядительной и внутренней нормативной документацией в ECM-системе «ВымпелКома» на платформе EMC Documentum.

AT Consulting разработала и внедрила подсистему управления организационно-распорядительными (ОРД) и внутренними нормативными документами (ВНД). Этим внедрением автоматизирован цикл работы с входящими (письма, обращения граждан), исходящими, распорядительными (приказы, распоряжения) и внутренними нормативными документами (кодексы, корпоративные стандарты, инструкции, методики и другие).

Промоушн-акция «ВымпелКома», (2016)

Технология дает возможность формировать маршруты для указанных групп документов, обеспечивает высокую производительность процессов и юридическую значимость. На документы ограниченного доступа автоматически проставляются штампы с грифом («Конфиденциально», «Строго конфиденциально») и информацией об ответственности за разглашение, а все уполномоченные лица обеспечены сертификатами электронной подписи (ЭП). Появилась возможность организации полноценного электронного документооборота с внешними адресатами, в том числе представителями госорганов.

На 19 октября 2016 года к модулю подключены все сотрудники ПАО «ВымпелКом» во всех регионах России. Регистрация ОРД и ВНД выполняется исключительно в подсистеме, интегрированной в единую корпоративную систему управления электронными документами. Большинство распорядительных и внутренних нормативных документов заверяются ЭП и не имеют оригиналов на бумажном носителе.

Создание единого информационного контура в части административного и корпоративного документооборота — одна из ключевых задач ИТ-направления компании. Внедрение подсистемы ОРД и ВНД позволяет организовать эффективный контроль сроков согласования документов, при этом отказ от бумажных версий повышает уровень сохранности и конфиденциальности. Константин Мельников, руководитель департамента систем управления предприятием ПАО «ВымпелКом»

Проект позволил заказчику унифицировать бизнес-процессы управления документами и перенести их в единую СЭД. Это помогает уйти от разрозненности в ИТ-ландшафте, консолидируя все документационные процессы в системе на платформе одного вендора. Решение в значительной степени оптимизирует деятельность организации, позволяет сократить временные и административные издержки. Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting